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第一條為進(jìn)一步做好全縣各級國家行政機(jī)關(guān)公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)國務(wù)院的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)〔2*0〕23號)、《*省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》(*政〔2*0〕48號)和《*市行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》(*政〔2*0〕50號),并結(jié)合《廬江縣人民政府工作規(guī)則》(廬政〔2*8〕47號)和我縣實(shí)際,特制定本實(shí)施細(xì)則。
第二條本實(shí)施細(xì)則適用于全縣各級行政機(jī)關(guān),原則上也適用于縣內(nèi)各企業(yè)、事業(yè)單位。
第三條行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報,下同),是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。
第四條公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第五條各級行政機(jī)關(guān)的公文處理工作,應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準(zhǔn)確、安全;嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,確保國家秘密安全。
第六條各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《*省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》、《*市行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》和本實(shí)施細(xì)則的有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條各級行政機(jī)關(guān)的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。
第八條各級行政機(jī)關(guān)的辦公室應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章公文種類和形式
第九條行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章公布規(guī)范性文件;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。
(二)決定
適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)公告
適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(四)通告
適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)議案
適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。
(八)報告
適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
(九)請示
適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(十)批復(fù)
適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。
(十一)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十二)函
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十三)會議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
第十條公文形式由各級行政機(jī)關(guān)結(jié)合實(shí)際確定。縣人民政府及辦公室公文的主要形式:
(一)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為“廬江縣人民政府文件”、代字為“廬政”的公文。主要適用于傳達(dá)貫徹黨中央、國務(wù)院、省委、省政府和市委、市政府的方針、政策、指示,部署全局性工作和重要工作,重要決定,批轉(zhuǎn)有關(guān)鎮(zhèn)和部門的文件,向市政府報告、請示重要工作和呈報意見,以及其他必須以縣人民政府名義辦理的重要事項(xiàng)。
(二)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為“廬江縣人民政府”、代字分別為“廬政秘”、“廬政函”的公文。主要適用于縣人民政府對有關(guān)鎮(zhèn)、部門或單位通知重要事項(xiàng),批復(fù)請示事項(xiàng),提請縣人大或縣人大常委會審議議案,向市政府報告、請示某一方面的工作,與市政府部門或兄弟縣商洽問題等。
(三)“廬江縣人民政府令”。主要適用于經(jīng)縣人民政府常務(wù)會議或常務(wù)(擴(kuò)大)會議討論通過的、涉及社會各方面利益、具有普遍約束力的規(guī)范性文件。
(四)廬江縣人民政府內(nèi)部傳真電報、密碼電報,代字分別為“廬政明電”、“廬政密電”,用于辦理廬江縣人民政府文件中的緊急事項(xiàng)。
(五)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為“廬江縣人民政府任免通知”、代字為“廬政人”的公文。主要適用于辦理縣人民政府任免干部事項(xiàng)。
(六)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為“廬江縣人民政府辦公室文件”、代字為“廬政辦”的公文。主要適用于傳達(dá)縣人民政府關(guān)于某一方面工作的決定,轉(zhuǎn)發(fā)市政府辦公室文件和有關(guān)鎮(zhèn)、部門的文件,通知有關(guān)重要事項(xiàng)等。
(七)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為“廬江縣人民政府辦公室”、代字為“廬政辦秘”的公文。主要適用于經(jīng)縣人民政府同意并以辦公室名義對有關(guān)鎮(zhèn)、部門某項(xiàng)工作作出的通知,公布議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、臨時機(jī)構(gòu),答復(fù)內(nèi)容一般的具體事項(xiàng),以及辦公室同各業(yè)務(wù)主管部門之間聯(lián)系工作,與市政府部門或兄弟縣商洽一般問題,辦理辦公室內(nèi)部事務(wù)等。
(八)廬江縣人民政府辦公室內(nèi)部傳真電報、密碼電報,代字分別為“廬政辦明電”、“廬政辦密電”,用于辦理廬江縣人政府辦公室文件中的緊急事項(xiàng)。
(九)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識為“廬江縣人民政府常務(wù)會議紀(jì)要”、“廬江縣人民政府專題會議紀(jì)要”、“廬江縣人民政府辦公室會議紀(jì)要”的公文,分別用于記載、傳達(dá)縣政府常務(wù)會議、縣政府常務(wù)(擴(kuò)大)會議、縣政府專題會議、辦公室會議決定事項(xiàng)和主要精神。
第三章公文格式
第十一條公文格式包括版式和公文體式,一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及國家秘密的公文應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識右上角標(biāo)明密級,如需同時標(biāo)明密級和保密期限,密級和保密期限之間用“★”隔開。其中,“絕密”、“機(jī)密”級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號,份號標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識左上角。
(二)緊急公文應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的右上角分別標(biāo)明“特急”、“急件”;電報分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需同時標(biāo)識密級與緊急程度,應(yīng)將密級標(biāo)識在緊急程度之上。
(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱加“文件”二字組成,對一些特定的公文,可只用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱來標(biāo)識。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識用大號字居中套紅印在文件首頁上端。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,可用主辦機(jī)關(guān)名稱作為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,也可用幾個機(jī)關(guān)名稱作為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,但應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識公文,發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下、橫線上方居中,上行文標(biāo)注在橫線上方左側(cè);只用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的公文,發(fā)文字號一般標(biāo)注在橫線之下、公文標(biāo)題之上的右側(cè)。
機(jī)關(guān)代字應(yīng)保持穩(wěn)定,不宜經(jīng)常變動。年份應(yīng)標(biāo)全稱并加六角括號;年份和序號一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(五)上行文應(yīng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。聯(lián)合行文要同時注明聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人、會簽人姓名標(biāo)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下、橫線以上右側(cè)位置或標(biāo)在橫線之下、公文標(biāo)題之上右側(cè)。同時,發(fā)文字號則移至左側(cè)。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān);為避免公文標(biāo)題累贅,有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的,也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中,除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)除“公告”、“通告”外,其他文種都應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。“令”、“決定”視發(fā)送范圍、對象確定是否標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,頂格單獨(dú)標(biāo)列在標(biāo)題之下、正文的上行,其中“會議紀(jì)要”的主送機(jī)關(guān)標(biāo)列在公文末頁下端、抄送機(jī)關(guān)之上。
(八)正文是公文的主體部分,應(yīng)符合國家法律、法規(guī)和方針、政策,力求簡明扼要,開門見山,觀點(diǎn)鮮明,用語準(zhǔn)確,層次清楚,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。
(九)公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文日期之前注明附件順序和名稱。附件一般應(yīng)與正文一起裝訂,并在附件左上角頂格標(biāo)識“附件”字樣,有多個附件時應(yīng)標(biāo)識序號。
(十)成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn);幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文,以最后一個機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn);電報以發(fā)出日期為準(zhǔn);會議討論通過的“決定”,可以通過的日期為準(zhǔn),并應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前,用小于標(biāo)題字號的另一種字體注明會議名稱和通過日期,加上圓括號。
(十一)公文除會議紀(jì)要、電報外,一律加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,可由主辦單位加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,都應(yīng)加蓋印章;聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)達(dá)到3家以上的,必須既落款又加蓋印章,并將主辦機(jī)關(guān)排列在前。
(十二)公文如有附注,如“此件不得登報”等,應(yīng)標(biāo)注在成文日期左下方,主題詞之上,并加圓括號。如屬請示件,應(yīng)在該處注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)系人一般以本機(jī)關(guān)經(jīng)辦科室負(fù)責(zé)人為宜。當(dāng)正文排版后占滿全頁不能容下印章位置時,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
(十三)公文應(yīng)標(biāo)引主題詞。標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞,再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時,先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞,最后標(biāo)反映公文種類的詞。一份公文的主題詞,除類別詞外,最多不超過5個詞目。上行文,應(yīng)使用上級機(jī)關(guān)制定的公文主題詞表中詞目。主題詞頂格標(biāo)注在公文末頁、抄送欄的上方。“主題詞”3字用3號黑體字,詞目用3號標(biāo)宋體字。
(十四)抄送欄設(shè)于公文末頁下端、印制版記之上。抄送機(jī)關(guān)多的,應(yīng)依上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)次序排列;同一層次的依黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、群團(tuán)組織順序排列。
(十五)公文一般應(yīng)有印制版記。印制版記列于抄送欄之下,左側(cè)注明印發(fā)(翻印)機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱,右側(cè)注明印發(fā)(翻印)日期,右下角注明印發(fā)份數(shù)。
第十二條公文用字一律從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm)。公文繕印用字應(yīng)規(guī)范化。縣人民政府及辦公室文件,標(biāo)題用2號標(biāo)宋體,正文用3號仿宋體。
第十三條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則,除本細(xì)則已作規(guī)定外,參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第四章行文規(guī)則
第十四條各級行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。
第十五條政府部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級政府正式行文。
部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。
第十六條同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
第十七條凡屬于政府部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),應(yīng)以部門名義直接行文,或幾個部門聯(lián)合行文;需要商請同級其他部門解決的問題,應(yīng)用函的形式直接行文;須經(jīng)政府審批的事項(xiàng),經(jīng)政府同意也可由部門發(fā)文,文中注明“經(jīng)政府同意”。
第十八條凡涉及其他部門職權(quán)范圍的問題,未協(xié)商一致,或未經(jīng)本級政府裁決,部門不得擅自向下行文。否則,本級政府應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第十九條各級政府對需要上級業(yè)務(wù)主管部門、各部門對需要同級業(yè)務(wù)主管部門審批或決定的事項(xiàng),應(yīng)直接向上級或同級業(yè)務(wù)主管部門行文;各地之間、各部門之間需要協(xié)商解決的問題,應(yīng)當(dāng)直接行文,不需報上級或本級政府轉(zhuǎn)辦。
第二十條各級行政機(jī)關(guān)一般不得越級請示和報告。對發(fā)生重大事故、突發(fā)事件、抗洪搶險等特殊情況,必須越級行文時,應(yīng)抄送被越過的機(jī)關(guān)。無特殊情況的越級請示,收文機(jī)關(guān)予以退回。未經(jīng)主管部門轉(zhuǎn)報的縣直企事業(yè)單位和部門管理的行政機(jī)關(guān)請示,也不予受理。
第二十一條除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)的名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”;如屬上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人交辦事項(xiàng),應(yīng)在正文開頭部分予以說明。
第二十二條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個主送機(jī)關(guān),需要同時送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。
第二十三條“報告”不得夾帶請示事項(xiàng),公文文種不得用“請示報告”一類混合文種。對“報告”中夾帶請示事項(xiàng)的公文,收文機(jī)關(guān)只按報告處理,不予答復(fù)。
第二十四條向下級機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。
第二十五條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)根據(jù)內(nèi)容確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。
第二十六條上行公文必須按規(guī)定的份數(shù)報送。份數(shù)不足的,收文機(jī)關(guān)可要求發(fā)文機(jī)關(guān)補(bǔ)足。
上報縣政府的公文一般為3份。必要時,收文機(jī)關(guān)可通知增加份數(shù)。
第二十七條為減少重復(fù)性行文,凡上級公文已有明確規(guī)定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印下發(fā)。凡能面對面協(xié)商解決的問題以及可口頭、電話請示、報告的問題,應(yīng)當(dāng)不行文。
縣政府原則上不轉(zhuǎn)發(fā)市政府各部門的文件,不批轉(zhuǎn)縣政府部門的會議文件,包括工作報告、領(lǐng)導(dǎo)同志講話和會議紀(jì)要等。
第五章發(fā)文處理
第二十八條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程。包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、繕印、用印、分發(fā)等程序。
第二十九條草擬。公文文稿由業(yè)務(wù)主管部門代擬,也可由機(jī)關(guān)的辦公室撰擬。草擬公文應(yīng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序次,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第三十條審核。公文文稿送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定,是否需要與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商、會簽,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,文種使用、公文格式是否符合本實(shí)施細(xì)則的規(guī)定等。
文稿應(yīng)由辦文部門的負(fù)責(zé)同志及縣政府辦公室相關(guān)科室負(fù)責(zé)初審(規(guī)范性公文文稿應(yīng)先交同級政府法制部門審核),文秘部門負(fù)責(zé)復(fù)審,辦公室分管公文處理的負(fù)責(zé)同志負(fù)責(zé)三審。
第三十一條簽發(fā)。公文由本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者經(jīng)授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā);簽批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和日期。其他簽批人圈閱,應(yīng)視為同意。非特殊情況,機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的文稿。
第三十二條復(fù)核。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的文稿,正式印制前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第三十三條登記。經(jīng)復(fù)核后的文稿,文秘部門應(yīng)及時登記、編號、標(biāo)引主題詞,按照發(fā)送范圍確定印制數(shù)量,必要時應(yīng)對文稿作技術(shù)處理,再造單送印。
第三十四條繕印。經(jīng)文秘部門登記后的文稿,應(yīng)送機(jī)關(guān)文印室或符合要求的印刷廠繕印。繕印要講求時效,急件、特急件應(yīng)按時限要求承印。繕印必須保證質(zhì)量,做到字跡清晰,版面整潔,莊重大方。
第三十五條校對。校對由起草公文的科室負(fù)責(zé)進(jìn)行,并在文稿標(biāo)簽校對欄中簽字后方可付印。校對應(yīng)使用統(tǒng)一的校對符號,未經(jīng)簽發(fā)人或?qū)徍巳送猓坏蒙米愿膭釉濉?/p>
第三十六條用印。用印前,要檢查簽發(fā)人與使用的印章權(quán)限是否相符;發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識與印章名稱是否一致。用印要求上不壓正文,下騎年蓋月。
第三十七條分發(fā)。繕印好的公文,由機(jī)關(guān)文秘部門統(tǒng)一分發(fā)。分發(fā)前,文秘部門應(yīng)通知承辦人從內(nèi)容到格式進(jìn)行最后復(fù)校,確認(rèn)無誤并簽字后,方可照單分發(fā)。要做到急件隨到隨發(fā)。公文發(fā)出后,經(jīng)辦人要清點(diǎn)剩余份數(shù),及時檢查收件單位的簽名,經(jīng)過復(fù)核,在分發(fā)單上簽字后,余件入柜暫存。
第六章收文辦理
第三十八條收文辦理包括收到公文的全部辦理過程。主要程序有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。
第三十九條簽收。公文一律由機(jī)關(guān)文秘部門簽收,按程序辦理。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人一般不受理未經(jīng)文秘部門簽收的公文。
除縣政府負(fù)責(zé)同志直接交辦事項(xiàng)和必須直接報送的絕密事項(xiàng)外,不得直接向縣政府負(fù)責(zé)同志個人報送公文。縣政府負(fù)責(zé)同志一般不受理未經(jīng)縣政府辦公室簽收登記的公文。
第四十條登記。公文簽收后,由文秘部門逐件核查,分類登記。登記中要將辦件、閱件和簡報等分開,避免該辦的文件漏辦。
第四十一條審核。收到下級機(jī)關(guān)上報需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第四十二條擬辦。對需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)及時送辦公室負(fù)責(zé)同志提出擬辦意見。對屬于要求解決具體問題的來文,應(yīng)當(dāng)按照職權(quán)范圍,直接轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。對違反《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和本實(shí)施細(xì)則的來文,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,退回呈報單位并說明理由。
擬辦意見力求準(zhǔn)確、恰當(dāng),把握不準(zhǔn)時,要主動征詢業(yè)務(wù)科室或有關(guān)部門的意見。對緊急、重要公文應(yīng)提出辦理時限;對需要幾個部門或地區(qū)承辦的公文,需明確牽頭主辦單位。
縣政府各部門和各鎮(zhèn)人民政府報送縣政府審批的公文,由縣政府辦公室提出明確的擬辦意見,按照縣政府負(fù)責(zé)同志分工呈批,重大問題,報送縣長審批。凡需要縣長審批的公文,負(fù)責(zé)常務(wù)工作的副縣長、分管副縣長要有明確的意見和建議。
第四十三條批辦。對需請領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,文秘部門要及時送負(fù)責(zé)同志批辦。經(jīng)負(fù)責(zé)同志批辦過的公文,文秘部門登記后,轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門或科室辦理。
縣政府負(fù)責(zé)同志的批示由縣政府辦公室抄告有關(guān)部門;縣長的批示,在抄告有關(guān)部門的同時,抄告分管副縣長。
第四十四條承辦。有關(guān)部門接到交辦的公文,應(yīng)當(dāng)逐件登記,注明領(lǐng)導(dǎo)同志指示內(nèi)容、公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程和處理結(jié)果,并抓緊辦理。各級政府及機(jī)關(guān)應(yīng)實(shí)行辦文限時制,提高辦文效率。縣政府機(jī)關(guān)一般公文在7日內(nèi)辦結(jié),涉及人財物及其他需要協(xié)調(diào)解決問題的公文,應(yīng)力爭在2個工作周內(nèi)辦結(jié)。確有困難的,應(yīng)當(dāng)予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的,應(yīng)在2日內(nèi)退回交辦單位并說明理由。
國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳,省政府、省政府辦公廳,市政府、市政府辦公室以及上級有關(guān)部門發(fā)給縣政府的公文,由縣政府辦公室按文件內(nèi)容呈縣政府負(fù)責(zé)同志閱批后轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦,承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)。
第四十五條催辦。由文秘部門呈負(fù)責(zé)人批示后交有關(guān)部門辦理或者由文秘部門直接交辦的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦,重要公文及負(fù)責(zé)人指示的公文重點(diǎn)催辦,其他公文每半個月普催一次。催辦過程要及時記錄,并根據(jù)催辦記錄,定期通報公文辦理情況。
第七章公文歸檔
第四十六條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,行政機(jī)關(guān)在工作中形成、辦理完畢并具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示等,應(yīng)及時整理(立卷)、歸檔。
第四十七條行政機(jī)關(guān)公文辦理結(jié)束后,應(yīng)將2份公文正本連同領(lǐng)導(dǎo)人簽批的底稿、公文形成過程中的附件整理(立卷);絕密公文辦結(jié)后應(yīng)當(dāng)及時整理(立卷)。一般應(yīng)于每年第一季度,將上年的公文案卷集中向機(jī)關(guān)檔案室移交歸檔。
個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第四十八條歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等組卷,并保證公文材料齊全、完整,正確反映公文的形成過程和本機(jī)關(guān)的主要工作情況,以便保管和利用。
第四十九條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第五十條本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。
第五十一條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,并按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案主管部門移交。
第五十二條草擬、修改和簽批公文,不可使用鉛筆或圓珠筆,所用墨水應(yīng)符合存檔要求。文稿左側(cè)裝訂線外,不得簽批和修改。
第八章公文管理
第五十三條公文由文秘部門或?qū)B毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第五十四條文秘部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和本實(shí)施細(xì)則,建立健全本機(jī)關(guān)公文處理工作的有關(guān)制度。加強(qiáng)對公文特別是上報公文的審核把關(guān),嚴(yán)格執(zhí)行辦文規(guī)則和程序,對不符合規(guī)定的公文,文秘部門可以不予辦理,退回呈報單位,并定期進(jìn)行通報。
第五十五條上級機(jī)關(guān)下發(fā)的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或辦公室主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時,應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第五十六條未經(jīng)縣政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)、翻印的國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳、省政府、省政府辦公廳和市政府、市政府辦公室文件,各行政機(jī)關(guān)不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)、翻印。
第五十七條經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn),在報刊、政報上公開的公文具有正式公文的同等效力。公文復(fù)印件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
第五十八條遇緊急、特殊事項(xiàng),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以采用傳真方式發(fā)送公文,傳真件經(jīng)收文機(jī)關(guān)復(fù)印后按正式公文辦理和保存。利用傳真機(jī)傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密級公文不得利用傳真機(jī)傳輸。
第五十九條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日不產(chǎn)生效力。
第六十條機(jī)關(guān)合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時,需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案主管部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第六十一條文秘部門應(yīng)于每年的第一季度對本機(jī)關(guān)上年度形成和接收的不具備歸檔和存查價值的公文進(jìn)行清理、集中,經(jīng)鑒別并報辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到指定場所予以銷毀或由保密部門集中統(tǒng)一銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)由2人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文(含密碼電報),應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第六十二條密碼電報的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。密碼電報不得翻印、復(fù)印,不得密電明復(fù)、明電密電混用。密碼電報匯編內(nèi)部文件,需按權(quán)限報批。
第六十三條其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷,必須持有介紹信。查閱密級公文案卷并摘抄部分內(nèi)容的,需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。成卷公文不得外借。