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2002年,為促進房地產權屬檔案的開放利用,筆者主持制定檔案掃描實施規定,率先利用現代化掃描工具開展重要權屬檔案的掃描工作。經過幾年的不懈努力,已基本完成清朝、民國、新民主主義階段的全部歷史檔案的數字化管理,并出臺了新形成權屬檔案的及時掃描辦法,以目錄數據為檢索入口,檔案資料分頁查詢,具有查詢速度快,實現檔案利用不受時間、地點限制。
一、權屬檔案數字化的內容
房地產權屬檔案數字化是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料,通過掃描(數碼攝像)、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件,再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質上,并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料,可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網,最終實現“數字化檔案館”。數字化房地產權屬檔案管理主要包括以下內容:
(一)編制目錄
編制目錄是指房地產權屬檔案管理機構對歸檔的房地產權屬文件材料進行分類編目,劃分密級,編制檢索工具的工作。由于采用計算機進行登記發證,各地房地產權屬檔案的目錄管理已基本實現了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉變,產權登記中的房屋所有權人、丘 (地)號、房屋坐落(街道名稱、幢號、房號)、房屋平面圖號,他項權登記中的權利人,公、檢、法查封登記中的被執行人、查封凍結標的地址,合同備案登記的合同號、買受人、房屋坐落等條目均可自動生成電子目錄,作為查詢檢索條件,只要定義好電子目錄與圖象庫的數據庫記錄連接條件,即可根據要求立即檢索到。
(二)檔案掃描
檔案掃描指將房地產權屬檔案內的全部資料按照一定的整理程序進行排列,然后使用專用掃描設備進行操作,最終形成完整的電子文檔過程。根據《城市房地產權屬檔案管理辦法》,屬于建檔范圍內的文件材料主要有三類:第一類是房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件;第二類是房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖,包括房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等;第三類是房地產產權登記工作中形成的各種文件材料,包括房產登記申請書、收件收據存根,權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表,房地產稅費收據存根等。這些文件材料頁面大小、紙張厚薄等不大一致,掃描建檔中應有人工輔助過程,對于超大頁面,可以采用工程掃描儀掃描,或低成本的數字照相方式。分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖已實現計算機制圖的,可以直接轉換為位圖格式存儲。如直接存儲矢量圖,查閱時還需要安裝專門的工具軟件,不利于檔案的方便利用,并且歸檔后的資料已不能修改,保留矢量圖已無必要。
掃描圖像的存儲有兩種方式:文件方式和數據庫方式。文件方式雖然簡單易于實現,但在檢索效率和安全性方面都得不到保障,只適合于速度、安全性要求不高的小型檔案庫。即使采用數據庫方式,當檔案數量大時,如幾十萬卷檔案的記錄數就有幾百萬,方案設計時應注意選擇高性能、大容量的存儲系統。
(三)實現檔案內容共享
檔案內容共享是管理部門利用房地產權屬檔案的主要形式,實現檔案基本信息在業務平臺共享才能真正體現檔案數字化的各種優勢,及時為房地產權屬登記、房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設等各項工作提供服務。實現檔案管理網絡化解決了以前利用檔案的種種不便,可以使檔案利用不受時間和空間的限制,多人同時查詢檔案不發生沖突。這些功能的實現,提高了使用單位工作效率,提高了檔案信息的共享程度,優化了社會資源配置。
二、數字化檔案管理方法
數字化檔案作為檔案的一種基本形式既有檔案的基本特征,又具有普通檔案不具備的特點。如信息的非人工識別性,對系統設備的依賴性,信息與載體的可分離性,信息的易改性等。因此,掌握數字化檔案管理特殊原則很重要。
(一)登記全過程數字化是權屬檔案管理的基礎
全程管理是指必須建立一個完整的管理體系,對數字化房地產權屬檔案從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理。這是基于信息技術而建立的數字化檔案管理理念,包括檔案管理的規則、方法、質量要求,以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統籌兼顧,以實現整個系統(軟、硬件及信息)資源的最大共享和最大效益。
(二)完整和真實是數字化權屬檔案的根本
真實性是指數字化檔案的內容、結構在經過建立、利用后保持不變,與原始狀態一樣,完整性要求記錄房地產權屬登記活動的檔案內容要件齊全,內容、結構及背景信息沒有缺損。真實性、完整性既是一種觀念,又是這種觀念通過技術手段在管理中的體現,需要分別制定真實性、完整性的標準。
(三)可讀性是數字化權屬檔案存在的意義
可讀性指檔案經過存儲、傳統、壓縮、加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出,并保持真實性。如不能保證檔案的準確檢索查閱利用,數字化檔案也就失去了存在的價值。保障檔案的可讀性措施應貫穿于全部管理工作的始終,要統一數字檔案的存儲格式、軟件環境,準確保存加密文件的加密、解密方式。
(四)安全性是實施數字化權屬檔案的保障
安全性指的是系統硬件和軟件免受自然災害和人為破壞的能力,也指防止房地產權屬檔案的散失、泄密。安全性保障應從制度著眼,技術手段著手,健全安全保密制度,合理設置用戶權限,堅持定期數據備份。
三、積極推進房地產權屬檔案開放利用
房地產權屬檔案一直以來或作為房地產管理部門辦理房屋移轉或房屋變更手續查詢所用,或作為司法機關辦理房地產類案件查詢證據所用,或作為解決歷史遺留的房地產糾紛關鍵資料所用。適用范圍比較窄,不對社會相關單位和房屋所有權人開放查詢功能,明顯制約了房地產作為生產資料或生活資料在房地產市場的流通、融資和交換功能,剝奪了房屋所有權人對自己名下房屋存在狀況的知情權。對房地產登記部門登記行為的監督形同虛設。而且,房地產權屬檔案只有紙質化檔案,未有數字化檔案信息,也阻礙了房地產權屬檔案全面利用的步伐。《城市房地產權屬檔案管理辦法》第四十二條規定,“房地產權屬檔案管理機構應充分利用現有的房地產權屬檔案,為房地產權屬登記、城市建設等各項工作提供服務”。