商務英語信函論文
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商務英語信函論文范文第1篇
一、商務英語信函的寫作原則
寫作商務信函并不需要華麗優美的詞句，只需用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，并讓對方得以清楚了解即可。
一般地，寫作商務信函除了要堅持體諒原則(consideration)、完整原則(completeness)、清楚原則(clarity)、簡潔原則(conciseness)、具體原則(concreteness)以及正確原則(correctness)外，極為重要的當屬要堅持禮貌原則(courtesy)。
禮貌原則并不僅僅是指有禮而已，并不是簡單用一些禮貌用語就可以，而是在寫作商務英語信函時應當從“以您為重”(You-attitude)的角度考慮問題，做到用語得當，形式得體，善意體諒。
二、禮貌原則在商務英語信函中的具體應用
1、運用禮貌語言
在商務英語書信交際中，經常使用的尊稱語、親昵語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現了禮貌原則。
試比較：
a) Your order NO. 85 for l00, 000 yards of CottonPrints Art. NO. 1002 is rejected.
b) We regret to inform you that we have been unable toaccept your order NO. 85 for 100, 000 yards of Cotton Prints Art. NO. 1002.
通過比較，會發現后一句比前一句得當，因為后一句比較含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。
另外，我們還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。
試比較：
a) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.
b) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received should occur, it would be very embarrassing.
相比之下，第二個句子更婉轉，因此，它就符合禮貌原則。
2、突出對方本位(You-attitude)
在商務英語信函中，無論是給誰寫信，都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處。站在對方的立場上，采用以對方為重的態度（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。因此，為了體現禮貌原則，在商務英語信函寫作中，人稱盡量不使用“I”或“we”開頭而應采用第二人稱“you”或其物主代詞“your”，以突出“You-attitude”。英譯漢時多使用謙辭，稱對方為“貴方”，而稱自己為“本公司”或“我方”等。
例如：
(1) If you are interested in any of the items, pleasedon't hesitate to tell us.
(2) To meet your requirement, we are willing to makesome concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individualpurchase is not less than 50 tons.
從以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動對方的人稱就是“you”和“your”。
3、使用委婉的語氣
在商務交流中，雙方難免會有分歧。為了不因話語太直而冒犯他人，在商務英文信函寫作中就得盡量使用溫和、委婉的語氣，也可以適當使用語義模糊的詞匯如“I'm afraid”，“Ithink”，“I believe”或運用虛擬語氣、疑問句等形式。
例如：
(1) I'm afraid we can't accept 'Cash AgainstDocument on arrival of goods at destination'.
(2) Could you make payment by irrevocable L/C?
除了以上幾種表達方式以外，情態動詞、條件句、被動語態過去時的使用也可以起到緩和語氣的作用。論文參考網。委婉的語氣可以避免讓對方產生接受命令或指責的感覺，易被對方接受，對商務溝通會起到良好推動作用。
4、展示人情味
人類總是重感情的，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達慰問或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福。這種寫信人向收信人表達關心、理解或同情的方式被稱作“展示人情味”策略。
例：
We acknowledge receipt of your letter dated the 3rdthis month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret foryour loss.
這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受損失的同情與關心，充分體現了寫信人富有人情味的一面。論文參考網。
5、避免不和
避免不和在商務信函寫作中，主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了照顧對方的面子，不至于會造成對對方的直接否定，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。
例(1)：
We sincerely recommend you to accept our proposal asour stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shallbe unable to meet your requirements if you fail to let us have yourconfirmation by return.
在此句中，如果把“recommend”改為“advise”的話，就會不妥。因為“advise”有一種居高臨下的涵義，好像要讓對方非接受建議不可，其實對方接不接受得由他們自己做主，別人無權干涉。
例(2)：
According to our records, you have not yet settledyour account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year.
寫信人用“Accordingto our records”這個模糊限制語來緩和對方未付款的事實。論文參考網。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，應首先理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對己方的指責不公平時，可以據理力爭，說明己方的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
三、結語
在商務交往中，商務信函不僅是用來溝通的媒介，更是建立友誼、吸引客戶的手段。商務信函的特點和功能決定了商務信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。因此，在日常的商務信函交往中，應特別注意禮貌原則的運用，以更好的促進商務合作順利進行。
參考文獻
[1]曹菱：商務英語信函[M]. 北京：外語教學與研究出版社，2000.
[2]方春祥：外貿函電[M]. 北京：中國人民大學出版社，2005.
[3]何維湘：商務英語應用文寫作[M]. 廣州：中山大學出版社，1997.
商務英語信函論文范文第2篇
商務英語翻譯中將語言功能與語言形式結合起來的策略
1.商務英語的語場特征及其應用
語場指話語范圍,即言語發作的情形、議論的主題與所觸及的整體活動,相應地對概念意義具有決議作用.不同的話題能夠分為不同窗科、范疇和行業的語域.來自不同國度的人們為了獲取各自的利益而在商務的各個方面中止交流協作,這些活動就構成了商務英語的語場,如國際貿易、貨運、保險、金融等等.商務英語的語場與其概念意義相連,常經過相應的的專業商務詞匯充沛地表現出來.商務英語中運用了大量的專業用語、術語及縮略語等,很多日常用詞在商務英語語境中也被賦予了新的特殊的含義.例如在對外貿易中,通常會運用相關的術語如DAP(delivered at place目的地交貨)、T/T(telegraphic transfer電匯)、FPA(free from particular average安全險)等,經過縮略語的運用能夠簡化買賣手續、縮短洽商時間,契合“時間就是金錢”的商界準繩.
一詞多義在英語中是一種普遍的現象,很多詞語在特定的商務活動中也被賦予了行業的意義,例如在商務英語中,discount可用來指貼現,average指海損,advice指通知,negotiation指議付.We hereby agree with the drawers,endorsers and bona fide holders of the drafts drawn under and in com pliance with the term s of this credit that such drafts shall be duly honored on due presentation and delivery of documents asherein specified.依據本信譽證并按其所列條款開具之匯票向我行提示并交出本證規則之單據者,我行同意對其出票人、背書人及好意持有人實行付款義務.上句為信譽證開立的條款之一,觸及到諸多信譽證的專業術語如:drawer(出票人),endorser(背書人),draw(開具),honor(實行付款義務),presentation(提示),document(單據)等若譯者只需具備相關專業學問,才干傳達出相應的概念意義,否則,基本無從下手.商務英語翻譯偏重于“信”,旨在真實有效地傳送原文信息,劉法公對其提出“忠實、通暢、統一”的翻譯規范[4].商務英語詞匯專業性強,且具有多義性,要精確地傳達出譯出語的意義,不只需有扎實的言語學問和專業的商務學問,還要了解其語場特征及概念意義,在譯入語中尋覓對等的表達方式,才干完成其語場的對等.
2.商務英語的語旨特征及其應用
語旨指話語基調,包含話題參與者的社會位置、互相之間的關系以及其講話的態度和運用言語的企圖,與之相應的是交際意義.商務英語的運用者目的是在各個業務環節完成友好協作順利達成買賣,因此商務英語除了專業性強之外,還具有用詞正式、語氣禮貌、表達客觀的特性,其語旨主要表往常正式水平、禮貌水平和無人稱水平等方面,經過詞匯、句式、語氣、語態等呈現出來[5].例如在商務合同中常用assist、render、prior to、term inate來替代help、give、before、end等平常用語,以表現其正式嚴謹.英語論文商務信函是貿易雙方的聯絡渠道和成交根據,屬于公函文體,不但措辭正式嚴謹,而且語氣禮貌坦率,翻譯時應恰當得體地重現原文中禮貌誠懇的語氣.如:W e should be grateful if you would kindly forward your catalogues and price-list,together with sam ples. 如蒙惠寄貴方產品目錄、價錢表以及樣品,將不勝感謝.原文中運用W e should be grateful if you would……、kindly,語氣坦率真誠,譯文中運用漢語商務信函中的禮貌套語“如蒙……將不勝感謝”、“惠寄”,不只貼切地表達了原文的意義,而且用語正式客氣,做到了文體作風的對等.無人稱水平指防止提及相關當事人而運用被動語態.被動語態一方面能夠使言語表達愈加坦率禮貌,另一方面能夠突出信息中心,使表述愈加客觀公正,因而在商務英語中的運用也較為普遍.如:All disputes arising from the execution of or in connection with the contract shall be settled through friendly consultation.
以上兩句英文均運用了被動語態,以客觀敘事為主,注重事實.但是作為意合言語,漢語中的“被”字常常能夠省略,而且在不同語境中,很多漢語詞匯既能夠表達主動的意義,也能夠表達被動的意義.由于言語表達習氣的不同,以上兩句未能找到相應的漢語被動句,而是要轉換成漢語中的主動句,譯為:雙方應經過友好協商處置在合同執行過程中所產生的或與本合同有關的一切爭議.商務英語是國際商務活動的重要媒介,是協作雙方的溝通工具.因而,商務英語翻譯不只僅是言語的精確轉換,更應該是其態度意愿及其位置關系的得體傳達,只需了解其語旨特征及其交際意義,在漢語中尋覓契合其言語習氣的表達方式,才干完成其語旨的對等.
3.商務英語的語式特征及其應用
語式指話語方式,即言語交際中止的渠道方式,能夠分為口語體和口語語體等.商務交往是為了效勞于共同的協作目的,交際者在運用商務英語表達思想時,更傾向于運用明白曉暢、邏輯關系明白的方式中止交流.因而,呈現了口語向口頭語逐步靠攏的趨向,越來越簡約易懂、平實達意.但是口語體還是傾向于運用正式嚴謹的表達,不能翻譯得口語化;反之,口語語體也不能翻譯得書面化.商務英語語篇遣詞造句重復揣摩、語法構造縝密嚴謹、語篇完好,其語式特征主要表現語法的復雜化和名詞化方面.由于句子的信息容量大,所以語法復雜、成分繁多,長句難句眾多.Our term s of paym ent are by confirm ed,irrevocable letter of credit in our favour available by draft at sight, reaching us one m onth ahead of shipm ent,rem aining valid for negotiation in China for a further 21days after the prescribed tim e of shipm ent and allowing transshipm ent and partial shipm ent.
原文以“Our term s of paym ent are by confirmed, irrevocable letter of credit”為主謂框架,其他介詞短語、分詞短語等皆為修飾“letter of credit”的定語成分.英文句子雖長,卻構造嚴謹、主次清楚,注重形合,呈“匯集型”,這有別于漢語的“流散型”句式.漢語重意合,語義構造以動詞為中心,句式普通較為簡短明快,長句較少.英文原句翻譯成漢語時,宜采用流水句式,以較短的小句轉遞原句的意義,以語義統攝整句:我方的支付方式為保本論文由提供整理,提供,英語,,英語論文,留學生論文,英文論文,留學生相關核心關鍵詞搜索。
商務英語信函論文范文第3篇
論文關鍵詞:商務英語國際貿易運用
1引言
隨著中國入世，眾多的外國企業將在中國尋求發展的機會，而中國的企業也迎來了走向世界的機遇。在這種環境下，商務英語就成了企業之間的相互溝通、交流和彼此合作的重要橋梁。
另外隨著我國外貿體制改革的深化，出口經營資格實行了登記和核準制，這將使更多的企業擁有自。據調查，從目前我國的外貿出口量估計，未來五年內具有外貿出口權的公司將在現有的基礎上再增加18萬家，到那時我國將有36萬家以上的具有進出口權的公司。從事對外貿易的企業的數目大量的增加，結果必將使得商務英語這個橋梁作用越發重要。
2商務英語概述
2.1商務英語內涵
一般來說，商務英語是指人們在商務活動(日usinessActivity)中所使用的英語.在西方國家通常稱BusinessEnglish。現代商務英語已賦予了它新的概念，不應特指我國對外貿易業務英語，它還應涵蓋我國人民在各個領域、各個層面的對外交往活動中所作的英語應用現代商務英語的內涵和外延已得到擴展。
2.2商務英語的特點
商務英語有商務背景知識、商務背景中使用的語言和商務交際技能構成。它基于英語的基本語法和詞匯，既有獨特的語言共同特征，又有獨特的語言現象。商務英語專業知識強，多以經貿、金融、公關、管理、營銷等方面的內容，它的實質是商務背景.專業知識和語言三方面的綜合運用。商務英語的特點主要在于專業化、口語化和較強的針對性，歸根到底，實用性是商務英語最大的特點。
3商務英語在國際貿易中的作用
3.1貿易合作的前提
當今世界經濟，已進入一種你中有我、我中有你的一體化時代。設想哪一國閉關自守，自我封閉還想經濟發展騰飛幾乎是萬萬不可能的了。來自全球各個不同國家的企業間合作的機會和項目大大地增多了，這些合作項目的完成，不論性質如何，都一定會牽扯到企業內部或企業間的商務溝通。鑒于合作當事人(包括企業或者其他經濟組織或者個人)所屬國家的不同，不僅需要當事人在合作之前或合作過程中了解合作項目所涉及到的國家的相關經濟背景及其簽訂或加入的國際條約以及相關的國際習慣，而且對當事人之間基于合作項目發生的商務關系的規范，還有合作過程中涉及到的經濟事務，都需要具備相當商務英語知識和技能的人士的參與。可以說，離開了商務英語知識技能，國際合作簡直寸步難行。商務英語的重要性可見一斑!
3.2獲取貿易信息的手段
商務英語的迅速發展，企業可以在全球的范圍內尋找貿易合作伙伴和開展新的業務，許多企業可通過他人介紹得知潛在客戶的聯系方式后，使用商務英語與他們取得聯系。
3.3貿易進行的工具
當尋找到了客戶以后，買賣雙方在交易磋商階段通過函電或口頭方式進行業務的洽談.它是整個業務的關鍵階段，商務英語在貨物的進出口貿易的程序中.在交易磋商與簽約環節上至關重要。在國際貿易的操作實務中，貿易各環節所有的交往函電都構成重要的法律依據。特別是當產生貿易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結果。在整個貿易過程中利用商務英語不僅可以實現貿易的全球化，不受時間和空間的限制進行面對面的洽談和信息交流，而且還能節約成本，加快貿易開展的速度。另外.鑒于商務英語在各種信息平臺上的使用也促進了對外貿易的增長，提高工作效率。商務英語為貿易雙方的溝通交流搭建橋梁、準確而具體地傳送雙方的各類相關信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對外貿易的各個環節。商務英語在國際貿易中有促進、輔助的作用。
3.4提升從事貿易人員形象
從事國際貿易活動人士，一般文化修養水平較高，適時開展公關活動，以商務英語這種世界語作為通道來加強對外聯系和交往，無疑會給當事人增加無窮的魅力。如我國副總理吳儀，原來她擔任外經貿部長的時候，她的英語水平給她增添了不少知名度。掌握一定的商務英語知識.有時可以獲得事半功倍的效果。未來世界里全球一體化格局將使我們的距離越來越近，語言正是拉近這個距離的橋梁。
3.5生存的技能
隨著外資企業的不斷增多，越來越多的中國人開始在外企里工作。雖然工作性質，工作場地有所不同，但是他們都會遇到同樣的問題，就是如何從事涉外的經濟貿易活動，如何在外商經營的企業里占有一席之地。語言差異無疑是這些人所遇到的最大的障礙，在我們熟知的生活英語、學術英語之外，商務英語是現代外資企業中最重要的交流工具。
從客觀上看商務英語比較直白、要求嚴謹準確，趣味性不強。但是工作類語言和工作是相輔相成的，所有人都需要工作或面臨著工作，因此它成為了生存語言和發展語言，對誰都不可或缺。國外把標準化的商務英語作為選擇非英語為母語國家員工的標準，成為進入國際化企業的通途。
3.6宣傳企業的手段
許多企業在進入國際市場時，廣告是他們的唯一代表。成功的廣告能為企業樹立起良好的形象，為開拓市場奠定基礎。廣告能在目標市場上為企業的產品實現預期定位，是聯系潛在客戶的最有效手段。許多企業使用英語廣告，向世界傳遞信息。英語廣告作為一種應用語言，它有著自己獨特的語言風格和特點。廣告英語用詞優美獨到，句法洗練而內涵豐富，修辭變化多端，耐人尋味。
4提升商務英語在國際貿易業務中運用的方式
新經濟對商務英語的知識能力結構提出更高的要求，傳統的“英語流利一招鮮，走遍天下”已經不再有競爭優勢。英國文化委員會最新的調查結果顯示:21世紀的英語教育是與一門專業或一門學科共同結合起來，培養復合型人才。用人單位要求商務英語畢業生必須在熟悉掌握了英語通用詞匯、語法知識與常用語言表達的基礎上，擴展語言應用技能、加強語言知識與相關國際貿易知識的結合.熟練掌握對外貿易的基本流程.掌握基本的貿易理論、基本的國際貿易法規及相關的商務知識。了解相關的對外貿易的政策和技巧.基本的理論與實務。
4.1增強商務英語口語表達能力
首先，加強英語口語的基本功訓練。學習口語目的是為了與別人進行交流，所以流利、準確、恰當是英語口語中的幾個重要要素。平時應千方百計地找機會、時間練習，并持之以恒。
其次，學習并掌握各種商務場合所必須的英語表達，如:會議和報告、電子郵件的收發與撰寫、商務聯絡、與客戶會面、商務旅行的準備等。第三，盡量進行原生聽力練習，以聽促講。第四.用英語思維考慮問題。糾正中國式英語，讓外國人更好地理解說話者要表達的意思。
最后，增加商務詞匯且正確的使用方法。
4.2增加商務英語閱讀量
商務英語閱讀是一種特殊胡閱讀.它不僅是基礎英語閱讀的延伸，更是商務知識胡獲取過程。在商務英語閱讀的過程中，往往會出現較多的經貿等方面的專業術語，一些普通閱讀中的核心詞意思在商務英語中會發生改變。所以增加商務英語閱讀，擴大商務知識，顯得十分必要。在閱讀材料的選取上，可以閱讀商務周刊、財經雜志、貿易收支報告，以及商務理論書籍。
4.3提高商務英語寫作水平
商務英語寫作是以英語書面語進行商務溝通以達到各種商務目的的一種表達手段。從建立業務關系開始，經過交易雙方的詢盤、發盤、還盤、到達成交易，執行合同，以及執行合同過程中的糾紛等，大都需通過書信完成。在國際貿易的操作實務中，貿易各環節所有的交往函電都構成重要的依據。
在21世紀信息時代，要充分利用函電簡便、快捷的優勢，提高業務量和效率。要實現這樣的目標就必須提高商務英語寫作水平。在擬定商務信函時應注意以下特點:
①禮貌(Courtesy)。禮貌是緩和緊張氣氛.森得善意尊重的有效手段。所以，盡管競爭激烈，但表現在信函上還是要顯得彬彬有禮。
②直接簡練(Directnessandconciseness)。由于商人業務繁忙，求實而重效率.每天要處理大量的信函收函人關心的是所收函如何影響其業務他應采取哪些行動，所以商函應直接簡練，開門見山爭取以最少的語言傳送最多的信息。商務英語的簡練不僅體現在句法的簡練.而且體現在用詞的直接和簡明。
③準確清楚(Precisionandclarity)。商務英語可謂字字千金，必須準確清楚地表達所要傳遞的信息，謹慎使用夸張，比喻等手法.盡量避免使用模棱兩可的詞語，以免產生不必要的爭議，因為商務信函通常用來作為確定有關當事人權利和義務的依據。如果一個詞或一句話的意思不明確，就有可能給公司或企業帶來損失。
信函寫得好可以協助推銷貨物和度得顧客的好感，爭取新客戶，維持老主顧。
4.4掌握國際貿易知識
商務英語是商務知識和英語相結合的專門用途英語，是英語在國際貿易中的具體運用。既然這樣，就必須掌握一定的國際貿易基礎知識，才能進一步使用英語進行書面和口語交際。
商務英語涉及貿易的各個領域，掌握國際貿易專業詞匯的用法、內涵，了解國際貿易的基本流程及其相關法規，才能在表達上做到用詞準確、達意。豐富的國際貿易知識與良好的英語墓礎完美的結合，貿易的開展必將取得成功。
4.5采取務實的態度
商務英語是英語在商務活動過程中的一個橋梁，英語的運用必須服從商務，為商務服務。“一切從實際出發，實事求是”是開展國際貿易工作的一項基本原則，其基本要求就是務實。
在國際貿易過程中，遵守貿易規則、法律原則，開展誠信貿易固然重要。但是，隨著貿易的快速發展，多元化貿易理念的產生，更加要求采用有效且富有彈性的處理貿易實務和解決貿易問題的方式方法，務實貿易具有這種靈活特性。務實貿易的最大特點是業務活動的處理不僅能夠隨機應變，而且能夠應用好各種策略和戰術，對于貿易問題的出現能夠通過協商、變通、靈活、高效加以解決，努力尋找共同點，把風險降到最低，最終實現“雙烹”。
4.6重視文化差異
現在，隨著中國進一步對外開放，在經濟、政治、文化方面與國際間的交往與合作日益頻繁，文化因素在商務英語環境中的重要性逐漸顯現出來。
文化差異妨礙了人們用英語與以英語為母語的外國人進行有效的交流，忽視東西方文化上的差異.即使商務十英語最優秀，交際能力也可能因文化原因而受到限制.他們對周圍世界的理解也可能因此而產生障礙。語言和文化有著密不可分的關系:相互作用，相互影響。所以在從事國際貿易業務時，必須考慮中國人和英語國家的人的生活風俗習慣、、思維方式、道德觀、價值觀等方面存在很大的差異。
商務英語信函論文范文第4篇
關鍵詞：負面信息；商務信函；詞匯策略
中圖分類號：H315 文獻標識碼：A 文章編號：1673-2596（2013）10-0221-02
商務交往過程中存在許多的拒絕言語行為，在這些行為中充分體現了不禮貌及其沖突本質。通常情況下，寫信人在英文商務信件表達拒絕信息時有兩個目標需要達到：第一個是其主要目標，即傳遞壞消息，第二個是次要目標，即和讀者保持良好的關系。寫信人要時刻清楚他自己任何不恰當的拒絕行為都可能意味著客戶流失以及公司的經濟損失。英文商務信件以上的特點說明寫信人在寫作過程中必須時刻保持警惕，避免拒絕信息的不當傳遞。因此，在布朗和列文森的面子理論的基礎與指導下，本文主要從詞匯學角度出發，探討禮貌原則在英文商務拒絕信件中的使用。
傳遞壞消息的商務信函易給收信人造成損失，因而會傷害收信人的正面面子。所以，在具體表達方式上，壞消息商務信函中的措辭應盡量使用模糊語， 避免直接使用否定的詞匯。在確保信息準確性的前提下，通過多種用詞策略來體現禮貌原則。
一、使用正面的詞語和表述
商務信函中經常會涉及有關負面信息的表達和傳遞。為了盡量減小由負面的、否定的信息對交際雙方關系帶來不利的影響，最大限度維護對方，即壞消息接收方的面子，我們應盡量減少使用那些具有強烈否定意義的相關詞匯。如cannot， forbid，fail，impossible，refuse，prohibit，restrict and deny等，這些詞匯的使用在口氣上相對生硬，表達上過于直接。對于壞消息的接收方而言，它所帶來的消極影響也被進一步放大。在處理外貿關系中，如何給對方留下一個良好的印象是寫信人首要考慮的基本要素，也是交流獲得成功的基礎。比較下列兩個句子：
（1）Please do not expect us to send you the forms you requested if you carelessly omitted the identifying numbers.
（2）If you will send us the form numbers， we will be glad to send you all the papers you requested.
從上面例句比較可以看出，例句（1）在措辭上顯得生硬，突出了不友好的負面的情緒。這個句子出現在拒絕對方要求的商務信函中，是屬于典型的壞消息。句中使用了do not expect這樣具有強烈否定意義的表述，有對收信人的指責之嫌，態度上也比較傲慢，沒有顧及到對方的感受。例句（2）使用了we’ll be glad to…這樣的表述，向對方傳達了肯定的意思，語氣上也更加友好熱情，通過這種正面的積極的表述，易于給對方留下好的印象，減小給對方帶來的損失，充分顧及了收信人負面面子的需求，從而也更有利于雙方今后的合作關系，從而在行文上也更符合商務信函的禮貌原則。
二、使用模糊語
根據Brown和Levinson的面子理論，我們要表達負面的或者否定的信息時，有可能使信息接收方的面子受損，從而對雙方后續關系的發展產生消極影響。在這種情況下，模糊語的使用可以使我們的表達顯得更含蓄，伸縮度和靈活性也更強。且對雙方都留有余地，情感上也更易于接受。何自然在討論“面子理論”時提出了3個避免傷害面子的策略，其中之一便是間接禮貌策略：避免直言不諱，或者提出客觀根據，對話語作出間接評估，如I think/ believe/ wonder/suppose等。例如：
（3）I’m afraid we can’t effect the shipment as you demand.
（4）I wonder if you can change the terms of payment to close this deal..
這兩個例句中，起模糊作用的就是afraid， wonder這兩個關鍵詞。如果將這兩個詞刪除的話，原句就變為：
We can’t effect the shipment as you demand.
You can change the terms of payment to close this deal.
比較上述兩組例句，不難看出，例句（3）（4）在表達上更加委婉，給雙方的進一步協商合作留有余地。即使協議不成，也很大程度上緩和了可能造成的尷尬局面。而后面兩句顯然在語氣上更加生硬，態度上也缺乏努力達成協議的合作性，給對方感覺會比較傲慢，合作的成功性降低。
三、使用否定連詞
在壞消息商務信函中，不愉快的信息往往通過間接的方式來表現，以使對方有個逐漸適應接受的過程，不會讓對方感覺唐突以至難以接受。否定連詞用在壞消息商務信函中可以達到保存對方面子的目的。一般來講，否定連詞如：but， however， while的使用可盡量減小或柔化負面影響。例句：
（5）Today I received the four engine stands you recently welded and assembled for me. The welding itself is fine， but I noticed that the welds have not been ground and polished.
（6）Due to its popularity， all places for the May 15 seminar have been filled. But a similar seminar will be organized in October and we will be happy to reserve a place for you.
在上述句子中，通過否定連詞but的使用，減弱了壞消息帶來的負面影響。許多語言行為本身具有傷面子的特性，而否定用法就是一種給對方留面子的恰當選擇。
四、使用情態動詞
情態動詞具有情態意義。情態意義是一個動詞的語氣，表達說話人對所談話題的態度與情感。情態意義的強弱決定著禮貌程度的高低。情態動詞could， might， would should等帶有更多地商量口吻，可以使句子的語氣緩和委婉，常作為一種表達禮貌的策略用于商務英語信函中。
（7）We would appreciate it if you could extend the date of the L/C.
（8）We may place further orders if you could send us your latest price list.
在上述例句中使用了情態動詞的一般過去式。這類詞在表達信息發出者的愿望、要求時，在口氣上更加委婉，謙遜。讓信息接收方感覺受尊重，從而更利于要求的被滿足。
五、避免使用代詞You
在傳達負面的或拒絕性信息時，多用隱性對方態度。尤其是當對方在某些行為上存在過失，則更應避免使用直接的，強硬的，帶有譴責性口氣的表達方式，避免代詞You的使用。盡量使用we（our）代替you（your），一方面體現出信息發出者的體恤和涵養，另一方面也盡量保存了對方的顏面。這就是隱性對方態度（invisible you attitude）的具體體現。比較如下例句：
（9）You didn’t make clear our specific request and shipped the cargo in improper conditions.
（10）I’m afraid we didn’t make our request clear with the result that the cargo in improper conditions.
例句（10）的表達上比例句（9）更體現了多站在對方角度上考慮的立場，勇于承擔責任，弱化對對方不當行為的指責。這種表達不僅有助于達到具體的商業目的，也給對方留下好印象。根據禮貌原則，不適當地使用你的語言直接責備對方，即使作者有權利和理由這樣做，也要盡量避免。因為它會破壞善意和友好的人際關系，威脅到對方負面面子的需求。
相對于普通商務信函的寫作，傳達負面信息的商務信函在措辭上需要更多地考慮如何盡量減小否定性、拒絕性信息給對方面子帶來的消極影響，努力維護交流雙方長期有效的合作關系。在這類信函的寫作中，禮貌原則的體現就顯得尤為重要。既要準確表達相關信息，還要使其在表達方式上更加靈活，得體，易于接受。而禮貌原則的具體體現又是多方面的。我們需要在實際的商務交往和溝通中，多從微觀上進行比較研究，以積極的方式傳達消極的信息，提高商務書信寫作的有效性，增加商務合作的成功性。
參考文獻：
〔1〕Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics[M].London：Longman Group Limited，1983.
〔2〕何自然.語用學與英語學習[M].上海：上海外語教育出版社，1997.
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〔4〕湯軍.商務英語典型禮貌語言機制初探[J].外語教學，1998，（04）.
商務英語信函論文范文第5篇
[關鍵詞]商務英語 電子郵件 寫作技巧
商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中占據著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經被列為商業領域的關鍵技能之一,但在這一領域接收過全面訓練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學有專攻,要么就是專攻學術寫作之道,而學術寫作與商務寫作不是一回事。
學術寫作與商務寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學術寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業領域的博學。讀者通常也是行業內的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。
而在商務英語寫作領域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業的讀者看的。商務文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復雜的文章,因此,今天的商務溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產生誤解的可能。
行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助于于技術人員讀者建立起和諧友好的聯系。
三、造句
句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。
商務應用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節,要么就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。
最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。
表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,
位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內是最好的。
電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準。現在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用――即對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
參考文獻:
[1]侯曉莉.商務英語函電教學探討[J].北方經貿,2004,(2).
