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要想在廣告宣傳上與財大氣粗、經驗豐富的外國飲料商決一雌雄,顯然不是國內這家民營企業的強項。于是,它的負責人決定另辟蹊徑,在力所能及的情況下,為自己做上一次“軟廣告”。在飲料消費的旺季來臨之前,這家企業專門租用了首都北京的一座舉世知名的建筑物,在其中召開了一次由新聞界人士為主要參加者的新產品說明會。在會上,這家企業除了向與會者推介自己的新產品之外,還邀請到了國內著名的飲料專家與營養專家,請其發表各自的高見,并邀請全體與會者親口品嘗這項新產品。
此后,不少與會的新聞界人士不僅爭先恐后地在自己所屬的媒體上了這條消息,而且還紛紛自愿地為其大說好話。有些新聞界人士甚至還站在維護國產飲料的立場上,為其搖旗吶喊。結果一時間令其名聲大振,銷量也隨之大增,終于在列強林立的飲料市場上脫穎而出。
從會務禮儀的角度上來看,那家民營企業為推出自己的新品飲料所舉行的那次帶來了巨大成功的新產品說明會,即為新聞會。
新聞會,簡稱會,有時亦稱記者招待會。它是一種主動傳播各類有關的信息,謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。對商界而言,舉辦新聞會,是自己聯絡、協調與新聞媒介之間的相互關系的一種最重要的手段。新聞會的常規形式是:由某一商界單位或幾個有關的商界單位出面,將有關的新聞界人士邀請到一起,在特定的時間里和特定的地點內舉行一次會議,宣布某一消息,說明某一活動,或者解釋某一事件,爭取新聞界對此進行客觀而公正的報道,并且盡可能地爭取擴大信息的傳播范圍。按照慣例,當主辦單位在新聞會上進行完工題發言之后,允許與會的新聞界人士在既定的時間里圍繞會的主題進行提問,主辦單位必須安排專人回答這類提問。簡言之,新聞會就是以新聞為主要內容的會議。
會禮儀,一般指的就是有關舉行新聞會的禮儀規范。對商界而言,會禮儀至少應當包括會議的籌備、媒體的邀請、現場的應酬、善后的事宜等四個主要方面的內容。以下,對其分別加以介紹。
首先,會議的籌備。籌備新聞會,要做的準備工作甚多。其中最重要的,是要做好主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。
其次,媒體的邀請。在新聞會上,主辦單位的交往對象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請新聞界人士時,必須有所選擇、有所側重。不然的話,就難以確保新聞會真正取得成功。
1.頭發:員工頭發要經常清洗,保持清潔,男性員工頭發不宜太長。
2.指甲:指甲不能太長,應經常注意修剪。女性職員涂指甲油盡量用淡色。
3.胡子:胡子不能太長,應經常修剪。
4.口腔:保持清潔,上班前不能喝酒或吃有異味食品。
5.女性職員化妝應給人清潔健康的印象,不能濃妝艷抹,不宜用香味濃烈的香水。
二.工作場所的服裝應清潔、方便,不追求修飾。
1.襯衫:無論是什么顏色,襯衫的領子與袖口不得污穢。
2.領帶:外出前或要在眾人面前出現時,應配戴領帶,并注意與西裝、襯衫顏色相配。領帶不得骯臟、破損或歪斜松弛。
3.鞋子應保持清潔,如有破損應及時修補,不得穿帶釘子的鞋。
4.女性職員要保持服裝淡雅得體。
5.職員工作時不宜穿大衣或過分臃腫的服裝。
6.在辦公室內服裝要整齊,不得穿背心、短褲、拖鞋。
三.在公司內職員應保持優雅的姿勢和動作。
1.站姿:腰背挺直,胸膛自然,使人看清你的面孔。兩臂自然,不聳肩,身體重心在兩腳中間。
2.坐姿:坐下后,應盡量坐端正,把雙腿平行放好,不得傲慢地把腿向前或向后伸,或俯視前方。要移動椅子的位置時,應先把椅子放在應放的地方,然后再坐。
3.公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意。
4.握手時用普通站姿,并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直,不彎腰低頭,要大方熱情,不卑不亢。伸手時同性間應先向地位低或年紀輕的,異性間應先向男方伸手。
5.出入房間的禮貌:進入房間,要先輕輕敲門三聲,聽到應答再進。進入后,回手關門,不能大力、粗暴。進入房間后,如對方正在講話,要稍等靜候,不要中途插話,如有急事要打斷說話,也要看住機會。而且要說:“對不起,打斷你們的談話。”
6.遞交物件時,如遞文件等,要把正面、文字對著對方的方向遞上去,如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對方容易接著;至于刀子或剪刀等利器,應把刀尖向著自己。
7.走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司,還是對訪問的公司,在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話,更不能唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓,不能搶行。
8.辦公室嚴禁吸煙。
9.非休息時間不得在辦公室閑聊,更不允許大聲喧嘩。
四.正確使用公司的物品和設備,提高工作效率。
1.公司的物品不能野蠻對待,挪為私用。
2.借用他人或公司的東西,使用后及時送還或歸放原處。
3.工作臺上不能擺放與工作無關的物品。
4.公司內以職務稱呼上司,同事間以張生、何工、盧師傅、趙姨、劉大姐、小杜等稱呼,客戶間以先生、小姐等相稱。
5.未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。
五.正確、迅速、謹慎地打、接電話。
1.電話來時,聽到鈴響,至少在第二聲鈴響前取下話筒。通話時先問候,并自報公司、部門。對方講述時要留心聽,并記下要點。未聽清時,及時告訴對方,結束時禮貌道別,待對方切斷電話,自己再放話筒。
2.通話簡明扼要,不得在電話中聊天。
3.對不指名的電話,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前,應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。
4.工作時間內,不得打私人電話。
六.會客禮儀規范。
1.接待工作及其要求:
A在規定的接待時間內,不缺席。
B有客戶來訪,馬上起來接待,并讓座。
C來客多時按序進行,不能先接待熟悉客戶。
D對事前已通知來的客戶,要表示歡迎。
E接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務。
2.介紹和被介紹的方式與方法:
A直接見面介紹的場合下,應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷,可把年輕的介紹給年長的。在自己公司和其他公司的關系上,可把本公司的人介紹給別的公司的人。
B把一個人介紹給很多人時,應先介紹其中地位最高的或酌情而定。
C男女間的介紹,應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時,若女性年輕,可先把女性介紹給男性。
3.名片的接受和保管:
A名片應先遞給長輩或上級。
B把自己的名片遞出時,應把文字向著對方,雙手拿出,一邊遞交一邊清楚說出自己的名字。
關鍵詞: 禮儀;外貿企業;培訓現狀;素質培養
中圖分類號:F27 文獻標識碼:A文章編號:1671-1297(2008)07-026-02
一、引言
隨著義烏市場的不斷發展,2007年,義烏的外貿交易額再創新高。據統計,全年進出口總額為18.28億美元,比上年增長24.73%。去年義烏出口歐美市場份額增加,新興市場也有快速增長,累計出口國家和地區177個。義烏逐漸向“知名展會城市”、“現代物流中心”、“區域性金融中心”、“國際購物天堂”邁進。在如此迅速發展的市場里,外貿企業要想更好地把握商機,在市場上爭取更大的份額,就要有一支既具有精深的業務技能,又具備良好的涉外交往禮儀素質的人才隊伍。在與外商接觸的同時,必須要有較強的溝通能力,根據外商的國籍,了解其禮節文化背景,做好涉外交往的禮儀禮節,及時給外商留下良好的印象,在留住老客戶的同時吸引更多的潛在外商。因而外貿企業應做好員工的禮儀素質上加強培訓,為企業的日后發展打好基礎。
二、義烏外貿企業禮儀素質及培訓現狀
(一)禮儀知識的缺乏
在義烏這個全國最大的小商品市場上,很多企業管理者工作經驗十分豐富,但缺乏國際商務禮儀的知識和社交方式,導致在國際商務中常常會遇到一些尷尬甚至造成生意的失敗。很多企業單位都是因為在與人溝通和對外交易中發生了“不愉快的事”之后,才意識到禮儀培訓的重要性。比如在接待的時候,出于對外商的熱情,外商還沒有踏進門檻就與他握手,在某些國家這種握手方式寓意著隔斷友誼;有的為了博取外商的好感送外商禮物,卻沒有注意到禮物的形狀、禮物盒的包裝顏色、包裝帶的系法以及禮品的價值含量等恰好是外商所禁忌的,導致外商產生誤會;有的是在準備簽約的時候沒有意識到座位安排的重要性,把外商讓到下座去了,導致外商以為自身受到藐視。
(二)義烏外貿企業在禮儀素質培訓中存在的問題
1.禮儀素質培養的意識不強
企業效益和利潤都是管理者與員工共同創造的,但是外貿企業明確了管理層培訓的重要性,忽略了員工培訓的重要性,在觀念上存在差距。有些外貿企業的管理者認為不需要,或者沒有想到目前的經營狀況良好并不意味著未來經營會一直保持現狀或更好。由于缺乏員工培訓,目前經營狀況原本可以更好的企業有可能很難達到目標甚至導致失敗,許多失敗企業的經驗反復證明了這一點。
2.外貿企業的相關培訓往往是臨陣磨槍
有些企業單位的員工,因為兩三天后就要接待外國客戶,才想起來要進行一下涉外禮儀培訓,趕緊“臨陣磨槍”,倉促上陣,無法應對意外情況。比如當外商過來的時候,其旁邊多了一位小姐,沒有經外商介紹時,就認為此小姐是外商的妻子,并稱之為太太。或者當客戶離開之后一切又恢復老樣子,不料客戶殺了個回馬槍。面對這些突發事件的時候,本來可以杜絕此類失禮事情的發生,但是很多時候沒有在思想上形成一種意識,沒有使之成為一種習慣,失禮問題仍舊存在。
3.禮儀培訓容易形式化
一些外貿企業進行培訓,經常是形式化,練練形體、學學微笑,以為這就是禮儀。很多禮儀培訓沒有使員工深刻地理解到,在與外商溝通過程中最重要的是要將尊重對方的意識進行表達。禮儀是藝術地體現對交往對象的尊重,不僅是微笑、不僅僅是文明用語。形體微笑這些僅是個人禮儀,是禮儀學的很小的一個部分,是小禮,更主
要的是如何向交往對象表達尊重。禮儀培訓的形式化導致許多員工對所培訓的內容理解程度停留在問題的表面。
三、義烏外貿企業怎樣落實禮儀素質培訓工作
(一)明確培訓的目的,端正培訓態度
在進行培訓之前,希望企業管理層到受訓的企業員工都能真正意識到禮儀素質對企業的重要性。對于企業來說,這是它利潤的源泉,一個優秀的企業,他所展現的良好形象是提高企業競爭力、促進企業發展的有效保證,更是得到客戶認知的關鍵。對于企業的員工來說,在經過培訓后個人的禮儀素質得到提升,不僅僅是企業的獲利,更是自身利益的保證。可以使自己在工作中更能得到客戶的認可,業務量得到保證,收入自然會提高,心情愉快,會有更多的升遷的機會。即使員工離開了企業,他在企業學到的知識和能力也將使他終生受益,在新的崗位創造財富,這正是他一生中得到的最大的“福利”。
(二)提高管理層對員工的禮儀素質的重視程度
1.端正管理人員對禮儀培訓的認識
禮儀不是一種形式,在與外商的貿易過程中,禮儀有很能強的規范性和可操作性,并與企業的經濟效益密切相關,對員工進行禮儀培訓是很重要的。企業管理層要認識到培訓能夠提高員工士氣,提高企業經濟效益和管理運營水平,從而增強企業市場競爭力。科學完善的培訓對吸引人才,滿足員工自身發展的需要,激發員工的工作積極性將產生良好、持久的影響。企業要立足于使員工認識到培訓是企業給員工最好的福利,也是企業最好的投資。培訓是企業與員工共贏的平臺,并且對員工的工作在精神上地也是一種鼓勵和支持。
2.要融入到員工隊伍中一起學習
加強培訓過程中的紀律要求并以身作責,坐到最前面、按時、不遲到不早退、做好筆記、積極參與到培訓老師安排的各種訓練當中,給公司的員工樹立良好的形象,并盡量地鼓勵員工參與到訓練中。這就能帶動全體員工更為努力地學習。
(三)精心準備培訓內容,增強知識的實用性
在設計培訓內容的時候,要請培訓老師與企業進行深入的溝通,針對企業的現狀和需求進行設計,內容要有很強的實用性,學成之后就可以運用到與外商的交流中。平時在實際的交流中一旦發現問題,要及時地糾正,以確保此類問題不再發生。一般培訓,可通過形象塑造訓練、言談舉止訓練、涉外知識的學習、涉外接待與談判的訓練幾方面來提升企業員工的禮儀素養,每一次培訓前制定方案。
(四)將培訓工作常規化,制定有效的培訓考核制度
1.定期培訓,不走形式化
制定出符合外貿企業的培訓計劃,把培訓目標分成短期培訓目標和長期培訓目標,根據各個階段培訓達到的效果,及時地改變和補充下一次的培訓計劃內容。通過對員工的禮儀意識、形象禮儀、服務禮儀、接待禮儀、涉外禮儀等的教育,讓員工了解自己在企業活動中的位置,全面掌握涉外服務的要決。
2.反饋受訓員工的反應,時時檢查培訓效果
針對每次的培訓內容對員工進行書面測試和模擬演習測試,鼓勵員工提出意見反饋問題以及寫培訓心得,必要時發放調查問卷,以便企業明確員工的實際情況,找出符合本企業的培訓方式,更好地落實員工的禮儀培訓制度。只有這樣,才能最終把“建學習型企業,做智慧型員工”的口號真正落到實處。
3.制定激勵方案,鼓勵運用所學的企業員工
在外貿企業中,很多單位的工資薪酬=基本工資+提成,通過考試來確定員工對培訓內容的認識理解程度,并且企業的員工所學內容應用到實際,將員工的基本工資按照其表現適當的增加,在企業的規章制度里基本工資的增加幅度形成一個標準。
四、總結
義烏外貿市場是一個極具發展潛力的市場,國內外物流網絡逐漸完善,在全國各地建立了分市場并且起到了“接
軌國際”的輻射帶動作用;在世界范圍,隨著經濟全球化和國際化,義烏成為小商品配送中心,在小商品流通中起著“承東接西”的作用。一些大型跨國零售集團的采購商看到了義烏產品物美價廉的競爭優勢,開始把目光瞄準義烏,義烏的外貿企業將面臨更大的發展機遇。誰能更早地開始注重禮儀素質的教育,更好地展開禮儀的培訓,誰就能吸引更多的外商,占領更大的國外市場。
參考文獻
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企業是社會中從事經濟活動的主體,一個企業作為社會組織,在其內部人員之間、企業與外部群體或個體之間都有著大量的人際交往。禮儀就成為構建企業關系、體現企業素質和傳播企業文化的重要形式。員工作為企業的一份子也必須具備企業需要的禮儀素質。1.員工禮儀素質是企業形象樹立的基本保障。企業形象是指社會公眾(包括企業內部員工)對企業整體的印象和評價。良好的企業形象,是一個企業的無形資產和無價之寶。它不僅靠企業各種硬件設施建設和軟件條件開發,更要靠每一位員工從自身做起。[1]作為企業應用型人才的儲備力量,高職學生的禮儀素養通常以行為表達的方式表現在日常工作之中,企業形象也會通過員工的日常工作行為展示于企業的內部與外部環境。例如,員工在進行營銷工作時,通過得體的禮儀可以將企業嚴謹的工作程序和嚴格的工作標準傳遞給客戶,與客戶建立相互信賴的關系,樹立企業良好的外部形象。在企業內部也可以通過員工間的有禮有節,建立穩固的組織結構和高效的組織關系,在企業內部建立起團結協作的企業形象。2.員工禮儀素質是企業文化提升的內在基礎。企業文化是一個組織由其價值觀、信念、儀式、符號、處事方式等組成的企業特有的文化形象。員工禮儀行為是企業文化在企業活動中的具體表現,是員工對企業價值觀的行為認知和認同,是企業管理制度落地的內在保障。員工禮儀素質提高與企業文化提升可以相互促進,企業文化內涵越豐富,對員工禮儀素質要求越高;員工禮儀素質越高,企業文化提升越順利。企業文化對員工禮儀素質具有熏陶浸染的作用,一個健康向上的企業文化,會促進員工禮儀素養的自覺提高,會伴隨企業化的發展“水漲船高”。
二、高職禮儀教育的現狀及問題
1.高職學生個人禮儀的缺失。現在,高職學生的主體是“90后”,其中獨生子女的比例在逐年增加,這一代家庭教育的特點是家長過度的保護和溺愛,隨之而來的是學生個人意識的膨脹,個人主義盛行,這就帶來了禮儀意識生長根基的缺失。以個人意識為轉移,以個人感受為標準,忽視他人的意志和感受,瓦解了禮儀規范中尊重他人,禮讓他人的根本。于是,校園中不合時宜的穿戴,實習崗位上不符合規范的言行舉止屢見不鮮。雖然因為家庭教育和成長環境的不同,每個學生有不同的禮儀素質的呈現,但是“90后”高職學生整體個人禮儀的缺失已是不可忽視問題。2.高職學生團體禮儀的缺失。馬斯洛的需求層次理論告訴我們,人們對社交需要也是一種本能,高職學生在成長的過程中,也會對團體社交有一種天然的需求。但是由于個人禮儀意識的缺失,在團體交往中很難自然理解團體禮儀的要求和自覺遵循團體禮儀規范。例如,由于以自我為中心,造成的不懂得尊重他人、缺乏誠信、侵犯隱私等,而在宿舍、班級中人際關系的緊張,造成團體禮儀的缺失。進而呈現,對集體的漠不關心,集體觀念淡漠,缺乏集體榮譽感,班集體組織松散等群體性團體禮儀缺失。3.高職學生社會禮儀的缺失。人是社會的人不會是真空的人,任何人都不能擺脫社會環境而獨立存在,然而社會環境的生存更需要基本的禮儀素質——公共道德素質。遵守社會公德是一個人基本素質的表現,但高職學生公共道德的缺失也頗為讓人擔憂。例如在校園亂扔垃圾、破壞公物,在教室大聲喧嘩、影響他人,上課時隨意走動、進出教室等現象,在高職院校中隨處可見,究其原因還是把社會公德放在了個人利益之下,造成了公共道德禮儀的嚴重缺失。[2]當這些學生走上工作崗位,就難以避免的出現不遵守職場禮儀,不尊重領導同事,甚至違反工作紀律,破壞企業形象的現象了。
三、提升高職禮儀教育適應性的途徑
男:親愛的女士們、先生們:
合:大家晚上好!
男:響亮集團響亮獸藥制造公司
迎來了一年一度的廠商洽談會。
女:今晚我們迎來了六十位英雄,
男:六十位豪杰。
男:看,老板們個個意氣風發,
女:個個豪情滿懷。
男:您的到來我們由衷的高興,
女:您的到來我們倍感榮幸。
男:我們為了共同的事業而相聚,
女:我們為了同一個目標而奮斗。
男:響亮就是我們的家,
女:我們為響亮而驕傲。
合:今晚我們為響亮齊聲喝彩,
今晚我們為響亮縱情高歌。
(晚會正式開始)
介紹集團公司企業文化
介紹集團董事長
(結束臺詞)
男:大展鴻圖又一年,
女:與時俱進創輝煌。
男:在新的一年來臨之即,
我謹代表響亮集團胡總及全體員工
向您表示衷心地祝愿:
女:愿您事業輝煌、
男:家庭幸福、
女:讓我們手挽手、心連心,
男:同呼吸、共命運,
合:將我們共同的事業推向前進。
合:最后祝愿響亮的明天會更好!