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1明確控制的內涵

控制可以定義為，監視各項活動以保證它們按計劃進行，并糾正各種重要偏差的過程。一個有效的控制系統可以保證各項行動完成的方向是朝著達到組織目標運行的。控制系統越是完善，管理者實現組織的目標越是容易。張石高速公路工程檔案管理工作的控制，就是規范該項目的檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程建設、使用、養護服務。

1．1制訂控制的目標

目標是指組織期望的成果，目標為所有管理決策指明了方向，并作為標準可用來衡量實際的績效，正是由于這些原因，目標成為控制的基礎。張石高速公路檔案工作的整體目標是“建一流工程檔案”，即形成一套反映工程建設全過程“完整、準確、系統”的工程檔案。同時通過工程檔案工作的有效管理和控制，從工程資料及工程檔案層面的規范管理，來達到確保工程質量的目的。

1．2完善控制的標準

明確的、可證實的和可度量的目標即標準，是比較、衡量工作過程的依據。對于檔案管理工作而言，即完整性、準確性、系統性的量化指標。

(1)完整性。工程檔案工作做到與高速公路建設同步，即從立項時就開始了項目文件的積累，包括工程項目建議書、可行性研究及審批、初步設計、施工圖設計、項目實施、交工驗收、缺陷責任期及竣工驗收各階段內容。

(2)準確性。根據公路工程檢驗評定標準，質量評定單元劃分，下發了分項工程質量檢驗及評定表格，細化了每道工序及檢查項目，在確保資料真實可靠的前提下，達到控制工程質量的目的。

(3)系統性。根據張石高速公路建設項目的內容及形成特點，分類設置了六個一級目錄，即綜合類、工程設計類、工程施工類、工程監理類、工程竣工類。各大類之間既有聯系，又相互獨立，便于管理和使用。控制執行的具體標準為交通部《公路工程質量檢驗評定標準》及《河北省重點建設項目檔案驗收管理辦法》。

2嚴格控制的過程在檔案管理工作中，我們同時使用了前饋控制、同期控制、反饋控制三個控制系統。

2．1前饋控制

前饋控制發生在實際工作之前，它能避免預期發生的問題。檔案工作的前饋控制表現在兩個方面：

(1)組織機構的設立。張石高速公路張家口管理處在省高指的領導下，組建了交工檔案編制領導小組，由管理處負責人任組長，總監、管理處工程科、合同科、辦公室、財務科和駐地監理主任、施工承包單位項目經理為成員，具體組織與領導交工文件的編制工作。同時管理處、施工、監理單位都設立了專人負責的具體工作機構，形成了自上而下的管理網絡體系。

(2)技術人員培訓。工程伊始，管理處邀請河北省檔案局、交通運輸廳的專家，對全部工程技術人員進行了集中培訓。將檔案工作“全面、準確、系統”的組織目標，落實到了各單位技術人員個人的工作目標中。

2．2同期控制

同期控制是發生活動之中的控制，檔案工作的同期控制，從以下幾個方面進行：

(1)建立工作制度。工程伊始，管理處、施工、監理單位都建立了檔案工作的“四納入”和“三參加”制度。“四納人”即歸檔工作納入工程計劃管理工作，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位責任制，納入經濟責任制。“三參加”即專職檔案員參加工程例會、參加工程質量評定會、參加各單項驗收和工程項目總驗收。這些制度和工作機制的建立與實施，有力地保障了工程檔案工作的順利進行。工程檔案資料來源于整個建設項目的全過程。在建立檔案資料管理網絡基礎上，從源頭抓起，高度重視現場原始資料的收集。管理處根據情況，分片進行宣講、指導，經常督促和檢查，發現問題及時解決。同時堅持“三同步”：①施工和建檔同步。工程開始就按照交通運輸部《公路工程質量檢驗評定標準》列出所有分項工程，圍繞分項工程的結束進行質量評定，監理對施工資料進行核查，確保真實齊全。為達到這一控制目標，管理處規定：如達不到資料同步的要求，資料檢查人員有權提出暫緩或部分暫緩計量支付。②查工程與查資料同步，檢查工程質量、進度的同時，檢查檔案資料的收集情況與真實可靠性，以保證達到檔案資料必須真實、準確、完整和系統的管理目標。③評獎與評定同步，管理處在核定施工單位“優質優價”，監理單位“優監優酬”的同時，將抽查分項工程的質量評定資料和施工原始資料的結果作為重要依據之一。

(2)實行定期檢查制度。為了更好地做好工程項目檔案編制工作，管理處制訂了對施工單位、監理單位定期檢查督促的工作制度，規定每月對各標段交工檔案工作檢查一次，并將檢查結果于月底進行通報，收到了較好的效果。

(3)抓住同期控制的焦點一完整、準確、系統。在同期控制的過程中即在日常資料檢查時，控制的焦點是資料的完整性、準確性、系統性的檢查。如路基工程壓實度資料的檢查，不單只是看壓實度是否符合規范要求，同時將追溯檢查現場取樣的試驗檢測資料。如果路基為二灰土填筑，檢查內容同時包括灰劑量實驗報告。通過這些資料的系統檢查，可及時發現一些可能存在的認識上的誤區以及可能存在的人為假資料情況的出現，并立即予以糾正或查處。

2．3反饋控制反饋控制是控制作用發生在行動之后。反饋控制的主要缺點：管理者獲得信息時損失已經造成。但與前饋控制和同期控制相比，反饋控制在這兩方面要優于它們。一是反饋控制為管理者提供了關于目標的效果完簿如何的真實信息。如果反饋顯示標準與現實之有很小的偏差，說明目標達到了；如果偏差很大，管理者就應該利用這一信息使新標準制訂的更有效。我們在每月的內業資料檢查過程中，注意通過觀察、聽取匯報等方式收集施工、監理單位的反饋信息，進一步細化上級要求，使之更好地符合工程實際，更好地指導檔案工作。

2．4控制的重點案卷的標準化。為了確保案卷結構、形式的質量，管理處采取了以下措施：

(1)具體規定卷內目錄填寫須包括工程檢驗認可書、工程報驗單、施工放樣單、中間檢驗申請單等具體內容，保證每份文件的完整性。

(2)對軟封皮的填寫采取了格式化的要求，使得案卷題名詳細、具體的反映卷內內容。

(3)要求各施工單位完成立卷、分冊工作后，統一交管理處集中裝訂。為了確保裝訂質量，我們特地請市檔案局的專業裝訂人員完成這些工作。

(4)竣工圖是我們重點檢查的內容之一。工程建設中，我們認真做到了設計變更內容與竣工圖上所表示內容一一對應，并在竣工說明中，將變更內容做詳細說明。

(5)我們還編制了一套文檔模板，對竣工圖表、分類目錄表進行規范，并下發到各施工、監理單位。

(6)為了使交工檔案進一步規范化，我們選取了交工檔案工作較先進的施工單位張石高速公路04標，先于其他各標段將交工文件全部整理歸檔，裝訂完畢。將其作為張石高速公路交工文件的范本，使各施工、監理單位對交工文件編制的要求感性化，并有了參照標準。

3總結與評價

通過控制論的運用，張石高速公路的檔案管理工作步入了良性循環的軌道。在交工驗收中，受到了省檔案局和省交通廳專家的高度評價，認為張石高速公路工程項目交工檔案全面，反映了工程建設和管理的實際情況，分類組卷遵循了項目文件形成規律和成套性的特點，科學合理，符合規范要求，對張石高速公路張家口段二期工程化稍營至蔚縣段優質高效地建成起到了極其重要的保障作用。