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[摘要]在經(jīng)濟(jì)和科技的推動(dòng)下，事業(yè)單位加快了改革的腳步，其人事檔案管理工作也迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。這是事業(yè)單位管理工作中最重要的工作之一，可以為人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持。因此，事業(yè)單位必須高度重視人事檔案管理工作。本文從人事檔案管理的內(nèi)涵著手，分析事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，并提出優(yōu)化其人事檔案管理的多元路徑。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化路徑

一、引言

在事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中，人事檔案具有重要作用，可以通過(guò)其了解人才的個(gè)人經(jīng)歷和教育背景等信息，增強(qiáng)人才選拔工作的科學(xué)性和合理性。所以事業(yè)單位需要積極革新人事制度，創(chuàng)新管理理念和管理模式，解決當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題，強(qiáng)化人事檔案管理工作，為事業(yè)單位管理工作的開(kāi)展提供助益。

二、人事檔案管理的內(nèi)涵以及重要性

（一）人事檔案管理的內(nèi)涵

人事檔案是指記錄個(gè)人主要情況的材料，如教育背景、政治面貌以及工作經(jīng)驗(yàn)等，其是工作調(diào)整的主要依據(jù)，也在職稱(chēng)申報(bào)中起著重要的參考作用。人事檔案具有較強(qiáng)的法律效力，具有真實(shí)性和機(jī)密性等特點(diǎn)，是重要的歷史材料，在事業(yè)單位的招聘和考核中發(fā)揮著重要作用。人事檔案管理主要包含保管制度和利用制度，前者是指材料的歸檔和保密等制度，后者主要包括借閱手續(xù)和相關(guān)證明手續(xù)。人事檔案管理對(duì)單位人事工作的開(kāi)展具有重要影響，有助于人員考核，以及進(jìn)一步優(yōu)化改進(jìn)管理制度。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要想充分發(fā)揮人才資源的優(yōu)勢(shì)作用，就要做好人事檔案管理工作，合理對(duì)人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。

（二）人事檔案管理的重要性

一方面可以改善人事結(jié)構(gòu)。在事業(yè)單位人事檔案中，主要包含人員的教育信息、家庭信息和政治面貌等，在招聘人才的過(guò)程中，會(huì)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審核。但為了保障人才招聘的公平，事業(yè)單位還需進(jìn)一步優(yōu)化自身的人事管理結(jié)構(gòu)。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，通過(guò)利用管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的匯總，簡(jiǎn)化管理內(nèi)容。但同時(shí)，相關(guān)單位還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)管理工作進(jìn)行合理安排，發(fā)現(xiàn)素質(zhì)較低的人員，嚴(yán)格進(jìn)行懲戒，保障單位內(nèi)部的有序運(yùn)營(yíng)。另一方面，可以增強(qiáng)內(nèi)部管制。當(dāng)前很多事業(yè)單位將財(cái)務(wù)和人事等工作結(jié)合在一起，卻沒(méi)有合理評(píng)估其有效性。如事業(yè)單位人事管理是否具有完整的規(guī)劃，能否實(shí)現(xiàn)其社會(huì)職能[1]。同時(shí)，在事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部管理工作時(shí)，其中的關(guān)鍵因素是人員，這樣通過(guò)優(yōu)化人事管理制度，可以強(qiáng)化人事管理成效，并通過(guò)增強(qiáng)內(nèi)部管理，調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）忽略人事檔案管理工作

很多人認(rèn)為人事檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，只需要保管一些檔案資料，避免其出現(xiàn)損壞或者丟失等意外情況，能夠提供相應(yīng)的查閱服務(wù)，就能完成自身的工作任務(wù)。這樣的觀點(diǎn)是片面化的，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的價(jià)值，不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。并且從事該項(xiàng)工作的人員也不會(huì)取得重大的成就，受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。并且部分單位將工作重點(diǎn)放到了業(yè)務(wù)上，相關(guān)高層人員只知道檔案管理的大概情況，缺少對(duì)其實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容的了解，導(dǎo)致相關(guān)工作人員不能端正自己的工作態(tài)度，管理質(zhì)量難以提升[2]。

（二）缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位人事檔案主要有紙質(zhì)資料和電子檔案資料這兩種形式的呈現(xiàn)。但在很多事業(yè)單位中，仍然采用傳統(tǒng)的硬件設(shè)施，缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施，沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案錄用電子設(shè)備，掃描儀和網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)設(shè)備也不齊全，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員不夠穩(wěn)定，經(jīng)常發(fā)生人員流動(dòng)，并且已經(jīng)呈現(xiàn)老齡化的趨勢(shì)，很多人員不能適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。（三）管理制度不健全現(xiàn)階段，事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，管理制度不夠健全，缺少明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的質(zhì)量。各個(gè)部門(mén)之間各有其檔案標(biāo)準(zhǔn)，缺少溝通合作，沒(méi)有統(tǒng)一對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析，制定相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加大了人事檔案管理工作的難度，不能實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的共享，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

（四）人事檔案記錄不夠全面

在個(gè)別單位進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，存在記錄不夠全面的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案殘缺，影響其使用，也不利于管理工作的開(kāi)展。同時(shí)，一些管理人員工作態(tài)度不夠認(rèn)真，在錄入檔案時(shí)，錄入一些虛假資料信息，導(dǎo)致人事檔案失真，影響管理和考核等工作的開(kāi)展[3]。并且在更新檔案信息時(shí)，沒(méi)有記錄最新的資料，還需要進(jìn)一步完善。

（五）信息化管理水平較低

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，在對(duì)相應(yīng)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，往往采用紙質(zhì)的形式，不僅不能保障檔案資料的安全，影響其使用效率，也在一定程度上阻礙了其管理信息化的發(fā)展。一些事業(yè)單位雖然引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，卻并沒(méi)有將信息化管理落實(shí)，仍然存在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的現(xiàn)象。使用紙質(zhì)化的記錄方式對(duì)員工信息進(jìn)行記錄，這樣在查閱相應(yīng)資料時(shí)，需要分別從管理系統(tǒng)和紙質(zhì)文件中進(jìn)行查找，不僅加大了工作難度，也難以保障工作質(zhì)量。

（六）工作人員專(zhuān)業(yè)性有待提升

人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)直接影響著實(shí)際管理效果，主要由于該項(xiàng)工作涉及的內(nèi)容比較全面。但一些事業(yè)單位的人事檔案工作經(jīng)常是由其他崗位的人員兼職，而不是專(zhuān)職人員。這些兼職人員還需要完成其他的工作任務(wù)，不能將所有時(shí)間放到檔案管理工作上，并且本身也不是相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，難以保障管理效果。并且一些事業(yè)單位不能對(duì)人員進(jìn)行合理調(diào)配，使得檔案管理人員頻繁發(fā)生流動(dòng)，降低了檔案管理質(zhì)量。將負(fù)責(zé)檔案管理的人員調(diào)離，新的職員還需要一段時(shí)間適應(yīng)工作崗位，這樣必然會(huì)對(duì)管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。另外，由于事業(yè)單位沒(méi)有給予這些人員合理的晉升渠道，相關(guān)激勵(lì)措施也不充足，導(dǎo)致一些檔案管理人員不能認(rèn)真對(duì)待自身工作，不利于管理水平的提升。

四、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的多元路徑

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視

事業(yè)單位的高層人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)發(fā)展的積極影響，加強(qiáng)對(duì)其重要性的宣傳，幫助所有工作人員正確認(rèn)識(shí)該項(xiàng)工作，轉(zhuǎn)變落后思想，并將相關(guān)工作落實(shí)到日常工作內(nèi)容中，在適當(dāng)優(yōu)化的基礎(chǔ)上，加大管理力度，為單位的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。相關(guān)決策人員應(yīng)加大資金投入，對(duì)于表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)員工的工作熱情，提高管理效率。同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性，端正工作態(tài)度，提高管理質(zhì)量。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施

只有具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，事業(yè)單位才能推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。因此，事業(yè)單位要根據(jù)人事檔案工作的實(shí)際需求，加大資金投入，購(gòu)進(jìn)相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)和掃描儀等。在這個(gè)過(guò)程中，還需建立信息化管理系統(tǒng)，增強(qiáng)人事檔案管理工作的統(tǒng)一性，并加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，安排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并將檔案單獨(dú)進(jìn)行儲(chǔ)存，采用電子檔案的形式，提高管理效率，也能實(shí)現(xiàn)信息共享。在信息化時(shí)代下，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展，就要緊跟時(shí)代趨勢(shì)，重視人事檔案的電子化，完善基礎(chǔ)設(shè)施，降低檔案管理人員的工作壓力，也能節(jié)省人工成本，提高管理效率和質(zhì)量[4]。另外，在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的過(guò)程中，也不能忽視安全防護(hù)工作，以免出現(xiàn)信息泄露的情況，造成不良影響。同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)在提升自身工作能力的基礎(chǔ)上，不斷強(qiáng)化信息化意識(shí)，能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，提高整體信息化管理水平，進(jìn)而保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（三）健全管理制度

在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和綜合性，需要多個(gè)部門(mén)合作，才能提高檔案管理質(zhì)量。在實(shí)際操作的過(guò)程中，一般采用分工協(xié)作的方式，合理對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和處理。所以要健全管理制度，對(duì)相關(guān)人員職責(zé)進(jìn)行劃分，保障分工的科學(xué)性，形成檔案的系統(tǒng)化管理，完善管理網(wǎng)絡(luò)。在這個(gè)過(guò)程中，事業(yè)單位也需要基于效率提升原則，合理對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化[5]。另外，為了避免人員流動(dòng)影響管理工作，降低人事檔案管理效率，需要將人事檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，形成社會(huì)化的管理模式，集中管理人事檔案，避免資源浪費(fèi)。所以事業(yè)單位應(yīng)積極健全管理制度，提高人事檔案管理質(zhì)量，為相關(guān)運(yùn)營(yíng)決策工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。

（四）保障檔案管理的全面性

在實(shí)際開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，主要的工作內(nèi)容就是有效保存人才的基本信息，并將其作為后續(xù)相應(yīng)工作的開(kāi)展的依據(jù)。所以必須保障檔案信息的全面性和真實(shí)性，才能真正發(fā)揮管理的價(jià)值。相關(guān)檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)，要具有高度責(zé)任意識(shí)，掌握人員的相關(guān)信息，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理，確保信息的真實(shí)性和有效性，杜絕出現(xiàn)檔案造假的情況。另外，相關(guān)管理人員要全面掌握員工信息，完善相關(guān)資料，這樣才能提升檔案的實(shí)際使用效果，確保考核和評(píng)職稱(chēng)等工作的合理進(jìn)行。

（五）促進(jìn)管理信息化發(fā)展

現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。所以事業(yè)單位人事檔案管理工作也要積極使用信息技術(shù)手段，建立信息化管理系統(tǒng)，并有效落實(shí)信息化管理。通過(guò)這樣的方式，能夠直接對(duì)所需資料進(jìn)行提取，大幅提升工作效率，也能保障檔案管理質(zhì)量。但要注意避免出現(xiàn)形式化管理，確保相應(yīng)管理措施的有效落實(shí)，并做好信息保密工作，保障電子檔案資料的安全。同時(shí)，事業(yè)單位要加強(qiáng)向其他先進(jìn)單位的學(xué)習(xí)，引進(jìn)新型信息技術(shù)管理理念，積極培養(yǎng)技術(shù)型人才，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，提升整體管理質(zhì)量，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。

（六）提升工作人員的專(zhuān)業(yè)性

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理崗位的標(biāo)準(zhǔn)化要求，在引進(jìn)人才的過(guò)程中，保障其公開(kāi)性和公平性，杜絕任何不正當(dāng)手段，確保每一個(gè)職員都符合崗位標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，或者組織相應(yīng)的知識(shí)講座，提高人員的專(zhuān)業(yè)能力，確保其掌握過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提升。同時(shí)，人事檔案管理人員還需積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，事業(yè)單位可以邀請(qǐng)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)舉辦講座，分享相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而培養(yǎng)管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。并且聘請(qǐng)專(zhuān)家，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，幫助人事檔案管理人員學(xué)會(huì)先進(jìn)的管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式，保障管理效果的優(yōu)化。建立完善的人才激勵(lì)制度，及時(shí)對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情，避免人員頻繁流動(dòng)[6]。另外，在進(jìn)行人事檔案管理人員調(diào)配時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，合理進(jìn)行人員配置，確保相關(guān)人員能夠在崗位上充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。

五、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位要真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，對(duì)于當(dāng)前存在的忽視人事檔案管理，缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，管理制度不健全，檔案記錄不夠全面以及工作人員專(zhuān)業(yè)性有待提升等問(wèn)題，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，完善相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施，健全管理制度，保障檔案記錄的全面性以及提升工作人員的專(zhuān)業(yè)性，加強(qiáng)人才培養(yǎng)等，促進(jìn)人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，進(jìn)而保障事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:黃桂楨 單位:泉州市西北洋滯洪排澇中心