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事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀淺議

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事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀淺議

[摘要]在經(jīng)濟(jì)和科技的推動(dòng)下,事業(yè)單位加快了改革的腳步,其人事檔案管理工作也迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。這是事業(yè)單位管理工作中最重要的工作之一,可以為人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持。因此,事業(yè)單位必須高度重視人事檔案管理工作。本文從人事檔案管理的內(nèi)涵著手,分析事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀,并提出優(yōu)化其人事檔案管理的多元路徑。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;人事檔案管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化路徑

一、引言

在事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中,人事檔案具有重要作用,可以通過(guò)其了解人才的個(gè)人經(jīng)歷和教育背景等信息,增強(qiáng)人才選拔工作的科學(xué)性和合理性。所以事業(yè)單位需要積極革新人事制度,創(chuàng)新管理理念和管理模式,解決當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題,強(qiáng)化人事檔案管理工作,為事業(yè)單位管理工作的開(kāi)展提供助益。

二、人事檔案管理的內(nèi)涵以及重要性

(一)人事檔案管理的內(nèi)涵

人事檔案是指記錄個(gè)人主要情況的材料,如教育背景、政治面貌以及工作經(jīng)驗(yàn)等,其是工作調(diào)整的主要依據(jù),也在職稱(chēng)申報(bào)中起著重要的參考作用。人事檔案具有較強(qiáng)的法律效力,具有真實(shí)性和機(jī)密性等特點(diǎn),是重要的歷史材料,在事業(yè)單位的招聘和考核中發(fā)揮著重要作用。人事檔案管理主要包含保管制度和利用制度,前者是指材料的歸檔和保密等制度,后者主要包括借閱手續(xù)和相關(guān)證明手續(xù)。人事檔案管理對(duì)單位人事工作的開(kāi)展具有重要影響,有助于人員考核,以及進(jìn)一步優(yōu)化改進(jìn)管理制度。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),要想充分發(fā)揮人才資源的優(yōu)勢(shì)作用,就要做好人事檔案管理工作,合理對(duì)人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。

(二)人事檔案管理的重要性

一方面可以改善人事結(jié)構(gòu)。在事業(yè)單位人事檔案中,主要包含人員的教育信息、家庭信息和政治面貌等,在招聘人才的過(guò)程中,會(huì)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審核。但為了保障人才招聘的公平,事業(yè)單位還需進(jìn)一步優(yōu)化自身的人事管理結(jié)構(gòu)。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí),通過(guò)利用管理系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的匯總,簡(jiǎn)化管理內(nèi)容。但同時(shí),相關(guān)單位還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)管理工作進(jìn)行合理安排,發(fā)現(xiàn)素質(zhì)較低的人員,嚴(yán)格進(jìn)行懲戒,保障單位內(nèi)部的有序運(yùn)營(yíng)。另一方面,可以增強(qiáng)內(nèi)部管制。當(dāng)前很多事業(yè)單位將財(cái)務(wù)和人事等工作結(jié)合在一起,卻沒(méi)有合理評(píng)估其有效性。如事業(yè)單位人事管理是否具有完整的規(guī)劃,能否實(shí)現(xiàn)其社會(huì)職能[1]。同時(shí),在事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部管理工作時(shí),其中的關(guān)鍵因素是人員,這樣通過(guò)優(yōu)化人事管理制度,可以強(qiáng)化人事管理成效,并通過(guò)增強(qiáng)內(nèi)部管理,調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

(一)忽略人事檔案管理工作

很多人認(rèn)為人事檔案管理工作比較簡(jiǎn)單,只需要保管一些檔案資料,避免其出現(xiàn)損壞或者丟失等意外情況,能夠提供相應(yīng)的查閱服務(wù),就能完成自身的工作任務(wù)。這樣的觀點(diǎn)是片面化的,并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的價(jià)值,不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。并且從事該項(xiàng)工作的人員也不會(huì)取得重大的成就,受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。并且部分單位將工作重點(diǎn)放到了業(yè)務(wù)上,相關(guān)高層人員只知道檔案管理的大概情況,缺少對(duì)其實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容的了解,導(dǎo)致相關(guān)工作人員不能端正自己的工作態(tài)度,管理質(zhì)量難以提升[2]。

(二)缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位人事檔案主要有紙質(zhì)資料和電子檔案資料這兩種形式的呈現(xiàn)。但在很多事業(yè)單位中,仍然采用傳統(tǒng)的硬件設(shè)施,缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施,沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案錄用電子設(shè)備,掃描儀和網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)設(shè)備也不齊全,嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。同時(shí),相關(guān)檔案管理人員不夠穩(wěn)定,經(jīng)常發(fā)生人員流動(dòng),并且已經(jīng)呈現(xiàn)老齡化的趨勢(shì),很多人員不能適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。(三)管理制度不健全現(xiàn)階段,事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中,管理制度不夠健全,缺少明確的管理標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)重影響了人事檔案管理的質(zhì)量。各個(gè)部門(mén)之間各有其檔案標(biāo)準(zhǔn),缺少溝通合作,沒(méi)有統(tǒng)一對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析,制定相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),加大了人事檔案管理工作的難度,不能實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的共享,不利于人事檔案管理工作水平的提升。

(四)人事檔案記錄不夠全面

在個(gè)別單位進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中,存在記錄不夠全面的問(wèn)題,導(dǎo)致檔案殘缺,影響其使用,也不利于管理工作的開(kāi)展。同時(shí),一些管理人員工作態(tài)度不夠認(rèn)真,在錄入檔案時(shí),錄入一些虛假資料信息,導(dǎo)致人事檔案失真,影響管理和考核等工作的開(kāi)展[3]。并且在更新檔案信息時(shí),沒(méi)有記錄最新的資料,還需要進(jìn)一步完善。

(五)信息化管理水平較低

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中,在對(duì)相應(yīng)檔案資料進(jìn)行管理時(shí),往往采用紙質(zhì)的形式,不僅不能保障檔案資料的安全,影響其使用效率,也在一定程度上阻礙了其管理信息化的發(fā)展。一些事業(yè)單位雖然引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng),卻并沒(méi)有將信息化管理落實(shí),仍然存在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的現(xiàn)象。使用紙質(zhì)化的記錄方式對(duì)員工信息進(jìn)行記錄,這樣在查閱相應(yīng)資料時(shí),需要分別從管理系統(tǒng)和紙質(zhì)文件中進(jìn)行查找,不僅加大了工作難度,也難以保障工作質(zhì)量。

(六)工作人員專(zhuān)業(yè)性有待提升

人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)直接影響著實(shí)際管理效果,主要由于該項(xiàng)工作涉及的內(nèi)容比較全面。但一些事業(yè)單位的人事檔案工作經(jīng)常是由其他崗位的人員兼職,而不是專(zhuān)職人員。這些兼職人員還需要完成其他的工作任務(wù),不能將所有時(shí)間放到檔案管理工作上,并且本身也不是相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè),難以保障管理效果。并且一些事業(yè)單位不能對(duì)人員進(jìn)行合理調(diào)配,使得檔案管理人員頻繁發(fā)生流動(dòng),降低了檔案管理質(zhì)量。將負(fù)責(zé)檔案管理的人員調(diào)離,新的職員還需要一段時(shí)間適應(yīng)工作崗位,這樣必然會(huì)對(duì)管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。另外,由于事業(yè)單位沒(méi)有給予這些人員合理的晉升渠道,相關(guān)激勵(lì)措施也不充足,導(dǎo)致一些檔案管理人員不能認(rèn)真對(duì)待自身工作,不利于管理水平的提升。

四、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的多元路徑

(一)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視

事業(yè)單位的高層人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)發(fā)展的積極影響,加強(qiáng)對(duì)其重要性的宣傳,幫助所有工作人員正確認(rèn)識(shí)該項(xiàng)工作,轉(zhuǎn)變落后思想,并將相關(guān)工作落實(shí)到日常工作內(nèi)容中,在適當(dāng)優(yōu)化的基礎(chǔ)上,加大管理力度,為單位的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。相關(guān)決策人員應(yīng)加大資金投入,對(duì)于表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì),以激發(fā)員工的工作熱情,提高管理效率。同時(shí),相關(guān)檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性,端正工作態(tài)度,提高管理質(zhì)量。

(二)完善基礎(chǔ)設(shè)施

只有具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施,事業(yè)單位才能推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。因此,事業(yè)單位要根據(jù)人事檔案工作的實(shí)際需求,加大資金投入,購(gòu)進(jìn)相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施,如計(jì)算機(jī)和掃描儀等。在這個(gè)過(guò)程中,還需建立信息化管理系統(tǒng),增強(qiáng)人事檔案管理工作的統(tǒng)一性,并加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè),安排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作,并將檔案單獨(dú)進(jìn)行儲(chǔ)存,采用電子檔案的形式,提高管理效率,也能實(shí)現(xiàn)信息共享。在信息化時(shí)代下,對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),要實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展,就要緊跟時(shí)代趨勢(shì),重視人事檔案的電子化,完善基礎(chǔ)設(shè)施,降低檔案管理人員的工作壓力,也能節(jié)省人工成本,提高管理效率和質(zhì)量[4]。另外,在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的過(guò)程中,也不能忽視安全防護(hù)工作,以免出現(xiàn)信息泄露的情況,造成不良影響。同時(shí),相關(guān)檔案管理人員應(yīng)在提升自身工作能力的基礎(chǔ)上,不斷強(qiáng)化信息化意識(shí),能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī),提高整體信息化管理水平,進(jìn)而保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

(三)健全管理制度

在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中,人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和綜合性,需要多個(gè)部門(mén)合作,才能提高檔案管理質(zhì)量。在實(shí)際操作的過(guò)程中,一般采用分工協(xié)作的方式,合理對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和處理。所以要健全管理制度,對(duì)相關(guān)人員職責(zé)進(jìn)行劃分,保障分工的科學(xué)性,形成檔案的系統(tǒng)化管理,完善管理網(wǎng)絡(luò)。在這個(gè)過(guò)程中,事業(yè)單位也需要基于效率提升原則,合理對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化[5]。另外,為了避免人員流動(dòng)影響管理工作,降低人事檔案管理效率,需要將人事檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變,形成社會(huì)化的管理模式,集中管理人事檔案,避免資源浪費(fèi)。所以事業(yè)單位應(yīng)積極健全管理制度,提高人事檔案管理質(zhì)量,為相關(guān)運(yùn)營(yíng)決策工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。

(四)保障檔案管理的全面性

在實(shí)際開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中,主要的工作內(nèi)容就是有效保存人才的基本信息,并將其作為后續(xù)相應(yīng)工作的開(kāi)展的依據(jù)。所以必須保障檔案信息的全面性和真實(shí)性,才能真正發(fā)揮管理的價(jià)值。相關(guān)檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí),要具有高度責(zé)任意識(shí),掌握人員的相關(guān)信息,及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理,確保信息的真實(shí)性和有效性,杜絕出現(xiàn)檔案造假的情況。另外,相關(guān)管理人員要全面掌握員工信息,完善相關(guān)資料,這樣才能提升檔案的實(shí)際使用效果,確保考核和評(píng)職稱(chēng)等工作的合理進(jìn)行。

(五)促進(jìn)管理信息化發(fā)展

現(xiàn)階段,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展,在各個(gè)行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用,具有較強(qiáng)的實(shí)用性。所以事業(yè)單位人事檔案管理工作也要積極使用信息技術(shù)手段,建立信息化管理系統(tǒng),并有效落實(shí)信息化管理。通過(guò)這樣的方式,能夠直接對(duì)所需資料進(jìn)行提取,大幅提升工作效率,也能保障檔案管理質(zhì)量。但要注意避免出現(xiàn)形式化管理,確保相應(yīng)管理措施的有效落實(shí),并做好信息保密工作,保障電子檔案資料的安全。同時(shí),事業(yè)單位要加強(qiáng)向其他先進(jìn)單位的學(xué)習(xí),引進(jìn)新型信息技術(shù)管理理念,積極培養(yǎng)技術(shù)型人才,實(shí)現(xiàn)信息化管理模式,提升整體管理質(zhì)量,為相關(guān)工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。

(六)提升工作人員的專(zhuān)業(yè)性

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理崗位的標(biāo)準(zhǔn)化要求,在引進(jìn)人才的過(guò)程中,保障其公開(kāi)性和公平性,杜絕任何不正當(dāng)手段,確保每一個(gè)職員都符合崗位標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí),事業(yè)單位應(yīng)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng),或者組織相應(yīng)的知識(shí)講座,提高人員的專(zhuān)業(yè)能力,確保其掌握過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能,強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí),促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提升。同時(shí),人事檔案管理人員還需積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),事業(yè)單位可以邀請(qǐng)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)舉辦講座,分享相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),進(jìn)而培養(yǎng)管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。并且聘請(qǐng)專(zhuān)家,引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),幫助人事檔案管理人員學(xué)會(huì)先進(jìn)的管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式,保障管理效果的優(yōu)化。建立完善的人才激勵(lì)制度,及時(shí)對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),激發(fā)員工的工作熱情,避免人員頻繁流動(dòng)[6]。另外,在進(jìn)行人事檔案管理人員調(diào)配時(shí),應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,合理進(jìn)行人員配置,確保相關(guān)人員能夠在崗位上充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。

五、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位要真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性,對(duì)于當(dāng)前存在的忽視人事檔案管理,缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施,管理制度不健全,檔案記錄不夠全面以及工作人員專(zhuān)業(yè)性有待提升等問(wèn)題,需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視,完善相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施,健全管理制度,保障檔案記錄的全面性以及提升工作人員的專(zhuān)業(yè)性,加強(qiáng)人才培養(yǎng)等,促進(jìn)人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升,進(jìn)而保障事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:黃桂楨 單位:泉州市西北洋滯洪排澇中心

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