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為促進本社公文處理工作的規范化、程序化、合理化,進一步提高公文辦理質量和效率,根據《*市行政機關公文處理實施細則》,結合我社工作實際,制定本規定。
一、行文規范
(一)行文應當確有必要,注重效用,力戒形式主義,文牘主義。
(二)行文關系根據隸屬關系和市委、市政府授權的職能范圍確定,一般不得越級請示和報告。市社機關內設機構除辦公室外不得對外正式行文。
(三)“請示”應當一文一事,一般只寫一個主送機關,需同時送其他機關的,應當用抄送形式,但不得抄送其下屬部門?!皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。
(四)除領導直接交辦的事項外,不得以機關名義直接向領導個人報送公文。如直接交辦,應隨文附上領導原批示復印件。
二、收文
(一)簽收和登記。本社收取的公文,一律由辦公室啟封,其他人不得擅自拆封。辦公室收到來文后,負責對符合規定的公文進行分類編號登記。
(二)擬辦和批辦。需辦理的公文由辦公室主任提出擬辦意見,送社領導閱批,并按閱批意見交有關處室辦理;需要兩個以上處室辦理的應當明確主辦處室,緊急公文須單獨送擬、批,并明確辦理時限。
(三)承辦和催辦。承辦處室或個人收到交辦的公文后應及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理,確有困難的,應及時說明。對不屬于本處室職權范圍或者不宜由本處室辦理的,應當及時退回辦公室并說明理由。催辦由社辦公室或承辦處室負責,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
(四)辦結歸檔。需辦理的公文,處理完畢后,經辦處室應在“文件輪閱單”上填明處理結果,送辦公室保存。
三、傳閱
(一)公文傳閱先領導后處室按序、按急進行,由辦公室統一送轉。
(二)公文閱簽應及時,不得滯留、擱置,一般應在兩天內閱畢。因故不能按時閱簽,辦公室應及時收轉,隨后及時送閱。
(三)傳閱過程中社領導有批示的,文書應先送辦公室主任閱知,以便督查,然后告知辦理部門。
(四)傳閱過程要做到安全、保密,并做好傳閱記錄,隨時掌握文件去向。文件一旦失蹤,應及時追查。
四、擬稿
文件的起草,按職能由有關處室分別承辦。
(一)擬制公文須經領導授意或職能處室根據需要草擬。
(二)擬制公文應符合黨和國家的方針、政策、法律、法
令和有關上級機關的規定,符合行文規范與格式要求。
(三)擬制公文要做到材料確實,觀點明確、結構清晰,
力求文字精煉、篇幅簡短。
五、審核和簽發
(一)各處室草擬的文稿,先由處室負責人初審:其內容是否合理、準確,字詞、表達是否規范,附件材料是否齊全等;涉及其他處室的內容,經辦處室應主動征求意見,辦理會簽手續。
(二)文稿初審后,須經辦公室審核把關,其重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規范和格式要求,對于需要修改、謄清的文件,需退回經辦處室辦理。經辦公室審核后的公文,送社領導審定簽發。
(三)黨委文件,如經黨委會討論通過的,由辦公室主任審核后,送黨委書記簽發。未經有關會議討論的,辦公室審核后,分送黨委成員審閱或黨委分管領導審閱,再由書記簽發。
(四)市總社文件,由辦公室審核后,送分管副主任審閱,再由主任簽發。
(五)各處室凡以市社名義上報、下發及外送的所有材料必須經辦公室審核。
(六)文件的審核和簽發堅持由辦公室統一處理的原則。無緊急情況,各處室不直接報送社領導閱批。社領導一般不直接接受、閱批和簽發未經辦公室審核的文稿。
(七)辦公室文件、辦公室函、信息交流由辦公室主任簽發。
六、印發
(一)公文經簽發后,由辦公室負責編號、打印,送擬稿人校對,裝訂、蓋章。
(二)文件蓋章前,辦公室應進行復核,重點是:審核、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范。
(三)文件蓋章后,由辦公室統一寄發,經辦處室需要專人送發的,應辦理登記手續。
七、歸檔
(一)檔案人員要主動做好文件資料的收集、催交工作。各處室要增強檔案意識,凡有保存價值的文件資料,應及時移交檔案員。
(二)歸檔范圍內的公文,應根據檔案管理規范進行整理、立卷,保持歸檔公文的齊全、完好。檔案員對保存文件每年年終要作一次清理。
(三)文件存檔后,各處室、單位如需查閱,須在檔案室閱讀,必須借閱、復印的,要辦理有關手續。
(四)歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照規定定期移交檔案部門。
八、附則
(一)本規定末盡條款,均按《*市行政機關公文處理實施細則》執行。
(二)本規定自二○○*年十一月一日起實施。