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社區檔案管理經驗交流

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社區檔案管理經驗交流

檔案是工作和管理、服務活動中的歷史記錄,也是各項事業順利開展的重要信息資源。為更好的開展檔案工作,確定以**社區檔案管理的示范點,以點帶面取得了明顯的效果。通過街居檔案的建立健全和規范管理,我們做到了“底子清,情況明”,提高了檔案工作透明度和時效性,積累了豐富的工作經驗,為街道社區各項工作良性開展奠定了堅實的基礎。

我們的主要做法是:

一、加強學習,提升素質,實現檔案管理人員專業化。

為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平,我們選用檔案管理人員時,有意識選擇具有較高政治素質、原則性強、作風正派、吃苦耐勞,服務意識強的同志擔任此項工作。為使從事檔案人員具有較強的業務能力,能夠掌握現代化的管理技術和方法,街道舉辦相關的檔案培訓班和電腦培訓班,對各社區檔案工作人員進行培訓。為能適應不斷發展的檔案工作,為各社區征訂《檔案》等業務雜志,購買了檔案管理方面的工具書,加強了檔案工作的學習力度,使檔案工作有序開展,為街道的各項工作順利開展提供了有利條件,使街道檔案管理工作邁上新臺階奠定了堅實的基礎。

二、立足服務,創新載體,突出檔案動態管理。

街道社區在開展各項信息調查過程中,超前規劃,對調查到的各類信息隨時錄入微機,及時更新檔案,保證方便管理和快捷利用。這里以**社區低保檔案為例:按照民政部門“低保檔案”分類管理的要求,將保障對象和補助金額情況分為四類,按類管理。低保工作顯著特點是保障對象家庭收入情況隨時會發生變化,檔案就要隨之變化,因此,“低保檔案”始終處于調整、變化、補充的動態管理中。為方便管理,我們采用低保編號作為檔案管理的標識號,用顏色標識作為類別號進行規范。這樣做,不論保障對象在年內、季度內或月內低保金如何變化,即保障類別如何變化,都能保證低保對象每人的檔案材料始終固定在一個檔案盒內。對于一段時期內保障金額發生變化的,只需調整本人檔案盒脊上用顏色標識的類別號即可。

各類信息檔案實行動態管理后,對相關工作的復核、匯報也提供了重要依據,通過查閱檔案,可以快捷的確定重點,完成工作。不僅縮短了時限,節省了物力和人力,而且提高了工作效率。

三、整合資源,超前規劃,實現檔案管理規范化。

近年來,我們依照《檔案法》《檔案法實施辦法》和《**省檔案管理條例》等法律、法規,不斷強化機關檔案工作,加大社區居委會、街道各辦(所)檔案業務指導和監督力度,開展文書立卷“當年清”工作,對上年度形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時,我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理,從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。街道結合實際,制定了《街道社區檔案管理制度》,指定專人負責管理,做到隨辦隨歸,開口管理。制度管理上做到了嚴格管理,規范使用,保證了檔案管理工作的正常運轉。街道對各類檔案的建立,堅持“四個統一”,即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案柜。為了依法、規范、有序地整合檔案資源建設,對檔案的收集,街道確定專人嚴格按照業務規范標準進行核查把關,凡不符合規定要求的檔案一律不得歸檔,并按規范標準進行重新整理;凡符合規范標準歸檔的檔案,按檔案類別規范標準注冊、編目,及時入庫上架。

檔案的規范管理,提高了檔案管理質量。街道社區對所有的信息檔案經整理后,以電子文檔的形式歸檔,極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在調檔、更新、歸檔過程中,都使用計算機查詢,按照提示信息查閱,工作效率明顯提高,使街道的檔案工作逐步走向了規范化、科學化、現代化的管理軌道。

四、下一步工作

1、加大檔案管理人員培訓力度,提高檔案管理人員的業務素質。今年,街道社區要進一步加強檔案管理工作人員隊伍建設,加強檔案工作人員業務能力,強化學習意識、服務意識、創新意識和奉獻意識,為提高檔案管理水平奠定基礎。

2、建立健全檔案電子備案制度,實現檔案管理現代化管理。隨著時代的發展,社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現代化管理,有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入,做好各項基礎工作,加強檔案的規范化管理,不斷提高檔案管理的現代化水平,充分發揮檔案的作用,推動街道社區又好又快發展。

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