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檔案局資源管理調(diào)研報(bào)告

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按照慶檔發(fā)[20*]4號(hào)文件要求,為了更好地落實(shí)20*年檔案行政執(zhí)法責(zé)任制目標(biāo),進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源建設(shè),切實(shí)改進(jìn)和提高民生檔案工作水平,使檔案事業(yè)在服務(wù)民生、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社人和諧方面發(fā)揮更為積極作用,區(qū)檔案局經(jīng)會(huì)議討論決定,在今年上半年,圍繞“檔案資源建設(shè)”進(jìn)行了深入的調(diào)查研究。通過(guò)廣泛、深入的調(diào)查研究,全面了解和掌握了我區(qū)檔案資源建設(shè)的基本情況,現(xiàn)將具體情況匯報(bào)如下:

一、區(qū)檔案館

1、區(qū)檔案館館藏檔案的基本情況。

自1978年建館以來(lái)至現(xiàn)在,檔案的門(mén)類不斷增加,現(xiàn)有文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、城建檔案、死亡干部檔案、地名檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案、審計(jì)檔案、名人檔案、音像檔案、照片檔案、婚姻檔案、商標(biāo)檔案、部分檔案資料等等。現(xiàn)館藏檔案達(dá)*萬(wàn)多卷,利用次數(shù)達(dá)上萬(wàn)次。

2、區(qū)檔案館館藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及利用情況

文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、城建檔案和婚姻檔案是區(qū)檔案局中最重要的檔案。這四種檔案在每年年初進(jìn)行收集上一年辦結(jié)的有價(jià)值的材料,在每年中旬整理歸檔完畢。文書(shū)和會(huì)計(jì)檔案隨著*區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也不斷增加,開(kāi)發(fā)利用的次數(shù)也隨之增長(zhǎng),也意味著人民的檔案意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)。僅20*年收集進(jìn)館的文書(shū)檔案為*件,會(huì)計(jì)檔案1072卷,婚姻檔案713卷。

3、困撓區(qū)檔案資源建設(shè)的原因

多年來(lái),國(guó)家綜合檔案館一直試圖成為特定區(qū)域內(nèi)管理和利用信息中心,但大多數(shù)的綜合檔案館普遍存在著檔案門(mén)類單一、內(nèi)容單一、載體單一和館藏少、文件重復(fù)率高的問(wèn)題,嚴(yán)重制約著綜合檔案館工作的開(kāi)展,創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制更無(wú)從談起。究其原因,主要有以下幾點(diǎn):

一是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作主要是圍繞紙質(zhì)文書(shū)檔案開(kāi)展的,忽視了其它種類和載體的檔案。

二是檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員長(zhǎng)期接觸的是紙質(zhì)文書(shū)檔案,從而對(duì)其它種類和載體的檔案業(yè)務(wù)生疏。

三是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員(包括檔案人員)在日常工作中,普遍存在做好文書(shū)檔案工作就是做好檔案工作的觀念,使其它種類和載體的檔案在形成、收集等環(huán)節(jié)得不到充分重視,致使很難形成其它種類和載體的檔案,在源頭上造成館藏的品種單一。

四是傳統(tǒng)的檔案館工作一直是圍繞著黨政機(jī)關(guān)的需要來(lái)工作,沒(méi)有考慮到社會(huì)普通公眾的需要。

五是檔案資源過(guò)于分散,我區(qū)各級(jí)各類檔案館林立,且彼此間相互獨(dú)立,似乎都有永久保存檔案的同等權(quán)力。但與此同時(shí),*區(qū)檔案館能為社會(huì)直接提供利用的檔案資源又太少,或者說(shuō)這部分資源由于歷史原因過(guò)于分散,沒(méi)有能夠做到集中統(tǒng)一管理,也就無(wú)法充分發(fā)揮檔案資源的作用。

六是檔案編研工作滯后。主要是編研材料內(nèi)容單一,存在著重文書(shū)檔案輕科技檔案的現(xiàn)象。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,檔案門(mén)類載體形式趨向多元化,科技檔案信息的開(kāi)發(fā)與管理性、服務(wù)性的檔案信息開(kāi)發(fā)還存在較大差距,致使科技檔案信息沒(méi)有最大限度地得到開(kāi)發(fā)利用,從而沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的社會(huì)效果和經(jīng)濟(jì)效益。

隨著改革開(kāi)放的深入,黨的中心工作進(jìn)一步轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上來(lái),檔案利用工作出現(xiàn)了新的特點(diǎn),而一大批除文書(shū)以外的技術(shù)檔案、業(yè)務(wù)檔案以及除紙質(zhì)載體以外的其它載體的檔案沒(méi)有接收進(jìn)館,也得不到有效保護(hù),單一館藏檔案又不能滿足現(xiàn)今新時(shí)期社會(huì)各方面的實(shí)際需要。因此,只有徹底改變這一狀況,才能更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

4、進(jìn)一步豐富區(qū)館藏加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的意見(jiàn)和建議

館藏單一問(wèn)題已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”,極大地制約著檔案館功能的發(fā)揮。

一是做好檔案的接收與鑒定工作。不但要接收黨政機(jī)關(guān)形成的文書(shū)檔案、專業(yè)檔案,而且要注重接收一些具有地方特色,對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)有重要利用價(jià)值的檔案,而一些有條件的檔案館,還可以開(kāi)展對(duì)企業(yè)檔案和個(gè)人檔案的寄存(或代管)業(yè)務(wù);不但要接收紙質(zhì)檔案,還要注意接收其它載體檔案,例如,聲像檔案、電子文件檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案等。另外,還應(yīng)做好檔案的征集工作,接受移交、捐贈(zèng)、寄存具有珍貴價(jià)值的私人、名人等檔案。在檔案接收的同時(shí),一方面對(duì)新接收的檔案要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),另一方面要對(duì)失去保存利用價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定,不僅要豐富館藏,更要優(yōu)化館藏。

二是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案館的觀念,由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變,由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。增強(qiáng)檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的意識(shí),樹(shù)立起公共檔案館的觀念,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),最大限度地為社會(huì)提供服務(wù),不斷拓寬服務(wù)渠道,改進(jìn)服務(wù)方式,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。

三是要轉(zhuǎn)變工作重點(diǎn),由單一功能向多功能轉(zhuǎn)變。要從過(guò)去只重視黨政機(jī)關(guān)的檔案保管的做法轉(zhuǎn)到面向經(jīng)濟(jì),面向社會(huì)利用需要。

四是加強(qiáng)檔案宣傳、培訓(xùn),檔案館藏來(lái)源于各基層單位,大力宣傳、嚴(yán)格貫徹《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),加強(qiáng)檔案基層工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),確保各基層單位的檔案工作沿著規(guī)范化、法制化的方向發(fā)展,最終才能保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量,為豐富館藏打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

五是將城建、土地、房產(chǎn)、交通等經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展檔案集中統(tǒng)一管理,檔案部門(mén)有得天獨(dú)厚的專業(yè)優(yōu)勢(shì),其他任何部門(mén)都不能替代。因此,必須強(qiáng)化檔案部門(mén)的主體地位,強(qiáng)化檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理檔案資源的職能,要打破行業(yè)、部門(mén)、單位所有制的限制,將分散的檔案資源有機(jī)地整合起來(lái),開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益。

六是加大檔案部門(mén)的參與度,知曉度。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案的基本情況

*區(qū)有*個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn),每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都有獨(dú)立的檔案室,都晉升為省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

老山頭鄉(xiāng)館藏檔案2803卷,其中:文書(shū)檔案1011卷,憑證334卷,會(huì)計(jì)帳薄512卷,土地檔案61卷,創(chuàng)衛(wèi)檔案16卷,其它869卷,檔案利用率達(dá)*。

*鎮(zhèn)館藏檔案1455卷,其中:文書(shū)檔案882卷,會(huì)計(jì)檔案418卷,專業(yè)戶檔案13卷,音像榮譽(yù)檔案等132卷,檔案利用率達(dá)*。

林源鎮(zhèn)館藏檔案2117卷,檔案種類有財(cái)會(huì)類,文書(shū)類,照片錄像類,組織類,民生類包括民政部門(mén)管理的低保、救助等檔案200卷,檔案利用率達(dá)*。

太陽(yáng)升鎮(zhèn)館藏檔案9卷,其中:文書(shū)檔案595卷,會(huì)計(jì)檔案554卷,榮譽(yù)檔案*件,其它檔案248卷,檔案利用率達(dá)*。

八井子鄉(xiāng)館藏檔案2638卷,其中:文書(shū)檔案1320卷,會(huì)計(jì)檔案576卷,圖書(shū)238冊(cè),音像檔案53盤(pán),科技檔案230卷,榮譽(yù)類相片278片,其中會(huì)計(jì)檔案和科技檔案利用率較多。

雙榆樹(shù)鄉(xiāng)館藏檔案769卷,其中:文書(shū)檔案303卷,音像檔案35卷,財(cái)會(huì)檔案177卷,榮譽(yù)檔案13卷,民政部門(mén)檔案15卷,其它檔案216卷,檔案利用率達(dá)*。

高臺(tái)子鎮(zhèn)館藏檔案2230卷,其中:文書(shū)檔案1402卷,會(huì)計(jì)檔案824卷,土地檔案4卷,音像檔案199卷,檔案利用率達(dá)*。

祝三鄉(xiāng)館藏檔案1521卷,其中:文書(shū)檔案1019卷,會(huì)計(jì)檔案502卷,其它檔案324卷,檔案利用率達(dá)*。

2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及其利用情況

會(huì)計(jì)檔案,新農(nóng)村建設(shè)檔案,農(nóng)村低保、救助檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏中最重要的最具特色的檔案。

這些是領(lǐng)導(dǎo)及所有干部都非常重視的檔案,收集起來(lái)比較容易,利用率達(dá)*。

3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室歸檔不齊全,檔案種類單一,利用效果低下的原因

一是檔案意識(shí)不強(qiáng)。個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠,加之檔案工作人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度不高,意識(shí)不強(qiáng)嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。

二是檔案設(shè)施、設(shè)備不全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政對(duì)檔案工作投入資金少,檔案裝具陳舊,不夠用,達(dá)不到現(xiàn)代化。

三是檔案宣傳不夠,認(rèn)識(shí)不到位。個(gè)別職能部門(mén)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不夠,造成不及時(shí)將工作中形成的檔案材料送交檔案室,致使檔案流失,歸檔不齊全,檔案種類單一。

四是檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠。大多數(shù)工作人員不知道什么該歸檔,什么不該歸檔,造成一種模糊意識(shí)。

4、確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室滿足新農(nóng)村建設(shè)的需要,更好地服務(wù)民生,使檔案工作跟上新農(nóng)村建設(shè)的步伐的措施

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo),要高度重視,專人負(fù)責(zé)檔案工作,全力解決檔案工作在運(yùn)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題,為檔案工作順利開(kāi)展創(chuàng)造條件。

二是加大資金投入。建議各鄉(xiāng)鎮(zhèn)加大對(duì)檔案硬件的投入,不僅專室專柜,而且管理手段先進(jìn),以此提高利用率。

三是提高檔案素質(zhì)。目前,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作者檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)檔案知識(shí)掌握不多,需要大力提高檔案員業(yè)務(wù)水平。

四是加強(qiáng)指導(dǎo),及時(shí)建檔。要重新認(rèn)識(shí)所有與百姓、與民生攸關(guān)的各種檔案的價(jià)值,指導(dǎo)建檔,確保與民生有關(guān)的文件材料及時(shí)收集歸檔。

五是整合資源。對(duì)分散在各個(gè)辦公室的檔案進(jìn)行整合,為服務(wù)民生準(zhǔn)備充足的檔案資源。

六是組織檔案編研。

國(guó)家發(fā)展靠資源,檔案工作發(fā)展也要靠資源,無(wú)資源即成無(wú)本之木,無(wú)源之水。因此,我們要夯實(shí)檔案工作的基礎(chǔ),就要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。

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