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隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展,歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎,檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理,其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業,這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中,既要注意提供歷史的信息和現時的信息,又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果,為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面,還可以依托現代信息技術和網絡技術,在網上采集與企業業務有關的信息,并進行篩選、匯編,為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業,在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統,實行現代化管理,同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎,借助計算機和網絡技術,從系統論的角度出發,對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理,使之實現系統化和規范化,從而發揮各自以及總體的最大效能,確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面:
(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎,在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中,既加強企業內部文件、檔案工作的一體化,也注重各個不同文件職能機構的業務銜接,從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中,必須要遵循以下原則:全程管理原則,電子文件環境中,文件、檔案界限不再顯而易見,文件和檔案工作人員界限也日趨模糊,文件與檔案工作實行全程管理,將可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原則,前端控制原則是以文件生命周期為基礎,將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中,文件形成是前端,處理、鑒定等是中端,永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合;集成管理原則,集成管理是對管理要素的科學重組,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度,因精密組合而減少疏漏,提高可靠性,增加相關作業密度,減少重復而降低功耗,提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段,就應當樹立檔案管理意識,確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調,使文件、檔案都能發揮最大的效用。
[關鍵詞]企業檔案知識管理管理體制生命周期
一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展,歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎,檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理,其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業,這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中,既要注意提供歷史的信息和現時的信息,又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果,為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面,還可以依托現代信息技術和網絡技術,在網上采集與企業業務有關的信息,并進行篩選、匯編,為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業,在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統,實行現代化管理,同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎,借助計算機和網絡技術,從系統論的角度出發,對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理,使之實現系統化和規范化,從而發揮各自以及總體的最大效能,確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面:
(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎,在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中,既加強企業內部文件、檔案工作的一體化,也注重各個不同文件職能機構的業務銜接,從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中,必須要遵循以下原則:全程管理原則,電子文件環境中,文件、檔案界限不再顯而易見,文件和檔案工作人員界限也日趨模糊,文件與檔案工作實行全程管理,將可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原則,前端控制原則是以文件生命周期為基礎,將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中,文件形成是前端,處理、鑒定等是中端,永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合;集成管理原則,集成管理是對管理要素的科學重組,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度,因精密組合而減少疏漏,提高可靠性,增加相關作業密度,減少重復而降低功耗,提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段,就應當樹立檔案管理意識,確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調,使文件、檔案都能發揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術保障
文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式,更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段,它需要強大的技術支持。首先,數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率,并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次,網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。
參考文獻:
隨著社會主義市場經濟的不斷發展,其對于客戶管理所本身的檔案管理以及體制管理也提出了全新的要求。就現有的客運管理所的實際檔案管理而言,他們往往受到傳統體制管理的束縛以及自身管理觀念的制約,從而使得他們在實際管理中沒有辦法真正實現人事檔案管理的有效性,使得人事檔案管理在實際應用中沒有辦法真正滿足新時期客運管理所的日常管理、運營以及決策,從而制約了其自身的管理有效性。由此,本文結合新時期客運管理所檔案管理的需求以及實際社會發展狀況,提出了合理檔案管理體制與模式構建,更好地服務于現有企業自身的管理與發展。
一、客運管理所人事檔案管理工作問題
目前,我國客運管理所人事檔案管理工作問題頻現,這些問題直接制約了客運管理所自身的發展,對其未來經營、管理以及銷售等都帶來了極大的制約和生存發展。具體而言包括:
1.合作不積極,協同不配合
其主要體現在現有的客運管理所在實際檔案管理過程中缺乏良好的協調,各個管理所內部的部門都建立了相應的獨立的人事檔案管理部門,并且彼此之間缺乏足夠的溝通與交流,導致現有的客運管理所整體的檔案管理效率下降,并且因為各個部門之間都擁有屬于自身的檔案管理人員,直接帶來的是實際的人力資源管理的脫節與沖突。
2. 觀念不先進,效率不明顯
目前客運管理所的檔案管理受制于過去計劃經濟的影響,依然秉持傳統的計劃管理理念與管理方式,他們沒有切實有效的結合自身的實際情況以及社會經濟發展,進行相應的管理方式以及體制的轉變,由此使得其自身的人事檔案管理部門的工作效率較低,沒有較好的滿足現代企業的實際管理需求。
3.定位不明確,服務不到位
客運管理所其本身沒有充分認識到自身的定位,沒有意識到自己的社會責任,他們的服務方式以及定位尚停留在傳統的計劃經濟時代,缺乏足夠的服務意識,無法結合現有的企業人力資源管理需求,實現有效的“保管員”的角色的意識形成,從而在一定程度上影響了企業人事檔案管理的工作質量。
4.結構不合理,素質跟不上
客運管理所檔案管理最終是落實在人,因此在管理人才的素質直接決定了管理內容以及管理效率,決定了管理成果。但是,現有的客運管理所,其本身并不重視相關人才的素質建設以及應用,而且管理人才的結構也不合理,無法滿足新時期客運管理的檔案管理需求。
5.制度不完善,收集不齊全
在制度設計上,目前客運管理所本身的人事檔案制度沒有與市場接軌,沒有有效地結合現有企業自身的實際日常管理需求,使得在實際的人才招聘中無法尋找到合適企業發展的人力資源,并且在實際的歸檔、存檔以及整理過程中的檢索與查詢的不完整,導致了無法真正物盡其用,不能真正反映出企業現有的實際人力資源狀況。并且,在管理中由于硬件設備的滯后,更多的是依賴于人工手動的管理,而沒有真正采用現代人力資源管理信息系統,從而制約了實際的人力資源管理效率以及人力資本的收集。
二、建立客運管理所人事檔案管理體制與模式路徑初探
當前的客運管理所人事檔案管理工作的改革必須知識經濟時代為背景、積極拓展管理職能、史新人事檔案管理的觀念,本文著重從客運管理所檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協調分別闡述客運管理所檔案人事管理的新型的體制與模式問題。
1.準確定位
客運管理所必須要明確自己的檔案管理定位,要認清社會發展形勢,依據市場化的發展管理需求,滿足新時期客運管理所人力資源發展需求,明確自己和企業的職能定位。切實有效的利用人事檔案管理,將現有的檔案管理服務于自身企業的發展需求,提升員工之間的流動性以及檔案查詢和記錄效率,對其進行分門別類,能夠有效地體現與反應現有客運管理所實際的人力資源狀態,為企業的發展提供良好的人力資源儲備。
2.多方協調
鑒于現有客戶管理所檔案管理的分散化,小型化,要對內部的各個檔案部門管理進行整合,進行統一化的管理,并且切實有效地協調各個部門之間的溝通以及交流,讓他們可以更好地對現有企業彼此之間的人事狀況進行交流,并且定期展開人事檔案管理的調查。同時,建立企業檔案協會。建立企業人事檔案協會可以發揮較大的作用:其一能及時傳達檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神;其二能加強各企業人事檔案管理部門之間的經驗交流、及時有效地企業檔案工作中的新問題、難問題;其三能匯集檔案管理方而專家加強指導,提高企業人事檔案管理部門人員的理論素養和管理水平,從而推動企業檔案管理工作的開展。
3.依法治檔
進入新世紀以來,我國的企業都在不斷地轉型,從過去的計劃經濟逐步轉變而市場經濟,由此對于企業的檔案管理也提出了新的要求。客運管理所檔案管理必須要結合市場經濟發展需求,依據現有的企業發展需求,逐步實現依法治檔,建立一套良好的管理制度,做到有法可依、有法可查、有法可督,實現現有的客運管理所檔案查詢、管理、采集的流程化。
三、結束語
[關鍵詞] 企業檔案 知識管理 管理體制 生命周期
一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展,歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎,檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式――信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理,其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業,這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中,既要注意提供歷史的信息和現時的信息,又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果,為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面,還可以依托現代信息技術和網絡技術,在網上采集與企業業務有關的信息,并進行篩選、匯編,為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業,在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統,實行現代化管理,同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎,借助計算機和網絡技術,從系統論的角度出發,對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理,使之實現系統化和規范化,從而發揮各自以及總體的最大效能,確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面:
(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎,在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中,既加強企業內部文件、檔案工作的一體化,也注重各個不同文件職能機構的業務銜接,從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中,必須要遵循以下原則:全程管理原則,電子文件環境中,文件、檔案界限不再顯而易見,文件和檔案工作人員界限也日趨模糊,文件與檔案工作實行全程管理,將可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原則,前端控制原則是以文件生命周期為基礎,將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中,文件形成是前端,處理、鑒定等是中端,永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合;集成管理原則,集成管理是對管理要素的科學重組,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度,因精密組合而減少疏漏,提高可靠性,增加相關作業密度,減少重復而降低功耗,提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段,就應當樹立檔案管理意識,確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調,使文件、檔案都能發揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術保障
文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式,更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段,它需要強大的技術支持。首先,數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率,并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次,網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。
參考文獻:
1 制定企業檔案工作制度的意義
建立規范、完善的企業檔案工作制度有利于更好地引導企業檔案工作走向良性循環,最大限度地為企業節省時間、人力和信息成本,它在促進檔案事業發展、完善檔案管理理論、提高企業管理效率、加快信息資源利用等方面都具有重大的理論和現實意義。
1.有利于促進國家檔案事業的發展
企業檔案工作制度的建立需要檔案行政管理部門的指導,在進行指導和相互交流的過程中,檔案行政管理部門可以更好地了解企業檔案工作的運行、管理模式,有利于其在今后的檔案工作管理過程中更加準確地找到自己的角色定位,明確其指導、監督和服務的職能。同時,企業檔案工作制度的建立,也可以為檔案行政管理部門制定與現代企業發展要求相適應的檔案管理制度提供參考,進而更好地推動國家檔案事業的發展。
2.有利于促進和深化企業檔案管理理論與實踐研究
企業檔案工作制度的制定涉及企業文化、管理理念、工作方式、業務流程等多個方面的內容,涵蓋了企業檔案管理工作的一系列理論與實踐。企業檔案工作制度的建立,其過程帶有很強的綜合性,它實際上就是促進企業檔案管理理論研究與實踐工作不斷耦合、適應的過程。因此,建立和完善企業檔案工作制度,有利于促進和深化我國企業檔案管理理論與實踐的研究。
3.有利于保證企業檔案工作與企業的同步發展
現代市場經濟的競爭激烈,在企業檔案工作中,動力不足、約束力不強等現象具有相當的普遍性,導致企業檔案工作明顯滯后于企業的同步發展,我們迫切需要在總結傳統企業檔案工作經驗的基礎上,結合企業自身發展的實際狀況,建立一套切實可行的企業檔案工作機制,使企業檔案工作在企業中得到切實有效的貫徹執行,從而保證企業檔案工作與企業的同步發展。
2 企業檔案工作制度的制定要求
不同類型、不同規模的企業對檔案工作制度有著不同的要求,但不管要求如何變化,關鍵還是要符合企業檔案工作的規律和發展需求,更好地促進企業檔案工作的發展。在制定企業檔案工作制度時,需考慮以下要求:
1.符合國家檔案法律法規的規定
由于企業產權變更等多種因素的影響,國家及其各級檔案行政管理部門為企業檔案工作的開展創造了十分寬松的外部環境,使得企業在檔案管理工作中具有很強的自主權,但自主并非任意化,企業不能認為檔案是其在生產、經營、管理活動中產生的,就可以任意處置,其檔案工作必須在國家檔案法律法規規定的范圍內進行。因此,企業檔案工作制度的制定必須要符合國家檔案法律法規的規定。
2.適應企業的發展需求
企業檔案作為企業在生產、經營、管理活動中形成的第一手資料,對企業的日常管理工作和領導決策具有重要的信息參考價值。因此,企業檔案部門在制定檔案工作制度時立意要更加高遠,要切實考慮企業的發展需求,將管理重心放在有關資產、產權、收益分配、客戶、合同等企業核心檔案上,要根據企業的類型和特點做好檔案編研工作。
3.尊重企業檔案工作的規律
企業檔案管理部門在制定企業檔案工作制度時要充分尊重企業檔案管理的個性化需求。這就要求其制度的制定要遵循企業檔案工作的經濟規律和價值規律,并與企業的總體發展水平相適應。企業檔案工作制度的制定首先要尊重經濟規律,堅持在市場的運行機制中接受檢驗,并不斷得到發展和完善。其次,企業檔案工作的制定要尊重價值規律。
3 企業檔案工作的制度建設措施
企業在進行檔案工作制度建設時應充分考慮到本企業的行業性質、規模、發展水平、企業文化等各種因素的影響,從本企業的實際狀況和發展需求出發,真正做到為企業的生產、經營和管理活動服務。
1.根據調研結果確定制度建設的范圍
企業檔案工作制度建設要與企業的總體發展水平相協調,這是滿足建設要求的基本準則。因此,在進行檔案工作制度建設之前,首先應了解企業的發展水平和相關需求。這就要求我們要對不同行業性質、規模和發展水平的企業進行調研,分析總結出制約企業檔案工作發展的主要問題,從而確定企業檔案工作制度建設的范圍。
2.學習國家檔案局的有關規定
目前,國家已經制定了《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列的檔案管理法規。企業檔案工作制度的建設可以借鑒和參照目前國家已經出臺的一些政策法規,避免走彎路。
3.向單位同行取經學習
由于企業的發展規模和信息需求各有差異,導致其檔案工作的水平也各有高低。規模較大的企業,其檔案工作制度建設相對比較全面、完善,而中小型企業由于受到各種條件的限制,其檔案工作制度的建設基本沒有開展或還處于初級階段。因此,中小型企業可以通過參觀學習等各種方式向具有典型示范意義的兄弟單位進行學習,從而帶動企業檔案工作制度建設整體水平的提高。
4.研究以往的檔案工作制度
目前我國檔案行政管理部門還沒有出臺專門針對企業的檔案管理制度,為了保證企業檔案工作制度的歷史性與科學性,可以對檔案工作開展較好的示范企業,以及本企業以往的檔案工作制度進行深入研究,從而為目前企業檔案工作制度的建設提供有效的參考借鑒。