給上級領(lǐng)導(dǎo)的感謝信
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給上級領(lǐng)導(dǎo)的感謝信范文第1篇
3月12日下午，一個特殊的包裹被郵遞員送到了71521部隊72分隊一連，署名收件人是連長、指導(dǎo)員。連長打開包裹一看，里面裝著一面鮮紅的錦旗和一封感謝信，錦旗上寫著：贈給71521部隊姚勛同志“勇救落水童彰顯軍民情”，落款是陜西西安市長安區(qū)王莽鄉(xiāng)劉秀村何永永，感謝信上寫到：“尊敬的71521部隊全體官兵你們好：我叫何永永，是陜西省西安市長安區(qū)王莽鄉(xiāng)劉秀村五組的一位村民，首先我代表我們?nèi)覍υ蹅?1521部隊表示感謝，對部隊培養(yǎng)出的優(yōu)秀子弟兵姚勛同志表示最衷心的感謝……”看完錦旗和感謝信，黃呂彬連長心里是既“氣憤”又興奮，氣憤的是姚勛休假歸隊已有一個多星期，救人的事竟然一直沒向他報告，也沒聽別人提起過；興奮的是如今這錦旗和感謝信都寄到連隊來了，好事肯定在千里之外的姚勛家鄉(xiāng)傳開了，看他還能瞞得住！黃連長在心里嘀咕著：“這小子好樣的。”隨即他便讓通信員喊來了姚勛。
黃連長假裝氣憤地問姚勛：“救人這事你怎么不給我報告？休假期間還干了些什么？你給我老老實實的一一交代，要不你這班長從明天起就別干了！”姚勛趕忙上前賠著笑臉說：“連長你先別生氣，本來打算給您報告呢，又一想救完人我就走了，沒人認(rèn)識我，況且危急關(guān)頭挺身而出拯救人民群眾的生命和財產(chǎn)這是我們軍人的職責(zé)所在，換了誰都會這么做，所以才沒給您報告，我錯了連長，我接受您的批評，以后堅決改正，及時給您匯報！”黃連長聽了這番話，高興地拍拍姚勛的肩膀說：“好樣的，你不僅給我們長了臉，更給連隊添了光，今天不僅不批評你，還要在全連官兵面前好好表揚你。”隨即黃連長集合全連舉行了對姚勛授錦旗的儀式，并隆重地將姚勛在休假期間勇救落水兒童不留名的好事向連隊官兵進行了通報表揚。
一份感人的事跡這才被原原本本地“揪”了出來。事情經(jīng)過是這樣的：2013年2月12日（農(nóng)歷正月初三），正在陜西老家休假的姚勛去舅舅家走親戚，下午16時左右，正要從舅舅家回家的姚勛在路過村邊小河的時候，突然聽到有小孩的哭聲，他聞聲望去，在冰冷湍急的河水中有一個大概不到3歲的小女孩被水流沖著往下游流走，危急關(guān)頭，姚勛一個箭步飛跑過去，縱身跳入刺骨的冰河中一把抓住小女孩，雙手緊緊地將小女孩抱在懷里。此時姚勛駐足一看，頓時嚇出了一身冷汗，再往河的下游一米多就是一個一兩米深的水坑，要是再晚一會，后果不堪設(shè)想。此時，驚恐萬分的小女孩，緊緊地抱著他的脖子喊著：“我要媽媽！我要媽媽！”并不停地瑟瑟發(fā)抖，哭個不停。姚勛迅速上岸，將自己迷彩服上衣脫下，裹在小女孩身上，這時，有路人看到這情形紛紛過來幫忙，并夸贊姚勛“好樣的！”“真棒！”聞訊趕來的幾名群眾和小女孩的媽媽感動得熱淚盈眶。當(dāng)姚勛將小女孩交到她媽媽手中的時候，小女孩的媽媽深深地給姚勛鞠了一躬，流著眼淚哽咽著連聲說：“謝謝！謝謝恩人！”姚勛趕忙扶起她說：“沒什么！這是我應(yīng)該做的！”全身濕透了的姚勛急忙轉(zhuǎn)身準(zhǔn)備回家，有群眾問他是哪個村的？叫什么名字？姚勛只是笑了笑，沒有回答，只留下了漸漸遠(yuǎn)去的背影。
后來，被救小女孩的家人幾經(jīng)周折多方打聽，得知了姚勛的信息。小女孩的家人每每回想起孩子落水脫險一事就后怕，更加感激姚勛不顧寒冷果斷救人的英勇精神，小女孩的家人多次打電話給姚勛請求到部隊當(dāng)面致謝，都被姚勛婉言謝絕了。小女孩的家人抱著對部隊的崇高敬意和對姚勛的無比感激之情，才把錦旗和感謝信寄到了連隊。這才“揪” 出了姚勛救人不留名的英雄事跡。事跡傳開后，上級領(lǐng)導(dǎo)和戰(zhàn)友們都被姚勛的精神所感動，對姚勛贊不絕口。
給上級領(lǐng)導(dǎo)的感謝信范文第2篇
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；聲像檔案；現(xiàn)象；做法
隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，聲像檔案在醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動中也越來越發(fā)揮重要的作用，管理好醫(yī)院聲像檔案顯得十分重要。
醫(yī)院聲像檔案是指以磁性材料和感光材料為主體，以聲像為主要反映形式，記錄醫(yī)院和個人在各項活動中直接形成的對醫(yī)院有保存價值的照片、唱片、影視片、錄音帶、錄像帶、磁帶等專門載體的歷史記錄，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。聲像檔案是最能直觀、形象、生動地記錄和反映人物音容笑貌以及事件、事物的真情實景。下面，結(jié)合實際，在醫(yī)院聲像檔案管理上，談?wù)劰P者的看法。
一、醫(yī)院聲像檔案管理的現(xiàn)象
隨著社會的發(fā)展和現(xiàn)代辦公條件的改善，醫(yī)院在各類活動中形成了大量的聲像檔案。但長期以來，由于醫(yī)院對聲像檔案材料的收集歸檔工作重視不夠，檔案意識不強，致使醫(yī)院聲像材料普遍存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，許多需要歸檔保存的聲像材料沒有及時移交綜合檔案室統(tǒng)一保存，造成一些重要的聲像檔案散存于各科室和個人。隨著人員變動和科室調(diào)整，有的損毀、流失，有的被個人據(jù)為己有，不僅直接影響了聲像檔案的保管及利用，而且嚴(yán)重影響了不同門類和載體檔案的集中統(tǒng)一管理和綜合開發(fā)利用工作。
二、醫(yī)院聲像檔案管理的做法
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視
做好醫(yī)院聲像檔案管理的前提要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，把聲像檔案管理工作放上重要議事日程，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，配置相應(yīng)設(shè)備和專兼職工作人員，并經(jīng)常進行監(jiān)督檢查，幫助解決工作中的實際問題。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要創(chuàng)造業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會給聲像檔案工作人員，加強專業(yè)學(xué)習(xí)，多途徑提高檔案工作人員素質(zhì)，從而提高醫(yī)院聲像檔案管理水平。
（二）健全規(guī)章制度
根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合醫(yī)院實際，制定切實可行的醫(yī)院聲像檔案管理辦法，建立健全相應(yīng)的管理制度。對產(chǎn)生的聲像材料從收集和歸檔到移交綜合檔案室統(tǒng)一管理、對永久和長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案室移交和對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定等等情況作出規(guī)定，做到有章可循、有法可依，以確保聲像檔案歸檔和管理質(zhì)量。
（三）歸檔范圍
1.公務(wù)活動照片、視頻錄像。包括各類會議、領(lǐng)導(dǎo)考察、外出參觀、接受上級檢查、上級領(lǐng)導(dǎo)及外單位專家到我院活動的照片、視頻錄像和工會、團委組織的職工文體活動等，這些為醫(yī)院聲像檔案中最基本的歸檔內(nèi)容。
2.醫(yī)療業(yè)務(wù)照片、視頻錄像。包括：醫(yī)院醫(yī)療活動、科研、教學(xué)等照片、視頻錄像，主要是專科建設(shè)、“二甲”復(fù)核評審過程、新技術(shù)開展、新項目會、典型病例討論研究會、學(xué)術(shù)交流會等，這些為醫(yī)院聲像檔案中重要的、特色的歸檔內(nèi)容。
3.珍貴歷史照片。指能反映醫(yī)院各個時期的歷史和變遷的照片。
4.其它照片、視頻錄像。包括：醫(yī)院的獎牌、證書、錦旗、感謝信等。
（四）歸檔要求
1.聲像檔案必須收集齊全，規(guī)范整理，由醫(yī)院綜合檔案室實行集中統(tǒng)一管理。
2.凡應(yīng)歸檔的聲像材料，由攝錄人員或承辦科室負(fù)責(zé)收集、整理、編輯，并加以必要的文字說明，及時移交給醫(yī)院綜合檔案室。
3.歸檔照片檔案包括紙質(zhì)照片和電子數(shù)碼照片兩種載體形式，歸檔錄音錄像檔案為音頻文件和視頻文件。數(shù)碼照片須是原版。
4.歸檔的聲像檔案材料必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，醫(yī)院檔案室認(rèn)可運轉(zhuǎn)正常、圖像清晰、聲音清楚，內(nèi)容完整準(zhǔn)確后，方可辦理歸檔手續(xù)。
（五）分類整理
1.醫(yī)院綜合檔案室按照載體、類別、保管期限等要求，做好聲像檔案的分類、排列、編號等整理工作。整理前應(yīng)對聲像材料進行篩選、鑒別，選擇聲音、圖像清晰完整，體現(xiàn)主要內(nèi)容、主要人物、場景特色等因素的聲像材料歸檔。
（1）分類原則：聲像檔案一般按問題（內(nèi)容、事由）進行分類。分類時必須遵循聲像載體材料的自然形成規(guī)律，保持聲像載體之間的有機聯(lián)系，注意其成套性的特點，便于保管和利用。
（2）組卷方法：照片一般按專題、內(nèi)容組卷，同一專題、內(nèi)容照片數(shù)量較多時可組成若干卷；數(shù)量少時可將若干專題、內(nèi)容的照片組成一卷。底片的組卷要與照片相對應(yīng)，并注明參見號。
錄像帶、電影膠片等檔案原則一卷（盒）為一個保管單位。錄音帶、光盤等可由若干（盤）組成一個保管單位。
2.整理方法：聲像檔案應(yīng)加以必要的文字說明，并與檔案載體一同放在聲像檔案保管單位內(nèi)。
照片檔案應(yīng)簡要說明事由、時間、地點、人物、背景、密級、攝影者等。錄像、錄音材料以自然盒（盤）為單位注明錄制科室、地點、時間、內(nèi)容、密級、帶長（時間）、編號等。光盤、軟盤等應(yīng)注明存儲文件的內(nèi)容、運行的軟件、硬件環(huán)境、版本號等。數(shù)碼檔案應(yīng)按事件建立文件夾，存放聯(lián)系密切的數(shù)碼照片。
一個保管單位內(nèi)裝有若干盒（盤）聲像檔案的，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄。聲像檔案應(yīng)裝入具有一定硬度的特制盒套內(nèi)，其封面與一般檔案卷、盒一樣，分別填寫檔號、題號、責(zé)任者（錄制科室或個人）、錄制時間、密級、保管期限。應(yīng)嚴(yán)格按照聲像檔案載體的分類、整理順序編制案卷目錄。
（六）保管要求
1.保存聲像檔案的適宜溫度為：溫度5℃-15℃，相對濕度40%-60%。
2.保存聲像檔案的庫房，應(yīng)能防火、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害氣體。錄音帶、錄像帶均應(yīng)采取豎放方式保存在專用柜內(nèi)。保存錄音帶、錄像帶的地方應(yīng)遠(yuǎn)離變壓器、電動機、無線電裝置等能夠形成磁場的電器設(shè)備。
3.在永久保存的聲像檔案中，以數(shù)字形式存儲的應(yīng)建立備份。具有珍貴價值和歷史意義的數(shù)碼照片，應(yīng)沖冼保存。
錄音帶、錄像帶要做到定期檢查。一般每隔4年重繞一次，每10年復(fù)制一次。如發(fā)現(xiàn)磁帶變形、段裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時進行清洗和技術(shù)處理；照片如發(fā)現(xiàn)有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，應(yīng)及時采取措施加以補救。光盤保存的檔案一般4年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時保留時間不少于4年。
給上級領(lǐng)導(dǎo)的感謝信范文第3篇
3、介紹出現(xiàn)失誤時仍應(yīng)沉著應(yīng)付
4、自我介紹
二、名片設(shè)計與名片接遞方法
1、名片是讓新結(jié)識的朋友記住你的姓名、地址和電話號碼等的一種有效辦法。
2、一張形象、效果俱佳的名片通常包括以下幾項內(nèi)容：
（1）公司標(biāo)志、商標(biāo)或公司的徵記；（2）姓名；（3）職務(wù)；（4）公司名稱；（5）公司地址；（6）電話號碼；（7）傳真號碼；（8）若有必要，也可印上其他辦事處的地址。
3、名片交換時機
（1）當(dāng)你與某人第一次見面時，一般都要贈送一張名片，這是十分得體的禮儀；
（2）在展銷會開始時，銷售經(jīng)理與客戶之間互換名片是一種傳統(tǒng)，表示非正式的業(yè)務(wù)往來已經(jīng)開始；
（3）在賓客較多的場合，一開始就接受名片可幫助你及早了解來客的身份；
（4）去拜訪某人時，如果主人沒有出示名片，客人可在道別前索要；
（5）用餐時不要出示名片，而應(yīng)等到用餐結(jié)束；
（6）有時，如果本人不能親自前往，可以送上名片來“代表”你。
三、掌握正確儀態(tài)
儀態(tài)是人的舉止行為的統(tǒng)稱，也是現(xiàn)代人的職業(yè)文明標(biāo)志，包括：站姿、坐姿、走姿、氣質(zhì)和風(fēng)度等。
1、站姿：最容易表現(xiàn)姿勢特征的是人處于站立時的姿勢。
2、坐姿：是秘書活動中最重要的人體姿勢，是一種靜態(tài)造型，其包容的信息也非常豐富。
四、影響秘書職業(yè)形象的不良習(xí)慣動作。
五、職業(yè)女裝有以下三種基本類型：西服套裙；夾克衫或不成型的上衣；連衣裙或兩件套裙。
六、領(lǐng)帶打法的種類：（1）浪漫結(jié)；（2）溫莎結(jié)；（3）王子結(jié)；（4）四手結(jié)。
七、服飾穿戴選擇的基本原則。
第二節(jié)接待
一、做好接待的準(zhǔn)備工作。
二、接待預(yù)約來訪者的工作程序
（1）以良好的公司形象迎侯來訪者，當(dāng)來訪者走近時，以站立姿態(tài)面帶微笑主動問侯；
（2）了解來訪者約定見面的部門或人員；
（3）如果來訪者是在約定的時間到達(dá)，應(yīng)立即通知被訪者；
（4）如果來訪者比約定的時間來的早，請其入座，款待飲料，遞送書報以排遣時間，或輕松地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時間前5至10分鐘，再執(zhí)行第（3）條；
（5）按照單位要求給來訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來訪者離開前返還賓客卡；
（6）正確引導(dǎo)來訪者至他們要去的部門或者按單位要求安排工作人員陪同前往；
（7）來訪者離開時，應(yīng)禮貌送客，需要時可協(xié)助來訪者預(yù)定出租車。
三、接待未預(yù)約來訪者的工作程序
（1）面帶微笑主動問候來訪者，當(dāng)了解到對方未做預(yù)約時，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù)；
（2）詢問來訪者要訪問的部門工工作人員姓名；
（3）努力為來訪者安排一個盡可能早的預(yù)約時間；
（4）如果來訪者要求當(dāng)天見面，慶設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門或人員，看是否被訪人或其他人員能接見來訪者；
（5）如果當(dāng)天可以接見，按照接待預(yù)約客人的工作程序進行；
（6）如果當(dāng)天確實不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費雙方時間，使自己更被動；
（7）在無法接待來訪者的情況下，應(yīng)主動請來訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人；
（8）再次給來訪者一個預(yù)訂約會的機會，并耐心聽取對方的要求；
（9）在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯(lián)系過程中，為來訪者提供坐椅和飲料等。
四、禮貌送客
（1）主動為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘；
（2）為客人開門；
（3）送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關(guān)上前道別，如送到大門口，要一直等到客人所乘坐的汽車開出視野后再轉(zhuǎn)身回去；
（4）和上司一起送客時，要比上司稍后一步；
（5）馬上整理好會客室，以便迎接下一位客人。
第三節(jié)溝通
一、克服有效傾聽中的障礙
通常在聽的時候無法專心的原因有：
1、語意不清；2、預(yù)期反應(yīng)；3、分散注意力；4、預(yù)先下結(jié)論；5、某些字眼引起反應(yīng)；6、相逃避困難的工作；7、只聽取自己想要的內(nèi)容；8、只重形式而不重內(nèi)容；9、想送另外的問題；10、過分依賴筆記。
二、獲得良好的傾聽效果，聽之前的準(zhǔn)備工作
1、約束自我，傾聽本身是一種勞心勞力的事，一般人者傾向于隨意、懶散，所以傾聽前要對自己有所約束。
2、做好心理準(zhǔn)備，提醒自己一定要專心，并清除頭腦中的雜念。共15頁,當(dāng)前第1頁1
3、讓身體做好傾聽的準(zhǔn)備，不要一副無精打采的樣子。
4、調(diào)整情緒，提醒自己要評判信息而不要想送去批評人。
5、準(zhǔn)備好筆和紙或本子，以便做筆記。
三、如何自信地提出要求
1、提出要求時要有清楚的目標(biāo)并留有余地：要求你所需要的東西；要求本來屬于你的東西；希望對方提供具體幫助；希望對方考慮你的請求。
2、提問要簡潔，中心內(nèi)容要突出，要使對方在最短時間內(nèi)了解你的意圖；兜圈子實際上是對于自己的要求內(nèi)容不夠自信而尋找理由。
3、用果斷和堅決的手勢語協(xié)助表達(dá)要求的堅定性。
四、如何禮貌地拒絕要求
1、禮貌拒絕要求采用委婉的語言和巧妙的方式向?qū)Ψ秸f“不”。
2、禮貌拒絕的前提是避免自責(zé)、擔(dān)心和愧疚感。
3、清楚的表達(dá)拒絕信號不一定使用生硬的語言。
4、禮貌拒絕的技巧：避免使用借口——借口使人感到還有余地可以討價還價；留出時間延期答復(fù)——使人感到是深思熟慮后的拒絕；提出替代方案——滿足對方的補償心理；說明原因獲得理解——使之自動放棄要求。
五、提問的禁忌。
六、與客戶溝通的技能
1、致意
（1）微笑致意；（2）起立致意；（3）舉手致意；（4）點頭致意；（5）欠身致意；（6）脫帽致意。
七、了解客戶需要的方式
訪談：接待客戶時直接詢問了解；電話訪問；客戶座談；走訪客戶。
發(fā)放調(diào)查問卷：制作針對不同客戶的問卷，盡量使客戶易于在最短時間內(nèi)完成；直接表達(dá)最迫切的要求；了解客戶對公司的期望、建議等。
客戶資料查詢：登記在冊客戶資料查詢；為登記客戶相關(guān)資料檢索查詢；網(wǎng)上搜索查詢等。
認(rèn)真傾聽與反饋：有效的傾聽在于聽的全面，理解的準(zhǔn)確。
八、溝通
1、溝通是一種信息交換過程。使人們?yōu)榱思榷繕?biāo)，用一定的符號，把信息、思想和情感在人與人之間進行傳遞的過程。
2、有效溝通的7C原則。
第二章辦公室事務(wù)和管理
第一節(jié)辦公環(huán)境的維護和管理
一、為了維護好安全的工作環(huán)境，每一名秘書都要樹立安全意識，做到：
1、學(xué)法懂法，樹立安全意識，維護公司的利益，保護自己合法的勞動權(quán)
益。
2、上崗前學(xué)習(xí)了解有在安全生產(chǎn)、勞動保護的規(guī)定和本組織的規(guī)章制度，并自覺地遵守執(zhí)行。
3、主動識別工作場所存在的隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)排除。
4、發(fā)現(xiàn)工作場所存在的隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)排除。
5、按照設(shè)備安全操作規(guī)程操作設(shè)備，識別運行中存在的隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除。
6、發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報告，并填寫“設(shè)備故障登記表”。
二、上崗前應(yīng)了解的辦公場所的安全規(guī)定包括：
1、國家或地方有關(guān)安全生產(chǎn)和勞動保護的規(guī)定，如《勞動法》；
2、用人單位制定的安全規(guī)定和環(huán)保規(guī)定，如有關(guān)吸煙場地的規(guī)定；
3、組織所租用的寫字樓、場地等業(yè)主制定的相關(guān)規(guī)定，如寫字樓制定的出現(xiàn)火警情況的疏散程序等。
第二節(jié)日常辦公室事務(wù)
一、收發(fā)（郵件）工作的程序。
二、發(fā)文（郵件）工作的程序。
三、常用的郵件的類型。
四、處理電話留言的一般原則
1、簡潔
2、完整
3、準(zhǔn)確
4、及時送達(dá)留言
五、接電話的方法
1、“響鈴不過三”；2、接電話的問候語；3、如果來電要找的人不在或因開會不能來接電話，秘書可有三種選擇；4、記錄并引用對方的名字；5、接電話的語調(diào)；6、排除干擾；7、做好電話記錄。
六、注意事項
1、接聽電話時應(yīng)使情緒調(diào)整穩(wěn)定后用愉快的聲調(diào)交談；2、接聽電話不可聲音過大、離話筒太近會產(chǎn)生過重氣流聲；3、與工作無關(guān)的來電應(yīng)盡快結(jié)束通話，或告知對方另約時間通電話；4、正與客人交談時接來電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話；5、接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭辨和隨意承諾，而應(yīng)先致歉意然后通過相關(guān)手續(xù)解決問題；6、如果此時不便談話，應(yīng)直言相告，表示稍候再回電話，并說明回電話的準(zhǔn)確時間，決不可失言；7、切忌不可看人行事，只憑對方的身份和地位而決定接或者不接，這是很不恰當(dāng)?shù)男袨椤?/p>
第三節(jié)辦公用品的發(fā)放和管理
一、節(jié)約使用辦公用品的措施。
第四節(jié)辦公效率和時間管理
一、為了有效利用工作時間，秘書應(yīng)該：
1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)；
2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作；
3、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)的有序的一項一項地完成工作任務(wù)。共15頁,當(dāng)前第2頁2
4、巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率；
5、使用辦公輔助手段幫助組織工作；
6、安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益；
7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作；
8、秘書應(yīng)盡量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評估自己利用時間的有效程度。
二、秘書在工作中常處理的簡單事務(wù)性本職工作包括：
1、內(nèi)部會議室的預(yù)定工作。
2、用車預(yù)訂工作，請使用內(nèi)部公用車輛的部門或人填表登記進行預(yù)訂，如果不出現(xiàn)使用時間矛盾，即可安排落實。
3、協(xié)助同事印制名片。
4、協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。
5、協(xié)助組織入口處的出勤登記或打卡工作，這要求秘書應(yīng)提前到崗，并堅守崗位。
6、按照組織要求，保證接待崗位上班時間都要人。
第三章常用事務(wù)文書的擬寫
一、傳真的概念：
傳真是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體通過有線電、無線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳送的一種文書。它的特點一是真實，二是便捷，三是可靠。
二、事項通知
事項通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情況，一般不要求執(zhí)行或辦理。
這類通知的特點是實用性強，時效性短，政策性弱。
三、會議通知
會議通知的寫作。
四、邀請信的概念
邀請信是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體舉辦重要活動，召開重要大會，邀請上級領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位和有關(guān)人士參加所用的信函。
五、邀請信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期
六、感謝信的概念與特點
1、感謝信是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人，對幫助、支持自己工作的單位或個人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本身或受助一方的代表，寫信的目的在于表示不忘對方的關(guān)愛和幫助，肯定對方的事跡和風(fēng)格，表達(dá)自己的感激和謝意。
2、感謝信的第一個特點是：真實性；第二個特點是：感召性。
七、感謝信的結(jié)構(gòu)與注意事項
1、感謝信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期
2、注意事項
（1）敘述事情要真實、具體
在感謝信中，敘述事情務(wù)必真實、具體，不可任意夸大或縮小。時間、地點、單位名稱、個人姓名的表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤。
（2）敘述事實要簡練、精當(dāng)
在感謝信中，敘述事情務(wù)必簡練、精當(dāng)，不要陷于對事情的詳盡描述中而不能自拔。
（3）情真意切
在感謝信中，表達(dá)感激之情是主要內(nèi)容，因此，語言表達(dá)要情真意切。
八、賀信（電）
1、賀信（電）是表示祝賀、贊頌的函電，一般用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、企事業(yè)單位或個人對取得巨大成績、做出卓越貢獻的集體或個人表示祝賀，或者對國際、國內(nèi)發(fā)生的重大喜事，對一些重要會議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信（電）的篇幅一般比較簡短，感情充沛，文字明快。
2、賀信的第一個特點是祝賀性；第二個特點是信電性。
3、賀信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。
九、請柬
1、請柬，也稱請?zhí)Ｋ歉骷墮C關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關(guān)人員參加某項活動而專門制發(fā)的信柬。
2、請柬一般分為封面、封里兩部分，又分橫式、豎式兩種。但無論哪種形式，其內(nèi)容結(jié)構(gòu)都基本相同，即：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。
第四章會議與商務(wù)活動
第一節(jié)會議籌備
一、會議及會議的構(gòu)成要素
會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。會議的要素即會議的組成因素，它可分為基本要素和其他要素兩大類。會議基本要素即所有會議必有的。包括：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程。會議其他要素即可供選擇的、并非為所有會議所共有的要素。包括：名稱、服務(wù)機構(gòu)、秘書機構(gòu)、經(jīng)費、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等。
二、會議的主要種類
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：
按組織類型：可分為內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；
按時間方面的規(guī)定性：可分為定期和不定期兩類；
按出席對象：可分為聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；
按功能性質(zhì)：可分為決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性
、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；
按議題性質(zhì)：可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等；
按照規(guī)模大小：可分為特大型、大型、中型、小型等。共15頁,當(dāng)前第3頁3
按會議采用的方式手段：可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等；
按與會者的國籍及議題的范圍：可分為國內(nèi)會議和國際會議等。
三、公司常見會議的種類。
四、正確制作姓名卡片、會議證件的方法是
1、內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。
2、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。姓名卡片可設(shè)計為紅、藍(lán)、白、黃四種不同的顏色。
3、在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
五、預(yù)訂內(nèi)部會議室的基本方法
1、預(yù)訂會議室要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會期之后，應(yīng)盡早預(yù)訂，以免臨時被動。
2、正式預(yù)訂會議室之后，在使用的前一天，一定要再次落實，以免與其他會議發(fā)生沖突。
3、預(yù)訂和調(diào)配會議室應(yīng)盡量使場地的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。
4、調(diào)配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不要太緊，使人們安心開會，不致出現(xiàn)會議還未結(jié)束就被人請走的麻煩事。
5、負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書，事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。
第二節(jié)會議的善后工作
一、小型內(nèi)部會議文件清退的方法
1、由會議主持人在宣布會議結(jié)束的同時，請與會者將文件放在桌上，由秘書人員統(tǒng)一收集。
2、由秘書人員在會議室門口收集。
3、由秘書人員在單獨向個別已領(lǐng)取文件而未到會的人員收集。
第三節(jié)商務(wù)活動
一、收集對方的相關(guān)資料
秘書人員應(yīng)在會見與會談之前，通過各種渠道了解：
1、對方求見目的。
2、對方的求見對象。
3、對方相關(guān)社會背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等。
4、對方參加會見（會談）的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。
5、主要求見人（對方主談人）的詳細(xì)資料等。
二、通知主方參加會見與會談的人員
1、通知主方接見人
2、通知主方陪同人員
3、通知主談人
4、通知其他會談人員
三、相關(guān)知識
1、會見
會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。
就會見的內(nèi)容而言，有禮節(jié)性的、政治性的、私人事務(wù)性的會見。
2、會談
商務(wù)會談指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強。
四、開放參觀的項目
1、組織的展覽室；
2、生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；
3、廠區(qū)環(huán)境；
4、員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；
5、組織的服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。
五、開放參觀活動的操作流程。
六、秘書在開放參觀活動中的職責(zé)
秘書此時的主要職責(zé)就是做好準(zhǔn)備與接待工作
1、準(zhǔn)備內(nèi)容；
2、為來賓準(zhǔn)備休息服務(wù)處；
3、準(zhǔn)備介紹材料；
4、準(zhǔn)備特殊的參觀用品，如衛(wèi)生服務(wù)、安全帽等；
5、準(zhǔn)備茶水飲料；
6、準(zhǔn)備贈送的禮品和紀(jì)念品。
可組成接待班子，具體負(fù)責(zé)開放參觀事宜。工作中要做到：
1、來賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待；
2、放映視聽資料時認(rèn)真解說；
3、參觀過程中為來賓做向?qū)В?/p>
4、做好招待來賓的餐飲服務(wù)；
5、耐心解答來賓提出的各種問題；
6、做好歡送工作。
第四節(jié)商務(wù)旅行
一、正確選擇旅行社
要想充分利用旅行社為公司服務(wù)，就一定要正確地選擇旅行社。
選擇的主要因素：
1、旅行社有無相關(guān)資質(zhì)；
2、預(yù)訂國內(nèi)/出國機票、酒店的價位；
3、應(yīng)交納旅游質(zhì)量保證金，公章、發(fā)票要齊全；
4、交納旅游保險。
第五章信息與檔案
第一節(jié)信息管理
一、辦公室常備的信息資料有：
1、參考書
2、報紙、期刊
3、統(tǒng)計資料
4、地圖集
5、檔案
6、內(nèi)部文獻
7、人名地址錄
8、有關(guān)政府出版物、法律法規(guī)匯編、政策匯編
9、廣告材料和宣傳品
二、閱讀篩選信息資料的方法。
三、相關(guān)知識共15頁,當(dāng)前第4頁4
1、信息的含義
信息是事物存在方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。
2、信息的特征
（1）客觀性
（2）共享性
（3）開發(fā)性
（4）傳遞性
（5）時效性
（6）存儲性
（7）可塑性
（8）無限性
四、相關(guān)知識
按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，信息可以劃分為多種類別：
1、按信息源的性質(zhì)劃分
信息可分為自然信息和社會信息。
2、按信息的表現(xiàn)形式劃分
信息可分為語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮微信息。
3、按信息內(nèi)容所涉及的社會領(lǐng)域劃分
信息可分為政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。
4、按信息來源方向劃分
信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來自平行單位，縱向信息來自系統(tǒng)單位。
5、按信息穩(wěn)定狀態(tài)劃分
信息可分為靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計資料；動態(tài)信息、如市場信息。
6、按信息在秘書工作中的作用劃分
信息可分為預(yù)測信息、動態(tài)信息、反饋信息。
五、信息觀察法收集方法
1、優(yōu)點
（1）方法簡單、靈活
（2）獲得較為客觀的第一手信息材料
（3）適用于對環(huán)境、人物、事件實際狀況的了解
2、缺點
（1）不易收集到深層次信息
（2）獲得信息量有限
（3）觀察效果受秘書觀察能力的影響
六、問卷法收集信息
由收集者向被收集對象提供問卷（精心設(shè)計的問題及表格）并請其對問卷中的問題作答而收集信息的方法。
1、優(yōu)點
（1）避免主觀偏見，減少人為誤差
（2）節(jié)省時間、人力和經(jīng)費，效率較高
（3）收集的信息客觀、真實
（4）收集的信息便于定量處理和分析
2、缺點
（1）問卷的回收難以保證
（2）問卷的質(zhì)量難以保證
（3）要求被調(diào)查者具有一定文化水平
七、問卷法的步驟
（1）設(shè)計問卷
（2）試用和修改：問卷設(shè)計出來后，可進行小規(guī)模試用，從中發(fā)現(xiàn)問題，進行修改，以保證收集到高質(zhì)量信息。
（3）選定問卷調(diào)查方式
（4）報刊問卷，在報紙和刊物上公布問卷；
（5）郵政問卷，通過郵局把問卷寄出，對方回答完后按指定地址寄回；
（6）發(fā)送問卷，把問卷直接分發(fā)，對方立即填寫，調(diào)查者直接回收問卷。
（7）對信息進行統(tǒng)計分析
八、網(wǎng)絡(luò)法
網(wǎng)絡(luò)主要指以因特網(wǎng)為核心的計算機通信網(wǎng)絡(luò)，它是以資源共享為目的，使用統(tǒng)一的協(xié)議，通過數(shù)據(jù)通信信道將眾多
計算機互聯(lián)而成的系統(tǒng)。
1、優(yōu)點
（1）信息時效性很強
（2）最新信息補充及時
（3）收集信息迅速、廣泛
（4）收集信息不受時間、地域的限制
（5）能收集文字圖表信息和聲像信息
2、缺點
（1）信息來源復(fù)雜，有大量未經(jīng)核實的信息和信息垃圾
（2）需要掌握計算機知識
九、相關(guān)知識
1、秘書收集信息的范圍主要有：
（1）企業(yè)信息
企業(yè)概況、企業(yè)的財務(wù)資產(chǎn)狀況、企業(yè)的信譽與信用等級情況、企業(yè)背景信息、企業(yè)經(jīng)營活動信息
（2）國際市場信息
（3）客戶信息
（4）貿(mào)易信息
（5）國際金融信息
（6）法律政策信息
（7）交際活動信息
2、秘書收集信息的渠道主要有：
（1）大眾傳播媒介渠道
（2）圖書館
（3）數(shù)據(jù)庫
（4）供應(yīng)商和客戶
（5）貿(mào)易交流
（6）信息機構(gòu)渠道
（7）關(guān)系渠道
（8）調(diào)查渠道
3、信息收集的原則
（1）價值原則
（2）時效性原則
（3）層次性原則
（4）針對性原則
（5）全面系統(tǒng)原則
第二節(jié)檔案收集
一、立卷
立卷是將單份文件組合成案卷的工作。
1、立卷歸檔文件范圍
（1）上級來文
（2）本單位形成的各種文件
（3）下級報送的文件
（4）相關(guān)文件
二、檔案收集工作
檔案收集工作是指將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。共15頁,當(dāng)前第5頁5
三、檔案裝訂
修整歸檔文件
（1）修裱破損文件。
（2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。
（3）超大紙張折疊。
四、檔案的概念和特點
1、檔案的概念
檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。
2、檔案的特點
（1）社會性
（2）歷史性
（3）確定性
（4）原始記錄性
3、檔案的作用
（1）行政作用
（2）業(yè)務(wù)作用
（3）文化作用
（4）法律作用
（5）教育作用
四級秘書
第一章商務(wù)溝通
第一節(jié)接待
一、接待規(guī)格
1、高規(guī)格接待
主要陪同人員比主要來賓的職位高的接待。
2、對等接待
主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟＿@是最常用的接待規(guī)格。
3、低規(guī)格接待
主要陪同人員比主要來賓的職位低的接待。
二、接待經(jīng)費列支
1、工作經(jīng)費：租借會議室、打印資料等費用；
2、住宿費；
3、餐飲費；
4、勞務(wù)費：講課、演講、加班等費用；
5、交通費；
6、參觀、游覽、娛樂費用；
7、紀(jì)念品費；
8、宣傳、公關(guān)費用；
9、其他費用。
第二節(jié)溝通
一、橫向溝通概述
橫向溝通一般體現(xiàn)為部門間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強部門間的合作，減少磨擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會議、面談、備忘錄、報告等。
二、橫向溝通中可能遇到的障礙
1、部門“本位主義”和員工短視傾向
2、“一葉障目”，對公司組織結(jié)構(gòu)的偏見
3、性格沖突
4、猜疑、威脅和恐懼
三、橫向溝通策略
針對橫向溝通中出現(xiàn)的問題、存在的障礙，秘書可以通過以下策略消除障礙：
1、選擇針對性的溝通形式
2、樹立“內(nèi)部客戶”的理念
3、耐心傾聽而不是敘述
4、換位思考
四、縱向溝通概述
縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通。縱向溝通中，從上至下進行下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。
下行溝通是管理溝通的主體。
下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會議、傳真、電子信箱等。
上行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：建議系統(tǒng)、申訴和請求程序、員工座談會、離職面談、設(shè)置巡視員等。
五、縱向溝通可能遇到的障礙
1、接收者溝通技能上的障礙
2、溝通各方心理活動引起的障礙
3、不善聆聽
4、草率評判
5、語義表達(dá)和理解方面的歧義
六、縱向溝通策略
下行溝通策略：
1、制定溝通計劃；
2、減少溝通環(huán)節(jié)，提高溝通效率；
3、“去繁從簡”，減輕溝通任務(wù)；
4、言簡意賅，提倡簡約的溝通；
5、啟用反饋，鼓勵接受者對信息進行評價；
6、多介質(zhì)組合，比如，書面形式與電話相結(jié)合。
七、識別沖突發(fā)生的征兆。
八、引發(fā)沖突的潛在原因。
九、沖突處理策略。
第二章辦公室事務(wù)和管理
第一節(jié)辦公環(huán)境的維護和管理
一、信息保密工作
信息保密是所有員工基本的和重要的職責(zé)之一，是保證國家、組織利益的起碼要求。
做好口頭信息的安全
1、員工在崗前培訓(xùn)時即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬；
2、在沒有確認(rèn)電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息；
3、只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報；
4、遵照會議的要求傳達(dá)會議信息。
二、秘書在保密工作中需要注意的幾方面
1、文件保密
2、會議保密
3、科技保密
第二節(jié)日常辦公室事務(wù)
一、編制值班表通常包括的項目。
二、值班表常用在
1、值班室；
2、平日需要有人值班的辦公室；
3、節(jié)假日值班辦公室；共15頁,當(dāng)前第6頁6
4、為某項任務(wù)的值班辦公室。
三、有些大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度，通常包括：
1、信息處理制度；
2、崗位責(zé)任制度
3、保密制度；
4、交接班制度。
四、印章管理的作用。
第三節(jié)辦公用品的發(fā)放和管理
一、辦公設(shè)備及辦公用品接收的程序。
第四節(jié)辦公效率和時間管理
一、時間表的編制方法。
二、從時間上安排區(qū)分時間表為
年度時間表；
季度時間表；
月時間表
周時間表。
第三章常用事務(wù)文書的擬寫
一、簡報的概念與特點
簡報是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動態(tài)”、“簡訊”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。
簡報的特點：其一，是簡；其二，是快；其三，是新；其四，是實。
二、簡報的類型
簡報按照不同劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以分為不同類型。按性質(zhì)分，有綜合簡報和專題簡報；按內(nèi)容，有工作簡報、動態(tài)簡報、會議簡報。
三、會議記錄的概念與特點
會議記錄是開會時當(dāng)場將會議基本情況和會議報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實記錄下來的文書。
會議記錄的特點，其一是真實性；其二是資料性。
四、會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文
+尾部
1、標(biāo)題
（1）會議名稱+文種
（2）文種
2、正文
正文的構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾
五、意向書的概念與特點
意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的意向性文書。
意向書的特點，是一是協(xié)商性；其二是靈活性。
六、訂貨單的概念與特點
訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。訂貨單的特點，其一是協(xié)約性；其二是嚴(yán)肅性。
七、產(chǎn)品說明書的概念與特點
產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。
第四章會議與商務(wù)活動
第一節(jié)會議籌備
一、會議議程和日程
1、會議議程
會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來，會前發(fā)給與會者。
2、會議日程
會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，如有說明可附于表后，會前發(fā)給與會者。
（1）宣布議程
（2）說明人員缺席情況
（3）宣讀并通過上次會議的記錄
（4）財務(wù)主管報告
（5）其他報告
（6）新的議題
（7）有關(guān)人事任命
（8）提名并選舉新的負(fù)責(zé)人
（9）通知有關(guān)事項
（10）宣布休會
二、綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點
1、交通便利；
2、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符；
3、場地要有良好的設(shè)備配置；
4、應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾；
5、選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所；
6、場地租借的成本必須合理。
第二節(jié)會議中的服務(wù)
一、為會議記錄做好準(zhǔn)備工作
1、準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙；
2、準(zhǔn)備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄；
3、要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用；
4、提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者；
5、在利用錄音機的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途故障。
二、會議記錄的內(nèi)容
1、會議描述：包括會議類型、時間、日期、地點。
2、與會者姓名：主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。
3、會議過程：宣讀上次會議記錄、由會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)——決議應(yīng)包括會議上的確切措詞、其他事務(wù)——按在會上進行的順序記錄、下次會議日期。
4、主席、記錄員簽名。
三、會議記錄的要求
1、真實：正式的會議記錄具有法律效力，要確保內(nèi)容的真實可信，準(zhǔn)確無誤，一旦會議主席簽名，全體成員通過則不得再行改動。
2、完整：會議記錄必須體現(xiàn)會議的實際進程，要將所有要點完整地記錄下來，不能遺漏。共15頁,當(dāng)前第7頁7
3、簡潔：會議記錄不同于一份詳細(xì)報告，而是將會議進程以簡明扼要的形式表達(dá)出來。
4、準(zhǔn)確：會議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確無誤，不能含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。
四、會議秘書要積極搞好對外宣傳的工作
1、妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。
2、注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。
3、在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。
4、秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。
5、在會議結(jié)束后，秘書要為召開記者招待會提供必須的信息資料，使會議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。
五、會議保衛(wèi)工作
1、會議安全保衛(wèi)應(yīng)包括與會的重要人員人身的安全保衛(wèi)。
2、會議重要文件的保衛(wèi)。
3、會場和駐地的保衛(wèi)。
4、會議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。
5、與會者私人貴重物品的保衛(wèi)。
第三節(jié)會議的善后工作
第四節(jié)商務(wù)活動
一、常見的開放參觀活動主題。
二、安排開放參觀的內(nèi)容一般包括：
1、情況介紹
2、現(xiàn)場觀摩
3、實物展覽
三、做好解說及接待準(zhǔn)備
1、挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員；
2、制作并寄發(fā)請柬；
3、設(shè)立接待服務(wù)處；
4、準(zhǔn)備特殊的參觀用品；
5、準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品。
四、商務(wù)活動注意事項
1、目的明確
整個開放參觀活動，都要圍繞所確定的主題進行策劃和組織。
2、時機選擇要得當(dāng)
開放參觀活動應(yīng)選擇春末或秋初的時節(jié)，不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節(jié)。最好安排在有紀(jì)念意義的特殊日子。
3、處理好公開與保密的關(guān)系
要過分了參觀路線，選擇好參觀地點，盡量做到既給公眾留下坦誠的印象，又不使組織機密外泄。
4、安排好細(xì)節(jié)問題
對從策劃、組織到結(jié)束的全過程的每一個細(xì)節(jié)都要周密考慮，包括人員的具體安排、生活細(xì)節(jié)安排、資料和紀(jì)念品發(fā)放的安排、接待和陪同的安排等等。
5、精心做好展示工作
包括：場景的布置，物品的陳列，文字說明的準(zhǔn)備，人員的準(zhǔn)備等。
五、宴請程序。
六、宴請的形式
根據(jù)宴請的目的、出席人員的身份和人數(shù)的多少，可將宴請分為：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等
第五節(jié)商務(wù)旅行
一、商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容。
二、一份周密的旅程表主要包括內(nèi)容
1、日期
2、時間
3、地點
4、交通工具
5、具體事項
6、備注
三、秘書在為上司準(zhǔn)備差旅時應(yīng)履行的職責(zé)：
1、準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息；
2、為商務(wù)洽談搜集資料；
3、決定旅行用品；
4、提供行李準(zhǔn)備的信息；
5、安排差旅費；
6、建立自己的旅行—旅館信息資料庫。
四、制定日程安排表的要求。
五、如何撰寫出國申請。
六、出國前的準(zhǔn)備。
七、出入境手續(xù)。
第五章信息與檔案
第一節(jié)信息管理
一、信息分類方法。
二、信息篩選方法。
三、信息校核常用的方法。
四、信息分類
信息分類就是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和其他特征的異同，分門別類地組織起來的一種科學(xué)方法。
五、信息校核范圍
信息核實的范圍包括：信息中需用的事實、觀點、數(shù)據(jù)、圖表、符號，以及時間、地點、人物等。有些信息、數(shù)據(jù)要核對查證，有些信息要試驗、計算，有些信息則要比較，以保證信息的真實、準(zhǔn)確。對有關(guān)政策、法規(guī)、重要計劃、主要數(shù)據(jù)、典型事例的信息，秘書要認(rèn)真查對出處、核實原件，地名、人名、時間、事實、數(shù)據(jù)等要準(zhǔn)確無誤。
六、信息分類要注意的問題
遵循一定原則
1、在分類中注意科學(xué)性、系統(tǒng)性、邏輯性和實用性；
2、要確定分類體系，確定分類層次和各層次的分類標(biāo)準(zhǔn)；
3、要把信息歸入最符合其實際內(nèi)容的類別；
4、子類之間界限要清楚，不互相交叉或包容。
七、信息篩選要注意的問題
1、剔除虛假、過時、重復(fù)雷同、缺
少實際內(nèi)容的信息；
2、注意挑選對工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息；
3、注意挑選帶有傾向性、動向性或突發(fā)性的重要信息；共15頁,當(dāng)前第8頁8
4、分析信息需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息；
5、注意挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務(wù)的信息；
6、堅持信息數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一。
八、信息傳遞的基本形式
信息的傳遞是雙向的，有內(nèi)向傳遞和外向傳遞。信息內(nèi)向傳遞的形式有信件、備忘錄、通知或告示、傳閱單、企業(yè)內(nèi)部刊物等。信息外向傳遞一般通過信件、新聞稿、新聞會、報刊簡短聲明、直接郵件等方式進行。
九、信息傳遞的方法
1、語言傳遞
具體形式有對話、座談、講座、會議、錄音、技術(shù)交流等。
2、文字傳遞
秘書將信息轉(zhuǎn)換成文字、符號、圖像傳遞給信息接受者。企業(yè)文字傳遞信息的主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。
3、電訊傳遞
即利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方式。秘書電訊傳遞的途徑有電話、傳真、電子郵件。
電子郵件是計算機之間發(fā)送信息的系統(tǒng)。信息可以鍵入或掃描錄入，通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送。
優(yōu)點：傳遞信息迅速；可減少用紙及發(fā)送紙面郵件的費用；信息能同時發(fā)送給多個郵箱；能發(fā)送圖表、照片等各種類型信息；使用密碼能維護信息的安全和機密。
缺點：由于發(fā)送信息容易，導(dǎo)致信息量大，易使人們淹沒在電子郵件中；收件人必須有兼容的設(shè)備；有效地發(fā)送電子郵件需計算機培訓(xùn)。
4、可視化輔助物傳遞
可視化輔助物傳遞用來幫助理解工作任務(wù)和信息。可用于消防、安全布告及出口標(biāo)志等。
十、信息傳遞的方向
1、信息的內(nèi)向傳遞是指為了進行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進行信息交流。
2、信息的我向傳遞是指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。
3、信息傳遞必須具備三個要素：信源、信道、信宿。
十一、信息存儲的步驟
信息存儲是一個不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。
1、存放排列：經(jīng)過科學(xué)編碼的信息資料還需有序存放排列。常用的排列方法有：
（1）時序排列法
（2）來源排列法
（3）內(nèi)容排列法
（4）字順排列法
2、信息的保管主要包括：
（1）防損壞，如防火、防潮、防高溫、防蟲害等；
（2）防失密、泄密、盜竊等；
（3）定期或不定期地進行清點，發(fā)現(xiàn)存儲中的問題，提高管理水平；
（4）及時存儲更新，不斷擴充新的信息。
十二、信息存儲
1、手工存儲
2、計算機存儲
隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，秘書可將信息資料制成軟件，存儲在軟盤、光盤或其他電子介質(zhì)中。
優(yōu)點：計算機存儲的信息量大；可以節(jié)省存儲空間；信息容易編輯或更新；保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息，能迅速查找。
缺點：要懂計算機操作；需要昂貴的設(shè)備；信息能被病毒破壞；由于軟件和系統(tǒng)的提高和升級，長期存儲可能成為問題。
3、電子化存儲
這是新的存儲系統(tǒng)領(lǐng)域，稱為電子文檔管理系統(tǒng)。
優(yōu)點：電子化存儲節(jié)省空間；容易制作備份；保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息能直接由用戶從他們的計算機上訪問；查找文件更容易。
缺點：設(shè)備昂貴；查找的質(zhì)量和使用的程度取決于系統(tǒng)初始設(shè)置；要懂操作知識。
4、縮微膠片存儲
縮微膠片是用照像方法記錄保存信息資料。
優(yōu)點：節(jié)省空間；減少對紙面文檔的需求，節(jié)省存儲設(shè)備費用；沒有必要保留書面?zhèn)浞荨?/p>
缺點：照像和閱讀膠片需要昂貴的設(shè)備；縮微膠片需要加標(biāo)簽、制作索引和排序；縮微膠片圖像的質(zhì)量會承時間推移而下降。
十三、信息存儲裝具與設(shè)備。
十四、信息存儲管理系統(tǒng)
1、信息集中管理系統(tǒng)
信息集中管理系統(tǒng)就是將所有類型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企業(yè)中建立一個完整的、標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)，建立高效率的信息服務(wù)體系和案卷借調(diào)系統(tǒng)。
優(yōu)點：便于實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，使用起來具有整體性；能有效利用存儲空間；專人負(fù)責(zé)存儲和檢索，可以減少各部門內(nèi)信息的重復(fù)存儲，保證質(zhì)量；能使用標(biāo)準(zhǔn)化的分類系統(tǒng)，實施有序的存儲檢索。
缺點：具有龐大的分類和編目系統(tǒng)，在歸檔和查閱時會帶來一定的麻煩；利用信息不如在自己辦公室方便；標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系不便于滿足各部門的特殊需求。
2、信息分散管理系統(tǒng)
給上級領(lǐng)導(dǎo)的感謝信范文第4篇
第一章作息時間管理
第 一 條：公司作息時間：
此處省略：每個公司上下班時間可自行做規(guī)定。
第二章考勤管理
第 一 條：職員上班和下班時須各刷卡一次。因故未能正常刷卡的，須申明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報總經(jīng)理辦公室備案，否則，按曠工處理。
第 二 條：請假、外出培訓(xùn)、考察或出差，必須提前填寫《請假審批表》或《出差審批表》，按規(guī)定程序報批并辦妥工作交接手續(xù)，同時交總經(jīng)理辦公室備案后方可離崗。
第 三 條：職員不得要求他人代為刷卡，或替他人刷卡。每發(fā)現(xiàn)一次，對替人刷卡者和要求他人代為刷卡者，各罰款1000元，通報批評，當(dāng)季考核系數(shù)不超過0.8。
第 四 條：公司級會議、培訓(xùn)、集體活動考勤罰則：遲到或早退5分鐘以上、15分鐘以下：遲到者本人及其直接上司分別罰款50元，部門副經(jīng)理以上人員罰款100元；遲到或早退15分鐘以上、2小時以下罰款加倍。
第 五 條：公司規(guī)定，以下情況視為曠工：
（一）無故缺勤兩小時以上，返回公司上班后1個工作日內(nèi)也未補辦請假手續(xù)或補辦手續(xù)未獲批準(zhǔn)；
（二）請假未獲批準(zhǔn)即擅自不上班（包括續(xù)假未獲批準(zhǔn)）視同無故缺勤；
（三）以虛假理由請假獲批準(zhǔn)而不上班的。
第 六 條：公司對于曠工的處理：
（一）曠工期間勞動報酬不予發(fā)放，包括崗位工資和房補以及其他福利待遇。
（二）曠工計算時間為半天，不足半天按半天計。
（三）每曠工半天，自當(dāng)月起降薪0.5級，取消當(dāng)季度的季度獎，年終獎視情節(jié)予以部分或全部扣減。
（四）連續(xù)曠工超過五天，或一年內(nèi)累計曠工超過十天，作過失性辭退處理，公司不負(fù)擔(dān)任何經(jīng)濟補償。
第三章假期管理
第 一 條：帶薪年休假及相關(guān)待遇
（一）職員加入公司后下一年度可享有15個工作日的帶薪年休假（轉(zhuǎn)正后實施）。
（二）具體休假時間由職員和部門負(fù)責(zé)人協(xié)商后安排。
（三）取（銷）假的一般程序如下：
&61550;職員請假需部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)批準(zhǔn)，抄報總經(jīng)理辦公室后方可取假。
&61550;一次取假在5個工作日（含）以上的，需提前一個月申報。
（四）正式休假、出差、外出考察、外出培訓(xùn)前須通過前臺知會全體。
（五）帶薪年休假只在當(dāng)年有效，不累計到下一年。公司每年向當(dāng)年內(nèi)有帶薪年休假資格的職員發(fā)放300元帶薪年休假補貼。
（六）帶薪年休假取假按照工作日計算，最小取假長度為半天，不足半天算半天，超過半天不足一天算為一天。可多次取假，但間隔少于3天的應(yīng)提前一并申請。
（七）凡符合以下情況之一的，不享受當(dāng)年帶薪年休假。
&61656;一年內(nèi)一次性病假超過45天或累計病假超過65天；
&61656;一年內(nèi)一次性事假超過25天或累計事假超過30天；
&61656;一年內(nèi)病、事假相加超過50天；
&61656;一年內(nèi)休產(chǎn)假超過30天。
（八）如在帶薪年休假后再請病假、事假超過上述規(guī)定時間的，則在下一年度取消帶薪年休假。
第 二 條：婚假以及相關(guān)待遇
依法履行正式結(jié)婚登記手續(xù)的職員，可一次性享受婚假7天。如符合男25周歲、女23周歲以上初婚的晚婚條件，另加10天假期，一共17天。婚假應(yīng)在結(jié)婚登記之日起5個月內(nèi)取完假。辦理休假手續(xù)時，需向總經(jīng)理辦公室出示結(jié)婚證登記備案。公司致新婚賀儀人民幣300元整。
第 三 條：喪假以及相關(guān)待遇《1》
直系親屬（包括父母、配偶、子女、配偶之父母）死亡的職員，可取 喪假5天，路程另計。半個月內(nèi)知會總經(jīng)理辦公室，公司將致以奠儀人民幣1000元整。
第 四 條：工作調(diào)動假
異地辦理行政和戶口關(guān)系調(diào)動手續(xù)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)辦理相關(guān)手續(xù)的實際需要給假，累計不超過5個工作日。
第 五 條：產(chǎn)假、護理假、哺乳假、計劃生育假
（一）產(chǎn)假及假期（注：男26周歲、女24周歲以上初育為晚育）：產(chǎn)假以產(chǎn)前產(chǎn)后休假累計。
產(chǎn)假領(lǐng)取獨生子女證者增加假期共休產(chǎn)假
非晚育者90天35天125天
晚育者105天35天140天
（二）男職員護理假：10天（限在女方產(chǎn)假期間）。
（三）哺乳假：小孩一周歲以內(nèi)，上班時間給予母親每天哺乳時間一小時（不含午餐時間）。在子女出生3個月內(nèi)向總經(jīng)理辦公室出示《獨生子女證》，公司將致賀儀人民幣300元整。
（四）計劃生育假按國家規(guī)定執(zhí)行。
第 六 條：關(guān)于病假的折抵規(guī)定：職員在因病請假時，如當(dāng)年帶薪年休假尚有剩余天數(shù)，經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意后可按帶薪年休假取假審批流程要求從帶薪年休假中折抵，作為帶薪年休假處理。
第 七 條：關(guān)于出國考察折抵假期的規(guī)定：由公司安排出國考察，按實際考察占用工作日天數(shù)的50%折抵個人當(dāng)年帶薪年休假假期。實際考察天數(shù)的50%不足半天算半天，超過半天不足一天算為一天。
第 八 條：職員按本章規(guī)定申請假期的，應(yīng)按本章規(guī)定填寫《請假審批表》。
第四章著裝管理
第 一 條：著裝標(biāo)準(zhǔn)（不含每周最后一個工作日）
&61618;男職員應(yīng)著襯衫、深色皮鞋、系領(lǐng)帶；女職員應(yīng)著有袖襯衫、西裝裙或西裝褲或有袖套裙，著絲襪、皮鞋（露腳后跟及腳趾的皮涼鞋等不在此列）。
&61618;各項目管理部及其他部門駐工地現(xiàn)場人員：經(jīng)過在公司的備案后可以著便裝，但如返回公司辦公室、外出會見重要人員、出席重要會議等場合，需按辦公室職員要求著裝。
第 二 條：每周最后一個工作日著裝標(biāo)準(zhǔn)
&61618;從事對外公務(wù)或接待外部客戶（如：銷售、維修、拜訪等活動），應(yīng)按周一至周四要求著裝或著統(tǒng)一工作服。
&61618;其它職員可著與工作場所相應(yīng)的輕便服裝，但無袖裝、超短裙、拖鞋不在此列。
第 三 條：逢公司重大活動，職員應(yīng)按公司通知的要求著裝。
第 四 條：上班時間全體職員應(yīng)佩帶工作牌。
第五章職員個人通訊管理
第 一 條：職員入職后，應(yīng)將個人通訊號碼及緊急聯(lián)絡(luò)家庭或宿舍電話號碼交總經(jīng)理辦公室備案。
第 二 條：申報報銷手機通訊費的職員，必須及時公布手機號碼，并保證每天（包括節(jié)假日）8：00-22：00處于開機狀態(tài)。
第 三 條：職員在執(zhí)行公司特別任務(wù)期間，須保證每天24小時處于開機狀態(tài)。
第 四 條：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)每月抽查職員開機狀況。如發(fā)現(xiàn)職員在一個月內(nèi)有三次或三次以上聯(lián)系不上者，取消該職員當(dāng)月通訊費報銷資格。
第六章圖書管理
第 一 條：圖書的購買
（一）購買前將圖書類型、數(shù)量、價格報部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可購買。
（二）購買圖書后必須到公司圖書管理員處登記，然后交申購部門使用，有條件的部門可以設(shè)部門圖書管理員。
（三）未經(jīng)公司圖書管理員登記的圖書，財務(wù)部不予報銷購書費用。
第 二 條：圖書的登記
（一）建立公司書庫，由前臺擔(dān)任公司圖書管理員，負(fù)責(zé)圖書登記。《2》
（二）圖書登記內(nèi)容應(yīng)包括購買日期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。
第 三 條： 圖書的借閱
（一）借閱圖書者必須向圖書管理員辦理借閱手續(xù)后才能借書。
（二）借書者須妥善保管圖書，如有污損或丟失，按原價賠償。
第七章電子郵件管理
第 一 條：公司職員應(yīng)按要求使用電子郵件，以求高效、規(guī)范地傳遞信息。
第 二 條：郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題，主題應(yīng)簡明扼要。
第 三 條：篇幅少于一百字的文件，建議直接作為電子郵件正文輸入。
第 四 條：所有職員每天應(yīng)最少安排三次時間（上午上班后、下午上班后、下午下班前）查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。
第 五 條：下列文件必須以有紙方式存檔：
（一）與金融機構(gòu)往來的憑證、帳單等；
（二）建筑圖、裝修圖及其它圖案設(shè)計稿等；
（三）財務(wù)管理、審計工作需要的原始單據(jù)、憑證；
（四）公司已簽訂的各種合同、協(xié)議等；
（五）公司已對外發(fā)出的各類函件；
（六）各部門認(rèn)為有必要保存原件的其他文件。
第六條：郵箱設(shè)置及保密
（一）職員離職，總經(jīng)理辦公室應(yīng)及時取消其個人郵箱。
（二）職員應(yīng)保護好個人郵箱密碼，并定期修改密碼，如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露，應(yīng)及時作出更改。
（三）未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，任何人不得查看他人郵箱的內(nèi)容。
第七條：郵件報批跟進
（一）為避免報批郵件流程進展緩慢，第一報批人應(yīng)逐級跟進。
（二）為提高信息扁平化程度，鼓勵報批同時抄送第二環(huán)節(jié)審批人。
（三）群發(fā)郵件提倡發(fā)送部門、工作小組。
第八章 辦公管理
第 一 條：職員上班時間應(yīng)佩帶好工作牌。
第 二 條：辦公時間內(nèi)應(yīng)保持飽滿的精神狀態(tài)，微笑面對同事及任何來訪者，使用敬語，維護良好的公司形象。
第 三 條：保持辦公臺面整潔，辦公文具、紙張等用品應(yīng)擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離開辦公位應(yīng)及時將座椅歸位。
第 四 條：電話鈴響三聲之內(nèi)接電話，先說“您好”，再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應(yīng)簡單明了，盡量小聲，以免影響其他同事辦公。
第 五 條：如部門同事不在辦公位，應(yīng)及時接聽其電話，待同事返回時告之。
第 六 條：接待來訪、業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在指定區(qū)域或會議室，避免影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區(qū)，如確因工作需要，應(yīng)由相關(guān)部門人員帶入。
第 七 條：辦公時間應(yīng)堅守工作崗位，暫時離開時應(yīng)知會同事或上級領(lǐng)導(dǎo)。
第 八 條：辦公區(qū)域內(nèi)不準(zhǔn)大聲喧嘩、聊天，禁止吸煙、就餐、吃零食。
第 九 條：上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關(guān)的網(wǎng)站、書籍。
第 十 條：職員下班離開公司前應(yīng)關(guān)閉電腦主機和顯示屏電源。
第 十一 條：總經(jīng)理辦公室將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查，任何形式的批評都將會影響到部門負(fù)責(zé)人和其本人的績效考核成績。
第九章 會議管理
第 一 條：各部門召開會議如需使用會議室或洽談室，會議組織者須提前向前臺預(yù)約。如需提供會務(wù)設(shè)備和服務(wù)，應(yīng)提前半天知會前臺，以便做好準(zhǔn)備。
第 二 條：會議組織者應(yīng)在會議前準(zhǔn)備好會議相關(guān)資料。在使用會議室時應(yīng)小心使用設(shè)備，離開會議室時，應(yīng)知會相關(guān)人員關(guān)閉設(shè)備、電源、門等。
第 三 條：公司級、跨部門會議通知一律由前臺下發(fā)，并按《廣州公司會議通知》格式填寫。前臺在會前確認(rèn)與會人員是否“接受”會議通知，并根據(jù)接受情況編制《會議簽到表》，會議組織者根據(jù)簽到情況進行會議考勤管理。『 3
第 四 條：參加會議應(yīng)準(zhǔn)時，因故不能按時到達(dá)應(yīng)事先向會議組織者請假，參加公司級會議未請假遲到者將被處以罰款。
第 五 條：每月末召開公司月度經(jīng)營計劃會議，各部門每周一需舉行部門全體周例會，周例會紀(jì)要發(fā)部門全體并抄報公司領(lǐng)導(dǎo)。
第十章 辦公用品管理
第 一 條：所有辦公用品及設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機耗材等）均由辦公室統(tǒng)一采購。
第 二 條：辦公用品領(lǐng)用程序
1.各部門需指定一人負(fù)責(zé)本部門辦公用品領(lǐng)用，領(lǐng)用時填寫《辦公用品請購單》；
2.開大型會議或舉辦活動需申請辦公用品，由會議或活動負(fù)責(zé)人填寫《辦公用品請購單》，并提前一天通知辦公用品管理員進行準(zhǔn)備；
3.如有新職員加入，待新職員到公司報到后，在辦公室領(lǐng)取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品，并在《新職員辦公用品領(lǐng)用表》中簽字確認(rèn)。
第 三 條：辦公用品的保管：辦公用品領(lǐng)用后，由領(lǐng)用人妥善保管。計算器、打孔機、訂書機、筆筒等耐用品，原則上遺失不補。如領(lǐng)用人因工作調(diào)動或辭職等原因離開公司，須歸還辦公用品管理員處。
第 四 條：申購電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、文件柜等固定資產(chǎn)填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》。
第 五 條：辦公用品的申領(lǐng)，應(yīng)結(jié)合實際需要，慎重申領(lǐng)，節(jié)約使用。
第十一章 資產(chǎn)管理
第 一 條：固定資產(chǎn)的管理
1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對公司及項目部資產(chǎn)的實物管理，負(fù)責(zé)對公司電腦類資產(chǎn)進行專項管理，須對電腦類資產(chǎn)的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。
2.財務(wù)管理部是公司資產(chǎn)帳務(wù)管理的主管部門，負(fù)責(zé)從資產(chǎn)的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產(chǎn)進行監(jiān)控和管理。
第 二 條：資產(chǎn)的分類和使用年限：根據(jù)現(xiàn)行的會計核算制度及公司資產(chǎn)的具體情況對資產(chǎn)進行分類編號。
第 三 條：資產(chǎn)登記的要求：
1.分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品的登記，登記的格式可參考《固定資產(chǎn)盤點表》。
2.為方便公司資產(chǎn)的統(tǒng)計，各項目部統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進行固定資產(chǎn)登記。
3.資產(chǎn)的編號規(guī)則：（資產(chǎn)代號）-（資產(chǎn)序號）。
4.低值易耗品的分類和資產(chǎn)編號參照以上標(biāo)準(zhǔn)。
第 四 條：資產(chǎn)管理指引：
1.資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢等均須按程序?qū)徟唇?jīng)批準(zhǔn)，不能辦理相關(guān)手續(xù)。
2.資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一，并在資產(chǎn)上粘貼標(biāo)識，確定資產(chǎn)責(zé)任人，確保資產(chǎn)的合理使用及管理。
3.未經(jīng)公司同意，不得將資產(chǎn)外借和供無關(guān)人員使用。
4.資產(chǎn)的使用部門和使用人須合理使用設(shè)備，嚴(yán)格按規(guī)程操作，并注意設(shè)備維護、保養(yǎng)。由于使用、保管不善造成的遺失和損毀，責(zé)任人要按資產(chǎn)重置價格或資產(chǎn)管理部門的評估價值賠償公司損失。
第 五 條：資產(chǎn)購置、調(diào)拔、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批權(quán)限和審批程序：
1.資產(chǎn)購置：有關(guān)部門提出申請，填制《固定資產(chǎn)購置申請表》并按規(guī)定申報流程和審批權(quán)限獲批后，方可進行資產(chǎn)的購置。
2.資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、報廢：有關(guān)部門提出申請，填制《固定資產(chǎn)報廢申請表》，并按規(guī)定申報流程和審批權(quán)限獲批后，方可進行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)殘骸的處理。報廢資產(chǎn)有殘值的，經(jīng)資產(chǎn)主管部門估價、處理后，回收的資金應(yīng)及時上繳公司財務(wù)管理部。
第十二章 公寓管理
第 一 條：凡出差深圳，且深圳無住房的職員，無特殊情況，須入住公司八卦嶺公寓，公寓住滿后入住八卦嶺招待所；[4]
第 二 條：異性職員同時出差深圳，女職員優(yōu)先挑選入住公司公寓或招待所；
第 三 條：凡出差深圳并需入住八卦嶺公寓的職員，需提前一天填寫《入住申請單》并交總經(jīng)理辦公室確認(rèn)，入住時憑《入住申請單》到八卦嶺公寓管理處204房辦理入住手續(xù)；
第 四 條：職員入住公寓后，應(yīng)自覺遵守管理處的各項管理規(guī)定；
第 五 條：禁止擅自與公寓其他住戶調(diào)房，不能將公寓交由外人居住，外來人員不得留宿；
第 六 條：退房時請到管理處辦理手續(xù)，配合管理處進行房間設(shè)施、設(shè)備、日常用具的檢查和核對，如有損壞和丟失應(yīng)照價賠償。
第 七 條： 公司值班室僅供公司職員、司機休息或留宿，因加班需留宿值班室的職員，可直接到房管部領(lǐng)取鑰匙；因其它原因需留宿值班室的職員，需提前填寫《入住申請單》，交總經(jīng)理辦公室簽字確認(rèn)后，憑《入住申請單》辦理入住。
第十三章 印章證照管理
第 一 條：印章管理
1.各類公章必須指定專人負(fù)責(zé)和保管。公章不得隨意存放，任意使用。
2.需蓋公章的部門或個人須說明蓋章的目的、用途、范圍，填寫《發(fā)文審批表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可蓋章并填寫《公章使用登記表》。
3.各部門新刻或改制印章，須報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理，并由總經(jīng)理辦公室登記備案。
4.印章如遇丟失、損壞或被盜時，應(yīng)及時向公司總經(jīng)理匯報并予以備案，并及時辦理補刻手續(xù)。
第 二 條：公司公章
1.因工作需要以公司名義對外發(fā)文、上報材料或有關(guān)資料需蓋公司公章的，須說明用途、范圍，經(jīng)有關(guān)用章審批人批準(zhǔn)后方能加蓋公司公章；
2.凡因特殊原因需借公章外出公干，須書面申請說明用途和特殊原因，并經(jīng)用章批準(zhǔn)人同意方可借出；歸還公章時，須將借用公章所蓋文件的復(fù)印件一并交付備查；凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題，將嚴(yán)肅追究借用人的責(zé)任；
3.公章保管人外出時，應(yīng)將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時代管人保管，不得擅自交給他人代管代用。
第 三 條：公司公章、部門印章使用審批規(guī)定
1.以公司名義張貼、外發(fā)（公司以外）的各類文件需加蓋公司印章。
2.以部門名義張貼、外發(fā)（公司以外）的各類文件需加蓋部門印章。
3.各部門應(yīng)指定專人對部門印章進行保管。
第 四 條：各類證照的管理
1.各部門在取得各類證照時，應(yīng)同意交總經(jīng)理辦公室進行存檔管理，并登記在《公章、證照登記表》上。
2.如需使用各類證照，使用人需經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人同意后，方可使用。
第 五 條：印章使用審批規(guī)定
用章事項用章審批人
1、公司文件和信函
法人授權(quán)委托書
單位介紹信
邀請函
感謝信
總經(jīng)理
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人
2、財務(wù)報表
借貸申請
資金擔(dān)保
資金使用
開設(shè)帳戶 總經(jīng)理和財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人
總經(jīng)理和公司分管領(lǐng)導(dǎo)
總經(jīng)理和公司分管領(lǐng)導(dǎo)
總經(jīng)理和公司分管領(lǐng)導(dǎo)
總經(jīng)理和公司分管領(lǐng)導(dǎo)
4、項目投標(biāo)書、意向書、合同書總經(jīng)理和公司分管領(lǐng)導(dǎo)
5、法律文書總經(jīng)理和公司分管領(lǐng)導(dǎo)
第十四章 名片管理
第 一 條：新職員入職后即可申請印制名片，逐項按名片標(biāo)準(zhǔn)格式填寫后發(fā)至人事專員郵箱，人事專員審核后發(fā)至前臺的郵箱，即可辦理。
第 二 條：職員名片標(biāo)準(zhǔn)：公司統(tǒng)一模板+部門+分機號+手機+郵箱地址；主管以上人員名片標(biāo)準(zhǔn)：公司統(tǒng)一模板+部門+職位+分機號+直線+手機+郵箱地址。
