前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇企業檔案范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

企業檔案范文第1篇

企業的資產，特別是無形資產在企業管理、經營、生產中都發揮著極大的作用。對于煤礦企業來說，其檔案即是企業的一種無形的資產，所以，明確些企業檔案和企業資產兩者間的關系，增加資產意識，加大檔案資產管理是促使企業發展以及檔案工作規范化的形勢。

【關鍵詞】

企業檔案；企業資產；關系

煤礦檔案是煤礦健康發展的一個歷史性的記錄，更是煤礦進行生產、擴建、管理的重要根據。在當前經濟條件的基礎下，社會的各方各面都一定要遵守市場經濟的相關規律，根據價值規律進行工作，而檔案工作也是如此。

長時間以來煤礦企業在對資產進行核定的時候都不會考慮企業檔案所存在的價值，實際上，這給企業檔案事業發展帶來了一些阻力。

1 煤礦企業的檔案是一種無形資產

企業資產指的是由投資者控制、擁有的，可以成為煤礦企業制造商用價值或是交換價值的各類財富以及權力，包括無形、有形的資產。

有形資產則是煤礦當中的各種設備，包括場地等等；無形資產指的是未有實物形態，但是可以獲取預期收益的一些資產，例如專項技術、專利權等等。之所以其可稱之為資產是因為它也可產生經濟效益。而煤礦企業檔案是企業經營管理方法、成果、過程信息和載體的一個統一體。不管是技術類還是權力類的，或是基礎類的檔案都是煤礦企業全體員工在生產經營活動中的勞動積累，是企業發展過程中的一項真實的記錄。例如，原來煤礦企業對煤炭的綜合利用效率比較低，對尾礦的利用率不高，由此，從對綜合利用率的提升從設計到工藝提出，由實驗到流程的制定等都包含著勞動者的勞動與智力，而他的經驗，不管是失敗還是成功的，都以文字、圖紙、相片等各樣形式記錄在檔案之中，作為一種資產保存。但這些信息是無形的，無法看得到，但這些信息可成為煤礦企業所有者所利用，直接、間接為企業得到預期收益。所以不管是由無形資產的含義或是本質分析，檔案都屬于無形的資產。

2 煤礦企業檔案資產的相關分類

2.1 技術型的檔案資產

技術型的檔案指的是煤礦企業產品檔案、科研檔案中存儲專利及專用的技術。包括企業主產品、科研、技術創新、改造、先進制造技術檔案等等。

2.2 專利類檔案的資產

指的是企業各樣式的檔案中存儲的企業各種重要權力的證明文件。包括了土地使用權、商標權、各式合同等等。

2.3 關聯類檔案的資產

這主要指的是企業設備食品檔案、基本要求和其他檔案中存儲的與固定資產有關聯的、固定資產維修和保護不可缺失的有效信息。同時還包括建筑物、機器設備的安裝圖、地質勘查材料等等。

2.4 基礎類檔案資產

基礎類的檔案是所有企業中都有的一類檔案資產，其記錄企業發展過程的基本情況，包括生產經營管理中所不可缺失的原始基礎材料。包括企業擴建、改革的記錄，同時也包括了與外界相關企業和人員交往的關系記錄。

3 針對煤礦特殊機制做好檔案工作的相關意見

3.1 完善制度

在煤礦的工作中一定要做好檔案工作，針對煤礦的特殊性，重新擬定出合適本礦山的各項管理的制度。領導也需要給予足夠的重視，構建起檔案工作部門，確定各部門檔案工作的負責人員，構建起全方向的管理制度，包括建立、整理、編目、銷毀等制度。實現檔案管理工作的完善化，讓煤礦企業的工作可以有法可依，明確檔案管理工作的有序發展。

3.2 集中管理

煤礦企業的檔案收集、集中是統一管理的基本方法，檔案長時間的分散讓檔案無法得到應有的控制，容易造成檔案的泄密，同時也影響了檔案的利用效率。因此，煤礦企業檔案工作的第一基本原則就是集中管理。通過收集，將分散各個不同部門的檔案統一管理。

第一，努力做好宣傳方面的工作，提升全體員工對檔案的重視，自覺提交相關文件資料，確保檔案管理工作的資料完整性；

第二，檔案工作人員要主動去收集各類流失的檔案，盡可能讓檔案得到完整的收集；

第三，因為檔案的時間長遠性，讓有一些檔案會出現破損的情況，這時就需要耐心對其進行修改，同時，一些檔案因為利用率比較高，轉次繁復，導致檔案損壞，也要進行修復的工作。再加上現代技術的運用，要盡快將在有的紙質檔案轉成電子檔的形式，方便之后的工作。

3.3 做好檔案的利用工作

檔案室作為檔案信息的存放和開發運用中心，要為科研生產服務。以煤礦實際工作需要開發具有實用性強和可行性高的檔案。全方位提供運用各種檔案為企業生產的經營所服務。服務的好與壞，是衡量檔案工作是否有效的標準之一，發揮檔案信息資源的作用才可真正為煤礦企業服務。在工作中堅持以礦山所用為根本，做好檔案資料提供的利用工作，在節假日時都要有人值班。一個方面，開設出閱覽室，方便所有人都可以進行查閱和借用檔案資料，最大限度發揮檔案的服務功能。基次是檔案人員要做好檔案信息的總結，由單一信息收集轉變成為上服務的提供者，給煤礦企業發展提供有價值的參考。

4 結束語

綜上，只有真正認識到企業檔案和企業資產的關系，構建起檔案資產的相關意識，將企業資料管理工作由檔案管理進行連接，把檔案資產的管理歸入至企業經營管理的體系當中。當前的時代是知識經濟的時候，企業的管理在這樣的背景下也會發生一定改變。煤礦企業一定要時代的要求，優化其檔案管理的工作。也只有這樣，才能全面發揮檔案所具有的無形資產有效性能，確保煤礦企業在激烈的市場競爭中立于成功的地位，并且以此得到巨大的收益。

【參考文獻】

[1]劉承智.劉嵐萍.基于資產確認標準的企業檔案資產性質研究[J].蘭臺世界.2009（18）

[2]馬素萍.國有企業檔案資產及其特性分析[J].北京檔案.2008（3）

[3]袁海虎.加強企業檔案信息資源建設必須重視三個重點[J].山西檔案.2009（21）

企業檔案范文第2篇

論文摘要:企業檔案是企業的核心秘密，涉及到企業的商業安全，關系到企業未來經濟發展的成敗。首先要加強庫房的硬件設施管理，庫房的管理是檔案保管工作的重要前提，同時還要加強企業檔案的內部科學管理；檔案的借閱利用是檔案保管工作的關鍵環節，要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，廣泛宣傳、提高認識。企業檔案的借閱利用應嚴格按照規定手續辦理。要正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，確定檔案保管期限；強化管理人員職責是檔案保管工作的有力保證。

企業檔案記錄著企業商務活動的全過程，如“談判合同簽訂”、“研發項目規劃”、“課題成果報告”、以及“專利申請”等等，它是企業的核心秘密，涉及到企業的商業安全，關系到企業未來經濟發展的成敗。因此，為確保企業核心秘密的安全，我們必須要重視做好企業檔案的保管工作。

一、檔案的庫房管理是檔案保管工作的重要前提

首先要加強庫房的硬件設施管理，庫房的管理是檔案保管工作的重要前提。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，檔案庫的庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應專門加固，庫房內外都要安裝防盜監視器，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內，從檔案庫房內外部的硬件保管條件上確保企業檔案的安全。

同時，還要加強企業檔案的內部科學管理。企業檔案應與非檔案分別保管。要注意把級文件和非文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，杜絕造成混合易擴散機密的漏洞。企業檔案科學管理要貫徹1991年國檔發28號文件精神，實施館室藏檔案解密劃控工作，有針對性地對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含文件的原卷；對外提供利用時，可采取對與所查檔案無關的文件進行密封等措施。今后對級文件特別是絕密級文件應當單份盒裝保存，徹底解決與非的文件材料混卷問題，以及檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄卡片，建立文件統計臺帳和存放地點索引，為科學管理，準確掌握，有效保密，及時地提供利用創造條件。實踐證明，檔案庫房的軟硬件科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、檔案的借閱利用是檔案保管工作的關鍵環節

加強檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個關鍵環節。

一是要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，嚴格執行解密劃控的時間標準、有關內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。嚴格劃清檔案與非檔案的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內提供利用，哪些還不能提供利用，力爭使檔案提供利用工作按照解密劃控的標準規范化。

二是企業檔案的借閱利用應嚴格按照規定手續辦理，必須認真履行登記、簽字手續，經指定責任部門、指定責任人審批，任何人無權擅自提供借閱。檔案在規定的時間內使用完畢后，還應及時核對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三是要正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，確定檔案保管期限。根據企業經濟生活需要和為企業積累信息資源財富的需要，全面確定企業檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據企業秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對企業的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該企業秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、企事業單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

三、強化管理人員職責是檔案保管工作的有力保證

提高企業檔案管理人員的素質，強化檔案管理人員職責是做好保密工作的有力保證。

企業檔案范文第3篇

關鍵詞：企業檔案；法人負責制；實踐；創新

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)08-0216-02

1　企業檔案是企業的重要資源

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，是企業各種活動的伴生物。一般情況下，企業檔案不是企業有意識的產物，只是伴隨著企業各項活動同時產生的，是企業活動自然留下的痕跡。企業之所以要保存它，是因為其憑證和參考價值，這是由檔案的屬性所決定的。原始的歷史記錄性是檔案的本質屬性，決定檔案作為一種記錄具有原生、真實，不可再生的特點，使企業檔案與企業資產、權益密切相關，成為企業資產、權益的依據和憑證，有時甚至是唯一的，而且企業各個方面的工作都需要檔案。從這個意義上可以說，企業檔案是企業的一種保障性、基礎性資源。同時檔案的信息、知識和文化屬性使企業檔案成為企業的一種信息、智力和文化資源，企業經營、企業文化、企業形象都少不了它。總之，企業檔案隨著企業的產生而產生，隨著企業的發展而豐富，成為企業的一種重要資源，利用好了就是財富。客觀全面地認識企業檔案與企業的這種關系，是我們理解并實行企業檔案法人負責制的前提。

2　企業檔案實行企業法人負責制的必然性

所謂“企業檔案法人負責制”是指企業法人負責管理所屬檔案，自覺履行法定涉檔義務，維護企業檔案的完整、準確、系統與安全，企業法人代表對此負總責。現代企業制度以“產權明晰、權責明確、政企分開、管理科學”為特征，核心是形成完善的企業法人治理結構。企業檔案作為企業一種物質資源和附生品，成為企業法人財產不可分割的一部分，應屬企業所有，由企業自主管理，企業對其檔案依法享有占有、使用、收益和處分的權利。這一點對于非國有企業很好理解。國家檔案局、農業部《鄉鎮企業檔案管理辦法》規定：“鄉鎮企業檔案屬企業所有，由企業管理。”而對于國有企業，國家檔案局等4委局在《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》中規定：“國有企業檔案……屬國家所有。”從“國有企業檔案一國有企業一國家”這一關系可以看出，國家對國有企業檔案的所有權是間接的，正是通過國有企業來實現的。所以，“企業檔案屬企業所有，由企業自主管理”也就是企業法人負責管理自己的檔案，不受非法干預，企業檔案工作自主發展機制必然形成，這是企業檔案工作發展的必然趨勢。

企業檔案是企業的重要資源，同時也是國家檔案資源的重要組成部分。檔案可以隨著產權走，但并不會隨著企業的消亡而消亡。企業法人負責管理所屬檔案必須遵守國家法規，不得損害公眾利益和他人的合法權益，自覺履行企業在檔案事務上的法定責任，歸根結底是要維護對國家和社會有保存價值的企業檔案資源的完整、準確、系統與安全，企業法人代表對此負總責。企業法人(代表)的這種責任或義務，本質上也符合企業本身的利益。因為只有維護了企業檔案的完整、準確、系統與安全，企業檔案的資源價值才能實現，否則對企業來說，企業檔案就是可有可無的。所以，企業法人有義務也有必有建立和完善本身檔案工作體系。企業決策層應當將檔案工作納入議事日程，企業法人代表必須承擔相應的責任。企業即使破產或解散，也必須依法妥善處置其檔案。

企業檔案法人負責制是實現企業和國家利益的共同需要，也是按照現代企業制度的內在要求提出的。建立現代企業制度是社會化大生產和市場經濟的必然要求，是國有、非國有企業發展的共同方向，企業檔案實行企業法人負責制有著普遍而重要的實踐意義。

3　企業檔案法人負責制度下的企業檔案工作體系創新與實踐

企業檔案管理體制創新與實踐。由于企業的改革改制重組，企業的投資主體多元化和經營市場化、國際化，許多企業向集團化發展，企業內部檔案關系趨于復雜。某投資股份有限公司從一般的單一生產型企業發展為以項目投資為主的集團公司，原來集中統一的檔案管理體制已無法適應，因此公司決策層調整公司檔案館的職能，確定其定位于“服務于總部，指導于分(子)公司”，工作重點放在總部的投資項目、資金管理、經營決策、企業文化等方面；各分(子)公司設檔案室，子公司建立自身的檔案管理體系。我們認為：集團公司(母公司)包括分公司建立統一的檔案管理體系是必要的，子公司雖然為母公司所控制，但他們之間是以資產為紐帶的，兩者不是領導與被領導的關系；子公司作為獨立的企業法人，檔案為其所有，有必要建立企業自身的檔案管理體系，是否與母公司接軌則是子公司自主自愿視情形而定的；當然母公司在子公司的檔案事務上，當其涉及到母公司利益時，享有充分的發言權。因此，子公司與母公司同為企業法人，分別建立自己的檔案管理體系。正是實行企業檔案法人負責制，各自對所屬檔案負責的體現。

企業檔案范文第4篇

一、發揮企業檔案為企業文化建設服務的功能，必須增強服務理念

具有中國特色的社會主義企業文化是指在長期的科研、生產、經營、管理等活動中形成的，能為全體職工普遍接受和共同遵守的理想信念、價值觀念和行為準則。企業文化說到底。就是現代企業的管理理念和管理方法。加強企業文化建設，用科學先進的價值觀念、道德觀念、企業精神和行為準則團結教育職工，激發職工的創造力、向心力、凝聚力和團隊精神，是建立現代企業制度、提升企業綜合實力、促進企業持續健康發展的根本保證。近年來，文化與經濟、政治已經相互交融，企業的生產經營活動已經與企業文化不可分割。當前，企業綜合實力和核心競爭力的競爭，正在由單純的經濟實力競爭向更加復雜隱蔽的企業文化競爭演變。沒有文化的企業是沒有生命力的。誰忽略了企業文化建設，誰就可能在競爭中被淘汰出局。

人類所創造的一切物質和非物質的財富都屬于文化的范疇。企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，它作為企業生產經營和企業文化建設的真實記錄，是企業文化儲存的主要形式，是企業形象的綜合反映，其本身具有鮮明的文化特性。充分開發利用企業檔案，為企業文化建設服務，是發展先進文化的客觀要求，是促進企業科學發展的重要途徑，是時代賦予當代檔案工作者的歷史使命。

企業檔案本身是一種企業文化現象，具有文化屬性，但并不簡單地等同于企業文化。企業檔案以具體的物質形態而存在，是對企業文化現象的零散的表層的反映。企業文化是從客觀真實地記載企業文化活動的企業檔案中經過加工、提煉、升華的內在文化現象。企業檔案與企業文化之間內在本質的聯系表明，企業檔案可以直接服務于企業文化建設，企業文化建設的成果又將進一步豐富企業檔案的內容，兩者相輔相成。因此，必須不斷增強企業檔案為企業文化建設服務的理念，把企業檔案為企業文化建設服務的功能充分發揮出來，促進企業文化建設的不斷加強，用先進企業文化引領企業持續健康發展。

二、發揮企業檔案為企業文化建設的服務功能。必須探索有效的服務途徑

要充分發揮企業檔案為企業文化建設服務的功能，必須首先弄清企業文化的豐富內涵，明確企業檔案為企業文化建設服務的主攻方向，找到企業檔案工作為企業文化建設的服務途徑。

途徑一。通過展示企業的物質文化成果，為企業文化建設提供支撐。以筆者所在的中國鐵建股份有限公司為例，其前身為中國人民鐵道兵，在、抗美援朝、抗美援越及和平建設時期，為國家修建了2萬公里鐵路。1984年兵改工以來，又修建了萬余公里鐵路，承建了大量的公路、機場、水利、電力、港口、礦山、市政、工民建工程，為國家奉獻了數百項優質工程，開發出眾多國內領先、具有世界先進水平的科研成果、先進工藝，企業的辦公條件、職工居住環境及人均收入發生了顯著變化，取得了輝煌成績。從企業檔案中選取這方面的內容。無疑對展示企業物質文化成果有著重要作用。　途徑二，通過體現企業的行為文化。為企業文化建設提供支撐。中國鐵建股份有限公司在50余年的奮斗歷程中，培育了“特別能吃苦、特別能戰斗、特別能奉獻”的優秀品質，“干一項工程，樹一塊豐碑，創一方美譽，拓一方市場”的經營風格，“以人為本，科技領先，質量第一，效益取勝”的經營理念，涌現出大批“全國優秀施工企業”、“全國用戶滿意企業”、全國及省部級“精神文明建設先進單位”、“重合同、守信用企業”和“全國優秀施工企業家”、“全國勞動模范”、“全國優秀黨務工作者”、“廉潔勤政模范”等先進集體和英雄人物，創造了一批“全國用戶滿意工程”。顯而易見，檔案中的上述材料將是反映企業行為的重要素材。

途徑三，通過反映企業的制度文化，為企業文化建設提供支撐。從企業檔案中收集企業的中長期發展規劃及總結材料，企業領導體制、管理體制、經營機制變革材料，組織機構沿革及規章制度建設材料，為企業體制創新、制度創新提供決策參考，是企業制度文化建設的重要參考內容。

途徑四，通過弘揚企業的精神文化。為企業文化建設提供支撐。中國鐵建股份有限公司在鐵道兵時期，培育了“逢山鑿路，遇水架橋，鐵道兵前無險阻；風餐露宿，沐雨櫛風，鐵道兵前無困難”的艱苦奮斗精神。在市場經濟條件下，培育了服務社會的誠信精神，與時俱進的創新精神，無私奉獻的創業精神、好學不倦的學習精神和同心同德的團隊精神，為企業改革發展提供了有力的精神支柱。從企業檔案中發掘這幾個方面的材料，是對企業文化建設的重要服務內容。

三、發揮企業檔案為企業文化建設服務的功能，必須拓寬服務渠道

要充分發揮企業檔案為企業文化建設服務的功能，各級檔案部門必須積極拓寬服務渠道，全方位為企業文化建設提供信息資源。主要是開辟五個新的服務途徑：

圍繞培育企業精神。開辟新的服務渠道。中鐵建股份公司檔案館從50余年的企業檔案中篩選出上百個先進集體和英雄模范人物的感人事跡，匯集成《英雄人物、先進集體介紹》。從他們身上集中體現了23萬職工不怕犧牲、前赴后繼的獻身精神；不怕疲勞、連續作戰的吃苦精神；頑強拼搏、勵精圖治的創新精神，開拓創新、勇攀高峰的進取精神，任勞任怨、忠于職守的敬業精神；顧全大局、同心協力的團隊精神。正是在這種精神的激勵下，在朝鮮戰場的槍林彈雨中鑄就了“打不爛、炸不斷的鋼鐵運輸線”，在市場經濟的大潮中鑄就了被喬石委員長稱為“鐵軍勁旅”、被總理譽為“開路先鋒”的建筑市場上的一支勁旅。也正是這種精神，成為鼓舞全體職工在新世紀把企業建設成為國內一流、具有國際競爭力的現代化企業集團的強大精神動力。

圍繞企業業績展示，開辟新的服務途徑。近年來，中國鐵建股份有限公司檔案館會同有關部門利用50余年的檔案資料，編纂出《鐵道兵簡史》、《鐵道兵畫冊》、《鐵道兵之歌》光盤和《中國鐵道建筑總公司志》、10部《中國鐵道建筑總公司年鑒》、《中國鐵道建筑總公司畫冊》、《中國鐵道建筑總公司簡介》、《再鑄輝煌》電視專題片及《承建工程簡介》、《國家優質工程集錦》、《科技成果及優秀工法簡介》等大批各種載體的檔案史料和專題資料。所屬單位利用檔案編纂出80余部史志產品、80余部企業年鑒和大批《企業簡介》、《企業畫冊》、企業電視專題片，向社會全面介紹了企業軍魂不散、軍威不減、志在四方、勇闖市場、艱苦創業、勵精圖治的奮斗歷程和取得的輝煌業績，全面展示了企業職工戰天斗地、頑強拼搏、開拓進取、無私奉獻的精神風貌和時代風采，提高了企業的社會知名度、美譽度，樹立了良好的企業形象，成為對企業職工進行愛國、愛企、愛崗教育的生動教材。

圍繞企業制度創新，開辟新的服務渠道。“沒有規矩難成方圓”，沒有切實有效的制度保證，再好的企業發展戰略、企業文化戰略目標也難以實施到位。因此，各企業都把規章制度建設作為企業文化建設的重點環節，利用檔案資源對以往的規章、制度、標準、規范、辦法、細則進行梳理、加工、創新、完善，逐步形成一套完備的企業規章制度體系和企業及職工行為準則，以有形的制度和嚴格的管理來引導、規范、約束企業和職工的行為。近年來，全系統已初步建立以人力資源管理為核心、以施工技術、經營管理、物質供應、安全質量等管理為重點的企業制度創新體系。

企業檔案范文第5篇

論文關鍵詞:檔案管理現代化;管理體制;多媒體;檔案數字化

論文摘要:新形勢下,轉換觀念,更新設施,培養新型的檔案人才,加強企業檔案利用,讓檔案為企業創造更大的利潤,是實現企業檔案管理現代化的重要途徑。

經濟體制的轉軌、現代企業制度的建立與信息技術的發展和普及,使我們見證了一個經濟、技術、政治等全面發展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發社會生產方式、管理方式的轉型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環境與政治環境中,深化企業檔案工作改革,探索企業檔案工作現代化發展之路顯得尤為重要。

一、當前企業檔案管理工作中存在的問題

1.企業檔案工作管理體制尚未完全符合現代企業制度的要求。隨著中央和地方專業主管機關的撤并與改組,很多企業不再具有對應的專業主管機關,這必然會使部分企業檔案工作的管理出現某種真空地帶。其次,由于企業正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業務監督指導及一些具體的業務工作,無法集中力量進行有關業務標準、規范、法律、法規等的制定;另一方面,企業,尤其是非國有企業,可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業務的干預,不予積極配合等等。

2.部分企業重利潤輕投入,造成企業檔案管理的滯后。當前形勢下,企業檔案作為企業資產,它的管理工作的優劣完全由企業自身重視程度決定。現代企業制度更要求企業能最大限度地節約成本,提高效益,企業檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要,必須符合效益原則。當企業檔案工作不能為企業帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。

二、存在問題的原因

撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現行企業檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制,計劃經濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業檔案工作,并與現代企業制度的效益原則產生摩擦。這是導致企業檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業改革步伐,積極服務于企業。這是造成企業檔案工作現狀最直接的原因。再次,企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業檔案工作的可持續發展,深化企業檔案工作改革,實現企業檔案管理現代化已成為企業檔案工作自身發展的迫切需要。

三、實現企業檔案管理現代化的幾點意見

第一,更新觀念,增強企業檔案管理現代化意識。要實現企業檔案管理現代化,首先要進一步解放思想,轉變觀念,認真貫徹執行各級文件精神,不斷強化檔案管理現代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規律,能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發,從企業的實際出發,制訂檔案工作目標、任務、方針、政策,創造性地開展計算機技術的應用,要拓寬服務領域,提高質量,增強企業檔案工作的生機與活力。

第二,更新設備,充分利用現代化技術。隨著社會的發展,工作的深入,各行各業的檔案數量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要,所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現,為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現代化技術設備,以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理,可對檔案資料進行復制、掃描、取樣,實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。

第三,合理用人,培養新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關心、愛護人才,要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備,年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現企業檔案數字化。