施工檔案管理
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施工檔案管理范文第1篇
檔案管理是指企業對于各個事項的記錄，資料的處理、存儲以及查詢等的工作職能；對于企業的發展有著清晰明了的記錄，為企業今后的發展起著奠基性的作用，同時還可以給企業規劃者為企業規劃提供一個方向，展示給企業領導者企業中存在的完美和缺陷，以便對癥下藥，尋找措施，改善企業的施工效率。而我們傳統的檔案管理，都是依靠手工的記錄和處理，其方式不但減緩了工作的效率也耽擱了企業工程的施工進程。手工的查閱也增加了企業對于檔案的查詢不便，所有的記錄都得一頁一頁去翻，時間和效率得不到保證，造成了許多不必要的麻煩。由于檔案都是紙質文件，在查詢的過程中需不斷翻閱，容易造成檔案資料的損壞，也給公司帶來經濟上的損失。但是隨著科技的不斷進步，現代企業的檔案管理模式，將結合手工與信息技術，不斷地優化檔案的管理、接收和處理，增加了企業檔案的可用性，提高了檔案工作者對于檔案處理的效率。對于現代化電子技術的利用，其優勢就是可以將復雜的手工整理實體檔案劃分為不同的類型，進行必要專業的分類，以防止檔案資料的丟失，增加檔案資料的安全性。
雖然，檔案管理電子技術的利用相對于手工處理，其工作效率有明顯的提高，而且文件保存的穩定性得到保障，查閱也相對便利。但是仍然會有一些不足的存在，其無法完美地滿足企業發展的需求。比如，一方面，部分技術對于檔案的查閱不具備全文檢索和查詢功能，那么對于檔案的利用也帶來了極大的不便；另一方面，在軟件安裝的過程中，數據的輸入沒有備份，這樣的話，一旦發生文件的損壞或丟失，就難以挽回，這樣檔案資料的安全性處理就沒有得到相對的保障。所以，企業的檔案管理還需要有相對完善的策略，可以適當地將部分重要的紙質文件進行數據化處理，以及將企業生產和管理過程中的重要視頻、錄音等其他記錄進行數據化處理，以方便后期的使用查詢，這就要求企業在檔案管理方面加快和完善信息化建設的進程。
二、電力施工企業檔案管理的信息化建設
（一）檔案管理信息化建設的必要性。檔案的管理對于企業的發展起著重大的作用，檔案記錄著企業的各項資料，其接受、處理和儲存公司的各項資料，給公司各項規劃提供了參考性的資料，通過今夕業績對比幫助公司作出策略性的規劃，以便規劃公司未來的發展。檔案管理不僅有利于公司的發展，還對我們國家經濟建設、政治建設、文化建設有著重要意義。隨著信息技術化的不斷發展，檔案管理信息化處理已經成了現代各個企業時代性的發展趨勢，我們的電力施工企業也毫不例外。
信息化發展帶動工業化發展已經成了現代工業發展的主流趨勢，各個企業都應當對此具有足夠的認識。企業需要在檔案管理工作中不斷地完善信息體制在檔案管理中的建設，同時利用檔案管理機制了解企業的發展狀況。信息化的檔案管理成了企業實現現代化發展的主要途徑。
（二）電力施工企業檔案管理信息化建設存在的阻礙。首先，企業領導對于檔案的管理缺乏重要的認知，導致檔案管理得不到領導的重視。由于企業的檔案信息化處理涉及到各個部門，需要各個方面的專業性技術性人才，需要企業全部的人員都積極地配合，尤其是領導。領導是企業的領導者，對于企業的發展起著領導性的作用。現在好多企業，領導者會覺得檔案的管理跟企業的發展無關，認為檔案的管理只是文字的處理和記錄，跟企業的施工、生產、銷售、服務等無關，對企業的經濟效益無太大影響，不需要有太多的關注和管理，也不必花費太多的人力、物力、財力去完善檔案信息化建設。存在這樣錯誤的觀念，將導致企業的檔案管理工作信息化得不到相應的發展和完善，也阻礙了企業檔案信息化建設的步伐。其次，信息化建設設施不完備。畢竟我國信息化建設起步比較晚，對于信息化的處理還不夠完善，倘若發生在查閱過程中檔案的損失，需要把損失的檔案補救回來就需要極大的技術含量。最后就是缺乏專業性技術人員。檔案管理對于企業的發展有著重要的作用，對于企業的發展有著清晰明了的記錄，為企業今后的發展起著奠基性的作用，同時還可以給企業規劃者制定后期的發展目標提供參考性的依據，展示給企業領導者企業中存在的完美和缺陷。但是，對于當前的企業，其檔案管理人員大都缺乏對專業性知識的認知，沒有充分地認識到檔案管理對于企業發展的重要性。沒有專門的部門對檔案進行管理，就容易導致重要的檔案信息丟失而不重要的檔案信息得到保存。
二、完善電力施工企業檔案管理信息化建設的建議
對于企業檔案信息化建設的完善，企業需要對其作出相應的對策。以下是筆者對于檔案管理在信息化建設中存在的不足作出的幾點建議：
施工檔案管理范文第2篇
【關鍵詞】：火電；施工企業；檔案管理
目前，大多數電力施工企業已經走上了市場經濟之路，自行投標獲取工程，因為電源建設的重點已經轉移到全國各大發電集團公司，而不在電網公司。他們根據市場要求，通過投標獲得各發電企業投資的電廠工程建設任務。因此火電施工企業因此除了要管好本單位的科技、文書、會計、聲象等檔案外，還應做好招投標文件的歸檔工作。對施工企業來講，工程招投標資料的搜集、分析與處理對投標報價有舉足輕重的作用。
一、招投標檔案的歸檔范圍
招標申請報表及批復文件、招標公告、投標資格預審聯系函、投標資格預審文件、投標邀請函。招標文件、招標修改文件、招標補充及答疑文件、招標文件出售登記表。投標文件、資質材料、履約類保函、委托授權書以及投標澄清文件、修正文件、投標報價及修正報價。開標議程、開標大會簽字表、評標專家簽到表、評標辦法及標準、評標紀律、評標記錄、評標報告、評分表、評標總結。招標領導小組會議紀要、上級定標批復文件。招投標領導小組名、資格審查小組成員名單、評標委員會成員抽取名單、監督小組名單。中標通知書及回復、未中標通知書。公證機關的關于招投標過程的公證書。招投標電子文件。開標會、評標會聲像資料。其它應當歸檔招投標文件。
二、招投標檔案歸檔的基本要求
1、質量要求
歸檔的招投標文件材料必須是原件；招投標文件的內容必須真實、準確；招投標文件必須字跡清楚，簽字蓋章規范，手續完備；書寫材料應用碳素筆或藍黑筆等書寫，不得使用鉛筆或圓珠筆等不耐久的書寫材料；歸檔的招投標文件必須按招標順序經過系統整理， 并填寫文件材料歸檔移交清單。
2、歸檔時間
基建項目的招投標文件應在合同簽訂后一個月內，及時整理歸檔。不針對工程項目的招投標檔案，一般按年代歸入文書檔案，本年度的招投標文件應在第二年上半年之前歸檔完畢。
3、歸檔份數
形成的招投標文件歸檔兩套。
4、招投標檔案的整理方法
根據《電力工業企業檔案分類規則》的規定，火電企業檔案分類設置了十個一級類目，即黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資、電力生產、科學技術研究、基本建設、設備。新建電廠在基建活動中形成的招投標文件應歸入“基本建設”類目中整理、立卷，電廠在生產過程中形成的招投標文件應歸入“經營管理”和“生產技術管理”類目中整理、組卷。招投標過程中形成的電子文件、聲像資料按專門檔案的要求進行整理存檔。
三、新建或擴建電廠基建過程中招投標檔案的整理方法
火電企業在新建或擴建活動中形成的招投標文件歸入“基本建設”類，分類號為8032，采用案卷級立卷方法整理立卷。招投標文件一般由設備部門和計劃部門負責整理歸檔，設備部門形成設備招投標文件和材料招投標文件等，計劃部門形成工程招投標文件（設計、施工、監理、調試等）。檔案室按問題依照歸檔時間進行整理歸檔。
四、電廠投產后招投標檔案的整理方法
電廠投產后的招投標文件歸入“經營管理”和“生產技術管理”類，作為文書檔案整理存檔，即以件為單位進行裝訂、分類、排列、編目、裝盒。電力企業在物資供應和施工隊伍選擇活動中產生許多招投標文件，如： 備品備件采購、低值易耗及辦公用品采購、勞保用品采購、零星設備采購、燃料采購、材料采購、生產改造施工隊伍選擇、技術服務隊伍選擇等。這些招投標文件按問題分類分別歸入“經營管理”類和“生產技術管理”類。“生產技術管理”類的“勘測設計管理”和“工程概算定額管理規定及外包管理”中有設計招投標文件和外包隊伍招投標文件等，這些招投標文件主要是指在電力生產活動中零星項目建設過程中形成的，要和“基本建設”類中招投標文件區別開來。
五、招投標檔案整理立卷應注意的問題
1、不中標的投標文件也應作為檔案整理歸檔，不能作為資料保存。目前大多數電力企業將未中標的投標文件作為資料保存，這種做法是不正確的。《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4 號）和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28- 2002）中明確規定，投標書應歸檔保存，并且保管期限是永久期限，并未僅指中標文件，所以未中標的投標文件也應作為檔案整理歸檔，只是保管期限長短可根據每個企業的實際情況來確定。
2、招投標檔案保密工作檔案人員要做好招投標文件的保密工作。投標廠商的投標文件和報價資料對于其它投標廠商可以說是重要的商業機密，如果泄秘可能嚴重損害其它投標廠商的重大經濟利益，所以檔案人員應在招投標活動中切實做好檔案資料的保密工作。
施工檔案管理范文第3篇
關鍵詞 施工企業 會計檔案 管理制度 改善
一、引言
會計檔案工作是我國目前構建社會主義和諧社會中一項重要的任務。但是在現實中，會計檔案并沒有得到企業的重視，所以檔案保管和整理很容易出現問題。如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內容不斷深化。下文是對會計檔案管理工作在施工企業中重要性的簡單敘述。
二、會計檔案管理工作在施工企業中的重要性
會計檔案對部門和單位有著非常重要的促進和支持作用，會計檔案也可以將部門經營管理的信息和資源完整地反映出來，能起到監督的作用。會計檔案工作是我國目前構建社會主義和諧社會中一項重要的任務，其可以將管理規劃和決策過程中的信息傳遞出去，這對于解決經濟糾紛有很大的幫助，同時可以有效維護活動雙方的權益，為其提供合理、有效的法律證據。會計檔案的信息化可以將會計檔案的質量及時地反映出來，可以適當減少錯誤發生的概率，提升會計檔案的現代化管理水平，所以，我們要充分認識到會計檔案的重要性（會計檔案是非常重要的信息資源）。除此之外，我們還需要了解部門發展和會計檔案的關系，這兩者之間的關系非常密切，兩者的結合對部門形象的維護有重要的作用，甚至關系到活動雙方的合法權益和切身利益。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內容不斷深化，將會計檔案的作用充分發揮出來，為我國現代行業的發展增添助力。
三、施工企業會計檔案管理存在的問題
（一）會計檔案管理制度滯后
會計檔案歸檔制度的不完善和會計檔案保管制度的落實不到位是會計檔案管理制度滯后的主要原因。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，再加上會計檔案管理制度的管理對象主要是會計核算專業材料，所以會計檔案歸檔制度起著至關重要的作用，需要我們進行完善。會計檔案歸檔制度的不完善，主要體現在不少基層單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有作出具體的規定，沒有將會計檔案管理納入會計人員的崗位職責中，也沒有配備專人管理會計檔案。而會計檔案的保管制度落實不到位主要體現在對檔案隨意擺放和翻動，在這種情況下檔案很可能出現泄露信息和丟失的現象。
（二）會計檔案管理工作不到位
會計檔案管理工作不到位，主要包括檔案管理意R落后、缺少網絡和計算機維護人才、工作人員不固定、現代化的投入不足、相關表格整理的不完整和鑒定銷毀工作不嚴謹等。其中，檔案管理意識落后的主要原因是領導對會計檔案管理存在不重視的心理，缺乏對工作人員的現代化技術的培訓，這也就直接導致企業缺乏這方面的人才。如今，計算機軟件和硬件技術隨著科技的發展不斷趨于成熟，我國的檔案管理已經逐漸向數字化和電子化的方向發展，但由于缺乏重視，直接導致了施工企業對現代化投入的不足，這對于計算機會計檔案工作的發展有不利影響。
（三）沒有充分利用會計檔案
會計檔案利用不充分，主要包括利用范圍和方法的限制、利用者范圍的限制。隨著市場經濟的不斷發展，施工企業面臨的競爭更加激烈，但由于傳統計劃經濟對部門資金管理利用的影響，使得對會計檔案資源的利用重視不夠。檔案制度中存在一些保密限制，這就使會計檔案人員的身份有了嚴格的管理和限制，導致很多會計檔案用戶無法進入，這也為會計檔案的發展造成了阻礙。
四、施工企業會計檔案管理制度的改善和加強
（一）會計檔案管理中各項制度的建立和完善
在建立和完善會計檔案管理制度時，首先要根據相關規定建立完善的歸檔制度，其次是根據規定建立檔案安全保管制度。除此之外，我們要對保密制度進行合理的運用，選擇一些專業技能強的管理人員，將檔案更妥善地保管起來。在會計檔案管理中要尤為注重會計檔案的銷毀，所以我們在銷毀一些失去保存價值的檔案時必須認真嚴謹。
（二）會計檔案管理中業務工作的加強
對于會計檔案管理業務工作的加強，我們首先需要做的就是明確會計檔案歸檔的要求，對具有保存價值的信息進行保存，對會計報表數據等重要性材料進行打印裝訂保存，在移交時一定要將表格目錄填寫完整，做好會計檔案的立卷工作。電子會計檔案的數據保存時間比較長，所以我們要建立電算化會計檔案收集制度，選取優質的材料，做好整理工作，從而達到會計檔案管理業務工作的加強。
（三）管理事故風險的防范，加大投入
在加強對傳統紙質文件的保管力度之后，要對電算化會計檔案進行保管，首先我們需要選擇防塵、防潮、防磁的場所進行儲存，并且要定期進行檢查，以免文件損壞。除此之外，我們要將軟件版本和數據進行一致性保存，并對計算機病毒采取一定防范措施，以此保證電子會計檔案信息的安全保存。另外，部門要進一步加強對計算機系統的管理，預防病毒的侵入。
（四）會計檔案管理水平的不斷提高
在對施工企業會計檔案管理制度進行改善和加強時，我們要加強組織領導，提高會計檔案的管理水平。要想做好施工企業的會計檔案管理，最關鍵之處就是領導的重視，所以我們要明確企業人員的職責，將財務部門和檔案部門兩者聯系起來，保證會計檔案歸檔的工作質量。另外，對于儲存會計檔案信息的盤片也要進行檢測，防止出現檔案信息丟失和損壞的現象。
五、結語
如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業中各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內容不斷深化。隨著我國綜合實力的不斷提升，國家經濟實力飛速增長，我國的科技水平也在不斷提高。我們要明確會計檔案管理的各項特點，了解會計檔案管理中存在的不足之處，制定相應的解決方案，不斷完善管理制度，為施工企業會計檔案的管理增添助力，同時為我國強國夢的早日實現貢獻一份力量。
（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）
[作者簡介：何慶紅（1973―），本科，檔案館員，主要從事會計檔案管理。]
參考文獻
[1] 朱慶英.基層施工企業會計檔案管理現狀[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陳梅.基層施工企業會計檔案管理現狀[J].合作經濟與科技，2004（2）：35-36.
施工檔案管理范文第4篇
關鍵詞：檔案;管理文件;資料;安排
一、施工企業中檔案管理中存在的問題
（一）管理人員思想素質不高
在施工項目當中，企業員的管理觀念意識比較單薄，個別的項目部和一些私人單位當中管理制度不完善，并沒有設置一定的崗位責任制，大部分工作人員屬于兼任的狀態，對于施工中的一些主要文件資料還是采用比較傳統的手工收集的方法，有些員工對一些領導存在一定的偏見，認為他們在檔案管理上沒有投入大量的財力和物力，在一定程度上阻礙了管理水平的提高。
（二）檔案管理服務不是很規范
現在，在施工項目部當中，對檔案的管理要求不是很規范，像工程檔案的案卷缺少卷內的目錄，檔號不規范，組卷比較混亂，案卷標題、數字使用不規范，影響了公文轉化為立卷和歸檔。檔案資料的分類級別比較少，其中，對聲像和音頻有關的資料保存不是很好，缺少一定的收集，相反大都還是注重文字的收集和整理。
（三）檔案管理人員的觀念淡薄
在現在的施工企業檔案管理處，管理員單單認為只是一名文件收集和整理的負責人，只是想著資料能夠有效的保存，針對現代化的檔案管理缺少一定的創新意識，總是遵循守舊，加上落后的管理手段，使施工企業不能有效利用資料信息，而且他們的工作狀態十分的懶散，嚴重影響了檔案管理的規范化進程。最重要的是工作人員容易產生消極的心理，不能正確的認識管理的重要性，責任不到位。
二、施工企業檔案管理的相關對策
（一）努力提高管理人員的觀念和文化素質
首先，施工企業應該給予管理員一定的重視程度，培養管理員的管理責任意識，同時檔案管理員應該有較強的管理悟性，施工企業應該對員工進行組織培訓，學習討論交流專業知識，提高大家的職業能力水平。針對在業外的施工項目部，為了能夠對工程進度信息情況清楚的了解，應該及時和建設單位保持聯系，詳細具體問清楚，在施工企業竣工前期，必須進行集中的管理培訓工作，深入了解檔案的有關技術規范和法規，爭取把每一份文件管理工作做的足夠的完善。
（二）提高檔案管理規范
施工企業的檔案管理工作需要一定的科學管理和統一的操作流程，施工企業在進行檔案的類型劃分時，應該盡可能的具體全面，靈活調節每一個管理程序步驟。不同的檔案級別按照工程建設、管理技術等不同的類別進行管理，建立相應的檔案人員崗位責任制，規定各項檔案管理的規章制度，原則上應該嚴謹明確，針對特殊的檔案，應提高檔案管理的工作，進行一定的保密，檔案管理人員必須明確施工企業檔案管理范圍，對各項檔案進行分類整理，裝訂，入盒，編目錄等一系列步驟程序設置。施工企業安排合理的工作流程，使檔案管理的各項工作有條不紊的進行，充分提高檔案管理工作的效率。
（三）完善施工過程的公文材料，不斷收集
在施工過程中，經常會出現上級部門的發文，項目部在公文最初的歸檔時候要形成一系列的材料，材料必須齊全才可以，因此，管理人員必須在平時應該重視，及時收集相應的文件，如果管理不當的話，這可能會影響到施工企業最后的竣工成果，針對上級下達的發文，檔案管理人員必須對每一份文件進行核對和審查，做一定的登記，一部分入檔案，另一部分為了供以后的人參考或者使用之類的，按檔案整理規范要，用釘子裝訂，供平時查閱。還有一點需要特別的注意，對于本單位一些領導簽發的文件，應該將材料收集完整，按照正式文件，簽發，定稿，終稿等一定的順序集中規整，統一裝訂。初步做好檔案入庫前的一系列工作。利用現代電子的信息功能，形成電子信息檔案管理，更加方便查閱和選用，實現檔案工作信息化的管理。
三、總結
綜上所綜述，作為一名檔案管理者，應該對專業知識有深度的了解和認識，明白施工企業的檔案管理范圍，努力提高自己的專業水平，不能自己所認為的將文檔的類別和價值，一定結合施工企業的要求才可以，增加一定的創造性意識管理。同時，作為施工企業，應該緊抓檔案管理工作的積極開展，推進現代信息化管理，提高管理者的管理手段，拋出傳統落后的管理理念，提高管理工作效率，檔案管理正在實現電子信息普及和應用，檔案管理工作是一項比較艱難的挑戰，也是施工企業競爭成功的關鍵因素。我深深的相信，如果我們保持高度的責任感，對檔案管理工作有足夠的敬業精神，那我們可以將檔案管理工作做的很規范化和現代化。建筑業是我國的主要產業，檔案管理工作具有指導作用，實現檔案的科學化管理，對推動社會經濟發展具有重要作用。
施工檔案管理范文第5篇
關鍵詞:施工企業,檔案管理；具體措施
建筑工程施工是一項功在當代、利在千秋、造福桑梓的德政工程。因此必須確保建筑工程質量,對推動城市化建設步伐、改變城市面貌做出應有的貢獻。當然別忘了建筑施工企業工程檔案管理是工程建設的一個重要組成部分,是工程建設項目的歷史記錄,也是工程項目投產后運行、維修、管理、改建、擴建及技術改造等工作的重要依據。如何做好建筑施工企業檔案管理工作有著特殊的意義。
1 當前建筑施工企業工程檔案管理的種種問題及原因
在工程建設過程中,及時收集工程檔案信息,準確鑒別工程文件材料,規范整理工程檔案,確保工程檔案的完整和系統,不僅是為在建工程做好當前服務工作的需要,也是為工程項目投產者開展各項工作做好服務的需要。但是由于建筑施工企業在管理過程中受各種因素的影響,在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題:
1) 工程項目施工中對內業資料重視不夠,歸檔不及時。其主要原因有:a. 整理資料是苦差事,沒有人愿意去干;b. 工程到了收尾階段,大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位;c. 一般項目部沒有專職檔案管理人員,內業資料分散于各個崗位人員手中,工程后期人員陸續撤離后,留下的人員對資料不熟悉,加之有些資料簽字手續不完備,需要施工單位或監理人員親筆簽字,但這些人員又很難隨時召來,拖延了資料整理時間,久而久之,勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當造成檔案的損壞,從而影響了工程檔案的及時歸檔。
2) 工程資料數量增多,質量不佳。作為施工企業的工程檔案應包括施工前準備階段的文件資料;施工過程形成的有關文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數量接收的范圍和內容上分析,主要是不注重鑒定工作,忽視歸檔范圍,造成一些無保存價值的工程資料也進入檔案,濫竽充數,而一些有歸檔價值的工程總結、工程竣工驗收和結算等重要資料歸檔不全,影響了檔案的優化管理和有效利用。
3) 工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數不夠或因保管不慎丟失,在竣工移交時就時常以復印件代替,有的因項目負責人不在現場,一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等,工作人員隨意代簽,使形成的工程檔案資料真實性和法律效應大打折扣。
4) 施工人員檔案意識淡薄。一般情況下,一項工程竣工驗收后就交付給業主使用,短期內沒有出現質量問題,施工企業也就認為大功告成,萬事大吉,隨即將有關施工檔案束之高閣,無人過問,錯過了收集整理的最佳時機,給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面,對于施工企業來說工程檔案即使有一部分利用者,因此,部分施工人員認為城建檔案館與建設單位是今后工程的使用、維修單位,需要歸檔保存完整的工程檔案資料,而我們是施工企業,再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。
2 做好建筑施工企業工程檔案管理工作的措施
建筑施工企業檔案管理是一個復雜的過程,做好工程檔案管理工作,首先要考慮到管理本身的四個基本特征:管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務是設計和維持一種環境,管理的核心是處理好人際關系,而人是管理的第一要素。因此,只有明確了檔案管理的基本特征和內在涵義才能制定行之有效的管理對策。
1) 要增強項目管理人員檔案意識,明確檔案管理人員職責。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市規劃法》,熟悉和掌握《建設工程檔案管理條例》《城市建設檔案管理規定》(建設部90號令) 等法規文件,使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識,明確檔案管理的職責,制定好檔案管理制度和各項工作標準,認真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”(即納入工程施工程序、計劃管理和有關人員的崗位職責) 和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”(即布置施工任務與布置工程檔案編制同步;工程施工進展與工程檔案形成積累同步;工程驗收交接與工程檔案交接同步) ,保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依,有章可循,職責明晰。
2) 明確施工企業工程檔案的歸檔范圍。施工企業工程檔案的歸檔范圍主要包括:前期準備階段的文件材料,如建設工程規劃許可證,工程開工審批表,施工前建設單位、設計單位與施工單位進行的施工圖紙會審、技術交底資料等;只有明確了施工企業工程檔案的歸檔范圍,嚴格按照歸檔范圍進行工程檔案的收集整理,才能保證工程檔案的完整性,為實現檔案的優化管理奠定基礎。
3) 確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中,為確保形成文件材料的真實性、準確性,必須明確法律責任,規定由責任人簽字的必須由責任人本人簽字,絕不允許代簽,在工程檔案形成過程中,確因失誤造成的文字表達或數據錯誤,要求責任人必須對其進行修改,并在修改處加蓋修改人印章,保證檔案資料的真實性和有效性。
4) 重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中,應將檔案工作融入工程建設的整個過程,對工程檔案的管理,項目部除開展自查外,集團公司職能部門應定期、不定期結合工程質量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查,針對檢查出的問題,要求限期整改。為了提高檔案管理的時效性,還必須制定保證金制度,要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內向有關檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料,待工程檔案資料如數移交完畢后,再撥付施工單位的保證金。
5) 嚴格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后,各施工項目部根據集團公司工程檔案收交范圍和內容,將工程前期準備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理,送交集團公司有關職能部門進行審查。工程檔案的內容是否真實,能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況;工程檔案的立卷是否符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》標準;竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求,圖面是否整潔、蓋有竣工圖章;文件的形成、來源是否符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續是否完備;文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發現漏、缺部分,應立即要求補缺補漏。
