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采購合同管理辦法范文第1篇

往年未履行完合同119份，涉及金額約為263531.32萬元。其中，總承包合同3份，金額137477萬元；材料采購合同33份，金額 1188.86萬元；設備采購合同1份，金額17.7萬元；設備租賃合同32 份，金額1547.66萬元；勞務分包合同25份，金額24399.39萬元；專業分包合同3份，金額80102.82萬元；其他類型租賃2份，金額23.36萬元；其他合同20份，金額18774.53萬元。

單價300萬以上的合同共49份,均按照《合同管理辦法》進行了合同審批。

所有的合同都采用了公司的標準文本合同（海外項目與當地公司法人簽訂的合同適用的是當地國家的合同范本），對進入公司黑名單的單位堅決不與之簽訂合同。

合同都能按照合同約定及時進行結算支付，由于個別地材漲價等特殊情況時都與對方單位簽訂了關于更改材料結算支付方式的補充協議。

合同管理部門定期到項目上檢查合同管理情況，并對各項目的合同情況作出總結說明。在近期的自查中發現個別項目的合同中存在不蓋啟封章、資信調查資料無對方單位蓋章、授權委托書授權內容不全等問題，檢查后項目進行了整改，降低了合同中存在的風險。

2016年新發生一例訴訟案件，案情簡要為行駛過程中發生刮擦，沒有聘請律師。案件由專人負責處理，已處理完畢。

海外公司各項目配備了兼職的合同管理員，根據海外公司的合同管理辦法項目上制定了項目的合同管理流程。不分合同金額大小都需要簽訂合同，項目上沒有合同審批權限，所有的合同都報海外公司審核。合同的簽訂首先是在項目范圍內審核，項目經理簽字同意后，再報海外公司審核，海外公司審核批準后，再回復項目或者是同意簽訂合同或者是需要報集團批準。這樣一份合同的簽訂經過項目、海外公司、集團公司的審核，能最大可能避免在合同中出現的風險。

合同管理不是僅合同部門在管理，而是整個參與公司管理的多個部門聯合在管理，多部門共同參與共同管理，無合同不入賬付款，無合同不接收發放，無合同不結算，無合同不進場，從各個角度出發來完善合同內容。通過各部門共同努力來提高合同管理水平，降低風險。

我們在法律合同工作上還有一些不足，在法律合同管理的一些小處、細處還沒有真正去完善、重視它。個別同志還沒有養成要依靠法律合同來保護項目利益降低風險的想法。

采購合同管理辦法范文第2篇

隨著企業改革的不斷深化,市場競爭的日趨激烈,企業在提高產品產量、保證產品質量的前提下,首當其沖是價格戰。因此,企業除加強管理、優化組織結構、降低生產成本外,更應注重構成產品的生產資料的采購成本的降低。而企業中各相關部門購進的原、輔材料、設備、建筑材料、各類商品及其他物資,都在不同層面影響產品生產成本和產品質量。

眾所周知,在一個企業中財務部門的地位和作用是非常重要的,它既是一個核算部門,為各個相關部門承辦財務方面的經濟業務,又是一個預算部門,為企業的整體規劃來預算及籌集資金,它還是一個成本控制部門,這不僅僅包括日常票據審核報銷的控制,還包含了生產成本費用的控制。一個企業是由許多個相互聯系、相互制約部門組成的經營實體,在企業管理過程中,最容易發生的失控點則主要集中在直接管理人、財、物、和銷權力的重要崗位和環節上,而這其中,企業物資采購就是一個既敏感、復雜、又易出現問題的環節,所以,現在很多的企業給財務部門增加了一項特殊的工作:采購價格控制。

根據企業具體情況采購部門制定出有目標有戰略的招標采購管理辦法,并從根本上制止了采購方面的跑、冒、滴、漏,具體做法是:

1 建章立制,理順物資采購程序,規范采購行為

根據《國有企業物資采購管理暫行規定》、《中華人民共和國招、投標法》、《機電設備招、投標管理辦法》等相關規定,結合本單位的實際情況,應制定出既適合本單位現有條件,又不違反國家法規政策的制度、規定。我單位制定了《采購招標及合同評審管理辦法》,《物資采購與管理的考核規定》,明確了各部門的職責,做到責、權分明,使價格審計工作有章可循、有法可依,促使采購工作規范有序,改進和加強了企業的內部管理。我公司規定了“四個不準”,要求所有采購合同不經審計不準簽訂合同,不簽合同不準預付貨款,各項采購無資金來源及價格不經審計不準投產,價格未經審計不準報銷。

2 利用現代化管理手段,搞好采購管理工作

隨著計算機的發展,網絡充斥著每個人的生活,利用計算機及網絡管理采購工作,對采購工作和價格審計工作的影響也無疑有了質的飛躍。根據實際情況編制采購合同管理程序,將設計部門的電子版明細表直接導入采購合同管理程序,由財務部門按照事先做好的目標成本將成本細化到每一個零部件上,做為采購價格的限定價格,所有采購合同都輸入程序當中。如果最終輸入的采購價格高于限定的價格,將做出提示,如果不修改初始目標成本價格,不予通過。并且由專人進行程序內容錄入,在全公司內聯網,相關人員均可以在網上查詢到所需的數據。通過這樣的管理,可以有效地避免重復訂貨及多訂貨,并且通過查詢可以及時發現漏訂貨的現象。由于事先做出了目標成本,通過程序隨時控制成本發生的情況,對于成本即將高于目標限定價的,及時給予預警,高于目標的不予訂貨。用電腦代替人腦的控制,沒有了人際關系的干擾,對于成本控制工作的發展也會有較大的促進。

3 完善基礎工作,加強市場價格跟蹤

(1)編制原材料采購價格數據庫。

以前可利用的信息非常少,往往都是通過平時訂單的積累,手工的記錄,對方出具的價格本等來審計價格,每查一個價格都需要翻閱大量的資料,現在我們通過前期大量的工作,整理編制了原材料采購價格數據庫,將曾經簽訂過合同的價格統統整理出來,按照不同類別、不同規格進行分類,可以在計算機上隨時查詢相關或同類部件的供貨廠家和已簽訂的供貨價格,這樣就節省了后期很大的工作量,不必重復的翻閱厚厚的資料。

(2)編制原材料價格變動報表。

廣開渠道、多方收集信息,通過在網上查詢價格,電話詢價、報刊等手段,了解市場行情,隨時跟蹤市場價格的變動,形成原材料價格變動報表,并以此為依據指導零部件價格的變動,加強采購價格的精細化管理。

4 推動陽光工程,實施比質比價采購

為杜絕“暗箱操作”,應積極倡導“陽光工程”,對大宗采購實施招標或議標,成立招標評審小組,吸納生產、技術、采購、質量等相關人員參加,并對采購物資的質量實行跟蹤調查。建立《物資使用情況反饋制度》,不定時對各使用部門回訪,讓使用部門參與對采購物資的價格、質量監督;對物資采購中出現的問題,及時分析原因,根據情況提出處理意見,促使采購部門增強責任心。充分發揮管理職能,堅持全方位審核。對采購物資在審價過程中不是簡單的以價審價,而是結合生產情況、根據生產計劃、倉庫庫存等各方面信息,監督物資采購質量、控制物資的采購數量,盡量減少資金占用;在價格審核過程中及時發現管理中存在的問題,提出建議并監督實施。

5 建立外協、采購戰略合作伙伴

采購合同管理辦法范文第3篇

【關鍵詞】企業價值鏈 采購成本 成本控制

一　引言

當前，企業間的競爭越來越激烈，競爭也滲透到了企業管理的各個層面，作為企業采購成本管理也擺到了企業管理的核心位置，企業成本控制的成效直接決定了企業在市場上的競爭優勢。全球采購和供應專家湯曉華曾經講過：中國企業不可能等待原材料價格回歸平衡，更不可能期望金融退出投機，更務實的做法就是想辦法削減成本。因此要提高企業產品的市場競爭力，就必須加強企業的成本管理，企業成本控制的重點和源頭也必須從采購成本開始。據相關報道，飛利浦和德力電器的財務數據顯示：1%的采購成本下降，使兩家公司的利潤分別增加了7.5%和16.5%。采購成本占總成本的比率越大，降低采購成本對利潤的貢獻就越大。因此采購部門不僅僅是發生成本的部們，更是企業利潤來源的中心，做好采購成本控制對企業意義重大。

二　企業采購成本的構成

采購成本是指企業經營管理過程中因采購物品所發生的費用，包括物品成本、采購管理成本、儲存成本三大組成部分，其計算方式為：

采購成本=物品成本+采購管理成本+儲存成本

物品成本=物品單價×數量+運輸費+相關關稅及手續費

采購管理成本=人力成本+辦公費+信息傳遞費

儲存成本=倉庫保管費用+存貨損壞費用+其他費用

但采購成本是一個綜合性指標，除了這些可以量化的數據指標外，還包括與供應商的合作關系、訂貨合同是否合適、物資采購的人員配置是否合理等非量化因素。因此從企業價值鏈管理角度合理確定企業物資采購的相關成本就顯得尤為重要。

三　從企業價值鏈角度看企業采購成本

價值鏈是由哈佛大學商學院教授邁克爾?波特1985首先提出的。價值鏈管理是對企業價值鏈的計劃、協調、分析和控制，使企業各個環節的工作形成相互關聯的整體，真正按照“鏈”的特征實施企業的業務流程，使其相互關聯，同時又具有處理資金流、物流和信息流的自組織和自適應能力。

將價值鏈應用到企業的采購成本控制，主要包括以下幾部分：

1．正確樹立企業采購成本管理的整體效益理念

長期以來，一些企業采購成本管理的指導思想就是最大限度地減少支出，片面追求采購成本降低而忽略提高物資質量、保證供貨時間，雖然節省了采購成本開支，但因采購物資質量缺陷或者缺貨而造成待料停工損失甚至商譽損失，反而得不償失。因此要求我們在進行企業采購成本控制時不僅要注重降低企業整體支出，更要樹立企業成本管理的整體效益理念，同時在企業采購生產過程中執行質量成本管理。質量成本指的是企業為保證和提高產品質量而支出的一切費用，以及未達到既定質量水平而造成的一切損失之和。堅持質量成本理念，可以使我們在進行企業采購成本控制是不局限于降低企業采購成本支出，而是從全局戰略角度出發從整體上提升企業核心競爭力。

2．重視企業成本管理的早期策劃

我們總認為成本靠的是控制，事實上成本更多的靠的是早期的策劃，不管是新產品還是現有產品，在設計之前就事先制定出目標成本，而這一目標成本將成為產品從設計到推向市場的各階段所有成本確定的基礎。采購成本作為企業成本管理的核心部分，事前的策劃同樣重要。

早期成本策劃人員在編制構成企業成本的每一項支出時，不僅要顧全企業整體成本支出狀況，更需要遵循企業的整體價值鏈管理，即把指定成本的項目范圍拓展開來，追溯到上游可以包括供應商的選擇和合作關系的建立，以及各種采購合同的簽訂等都需要納入企業事前的策劃管理之中，下游也需要涵蓋采購之后的生產、加工、銷售各道工序，使企業的采購成本控制延伸至最終消費者。而建立這樣一種動態成本管理體系，不斷推動包括產品設計人員、物資采購人員、產品內外部供應商之間、負責產品不同方面的不同部門之間的談判和相互協作之后，企業的整體成本包括物資采購成本才會降低，企業的成本管理才會取得經濟效果。

3．加強供應商管理

供應商管理就是通過對伙伴關系的維護與加強，使供需雙方進一步發展成戰略性合作伙伴關系，產生新的生產能力，提升供應環節價值增值的過程。供應商管理是采購工作中一項非常重要的環節，在進行企業采購成本控制與管理時，必須根據不同供應商的具體特征和在企業采購中的地位對供應商進行合理分類，以制定不同類型的供應商評估策略。從供應商提品的特點以及企業對特定產品的采購需要，可以把供應商分為不同類型，如長期戰略合作型和交易型供應型兩類。也可以根據企業采購產品的差別，區分原材料類供應商、設備備件和輔助材料類供應商等。進而通過對不同供應商采取的差別政策，不斷改善和優化供購關系，降低企業全面采購成本。

在確定企業供應商管理政策時，首先必須考慮供應商的數量問題。是尋求獨家采購進而形成長期合作關系，還是實行多家采購策略。這不僅取決于企業所采購產品的類型，更與企業長期生產規劃相關。獨家采購產品質量穩定，訂購費用較低，并易于獲得其他優惠條件；但同時由于無法與其他企業和供應商進行比較，易于失去產品質量、價格更有利的供應來源，而且采購的機動性小，容易養成對供應商的長期依賴關系。而當企業采購數量較大、但一時又難以確定最合適的供應商時，可先采取多家采購方式，通過實踐經驗的比較，選擇最優供應商。這里有一點注意，獨家采購和多家采購的策略并不是一成不變的，供應商的開發與管理應該是動態的，在企業采購過程中必須根據企業需要和市場以及經歷環境的變化適時改變采購策略，從而達到企業采購成本的最低化。

其次，在企業已經建立的固定的采購關系之后，必須不斷加強與供應商的溝通與交流。通過加強與供應商的溝通與交流，采用恰當的協同管理方式，不斷維護、改進、發展與供應商的關系，實現信息共享、資源共管、風險共擔和利益共享的合作交流機制，以降低企業采購活動的總成本。同時實施有效的產品質量控制管理，不斷優化整體供應商的結構和供應配套體系。實現采購部門與供應商的雙贏局面。

4．采購合同管理

企業合同管理是市場經濟條件下管理的一種重要方法，是經濟手段法律化的形式之一。合同管理不僅關系到企業的質量和效益，而且關系到企業的信譽。加強企業合同管理，提高企業的經濟效益，已經成為當前市場經濟條件下提高企業經濟效益的有效途徑之一。研究調查表明，企業對合同管理并沒有給予充分重視，尤其是企業的采購階段。首先，原材料結算是采購合同執行中的一個重要環節，也是供需雙方履行合同規定的要約和承諾的最終體現。采購結算價格是構成企業采購成本的重要因素，采購結算對于合同的履行起著審查和監督的作用，而企業利潤最終在結算中完成。其次，合同條款與企業采購成本更是直接相關，如合同價格、運輸方式、結算方式、違約責任及合同爭議的解決方式等，這些都直接或間接構成企業的采購成本。

為了有效降低企業采購成本，必須對企業的合同管理給予高度重視，通過高效的合同管理提高企業經營效率。大型集團公司可以發揮企業整合優勢，統一合同文本以規范合同流程。同時在原有合同的基礎上根據各子公司的具體情況規范地方合同文本，統一合同條款、統一價格、統一指標要求，統一考核條款；規范票據傳遞和結算管理辦法以及合同傳遞管理辦法。其次，密切關注產品市場信息和公司采購信息，對于采購過程中雙方爭議較大的發出、流入數量和質量進行定期檢測并及時與市場上其他相似產品進行比較，建立與供應廠商的定期交流溝通機制，以及時解決問題并協商更改合同條款，降低企業因以供方檢驗標準為準而引起的潛在損失，降低企業采購成本，維護企業權益。

5．采購人員的配置以及生產、銷售的反饋

采購合同管理辦法范文第4篇

[關鍵詞] 工程項目；物資管理；質量保證；過程控制

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 060

[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0117- 03

物資管理就是通過用料申請、審批、采購、運輸、倉儲、保管、領用等活動，解決物資供需之間存在的時間、空間、數量、品種以及價格和質量等方面的矛盾，銜接好生產中的各個環節，確保生產的順利進行。目的是通過對物資有效管理，降低生產成本、加速資金周轉，保證企業的收益并提升市場競爭能力。航天型號產品用元器件管理實行“五統一”管理原則，即：統一標準選用、統一組織采購、統一監制和驗收、統一補充篩選和到貨檢驗、統一失效分析；航天型號產品用材料管理實行“四統一”管理原則，即統一選用、統一復驗、統一認定、統一失效分析。型號產品物資配套管理需要開展全流程的物資管理工作。

1 物資選用控制

新研發單機需進行物資選用審查，需編制元器件選用清單、材料選用清單。

根據物資選用情況，需完成的專項審批包括：目錄外元器件和目錄外材料審批、首次選用進口元器件審批、元器件的不一致情況審批。元器件和材料的選用應按照型號選用元器件、材料質量保證要求的規定，在選用目錄內選用，選用目錄外的元器件和材料，要上報物資中心，經過主管所領導審批后方能選用。如型號任務有特殊要求，應在型號任務指定的選用目錄內選用元器件、材料。

首次選用是指在引進元器件選用目錄或型號指定的引進元器件選用目錄范圍內首次選用的在上天產品中無使用經歷的進口元器件，對于品種規格相同但生產廠家變更的，也視為首次選用；對于選用超出選用目錄或型號指定的引進元器件選用目錄規定的進口元器件按目錄外管理辦法執行。首次選用進口元器件按照規定填寫首次選用進口元器件審批單，上報物資中心經過主管所領導審批后實施。

元器件在使用等過程中出現的與標準規范及相關型號元器件保證要求規定存在低等級、不合格、超出最長存儲壽命仍需使用等不一致情況時，按照管理要求，需填寫元器件不一致情況審批單，上報物資中心經過主管所領導審批后實施。

新品物資的各項技術指標，要緊密結合型號任務的需要，既要跟蹤世界先進水平，又要考慮國內的基礎，不能脫離實際。新品物資應按照需求論證、申請立項、簽訂研制合同、研制過程管理、鑒定定型等過程進行項目管理。新品物資必須經過定型鑒定和適用性驗證，確認滿足產品要求后，方能應用于型號任務。滿足型號使用要求，由型號承擔單位或型號承擔單位與元器件生產廠一起設計，其加工、制造、生產的部分或全部在型號承擔單位或元器件生產廠的元器件屬于專用元器件，其按照專用元器件管理辦法執行。

外協產品中的新研發單機需進行物資選用審查，供方編制元器件選用清單、材料選用清單提交外協方。外協方組織相關人員進行物資選用審查，形成選用審查意見，并明確需提交專項審批的項目清單，供方向外協方提交專項審批的審批單。供方在型號研制過程中，新增物資選用品種時，應將新增部分提交外協方進行物資選用審查，選用變更后的選用審查程序同首次選用審查進行控制。

2 物資采購控制

包括由自行采購元器件、材料的組件研制、通用單機、定制單機類任務和自行采購材料的零件機加類任務。

采購物資申報根據型號或產品任務需求編制配套物資需求清單，并同時明確或編制采購物資的訂貨技術要求和驗收要求。應組織對采購申請文件進行審查，確保所規定的采購要求是充分與適宜的，并留有記錄。采購信息除了包括有關產品的要求之外，適當時包括對供方的產品、程序、過程和設備提出有關批準和鑒定的要求，還包括對供方某些崗位的人員的資格和技能提出要求、對供方通過質量管理體系認證的要求，必要時可提出審核的要求。

航天型號產品用國產和進口元器件的采購工作由物資中心統一組織管理，負責采購并對采購過程進行管理，進口元器件也可委托有資質的物資中心負責采購和管理，元器件集中采購流程如圖1所示。

應建立配套物資合格供方管理辦法，編制合格供方名錄，采購物資的供方應在合格供方名錄中選擇。應對供方提供的物資進行質量監督，發現問題及時向供方反饋，并對合格供方名錄進行動態管理。

采購合同或訂單要以批準的采購文件為依據，應符合采購信息的要求，符合產品或型號質量保證的要求，采購物資的供方應在批準的合格供方名錄中選取。采購合同或訂單要寫明訂購物資的名稱、型號（牌號）、規格、供應狀態、技術條件、包裝、交貨日期、驗收方式等內容。對需要下廠監制和驗收的物資，要在采購合同或訂單中明確。采購合同或訂單除了對采購物資的要求，適當時還應包括對供方的其他控制要求，采購合同管理流程如圖2所示。

3 物資質量保證

包括自行采購元器件、材料的組件研制，通用單機、定制單機類任務和自行采購材料的零件機加類任務。

元器件（含線纜）應送有資質認定的元器件可靠性中心進行質量驗證；憑開具的合格證入庫、裝機使用，經補充篩選或復驗不合格的元器件應及時隔離和處理。根據采購物資的質量驗證要求，材料由具備質量驗證資質的單位和人員進行質量檢驗，需要時進行現場監制驗收。

采購物資到貨后，應將物資放在“待復驗”區域，采購人員和保管員應及時根據采購合同及訂單，核對采購物資的名稱、型號規格、數量及質量證明文件等，檢查物資的包裝及外觀。經質量驗證合格的物資，由質量檢驗人員開具檢驗合格證明并交保管員，對質量驗證不合格的材料，執行不合格品審理程序并及時通知采購人員。憑質量驗證合格證明辦理入庫，入庫時保管員要對采購物資的實物和質量驗證合格證明的一致性進行核對，有效期或油封期符合有關規定。產品研制中出現的元器件和材料失效，按照元器件及材料失效分析管理辦法，將失效元器件送可靠性中心進行失效分析，根據失效分析報告的結論采取處理工作。不合格品審理后，不能使用的物資應做出“禁用”標識，并隨禁用物資附禁用記錄，包括型號任務、單板或零組件編號、物資型號規格、批次號、禁用原因、填寫日期等。禁用物資應采取隔離措施，在產品的元器件清單備注欄應填寫“更換”字樣。禁用物資應定期進行回收處理，從生產現場清除，確保不發生禁用物資誤用。

當接到元器件、材料質量問題舉一反三的通知后，應依據元器件質量問題和材料固有質量問題處理管理辦法等管理要求，開展舉一反三的檢查和處理工作。物資發生質量問題后，要按規定進行不合格品審理，根據審理結果完成后續工作。經失效分析判定為批次性質量問題的，應及時將信息報送外協方，并開展舉一反三工作。應根據元器件和材料使用常見多發問題及風險控制要求，加強元器件、材料使用過程的質量控制。

4 物資領用控制

包括帶料加工的零件機加類任務，委托采購元器件的組件研制、通用單機、定制單機類外協任務，由外協方提供元器件的電裝固封類外協任務。

應明確專人負責物資的領用工作，領用人員依據領用憑證領用物資，負責對領用物資和領用憑證的一致性進行復核，負責接收物資的實物管理，負責實物標識的有效轉移，負責將質量證明文件有效傳遞到下一個工序。應對領用航天型號產品用元器件的人員進行防靜電專項培訓，確保領用人員在領用和轉運元器件時采取有效的靜電防護措施。

帶料加工的零件機加類任務，依據帶料加工申請表領用材料；委托采購元器件的組件研制、通用單機、定制單機類任務，填寫元器件領用清單，清單中明確元器件的型號規格，質量等級、數量等，依據元器件領用清單領用元器件；由外協方提供元器件的電裝固封類任務，按照提供的藍圖和配套元器件清單領取元器件。

5 物資倉儲管理

包括零件機加、電裝固封、組件研制、通用單機、定制單機類任務。

采購物資應按性質、類別、型號、規格、爐（批）號等分別貯存和保管。入庫物資應及時建賬、建卡，將標識置于醒目位置。貯存采購物資的場所應滿足物資的貯存要求，型號產品配套使用的元器件、金屬和非金屬材料以及機電材料等應分別貯存在清潔、通風、無腐蝕性氣體的倉庫內，專人保管。貯存配套物資的場所還應滿足物資其他的特殊要求，如防靜電、磁屏蔽、濕度、油封等。保管員應每年對庫存物資的外觀情況進行檢查并保持檢查記錄。對有貯存期要求的物資應該及時檢查，對已到有效貯存期的物資應加明顯標志隔離，并及時通知有關人員按規定復驗或轉庫。

發放物資的型號 、規格、爐（批）號、技術標準、質量等級、供應狀態和數量等，應與配套元器件清單或零件材料明細表等發放依據性文件的內容一致，并符合有效貯存期的規定。保管員應根據物資發放的依據性文件定額發料，并如實記錄發放物資的數量、批次號、復驗合格證號等信息。物資不能混批發料，發放物資的批次號信息應記錄在物資領用單據中，并隨發放物資一同傳遞，物資庫存管理流程如圖3所示。

6 物資配套風險控制

包括通用單機、定制單機類任務。

要對存在配套風險的物資進行有效識別，編制風險物資清單，并制定針對性的解決措施。要及時統計型號物資配套進展信息，不能滿足產品生產、交付計劃要求時，要及時將配套風險、風險等級及采取的相關措施報送外協方。要按照型號配套物資信息上報要求，完成型號物資配套信息的報送工作。

7 結 語

總之，在科研院所航天型號項目管理中，對物資的控制管理有著十分重要的作用。這樣不僅可以對項目成本進行有效的控制，還保障了科研任務的進度和質量，促進科研單位的總體競爭能力得到不斷提升。但是，從當前物資管理工作的實際情況來看，還存在著許多問題，這需要勇于進行大膽的實踐和探索，完善和優化物資管理流程和控制程序，鞏固用戶、物資中心及供應商之間的協作關系，形成以用戶為導向、內部管理規范、供方支撐有力的航天型號物資供應鏈體系，不斷提高科研管理創新能力和管控水平。

主要參考文獻

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采購合同管理辦法范文第5篇

關鍵詞：醫療設備 合同檔案 管理

中圖分類號：C939 文獻標識碼：A

醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。

隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫療設備合同檔案管理的重要性

（一）現實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。

（二）轉化參考作用

合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。

（三）潛在預備作用

當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風險

（一）合同的規范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。

三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理

將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。

除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時

通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案

運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

[2] 吳鵬舉.醫院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.