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檔案管理具體流程范文第1篇

關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

參考文獻：

檔案管理具體流程范文第2篇

關鍵詞：數字；稅收；檔案；人才；安全；應用

一、引言

現代社會發展日新月異，稅收檔案工作也需要與時俱進，實現稅收檔案管理的有序發展，關鍵在于現代數字化技術的應用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數字化技術是計算機、網絡技術的整體化發展技術，這些技術可以實現稅收檔案管理工作效率的提升，可以進一步構建現代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務能力。

二、稅收檔案數字化建設的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進一步提升。計算機技術、網絡技術在稅收檔案管理過程中應用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實現管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準確性進一步提升。稅收檔案管理具有嚴肅性，必要保證其客觀、準確的記錄，相關資料保存必須萬無一失，數字化技術的應用之后，人員整理檔案過程中的準確性將進一步提升。最后，實現稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質檔案的時候，相關資料保存相對比較單一，隨著時間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時間，同時在管理過程中需要進一步構建現代化的管理手段，將實現這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進一步實現更好的保持效率，不斷推進稅收檔案管理的多元化發展。

三、稅收檔案數字化建設的具體措施

1.管理人才數字化技術的培養。稅收檔案數字化管理主要就是解決的紙質檔案管理過程中出現的標準不齊，內容不全，歸檔準確度不高等問題，實現數字化管理之后，稅收檔案的標準化、齊全性、準確性等大大提升，但是需要對相關人才進行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優良的職業準則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業的技能。就管理人才的培養應該是一種系統化的管理，進一步提升他們日常化、指標化、數字化、累積化、導向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關的專業技能。現代化的數字化技術也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業知識，電腦、信息技術可以實現稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優化的信息、計算機等技術，組織稅收檔案管理人員及時學習，不斷更新他們的知識結構。多創造一些學習稅收檔案數字化技術，對應該學習了解的大數據、云存儲等概念進行有效掌握運用。開展數字化技術學習的傳幫帶工作，讓那些具有一定數字技術水平的人員幫助其他管理人員。2.構建稅收檔案管理網絡安全屏障。稅收檔案管理需要對網絡安全問題提高認識，因為很多稅收檔案信息都可能通過網絡泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進行系統化的網絡安全措施應用，不斷提升服務主機的安全性，全局性統一更新病毒庫，同時嚴格遵守稅收檔案調閱的相關規章制度，更好的實現檔案管理的有效開展。嚴格細化稅收檔案管理數字化在內部網絡傳遞的級別，根據其信息的重要程度、核心程度設置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時需要進一步規范單位內外網的使用制度，不能將內外網進行互通使用。數字化的管理可以實現電子化的數據存儲，雖然紙質的檔案資料也保存，在查閱的時候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優質的網絡安全條件，這樣的環境下，稅收檔案管理的網絡化建設推進。3.強化稅收檔案數字化推進力度。稅收檔案的數字化發展需要進一步構建其相關紙質資料的電子化系統，穩步推進原始檔案的整體化發展，組織相關技術人員對原始稅收檔案進行拍照、掃描。數字化的稅收檔案管理需要在企業中將相關事宜辦結之后，及時進行掃描進入電腦，這種隨時變化稅務檔案管理不再需要進行裝訂，只需要對其按照時間的先后順序進行編號。一方面需要對原始資料的完整性進行有效保存，另一方面需要進一步加強這些資料電子化發展的推進，研究一套符合檔案保存規律的措施和手段。具體的推進措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求。可以將處理的一個業務環節所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進行有效分類。根據檔案管理的不同環節，將其進行有效分類，目前的主要種類有：稅務登記、管理認定、納稅申報、稅款征收、發票管理、會統核算、納稅評估、稅務稽查。4.推進稅收檔案數字化發展的軟硬件建設。現代的稅收檔案數字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業法人的簽字、相關部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實現對檔案的查閱，那些不全、申報的時候出現問題等，都是可以進行事前檢查。稅收檔案數字化管理的這些優勢需要通過其軟硬件的完善實現。首先需要提高稅收檔案數字化基礎設施建設的重視程度。不斷強化部門領導對稅收檔案管理數字化工作的重視程度，這是現代稅收檔案數字化設施優化的基礎和前提。其次，構建系統化的管理制度。管理制度是一項工作有效開展稅收檔案數字化發展的必要條件，例如調閱稅收檔案管理的具體規定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規范化、系統化。進一步構建稅收檔案數字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護辦法等。最后，進一步強化稅收檔案管理的設備更新，在條件允許的情況下，不斷優化稅收檔案管理的硬件設施，實現檔案設施的數字化，不斷構建符合大數據時代特征的稅收檔案管理設備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設施都已經配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時在網絡信息化硬件推進的過程中需要進一步強化，不斷提升網絡速度，優化更加廣闊的網絡交流平臺，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設都是需要加大政府的財政支持，不斷提高相關設備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發展。

四、結語

稅收檔案是政府對企業進行稅務管理的有效依據，具有嚴肅性。同時隨著企業數量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數字化管理工作需要進一步加強人才培養，完善網絡安全、有效推進工作力度、優化軟硬件建設，從而避免出現人為檔案管理誤差，提升工作效率，進一步實現稅收檔案管理的質量。

參考文獻：

[1]趙利民.科技檔案數字化管理[A].煤礦自動化與信息化——第21屆全國煤礦自動化與信息化學術會議暨第3屆中國煤礦信息化與自動化高層論壇,2011,06:145-146.

[2]莫尚東.淺談“問題導學”的內涵及模式解讀,《導學案》規范制作,使用和管理[A].2015年9月現代教育教學探索學術交流會,2015,09:129-130.

檔案管理具體流程范文第3篇

1.1知識管理的含義

知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。

1.2知識管理與檔案管理的聯系

1.2.1管理對象重疊

檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。

1.2.2管理目的相同

檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍。

1.2.3管理流程相似

當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。

1.2.4管理手段相近

檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理。

1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義

基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。

2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用

知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑。

2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端

我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎。

2.2改善當前知識管理工作當中的不足

我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。

2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展

傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。

3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念

知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施。

3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式

知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。

3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系

以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值。

4結語

檔案管理具體流程范文第4篇

關鍵詞：檔案管理系統中小銀行知識管理知識化升級

隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統，但檔案管理系統單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統，極大地提高了知識資源的開發利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統建設方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統的升級問題對提升知識資源的開發利用水平具有重要意義。通過文獻研究發現，對中小銀行檔案管理系統研究的文獻不僅數量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統的設計與應用方面，并沒有關于檔案管理系統升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統的升級缺乏理論支撐。基于此，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統集成原理對組織現有系統進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。

一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段。“集中式”使各業務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝樂門，徐少同等.知識管理方法與技術[M].南京：南京大學出版社，2012：107―112.

檔案管理具體流程范文第5篇

關鍵詞 跨流域調水；檔案管理；實踐分析

跨流域調水工程量大、涉及單位多、時間跨度長，在工程銜接、項目決策、審計稽查、竣工驗收、運行維護等方面的工作中，工程檔案具有非常重要的作用。水利工程檔案管理內容劃分非常的復雜，尤其是跨流域水利工程，劃分出多個標段的檔案，同時由于工作地點的不集中，在檔案管理上還需要采用分級化的管理方式，才能保證檔案管理的完整性、可用性和規范性。水利工程檔案管理首先要建立科學化的檔案管理體系，包括檔案人員體系、檔案收發體系、檔案歸類體系和分級化的監理體系，各個環節都要通過流程銜接，制度約束，才能夠保證檔案管理工作的有效性。

1.跨流域調水工程檔案管理概念與特點

跨流域調水是對水資源合理應用的重要手段之一，其空間尺度較大、調水距離遠、工期長、涉及單位多，所以建立跨流域調水工程檔案對于保證工程規范化實施，提高工程項目質量，加強監理水平和后期的使用與維護工作具有非常重要的作用。跨流域調水工程的檔案管理與一般的水利工程檔案管理不同，其更加復雜、多變，牽涉企業眾多，涉及環節繁雜，檔案的利用率也非常的頻繁。跨流域調水工程檔案管理的特點主要包括以下幾個方面。

第一，跨流域調水工程量巨大，單憑國家或者地方獨立投資建設難以保證資金上的充足，所以往往都是由國家、地方、銀行、投融資渠道等多方聯合籌款興建項目。而作為投資人對項目的效益尤為關注，這就要保證檔案管理中τ詼嘣化的投資方式和比例檔案管理到位，避免出現法律上的糾紛。

第二，在管理模式上采用項目負責制、招投標制、工程監理制和合同制的管理方式，這就需要有制度、規范協調各參與方的利益，并且通過工程檔案的管理能夠為后進入的施工方找到工作的參考依據和建設規范及標準，協調工作內容，保證工程項目的有序進行。

第三，跨流域調水工程的檔案主要涉及到合同、設計文件、施工文件、監理文件、指示文件和其他類文件，各部分文件類型又劃分出多種類型的子文件類型，如：設計文件包括設計圖紙、設計變更、設計答疑等文件；合同文件包括采購合同、施工合同、監理合同等，要做到文件的統一和有序管理必須根據工程整體項目的實施過程有序的劃分，才能做到檔案的科學利用。

第四，跨流域調水工程工期長，施工企業參與和準入的時間不同，這就會導致工程項目的整體質量難以保證，所以工程檔案管理中的施工建設參數、材料參數等重要信息可以作為施工過程的重要參考。檔案管理人員不僅要熟悉水利工程建設各個環節的施工過程，而且要清楚的知道不同檔案資料對不同企業的用途，做到檔案的合理利用。

2.跨流域調水工程檔案管理實踐流程

跨流域調水工程檔案管理能夠為項目決策、項目建設、項目監理、審計稽查、竣工驗收、投產運營、擴建改造、維修維護等提供全面可靠的資料支撐。檔案管理工作流程包括前期信息的收集、立項資料的管理、設計資料的管理、招投標資料的管理、施工資料的管理、監理資料的管理和建設資料的管理等。根據跨流域調水工程的生命周期逐一的建立檔案，形成有序的檔案管理體制，在不同階段都應制定及時有效的管理辦法和檔案管理細則，根據具體項目的建設內容進行檔案的有序劃分，始終保證檔案的連續性和檔案管理的可控性。

跨流域調水工程的過程管理非常重要，而檔案管理內容則涉及到每個環節銜接的重要參考和質量控制標準。在檔案管理中，要強化關鍵環節的檔案管理，對每個子項目的建設過程細節進行控制和管理，保證工程質量和工程進度的順利實施。首先在對招投標文件進行管理時要明確提出應歸檔材料的具體內容、數量與規范，便于對項目的參與單位進行統一協調管理；其次要在工程建設過程中，對工程建設數據和工程驗收數據進行整體把控，保證檔案信息與工程項目建設信息準確無誤。最后將檔案管理工作與工程建設的總目標聯系起來，建立規范的檔案使用制度，明確檔案使用章程，使檔案的使用更加規范化、科學化。

3.跨流域調水工程檔案管理實踐遇到的問題與解決方法

3.1檔案管理與工程建設進度不同步問題

跨流域調水工程工期長，一些檔案管理人員認為工作可以慢慢來，等一個子項目完成后再進行檔案的整理。這種想法是錯誤的，檔案管理工作是各工程有機的載體，只有保證檔案資料的采集、分類與工程建設同步才能夠做到準確無誤。所以，檔案的建設與管理必須要形成即時完成制度，各項目主管保證與檔案管理人員的實時溝通，實施施工前的介入、施工中的控制和施工后的驗收檔案管理模式，杜絕事后突擊整理檔案的工作做法，保證檔案信息的準確性。

3.2檔案管理人員被動接收各種資料的問題

在跨流域調水工程中，檔案管理人員被動接收各種資料的問題非常普遍，這導致檔案的利用效率低，檔案存在滯后性的問題。所以要打破檔案管理的被動局面就必須要明確好檔案管理的工作方向，處理好檔案管理與工程建設之間的關系，使檔案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分體現檔案資料的價值和檔案管理工作的重要性。

3.3檔案管理與使用不規范問題

一些工程的檔案管理完全是將所有資料交由檔案管理員進行整理、分類和歸檔，這導致對跨流域調水工程檔案管理不熟悉的檔案管理員，將檔案分類和歸檔錯誤，導致使用起來很難快速找到，并且容易出現數據錯誤的問題。此外，對于檔案的使用也是隨意調用，沒有嚴格的審核手續，導致重要信息被竊取，檔案的遺失等問題存在。所以在檔案管理和使用過程中，要建立檔案資料部門審核制度和檔案移交管理制度，一方面由各主管部門進行審核，確定檔案的分屬類別，便于檔案管理員進行分類管理，另一方面通過嚴格的檔案移交手續，保證檔案的使用途徑準確，有利于檔案管理員及時收回檔案，杜絕檔案的遺失問題。