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檔案專項管理范文第1篇

一、事業單位財務專項資金檔案管理的意義

財務專項資金檔案管理的重要意義主要體現于四個方面：一是響應了國家法律的號召，嚴格貫徹執行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業單位工作效率，在經濟新形勢下，單位資金管理逐漸呈現出復雜化、多維化的特征，且網絡經濟的滲透使得傳統簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統與細節處理方面呈現出一系列問題;三是益于單位管理者更準確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務計劃制定、預算編制、財務問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細分化、信息化、嚴格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內部利益層面，檔案管理均具有深遠意義。

二、事業單位財務專項資金檔案管理現狀

(一)檔案管理傳統化

互聯網經濟下，檔案管理也需要實現網絡化。但目前許多事業單位尚未實現檔案管理現代化模式，未能與數字化信息技術相接軌。這種傳統化主要表現為系統信息化和財務人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機操作，但缺少輸出設備;二是檔案管理人員老化，信息技術要求單位人員必須具有現代網絡技術操作能力，而當前的事業單位檔案管理通常是準退休人員，這在一定程度上導致單位難以實現財務人員信息化。

(二)監管片面化

監管是單位防范檔案管理風險最直接、有效的手段之一。但事業單位當下呈現出三方面不足：一是監管設備落后，在大數據智能時代仍然采用手工簽字的事后監管方式，顯然已經落后于部分違規手段;二是違規代價小，公款私存現象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監管，未延伸至任后;三是監管主體只是財務部門或審計部門，難以形成監管的長效化、常態化，甚至財務部門或審計部門作后，監管不能起到任何作用。

(三)專項資金使用不規范

事業單位中有兩種專項資金使用不規范現象：一是白條抵庫現象，這就使得財務賬面金額大于實際庫存現金，在一定程度上導致賬實不符，難以入檔，尤其此類現象發生在跨會計年度期間，檔案管理更加復雜;二是公款私存現象，主要表現為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌椖坑茫@直接導致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現幾何級增加。

三、規范和加強事業單位財務專項資金的檔案管理策略

(一)搭建與維護信息管理平臺

信息系統平臺搭建主要著手于財務人員信息化和業務處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務人員，實現新老交替，強化財務人員網絡意識、法律意識、責任意識;部門領導必須重視檔案交接、保存、銷毀環節，嚴格把控管理信息系統登錄權限，同時必須保障電子賬簿與紙質賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓單位老員工，加大繼續教育力度，強化檔案管理服務能力和信息應用能力，專業上鼓勵老員工帶新員工，信息系統操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術投入，加快實現單位內部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強電子檔案、電子賬簿在部門內部的傳遞、使用頻率;強化內部信息技術風險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風險管理、信息安全、信息系統開發以及測試和維護、信息科技運行、信息科技外包等方面內部控制，建立健全風險狀況的防范機制。

(二)創新監管機制

檔案管理的規范與強化需要借助監管機制的創新，這主要體現于三種機制創新：一是科技監管機制創新，積極拓展和提高計算機在檔案管理監管領域的應用和使用層次，搭建業務數據平臺，實現會計、稽核信息系統與檔案管理信息系統之間的數據傳輸與對接，促進各類業務數據的共享與監測，加快監管信息系統建設，完善業務分類監管模型，通過數據+模型分析的數據化監管模式，查找線索、確定重點、精確范圍，實現實時監控、動態監控。

二是聯動監管機制創新，實施重大項目聯動監管機制，在部門間充分實現橫向、縱向的協調配合，共享監督成果，一方面建立檢查聯動機制，強化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優勢，共同參與項目檢查，形成監督合力;另一方面建立監管與業務部門間檢查成果的相互反饋機制，實現有效的互補。

三是違規機制創新，以經濟審計為切入點，推進監督全覆蓋。積極穩步推進經濟責任審計工作，使經濟責任審計從離任審計向任中審計，從事后監督向事中、事前監督的轉變，實現審計監督的常態化、長效化，促進部門領導主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎，另一方面要把握重點，有的放矢。以檔案流程設計為主線，突出重點機構，以風險為導向，突出重要環節，對不同部門歸檔時間、準確性、分類有效性配以相應的評價標準，強化違規機制的目的性和針對性。

(三)建立健全檔案管理及其相關工作領域制度

檔案管理制度的強化和規范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業務部門。因此，必須建立健全相關部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項資金管理制度，建立專項資金反饋制度，有結余或未投入項目的專項資金必須上交，將專項資金用于固定資產購置、工程項目改造等，必須統一按照單位會計制度進行核算、核銷;二是積極落實《檔案管理辦法》，設計檔案歸檔流程，會計等相關部門自覺對信息分類，嚴格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環節，且一切記錄均要按照單位制度進行備份;三是規范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領導監督下進行，如果存在只交接內容、沒有明確義務與責任的情況，則要對監督領導、交接人員一并處罰。

檔案專項管理范文第2篇

（中鐵一局集團物資工貿有限公司，西安 710077）

（Material Supply and Industrial Trade Co.，Ltd. of China Railway First Group，Xi´an 710077，China）

摘要： 客運專線對于鐵路建設的安全性、舒適性，要求更高，因此，鐵路客運專線工程的建設，比一般的鐵路工程建設，難度更大，且維護要求更高。鑒于此，在鐵路客運工程項目實施過程中的檔案管理，要重視起來，這不僅僅為保障施工企業的利益，更重要的，為客運專線后期的維護，提供充足的資料保證，在節省人力、物力的情況下，完成鐵路客運項目的管理維護，以滿足經濟發展的要求。

Abstract： The requirements of safety and comfort are higher for railway passenger dedicated line. So, the construction of the railway passenger dedicated line is more difficult and the maintenance requirements are higher than that of general railway construction. In view of this, the archives management in the project implementation process of railway passenger transportation engineering should be paid more attention to. It is not just to protect the interests of the construction enterprise, but more important for providing abundant information assurance of later maintenance of passenger dedicated line later maintenance. In the case of saving manpower and material resources, it can complete the maintenance management of railway passenger project to meet the requirements of economic development.

關鍵詞 ： 鐵路建設；項目檔案；檔案管理；施工檔案管理

Key words： railway construction；project archives；archives management；construction archives management

中圖分類號：F532 文獻標識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）06-0198-02

0 引言

企業的發展，不僅僅需要企業對于社會潮流和趨勢的把握，更需要企業對自身在發展過程中的不斷改進。工程項目作為一個施工企業的生存基礎，為企業發展提供堅實動力，企業工程項目所產生的各項資料的保存，對于施工企業來說，有著重要意義。企業的項目檔案，是企業在施工過程中，所產生的、與項目有關的文字、圖片或者其他資料，其內容包含了企業施工項目的設計、工程建設日志、技術難點、技術創新，甚至包括施工過程中所創新的管理方式。這些，不僅僅作為該項目建設實施的重要組成部分，同時，也是企業施工項目技術和經驗的積累，是施工企業重要的無形資產。

1 鐵路客運專線建設和檔案管理特點

鐵路客運專線的建設，與一般的鐵路工程建設，有著明顯的區別。鐵路客運專線的建設，對于施工企業資質要求嚴格，建設技術難度大，工作接口繁雜且數量龐大。如果按照普通鐵路建設施工，不僅難以保證施工質量，對鐵路客運專線未來的管理維護，也會造成一定影響。會增加鐵路客運專線的管理難度，提高客運專線的維護成本。所以，在鐵路客運專線的建設過程中，要結合鐵路客運專線建設要求，以及未來運行維護的相關特點，完成鐵路客運專線的建設。在施工過程中，要構建科學合理的施工方案，應用適宜的管理體系，保證鐵路客運專線施工的質量。加強鐵路客運專線施工質量的管理，建立健全好鐵路施工項目的檔案管理，是一條重要手段。根據我國檔案法的有關規定，項目建設從設計籌劃到竣工驗收，所有的相關資料都要進行收集、整理，最后經過挑選、審核、補充等程序，將資料保存歸檔。

鐵路客運專線工程項目的建設，是一項耗資巨大的基礎性工程，在我國的經濟發展中，起著越來越重要的作用。對于鐵路客運專線的建設來講，參與建設的單位數量多，工程建設周期長，相關質量要求和技術標準，國家都有嚴格要求。在鐵路客運專線的建設實施中，會產生大量的文檔資料，做好這些文檔資料的整理和歸檔，是一項非常重要的管理工作。

因為鐵路客運專線的建設，涉及廣泛，參與單位和人員數目龐大，持久復雜的建設過程，會產生內容繁雜、聯系緊密的文檔資料，造就了鐵路客運專線建設所產生的項目檔案來源分散、內容廣泛、資料價值大等特點。所以，在鐵路客運工程最終的竣工驗收中，項目檔案是一項必不可少的內容。鐵路客運專線未來的運行發展中，項目檔案是一項重要的憑證和依據。同時，如果鐵路客運專線，在未來要進行擴建改造，項目檔案也是必須的技術資料之一。因此，鐵路客運專線的項目檔案的收集管理，需要相關施工企業認真負責的完成，保證鐵路工程建設項目的檔案的質量。收集、整理和保存好鐵路客運專線項目檔案，不僅對建設企業未來的發展能提供良好的技術支撐，同時，對于鐵路客運專線管理水平的提升，有重要作用。

2 鐵路客運專線項目檔案管理存在的問題

檔案資料的收集，是一項持續性的工作，因為建設單位所負責的具體項目不同，參與時間存在差異，相關資料的的標準規范并不統一。項目檔案整理不規范，甚至會出現有關資料缺失的現象。這給項目檔案的整理工作，帶來了包括資料收集分散、收集的資料與相關工程的建設實施脫節，資料難以歸納整理等直接影響。

鐵路客運專線項目的檔案管理，還存在檔案制度不夠健全，檔案管理工作滯后于項目工程建設。雖然，我國鐵路管理部門對鐵路工程建設的檔案管理，制定了制度標準，但是，隨著時代的快速發展，以前老舊的制度標準，已經難以滿足現代化的鐵路工程建設。一些鐵路工程施工企業，沒有建立起企業自己的工程檔案管理部門，在鐵路工程的項目建設中，也沒有將項目檔案的建設和管理，納入到企業建設項目中去，嚴重影響了企業建設工程與項目檔案的進度同步。沒有專門的檔案管理部門對施工檔案進行管理，造成檔案收集管理缺失，等到項目竣工的時候，才對項目施工檔案進行突擊補充。檔案的真實性和準確性缺乏保證，難以在鐵路工程后續的維護建設中，發揮作用。

3 加強鐵路客運專線施工企業項目檔案管理的措施

要加強施工企業項目檔案管理，首先要從思想上，對項目檔案重視起來。施工企業，要加強對企業員工的培訓，改變員工對于項目檔案不重視的看法。施工企業要在項目實施建設初期，就要開始籌建專門的檔案收集管理部門，如項目資料室。對項目建設過程中所產生的資料，進行收集整理，為以后的歸檔做準備。利用好企業內部檔案管理部門的資源，將以往工程結束后“趕”檔案現狀，轉變為工程前期介入對檔案進行收集管理的過程，避免在竣工驗收過程中突擊補充檔案所出現的種種問題。

企業內部，對于檔案的收集管理，施工企業要投人相關的辦公設備，要安排專人對項目檔案的收集整理進行負責。在檔案的收集管理中，根據項目檔案的來源，做好項目檔案的歸類整理，明確好檔案管理部門和人員的職責。企業負責人要對項目檔案的收集編制的進度，有一定了解。對重要的項目檔案，要做好備份工作。在項目檔案完成之后，及時移交給對應接收檔案管理部門，保證檔案安全。

施工企業的項目檔案，內容繁雜，檔案的收集整理過程中，必須要注意按照檔案歸納的相關規范，做好檔案條目的細化工作，便于后續的查驗利用。因為鐵路建設周期長，如果一直等到鐵路建設完成之后，才開始對鐵路建設所產生的各種文檔進行整理歸檔，工作量巨大，而且也容易出現差錯。所以，鐵路客運專線的建設中所產生的項目文檔，可以按照一個個分項目進行整理歸檔。當一個分項目建設完工之后，對其在建設過程中，所產生的資料進行整理歸檔，不僅容易發現檔案建設過程中存在的問題，提高項目檔案的建設質量，也能大大提供竣工驗收時，對項目檔案驗收的效率。

4 結束語

隨著我國改革的持續深入，旅游、物流等與我們的生活聯系更加緊密，尤其是旅游業的蓬勃發展，對我國道路運輸能力，提出來更高的要求，對鐵路客運專線的建設發展，是一次重要機遇。這個機遇，對于任何施工企業來說，都至關重要。如果想要抓住這次機遇，就必須重視好項目檔案的收集整理，保證工程項目按時驗收，提高企業的管理水平，提升企業競爭力，促進企業更好更快發展。

參考文獻：

[1]代保平，陳光輝，李化.鐵路客運專線施工企業項目檔案管理[J].科技風，2010（4）.

[2]苗江.加強鐵路工程建設項目檔案管理淺談[J].檔案，2012（10）.

檔案專項管理范文第3篇

關鍵詞：專項；檔案；優化；整理

專項工作的檔案是在社會大發展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發生發展的事物也隨之增多，這些事情的發生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項工作檔案整理的必要性

應時代的新發展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發生同樣的情況，調出相關檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經驗，在問題之初得出最優的處理辦法，為了今后社會的發展進步起到前車之鑒的作用。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題

在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發展，人們進步，已經不是比較特別的案例，或者已經被沖破，成為日?？梢越鉀Q的范圍，比如曾經爆發的禽流感，已經國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應該從專項檔案中轉移到醫學中的傳染病檔案中，還沒有明確的規定。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當的壓力激勵

目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

3.2 環境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

磧幸恢О崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作。

3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募盗魁嫶?、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。

3.6 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結束語

專項檔案的產生是順應時展，具有一定的必然性，它可以結合社會的需求，幫助社會更好的發展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關活動開展提供了經驗。同時也因為專項檔案的系統性管理為檔案管理的整體帶來更加系統性的升級，在社會發展中，專項檔案的整理與群眾息息相關，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發展更加和諧，更加有條理，為國家的發展盡一份力。

參考文獻

[1]楊嬋.高校專項檔案管理模式探索[J].辦公室業務，2014（03）.

檔案專項管理范文第4篇

前端控制是建設項目檔案質量控制的首要環節

建設項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理、超前培訓指導等均為控制源頭的有效措施。

1.梳理歸檔流程，確保建設單位內部歸檔環節暢通

項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門以及生產運營部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。因此，建設單位檔案管理部門首當其沖的任務應是根據國家、地方有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設單位內部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業務流程、明確管理職責，確保各類項目文件歸檔環節暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。

寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》和《建設項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設項目檔案質量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責任，為確保建設項目檔案的完整性奠定了基礎。

2.加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控

寶鋼建設項目管理體系由投資管理、設計管理、工程管理、設備采購、檔案管理、財務管理、審計管理、安全管理、環保管理、消防管理以及生產運營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內有關建設項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和國內外設備供應商等）有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約。

寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》中明確要求相關職能部門在簽訂設計、設備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業管理標準《國外合同技術資料交付要求》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》和《技術資料電子文件提供要求》等納入相應的合同或協議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保技術資料（包括電子文件）的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態，建設項目檔案的質量也就有了一定的保障。

3.超前培訓指導，提高項目文件歸檔人員質量意識

建設項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準確性對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓指導視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規模培訓指導工作，將竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發到施工、監理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進行全面的培訓和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的必要性。歸檔人員質量意識的提高為建設項目檔案完整性和準確性的提高打下了基礎。

可見，建設項目檔案質量控制必須從源頭著手，加強前端控制，強化協同管理，超前培訓指導，方能達到事半功倍的效果。

過程控制是建設項目檔案質量控制的重要環節

1.資料檔案一體化管理為過程監控創造了條件

大部分企業建設項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機構，資料管理包括國內外各類技術資料的接收、翻譯、復制、分發等建設階段的管理工作，一般隸屬于建設系統；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進行分類、整理、編目、保管、統計和提供利用等，一般隸屬于生產系統。寶鋼自20世紀九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術資料接收、分發的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據，項目建設過程中設計圖紙發生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的設計、工程等例會，一方面能及時掌握設計、施工等動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。

2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內在質量消除隱患

寶鋼檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進行質量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質量進行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進行每季度一次的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入季度考核。過程檢查中發現的問題也是多種多樣的，除與檔案有關的復印件、漏簽字以及卷內文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關的表式問題、各類變更文件的完整性、準確性以及閉環問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態，盡量將歸檔審核時發現問題再費時費力地整改現象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。

2007年，寶鋼建設管理系統一期工程全面投入運行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設項目的立項審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節點等信息全部通過系統流轉，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設備設施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據；立項審批、設計、設備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統二期工程將開發與檔案管理系統的接口，屆時將實現內部管理性文件的電子歸檔，進一步提高管理效能。

3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創舉

寶鋼從“十五”規劃項目開始提出了采用設計終版圖編制竣工圖的設想并積極付諸實踐。設計終版圖編制竣工圖是指設計單位在項目實物交接后一定期限內，將所有施工過程中發生的設計變更進行匯總后出設計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設計變更反映在最終的一張設計圖紙上，施工單位在此基礎上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內在質量。這一創舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯合發文、合力推進才得以有效實施。

近兩年，寶鋼在實踐的基礎上又將這一舉措進行了完善，即以升版圖的形式提供設計圖紙，最后一版升版圖即為設計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標注歷次修改記錄，并在修改處標上云線。

這一改革創新之舉為竣工圖質量的過程控制提供了又一條路徑，設計變更通知單、圖紙上標注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質量的依據。此外，要求設計單位最終提供一套電子版的設計終版圖，為檔案資料的數字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導入檔案信息管理系統，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質圖紙經掃描后再提供利用，在節省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內在質量。

后期控制是建設項目檔案質量控制的必要環節

1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權

對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設項目管理流程中一個必不可少的環節。施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產運營單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，經檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監理、生產運營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設項目方能進行財務決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權。

這一票賦予了檔案管理部門的權力，同時也給予了檔案管理部門更重的責任。在把這一質量關時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準確性，從起初僅僅是對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠遠超出了檔案管理部門的職責，但當一些漏網問題在這一關卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認同，有人稱檔案管理人員是監理的監理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業務能力，同時也把好了建設項目檔案質量后期控制的第一關。

2.檔案自檢工作進一步強化了各參建單位的責任

建設項目檔案自檢是建設項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關的責任主要落在監理單位和建設單位各職能管理部門身上，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查，設計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責任落實到位。

建設項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經驗，對國家有關檔案管理和驗收的要求具有一定的認知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發揮作用。檔案自檢工作要求，對發現的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發現類似問題，則對檢查組成員單位進行考核。由于分工明確、條理清晰，建設單位各職能部門和監理單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的第二關。

3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位

寶鋼建設項目按投資額分為A類項目和B類項目，除由國家、地方檔案行政部門或有關部委檔案管理部門組織的檔案專項驗收項目外，其他A類項目均由公司檔案管理部門組織檔案專項驗收，B類項目則由各單位檔案管理部門自行組織檔案專項驗收。

檔案專項管理范文第5篇

關鍵詞 義務教育 專項資金 修繕 財務管理 預算執行

一、前言

在財政撥款經費中，專項資金經費與普通日常經費有所不同。一般而言，專項資金具備特定的使用目的，其既有社會公益性質，同時也肩負著社會主義建設的使命，因而在資金的管理工作中都具有鮮明的特點，這就對專項資金的管理和使用提出了更高更專業的要求。在實際工作中，我們測算到義務教育階段學校修繕類專項資金逐年加大。隨著專項種類的增加和資金量的增大，在項目預算申報、項目執行、項目管理、項目支付等一系列現實工作中存在著一定的財務風險隱患。本文從項目申報、財務人員配置、專項資金支付以及檔案保管等方面進行分析探討，以期更加規范義務教育階段學校修繕類資金核算，提高財政資金使用效益，加速我國義務教育事業的發展。

二、義務教育階段學校修繕類專項資金特點及分類

（一）修繕類專項資金特點

修繕類專項資金主要是指財政部門撥付給義務教育階段學校的除基本支出以外，主要用于專項工程以及專項工程相關項目，需要單獨核算、單獨考核的項目資金。其顯著特點：一是?？顚Ｓ茫凑找幎藴书_支，嚴禁截留、挪用和超批復內容使用資金。二是單獨核算，建立不同于基本支出的項目資金管理辦法。三是政策性、實效性強，一般是在一定背景下為完成某項特定任務或功能而提供的資金保障，具有很強的政策性和實效性。

（二）修繕類專項資金分類

（1）根據國家相關政策，統一規劃安排的項目。依據不同時期的入園入學需求，合理配置義務教育資源，統籌規劃校園校舍，改善校園環境，以應對未來龐大的義務教育需求。例如，改善基本辦學條件專項、中小學校舍改擴建專項等。

（2）根據災害性險情確立的項目。例如，2008年四川汶川地震后，全國各省市均對所轄學校進行了統一的抗震檢測、抗震加固、校舍安全工程。2012年7月21日，北京遭遇特大暴雨，我區財政部門撥付了“7?21暴雨災害恢復重建教育專項經費”，對遭受災害的校舍進行搶險搶修。

（3）特殊時期搶險類項目。例如，每年中高考期間的電力保障和安全排查工作、汛期和供暖期的搶險搶修工作。每年的中高考牽動著北京千千萬萬家庭的心，為了保證中高考能夠順利進行，中高考前均會提前對考場進行電力和安全排查，考試期間也會有專業的電力隊伍處于二十四小時待命狀態。同樣，在汛期和供暖期來臨之前，也都有各種汛期和供暖期的安全排查，及時消除隱患。汛期和供暖期間，有專業人員和專業施工隊伍二十四小時值班，出現險情能夠立刻做出應對措施，努力將危害和損失降到最低，保證生命、財產安全。

（4）一般性工程及其二類費用項目。根據學校自身配套需求確立的修繕類一般性工程項目，以及相應的設計、監理、工程審價、印花稅、測繪費、檢測費等二類費用。二類費用是保證工程能夠順利開展的必須結算的各種費用。

三、義務教育階段學校修繕類專項資金管理的現狀及其存在的問題

（一）義務教育階段學校修繕類專項資金管理的現狀

目前，該專項資金的管理方式是將項目支出預算納入年度預算，學校應當詳細分析項目實際情況與實際需求，開展項目的合理性論證，并且說明預期達到的社會效益、經濟效益等。將編制好的項目文本和可行性報告，進行立項申報，上報上級主管部門和同級財政部門，以獲得財政撥款。項目預算執行時，根據工程進度，實行財政授權支付的資金撥付制度。專款專用，并進行會計核算等。根據項目結算審價報告，確定工程完工金額，進行結余資金管理和經濟效益評價。

（二）義務教育階段學校修繕類專項資金管理存在的問題

近年，隨著國家對義務教育階段修繕類專項資金的投入增加，專項資金的管理也暴露出了一些薄弱環節，需要進一步探索和改進。

（1）專項資金財務管理弱化。目前，財務人員在專項資金管理中僅僅承擔了資金支付和會計核算等服務性工作，與專項資金使用管理部門脫節，對專項工程業務的立項申請、工程進展、資金安排籌措渠道、資金來源方式等具體情況缺乏了解，溝通不暢不及時，對于專項工程資金的事前、事中難以發揮財務部門的輔助控制作用。同時，財務人員對項目設計、預算、招投標管理、監理、評審決算等各個環節缺少相應的專業知識，難以對一些政府采購項目專項資金做出科學合理的支出安排，這就造成對審核支付工程專項資金缺乏政策、理論依據，難以把關，不能有效提高專項資金的使用效益。

（2）專項資金管理各部門之間缺乏有效溝通。專項資金管理涵蓋了項目立項、編制預算、招投標工作、簽訂施工合同、施工過程管理、工程驗收、工程款撥付等多項經濟業務活動，涉及前期、工程、財務、監督、審計等多個管理部門。然而在實際工作中，各職能部門分別對各自部門領導直接負責，相互之間缺乏信息溝通，不同業務部門之間職責劃分不清，銜接不緊密不順暢。

（3）專項資金申請缺乏科學性、嚴肅性。專項資金應當根據自身實際需求申報，避免重復申報并安排市區兩級資金。項目負責人往往對專項資金的申請積極性比較高，從自身利益出發，重視項目資金的爭取，而不注重調查研究和項目論證，編制的可行性研究報告與實際情況差距較大，使得實際情況與計劃脫離，項目執行時難以按正常的程序做出合理的調整變更，隨意調整建設內容。由于可行性研究不充分，直到建成運行后才發現實際收入不能達到預期收益。還有為了能夠盡快開展項目，申請市區兩級專項資金，缺乏專項資金申請的科學性、嚴肅性，存在著虛報冒領財政資金的風險，不利于財政資金的合理有效利用。

（4）專項資金撥付與相關合同資料管理不規范。專項資金管理，離不開專項資金的撥付，專項資金的撥付是專項資金管理中的重要一環。在專項資金撥付時，應當具有相應的付款資料作為專項資金的撥付依據，避免虛報冒領財政資金、超專項用途支出、變更專項使用用途等財務風險。同時，也能夠為專項資金績效考核和有關部門審計提供詳盡的備查資料。

四、影響義務教育階段修繕類專項資金管理的因素分析

（一）對專項資金管理工作重視程度

目前，對于專項資金管理工作普遍存在著“重申請、輕管理、輕監督、輕績效”的問題。學校管理者本著為學生和教師打造良好的學習工作環境、樹立良好的社會形象為原則，積極申請專項資金改善辦學條件，這無可厚非。

與此同時，加強對專項資金管理工作的重視程度，建立健全專項資金的管理使用，也不容忽視。加強專項資金管控，規范專項資金使用過程中的監督機制，完善專項資金使用效果的績效評價制度，也應作為管理的重中之重。

（二）專項資金管理部門之間協調機制

在實際工作中，我們觀察到與項目管理有關的各部門之間相對獨立，部門員工對各部門領導負責，項目管理部門之間協調機制不暢，導致信息傳遞不暢通不及時，嚴重的會造成管理不到位，管理漏洞。作為專項資金管理方面，沒有主要的牽頭部門，給專項資金管理帶來了很大困擾。

在專項資金管理部門之間建立良好的協調機制，能夠準確、有效、快速地傳遞信息，提高工作效率，消滅管理盲區和漏洞，使專項資金管理常態化、規范化。

（三）專項資金管理人才

修繕類專項資金管理過程中，不僅僅涉及財務知識，還涉及大量不同專業，包括結構、土建、強弱電、水暖、材料、二類費用核算、合同簽訂、印花稅等多種知識。日常工作中需要面對的問題相對多樣化，單一類型的專業人員已經不能夠滿足于專項資金管理的要求。

在專項資金管理人才方面，需要理論方面能夠嚴格遵守財務制度，實踐方面要專業細心，在專項資金管理方面能夠組織協調好項目管理的各個部門，保證信息傳遞順暢，注重各部門之間的互相配合。既是專項資金管理的專家，更是各部門之間的協調者。這種擁有扎實的理論功底，又有豐富實踐經驗的人才，唯有在實踐中不斷學習、不斷總結經驗、不斷積累才能逐漸成熟。

五、改善義務教育階段專項資金管理的對策

（一）增強專項資金管理意識，完善專項資金管理制度

近年來，國家對于義務教育階段專項資金投入力度加大，財政撥款金額逐年遞增。隨著資金量的加大，對于專項資金管理的意識也必須要有所增強。完善專項資金管理制度，形成有效的專項資金管理機制。用完善的制度指導實踐工作，在實踐工作中不斷完善并細化專項資金管理的各環節的實施辦法及操作流程，形成一整套行之有效的專項資金管理機制，使項目的開展和專項資金的使用做到公開、公正、公平、透明，創造出良好的社會效益與經濟效益。

（二）強化財務管理意識，加強財務人員培訓教育與團隊建設

打造完善的專項資金財務管理制度，離不開高素質的財務人員團隊。主管領導主持全面工作，財務部門負責總體協調統籌。一支專業素質過硬、政策理論原則性強的隊伍能夠更好地執行專項資金財務管理制度，依法辦事，管理規范，對專項資金的社會效益、經濟效益、投入產出效益均具備良好的正面影響作用。同時，在專項資金管理過程中，財務人員除了發揮較高的政治素質和專業素質外，還可以主動通過多種方式（如網絡媒介、流程圖等），向其他相關部門進行財經政策法規、業務流程的宣傳工作，做到財務工作流程透明化、公開化，整合各部門力量，增進各部門之間工作的協調配合，形成各部門協同共管的機制。

（三）加強項目申報管控，建立校舍修繕檔案

專項資金的高效利用，離不開合理的項目預算申報。項目申報不科學，后續的項目執行就有一定的困難。在進行項目申報前，應當做好統一規劃。立項時，闡述目前項目現狀，項目進行的必要性，并且進行項目的可行性分析，預測項目完成的預期，將產生的社會效益、經濟效益、投入產出效益，這些都是項目申報前需要準備的材料。不能貿然申請財政資金，要做到有據可依。同時，我們建議對于義務教育階段校舍維修改造，可以建立“校舍維修檔案”。例如，教學樓內外墻粉刷年限檔案、教學樓門窗更換年限檔案、操場更新年限檔案、上下水管線維護年限檔案、消防設施更新年限檔案等。這樣可以避免重復施工，合理安排、均衡配置使用財政資金，能夠合理改善校園環境，充分發揮財政資金投入產出效益，使得專項資金預算科學化。

（四）規范專項資金撥款程序，注重相關工程資料保管

修繕類專項資金的特點是項目種類多樣化，資金量比普通日常經費大，項目時間跨度短。在撥付專項資金時，應建立規范的專項資金撥付程序，保管好資金撥付的相關材料。根據相關要求，嚴格執行按工程進度支付款項的規定，既不提前列支，也不拖欠款項。不論是支付工程款，還是支付相應的設計費、監理費等二類費用時，均應實行聯簽制度，即工程進度實行四方簽字蓋章確認（包括甲方項目負責人、建筑施工單位項目負責人、監理單位項目負責人、項目實施單位負責人），根據工程進度四方確認單支付工程款等款項，做到專項資金撥付有據可循。同時，項目立項文件，工程進度四方確認單，粘貼好印花稅的正本合同原件，檢測報告、審價報告等相關工程資料也一并納入會計檔案進行管理。義務教育階段修繕類專項資金屬于財政撥款，將相關工程資料一并作為會計檔案保管，能夠為今后進行績效考核或是相關部門審計提供大力支持。

六、結論

義務教育階段學校修繕類專項資金管理肩負著我國義務教育均衡發展的重任，因其自身資金量大、政策性強、項目種類多樣等特點，我們深刻認識到其專項資金管理是一個龐大的、系統的、連貫的工程，需要各個部門互相協調、相互合作、齊抓共管配合完成。加強義務教育階段學校修繕專項資金事前、事中、事后等各個環節管理和監督，建立健全專項資金管理機制，注重專項資金管理人員的團隊建設，提高專項資金管理水平，能夠有效防范規避風險，確保義務教育階段學校專項資金安全，有效促進我國義務教育事業持續、穩定、協調、健康發展，從而為社會培養更多有效人才，實現科教興國、人才強國，提升全民素質和綜合國力的國家戰略目標。

（作者單位為北京市西城區教育委員會房管所）

參考文獻

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