前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇人事檔案一般管理方法范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

人事檔案一般管理方法范文第1篇

人事檔案排架，是指人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中組合排列的方式。檔案排架科學合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節省存放空間。檔案的排架方法是否科學，同檔案編號、檢索方法和貯存條件有密切的關系。

高校人事檔案的排架，筆者認為可以分為三個檔案庫，在職人員檔案庫、離退休人員檔案庫、死亡人員檔案庫。在職人員檔案可以先根據部門（學院）進行分類，每個部門固定一個的架位。每個部門內的檔案又可以根據姓名首字母進行排序。離退休人員、死亡人員檔案可以直接根據姓名首字母進行排列。在職人員庫按照部門（學院）進行排架，主要考慮以下幾方面原因：首先，高校在管理過程中，一般以部門（學院）為單位，部門（學院）內的人員工作上關系更密切。在進行檔案利用過程中，一般也是以單位為主體進行。其次，在人事檔案利用過程中，利用者一般會提供所查人員姓名、所屬單位、在職與否等信息，上述排架方式可以快速的根據所提供信息查找到人事檔案。

在實際應用過程中，這樣的排架方式有一定的優勢。第一，能夠快速定位檔案。檔案管理人員根據提供的單位信息，可以迅速判定檔案的所在架位，通過其姓名可以定位檔案的所在位置。第二，高校每個單位人員數量相對穩定，每年退休人員檔案從所在單位的架位上轉移至退休人員庫房的相應架位上。每年新聘人員檔案又增添至所屬單位的檔案架中，只要設計相對合理的檔案排架之后，在職檔案庫可以長時間不用倒架。這樣的排架方式也有一定的缺點，即對于退離休檔案庫及死亡人員檔案庫來說，可能需要預留出一定的空間，否則可能由于檔案的增加，需要及時調整架位。

二、人事檔案的編碼方法――姓名首字母和職工號混合編號法

人事檔案編號也簡稱為人事檔案號或檔號。它一般以字母或者阿拉伯數字為基礎，根據人事檔案的姓名和一定的規律，編排出一定的程序之后，而形成的人事檔案的代號。 編制人事檔案號的目的是有利于人事檔案的保管，有利于管理人員迅速、準確、及時地取、放檔案。

人事檔案編號在人事檔案管理整個過程中都非常重要。編號的唯一性為檔案檢索提供極大便利，能夠提高檔案利用效率，提高服務水平。編號對檔案的排架管理也有一定的影響。目前人事檔案的常用編號方法有：筆形編號法、姓氏筆畫編號法、漢語拼音編號法、綜合編號法、大流水編號法等。

根據實際工作經驗，筆者提出一種高校人事檔案的編號方法，即采用姓名首字母和職工號混合編號法。首先，給字母A-Z賦予相應的數字代碼，見表1。根據姓名首字母給予編號。例如，李曉潔，拼音為Li Xiao Jie，其姓名首字母為LXJ，根據下表可將其編碼為：122410。姓名為兩個字的，中間兩位數字用00代替，例如，張寧，首字母為ZN，編碼為260014。姓名為四個字的以此類推。這樣的編碼可能會出現重復，例如，林新繼的首字母同為LXJ，其編碼與李曉潔相同。但職工號在高校管理中一般是唯一的，不論是新增人員，還是調出、退休、死亡等，號碼不重復利用。為避免重復，在首字母編碼的后面加上職工號，這樣就避免了人事檔案檔號的重復。同時，職工號對于教職工來說，就像高校里的身份證一樣，它還在財務部門、餐廳、圖書館、網絡應用等各方面利用，采用這種編碼方式，也利于使檔案管理與學校的信息化進程相契合（見表1）。

首字母和職工號混合編號法，筆者在表2中進行詳細的舉例說明（見表2）。

在同一部門中，人事檔案可以直接根據編碼進行排序。首先，根據前兩位的數字（姓名第一個字母代號）從小到大進行排序，前晌皇字相同的根據第三位和第四位數字（姓名第二個字母代號）進行排序，第三、四位相同的根據第五、六位（姓名第三個字母代號）進行排序，若首字母六位數字都相同，按照員工編號從小到大進行排序。根據上述方法，表2中的干部檔案的排序可以如下排序（見表3）。

在人事管理系統中，通過一定的設置，可以輕松實現對人事檔案的編碼。從系統中直接導出干部人事檔案編碼并打印，節省人力。根據檔案編碼，在上架過程中，直接根據編碼數字進行排列，相比直接的音序排列法，能夠將每份檔案的位置進行更加精準的定位，提高了管理檔案的效率。

此種編碼方法具有一定的優點。第一，采用此種編碼方式，在人員調動后，不用對編號進行調整，直接將干部檔案放入調入部門的相應架位即可。人員退休后，也可直接將檔案拿出，放入退休干部檔案架位的相應位置即可。第二，在人們意識中，數字的排序比字母的排序更簡單，人們更熟悉從1-26的前后順序，而對于從A-Z的順序相對有難度，特別是對26個英文字母不熟悉的人來說，這種編碼方式排架時效率更高。用這種混合編碼方式，可以更迅速地進行檔案排序與上架管理。第三，利用此種方式對檔案進行編碼、排列，當有檔案材料需要入檔時，可以快速確定檔案位置，節省人力、物力。人事檔案具有動態性的特點，檔案材料每年都會增加，最常見的材料為年度考核表等。這需要檔案管理人員將移交的檔案材料及時入檔。采用此種檔案編號方法，將會使檔案材料的入檔工作效率提高。

此種編碼方法在利用相應的計算機系統進行檔案編號的過程會非常迅速，而人工進行檔案編碼會相對費時，這是此種方法的一個弊端。

三、總結

人事檔案一般管理方法范文第2篇

1. 強化人事檔案管理，是堅持以人為本的基礎工作

人事檔案是人事管理機構依據黨的政策，在工作中構成的記錄個人經歷的材料，是圍繞個人為單位集中留存同時依據相關規定實施整理后構成的一類特殊的專門檔案，其有助于各級組織系統全面地考察掌握和正確提拔使用干部，屬于我黨選擇人才、使用人才及正確利用干部的關鍵依據。人事檔案管理工作屬于組織人事機構的一種具有基礎、服務性質的工作，其工作質量直接關系到黨監督干部原則的具體落實，關系到干部的正確利用與成長，關系到干部工作的質量與效率。

科學發展觀核心即以人為本，反映了歷史唯物論之基本理論，反映了我黨全心全意為人民服務之根本思想與促進經濟社會發展之根本目的。只有深入理解以人為本，方能深入理解與全面掌握科學發展觀，切實將科學發展觀履行到經濟社會發展所有方面。[1]

2. 當前醫院人事檔案管理存在的問題

第一，醫院人事檔案管理意識相對薄弱。因為醫院的中心任務即醫療，給公眾創造高品質、安全之醫療服務，管理者普遍存有注重醫療質量提升與醫院業務發展，主張行政后勤給臨床一線服務而輕視其他方面的需求，制約人事檔案業務的構建與充分利用，歸檔及使用意識均十分薄弱，為醫院的檔案管理工作帶來制約。[2]

第二，醫院人事檔案管理模式與手段相對滯后。人事檔案管理屬于一項專業、政治、機密等性質均較強的工作。人事檔案材料要求專人管理，因為醫院任務繁雜，一般人事檔案管理由別的人事管理者兼管。在檔案管理方法措施上，由于沒有獨立的計算機與檔案管理軟件，管理工作者目前尚為實施手工操作，包括編匯、檢索等，導致人事檔案材料未及時歸檔整理，存有檔案材料欠缺的狀況。

3. 改善醫院人事檔案管理存在問題的有效對策和建議

3.1 健全完善醫院人事檔案管理制度

根據醫院檔案工作實際，應當建構一系列科學、全面、系統與可行的人事檔案管理制度，譬如醫院人事檔案收集制度、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案鑒別歸檔制度、人事檔案轉遞制度、人事檔案保管保密制度等，完善檔案管理規章制度，確立職能，提升醫院人事檔案的歸檔率。檔案管理工作者應當主動整理各科室人事有關材料，及時處理歸檔過程中產生的問題，堅決把好質量關，務必將真實可靠的材料匯集到檔案中，提升工作效率。

3.2 運用信息技術手段，強化對醫院人事檔案管理

醫療衛生體制改革給醫院的發展增添了新的活力，也讓醫院之間人才的流動愈來愈頻繁，而以往的人事檔案管理制度通常導致檔案傳送不及時現象，制約了人才的流動，所以，強化人事檔案管理工作，引入領先的技術管理方法非常關鍵。主要應注重如下兩個方面的工作：第一，更新硬件，提升醫院人事檔案管理的信息化水平。第二，增大醫院人事檔案管理的投入資金，促進人事檔案的進一步開發，構建完善的醫療技術人員信息共享平臺，對于推動醫療事業發展非常關鍵，此外能為醫療科研、統計工作創造愈來愈多的方便，給創新醫院人事檔案管理工作創立愈來愈多的新思路。

3.3 樹立檔案意識，實現信息與檔案一體化管理

醫院全體工作者要牢牢確立檔案意識，讓其全面透徹地了解到醫院人事檔案管理的重要，了解到檔案同自身平時工作與生活的緊密相關，進而越來越好地支持醫院人事檔案管理工作。為了提升檔案管理效率，醫院領導要將檔案管理列為重點工作，納入議事日程，同時當作醫院發展的關鍵點來抓，促使其與醫院壯大同步發展，組建醫院檔案管理委員會，從而實現信息與檔案一體化管理，真正達到信息資源的共享。

3.4 提升醫院人事檔案信息資源利用率

對于給醫院所有工作提供服務的檔案資源來講，開發與利用可謂檔案管理的主要宗旨，提升服務意識，延伸服務范圍確立檔案工作追求效益的理念，也就是確立檔案工作的服務理念、時效理念、價值理念，應明確圍繞利用為中心之業務主導思想，探討如何提升檔案給醫院發展壯大服務的效益，由被動等待模式，逐漸邁入主動發掘檔案信息資源，積極拓寬檔案使用之新渠道，根據醫院人事工作的要求，積極主動服務利用人事檔案。[3]此外，醫院進入醫療衛生市場競爭，最終即人才的競爭，檔案管理者應當確立效率觀念，在檔案服務利用工作中，及時、準確地給利用人員提供檔案，人才即潛在的生產力，若發揮功能，則可為醫院乃至社會創收效益，給醫院競爭提供服務。

3.5 提高醫院人事檔案管理意識，強化管理隊伍建設

由于醫院注重醫療、忽略檔案管理的現象仍然存在，所以，轉變群眾對醫院檔案管理的認識，強化醫院對檔案管理的關注可謂當務之急。主要應注重如下幾個方面的工作：

第一，強化檔案管理工作者的思想教育，讓其意識到檔案管理工作的關鍵性，端正工作姿態，不斷提升自身業務水平，以旺盛的工作熱情創新檔案管理工作，同時督促醫院相關人員協調配合，搞好檔案管理工作。

第二，給予資金支持應用在檔案管理硬件更換、軟件配置以及相關管理者技能培訓費用等方面，讓檔案管理工作者不斷吸收新的專業知識，提升專業技能。

第三，組織交流、互訪等模式開拓檔案管理工作者的視野，提高其創新能力，給醫院檔案管理添加新活力，同時相應提升檔案管理工作者的福利待遇，以進一步創優醫院人事檔案管理隊伍建設，給其他工作的實施奠定堅實的基礎。

人事檔案一般管理方法范文第3篇

關鍵詞：新時期；醫院人事檔案；管理

人事檔案管理主要是對人事檔案的收集、整理、鑒定、統計等活動，關系著醫院人力資源工作是否順利進行，醫院在引進人才的過程中，也要通過人事檔案管理數據庫來操作。“以人為本”是人事檔案管理工作的理念，在人才培養中要先提升檔案管理者的能力與素質，然后結合醫院日常工作特點、發展目標等引進人才，確保人才資源配置更加合理。但是當前我國醫院人事檔案管理工作整體上比較落后，未能跟上社會經濟發展步伐，管理方式效率不高，無法滿足新時期醫院發展的要求。對此，要主動創新醫院人事檔案管理工作的方法，提升人事檔案管理工作現代化程度，實現醫院的穩定長遠發展。

1 新時期醫院人事檔案管理中的問題

（一）檔案管理意識不強

醫院工作重心是提升醫療、防疫和保健等技術水平，改善醫療設備與診療環境，將優質、安全的醫療服務提供給患者。醫院領導一般對醫療業務發展與醫療質量比較重視，將全部目光放在行政后勤服務于臨床一線上，從而在很大程度上忽視了檔案管理工作。缺乏較強的檔案管理意識，檔案管理者只滿足于完成一般工作任務，認為只需要確保醫院人事檔案完整、不出現遺漏即可，很少主動參與到人才管理信息庫的建設中。醫院各科室和醫務人員也不重視對各種工作業績、科研成果、進修培訓等檔案資料的歸檔，人事檔案里面不能將個人工作表現、業務能力等相關動態信息表現出來，不利于人事檔案內容的完整，很難將醫院人力資源情況真實、全面反映出來。

（二）檔案管理方式落后

人事檔案管理工作具備很強的專業性、政治性與機密性，隨著科學技術的發展，醫院人事檔案管理工作必須朝著數字化、電子化等方向發展[1]。然而醫院在引進設備的過程中，偏重于醫療設備，只有極少一部分資金投入到檔案管理中，人事檔案管理工作缺少必要的基礎設施，信息化水平不高，檔案管理至今還處在整理紙質文件材料上，主要以人工的方式收集、整理和保存檔案。加之紙張極易被損壞，安全性不高，對存儲空間要求大，沒有必要電子網絡設備，不利于醫院人事檔案管理工作的正常開展，人事檔案管理工作的標準化、系統化和科學化建設緩慢。

（三）信息技術應用不充分

在科學技術進步與發展過程中，現代信息化技術被逐步應用到醫院中，很多醫院開始實行電腦計價、電腦收費、電子處方、電子病歷、電子檢測報告等。但是對于醫院人事檔案管理工作而言，現代信息化技術應用很少，缺少單獨的計算機與檔案管理軟件，導致計算機網絡技術檔案管理還處于起步階段，甚至還停留于人工收集、檢索檔案的情況。這樣一來，醫院人事檔案信息量不大，在收集、利用、開放檔案中存在很多不利因素，造成人事檔案材料無法第一時間歸檔整理，影響了檔案資料的完整性與真實性。

（四）檔案管理者能力有待提升

檔案管理者的素質與能力，對醫院人事檔案管理工作水平有著直接的影響。但是現階段很多醫院通常只看重醫務人員的專業技術與素質，沒有在計劃中納入對檔案管理者業務的提升，且大部分醫院檔案管理者為兼職，很少接受正規的檔案專業教育，也很少有過檔案專業相關的培訓經歷[2]。檔案管理者由于檔案專業知識匱乏，檔案法律意識不強，只滿足于現狀，進取心不強，很少主動加強學習。檔案管理者知識體系非常陳舊，最終造成醫院人事檔案管理工作質量無法得到提升。

2 新時期醫院人事檔案管理的有效策略

（一）增強檔案管理意識

只有具備較強的檔案管理意識，才能確保醫院人事檔案管理工作正常進行。為提升醫院人事檔案管理工作質量，醫院領導和檔案管理者都應該提起重視，在重要議事日程中納入檔案管理工作，利用院內網、院報、會議等途徑，加強對檔案相關的法律、法規的宣傳，讓他們充分認識到人事檔案管理工作的重要性。讓醫院領導、中層干部、醫務人員的檔案意識得到提升，真正認識到人事檔案管理工作關系著自己的利益，可以為自己的職位調動、提拔、晉升、調資等提供重要依據，讓他們的歸檔意識得到增強，從而積極主動投入到醫院人事檔案管理工作中[3]。檔案管理者也要增強主動服務意識，明確自己的工作職責，確保人事檔案資料的完整、全面、及時，切實提升工作緊迫感與責任感，將自身主觀能動性發揮出來，做好人事檔案資料的收集、整理、鑒別、歸檔等工作，提升人事檔案管理工作水平。

（二）改革檔案管理模式

一是建立完善的人事檔案管理制度，確保人事檔案管理更加規范與科學。按照《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等相關法律、法規，從醫院實際情況出發，制定行之有效的人事檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉入轉出、銷毀制度和崗位責任制，建立晚上的檔案庫房溫濕度登記本、查閱、借閱、轉入轉出、銷毀登記本，讓人事檔案管理工作得到規范。二是購置先進網絡設備，提升信息化管理水平。通過計算機建立人事檔案信息管理系統，以此統計、分析、預測各項數據，能夠將與要求相符的人員信息提供給醫院。在數據庫中錄入職工信息的時候，建立職工檔案信息平臺，查詢標簽是姓名、崗位和工作牌號，提升了檔案查詢與檢索的效率。

（三）建立檔案信息系統

建立以檔案管理者為主，多科室協作的電子文檔歸檔制度。依靠現有醫院中心檔案室紙質檔案立卷工作骨干，重新建立起人事檔案歸檔工作隊伍。要定期組織開展業務學習與專業檔案技術培訓，讓檔案管理者掌握一定信息管理自動化知識，確保電子文檔歸檔工作能夠有效開展[4]。醫院電子文檔涉及范圍很廣，醫院檔案部門很難獨立完成，要通過將電子文檔形成室、檔案科室、管理科室相結合的方式，共同協作完成人事檔案歸檔工作。各科室要將自身優勢發揮出來，在電子文檔歸檔過程中集成一體，提升電子文檔的質量。

（四）提升檔案管理者的素質與能力

醫院人事檔案管理工作專業性很強，為實現檔案管理工作質量的提升，需要安排專業檔案管理者，提升他們的專業技術水平。醫院要以學術交流、進修學習、繼續教育、專業培訓等形式，培養具備豐富檔案管理知識、工作技能多元化的復合型人才，確保檔案管理者人事政策水平的提升，讓他們掌握更多與檔案管理工作相關的新技術、新知識。要借助現代化科學技術，不斷創新管理方法，讓醫院人事檔案管理工作更加規范、高效、科學。

3 結語

總之，近年來我國醫療衛生事業進步很快，對醫院人事檔案管理工作提出的要求也越來越高。對于醫院人事檔案管理工作的現狀問題，要及時采取有效措施，如加強教育培訓，提升檔案管理者的素質與能力；應用現代信息化技術，促進醫院人事檔案管理信息化建設；不斷創新人事檔案管理方法，提升檔案管理工作質量等。只有這樣才能充分發揮出醫院人事檔案的作用，為醫院的可持續發展保駕護航。

參考文獻

[1]曾紅華.論醫院人事檔案管理工作的創新提升[J].科技風，2014，（08）：181-183.

[2]劉艷，韓瑩，張琦.新時期醫院人事檔案管理工作重點研究[J].中國藥物經濟學，2014，（09）：247-248.

人事檔案一般管理方法范文第4篇

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高

首先人事檔案保管的環境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質檔案被人破壞。另外人事檔案保管現代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統，檔案的材料還是限制在紙質的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。

（二）檔案管理工作隊伍不穩定

人事管理隊伍穩固程度受到領導是否重視所決定，企業一般來講對人事檔案管理工作的態度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創新的眼光來將工作質量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統。可是實際應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現代化落后。

（四）管理缺乏規范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現。市場經濟的影響中，人事服務成為潮流，受到多個單位的認同。可是有的單位并沒有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務中心。同時人事中心只是將檔案進行保管，員工工作表現和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現在勞動者基本情況。不規范的人事檔案存儲模式將不會發揮人力資源管理的關鍵作用。

二、加強人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性

建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統設施積極的引入。利用資金投入帶來現代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。

（二）培養高素質的檔案管理人才

現代化高素質的管理人才是實現人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業務水平和豐富的專業理論知識。電子計算機根據自身的高速運算和數據處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。

為了可以提升企業檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業的培訓當中，更好的將自身的專業素養和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設

21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠將人事檔案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節約下來，防止因為紙質檔案而導致紙質檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統。第一將人事檔案管理信息化數據實現，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現的損失。第二，數據化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現網絡、信息、資源化水平。

（四）規范管理制度

將人事檔案規范化管理工作做好，第一步要將先進的思想意識確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發展，學習優秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案服務當中，要和用人單位密切聯系溝通，將工作人員的表現情況及時記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規范化管理保證人力資源可持續發展進步。

人事檔案一般管理方法范文第5篇

關鍵詞：人事檔案管理、信息化、建設

人事檔案管理工作是一項極為重要的工作，特別是由于當今社會高速發展，我們人事檔案管理工作提出了新的要求，人事檔案管理工作只有適應新形勢要求，充分利用先進的管理技術和手段，發揮其應用的最大效益，建立人事檔案信息網絡，實現人事檔案信息管理的網絡化，推進人事檔案現代化管理。

1.信息化建設對人事檔案管理的作用

（1）促進信息資源利用最大化。

傳統的人事檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。人事檔案管理信息化建設之后，各種人事信息資源都是以數字信號的形式出現，而不再是過去的實物形式，這樣一來，使得使用和傳輸的效率大大加快。而且人事檔案管理信息化還配備有功能齊全的諸多輔助軟件，可以實現人事資源共享，系統化地分析整理現有人事信息資源，為單位領導的人事決策提供更為科學的參考依據。

（2）提高工作效率。

眾所周知，人事檔案管理工作是較為繁瑣細致的，很多都是基于經驗的重復勞動，需要占用大量的時間來進行管理。人事檔案信息系統可利用影像特性，將采集到的個人信息和相片直觀清晰地呈現出來，同時能圖文并茂看到其自然狀況，以便檔案利用者全面了解和掌握所查對象的整體情況。人事檔案管理信息化能夠使人事檔案管理人員從日常瑣碎的事務中解脫出來，工作效率大幅度上升。

2.人事檔案管理信息化建設存在的問題

2.1軟硬件基礎設施不齊備

很多單位沒有專門的檔案館（室），人事檔案由組織或人事部門分管，經費常常不能及時到位，即使到位也不能專款專用，這就造成所需的一些基礎設施不能配備齊全，給推進檔案信息化建設增加了難度。

2.2數據庫不能及時得到維護，信息量有限質量不高

目前，對于人事檔案信息系統的開發，很多部門都很熱衷系統建設，或是利用自身計算機專業優勢研制開發，或是干部人事部門自行開發，或是組織部門聘請計算機專家或信息中心聯合開發，而對于系統的后期數據庫的建立、維護，數據的準確性，全面性卻往往被忽視。導致數據庫信息有限質量低下，也嚴重影響了數據庫的查全率和查準率，降低了人事檔案管理信息系統的使用率和可信度。

2.3人事檔案信息管理缺乏高素質人員

現代信息技術條件下，人事檔案信息化對管理人員的素質要求更高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍在文化程度、專業素質和實踐操作等方面參差不齊，人事檔案管理的整體素質普遍偏低，管理水平不高，人員隊伍的穩定性差。缺乏檔案管理專業復合型人才的培養與培訓，特別是，兼備檔案管理專業知識和計算機網絡通信技術才能的人才更是匱乏，遠遠不能滿足新形勢下的人事檔案信息化管理事業快速發展的需要。

3.人事檔案的信息化管理方法

3.1 完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

3.2 其次要增強檔案信息化管理的安全意識

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，有些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識不強，會造成檔案信息的丟失和泄密，帶來很大的損失。因此在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。

3.3 建立完善的信息網絡

在競爭如此激烈的今天，網絡變得更受人們青睞，其原因是人們可以利用網絡系統去更快更好的組織和處理工作，并將工作做得更全面，更有效率。此外，網絡還可以為人們提供全方位的信息服務，例如說人事檔案的記載，由于存在人員復雜，時間跨度長短不一，數據錯誤等弊端，所以在進行信息化檔案管理之前，首先要建立一個完善的信息網絡，以保證信息的正確性與完整性，盡管這在實施過程中會比較困難，因為信息量大，需要的人員量也隨之增多，花費的時間更是不可估量，但其意義是十分重大的，它可以為檔案管理信息化奠定發展的基石，使之更快、更好的實現。

3.4 建立人事檔案管理信息化的人才機制

實現人事檔案管理信息化建設，信息化人才是關鍵。人事檔案管理信息化是一個不斷優化的動態過程，高素質檔案管理人員必不可少。在檔案管理信息化的建設過程中，需要既要有良好的職業素養、扎實的理論和科技知識，并具備較強的開拓創新意識、能夠全面了解和自覺貫徹相關的法律、法規、制度與標準，尤其需要能夠把深刻理解人事檔案管理的工作流程的綜合的、全面的高素質人才。在日常的人事檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統，推動應用好系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。

3.5檔案利用制度

1、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書。

2、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

3、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

4、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。

5、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

4.結語

在信息時代，我們必須充分利用信息化的優勢創新我們的服務手段。檔案管理的服務創新是不可避免的趨勢，并且是一項龐大且復雜的系統工程，我們不僅僅要進行管理設備的更新、管理機制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革；以人為本，不斷提高管理隊伍素質，進而提高檔案信息的服務水平。改變了傳統的管理模式，使檔案與現代信息技術有機結合。（作者單位：湖北中醫藥高等專科學校 ）

參考文獻

[1]沈瀟.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，4.

[2]范軍豪.加強高校檔案管理創新工作的點滴思考[J].教育教學論壇，2010，（18）.

[3]劉彥麗關于檔案信息化管理的研究[J].商場現代化（學術版），2005，（4）.