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檔案歸納方法范文第1篇

摘 要 本文從醫院檔案管理的自身特點出發，通過現代與傳統檔案管理方法進行比較分析，說明醫院檔案管理信息化的必要性。

關鍵詞 醫院 檔案管理 信息化 必要性

醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫學的發展有著密切的聯系，成為材料檔案事業進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產出和運用，使得檔案的信息化迅速向數字化發展，傳統的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發展流向。所以，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有著至關重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據有關部門規定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數目的不斷激增，醫院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫院文字檔案在經過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節約了大量的儲蓄資料的空間，節省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉化，并對進行管理。檔案人員還可運用系統的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現檔案信息的系統化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使用的時候只需要輸入一個關鍵詞，相關的資料文獻就可逐個呈現在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫院的各種檔案在經過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經過電子設備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。

參考文獻：

[1] 張明，丁晨.醫院資料歸屬[J]湖北電力[J].2014.30（12）：58-60.

檔案歸納方法范文第2篇

【關鍵詞】職業教育;檔案管理;教育質量;管理水平

一、職業教育檔案管理的重要意義

職業教育學校與普通的高等學校不同，每個專業課程需要準備的教學資料比較多，如果整理不及時，會造成教學資料丟失，從而在實際教學過程中，無法找到相關的教學依據，嚴重制約職業教育學校的發展。在職業教育中實行檔案管理，將相關的教學資料進行收集，按照類別進行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業教育中加強檔案管理，有利于了解學生對專業知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業教育的教學能力，有利于職業教育的快速發展。職業教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學檔案、學籍檔案以及基建檔案等四大內容，由于各個檔案內容較多、較復雜，一旦檔案管理不當，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業教育的發展。

二、職業教育檔案管理主要內容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學校在日常管理中產生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業教育學校的發展過程，還包括學校在發展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學校是如何發展的，對學校發展有利的項目，學校應該積極推進，摒棄學校發展中的不足之處，促進學校快速發展。另外，學生可以通過文書檔案，了解到學校的輝煌歷史，并使學生感到驕傲，從而產生愛校的情懷。

（二）教學檔案管理

教學檔案主要包括：教學內容、教學筆記、教學成果等，學校可以通過教學檔案，了解教師的教學水平和教學方法，教師可以通過教學檔案，了解到學生對專業知識的掌握程度。通過教學檔案管理，可以了解教學中的不足，并加以改進，不斷提高學校的職業教育水平。教學檔案是學校教學改革與教學研究的重要依據，教師可以通過教學檔案選擇學生最容易接受的教學方式，學生也可以通過教學檔案了解自身的不足，改變學習方法，提高學習效率。

（三）學籍檔案管理

學籍檔案主要包括：學生在入學時的基本情況、學生在校期間的成績以及各方面的綜合素質等內容。學校通過學籍資料管理，可以全面地了解學生，有利于教師更好的管理學生。社會用工單位可以通過學生的學籍檔案，判斷學生是否滿足本企業的要求，更好地甄別人才，學籍檔案是學生最直接的名片，是判斷學生能力的一個重要依據。

（四）設備、基建檔案管理

設備檔案是指在教學過程中使用的各種儀器設備詳情以及維護的相關信息等，一旦教學儀器設備出現故障，可以通過設備檔案，了解儀器設備的基本性能，并以此為依據，制定科學合理的解決辦法。基建檔案是指學校基礎建設的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學校建設的基本情況，有利于維護校園建設的安全，學校建筑如果需要改建、新建或擴建，基建檔案是必不可少的依據。

三、加強職業教育中檔案管理的實踐性

（一）增強檔案管理的意識

職業教育的檔案管理工作在學校管理工作中起著關鍵性作用，檔案管理工作是一項專業性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關的專業知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識。現階段職業教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責任感，有時會導致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業教育學校的發展帶來了巨大困難。加強職業教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學生活中，增強職業教育學校全體教職工的收集整理意識。由于職業教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠遠不夠，需要學校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學生在檔案管理中同樣發揮著積極的作用，努力提高學生的檔案意識，積極配合學校提供相關的資料信息，以便學校為學生建立完善的個人檔案，為學生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業教育的檔案管理需要學校的大力支持，學校應該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責任心的負責人，領導檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進職業教育快速發展。在學校建設規劃過程中，應將檔案管理的場地列入規劃建設內，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進行區分，在檔案室內配備齊全的辦公設備，配備必要的電子產品，以及檔案管理相關的軟硬件設備。在檔案館或檔案室內建立紙質檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應該注意室內通風，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規章制度

在職業教育檔案管理過程中需要依據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關的法律法規，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業教育檔案管理中，管理人員需要依據相關的規章制度進行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結等，再根據檔案內容進行分類，并按照時間順序進行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規范，進行分門別類，文書檔案歸納管理，教學檔案歸納管理，學籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負責，確保檔案的安全性。

（四）實現信息化檔案管理

隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理也步入了信息化時代，職業教育學校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術進行職業教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯網絡實現檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發利用水平

職業教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進職業教育快速發展，檔案的開發利用才能體現出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進行鑒別，刪除重復或者無價值的檔案內容，提高檔案的水準和質量。實現部分檔案的公開性，方便教師和學生進行查找，提高檔案的利用率。

四、結語

通過職業教育中的檔案管理，可以幫助職業教育學校了解自身的不足，為學校的發展提供重要的依據。在職業教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關的規章制度，實現信息化檔案管理，發揮檔案管理的價值，不斷促進職業教育快速發展。

【參考文獻】

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[2]吳桂云.改制后職業教育系統檔案管理的幾個新區域[J].辦公室業務.2011.

[3]尹英范.加強職業教育檔案管理工作的創新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關于職業教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[5]江華.發達國家職業教育中的學籍檔案管理[J]教育與職業.2001.

檔案歸納方法范文第3篇

1 人事檔案管理信用化改革的可行性

第一將人事檔案與信用檔案相結合，從某種方面上來說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業單位對于人的評價標準，而信用作為人的最重要的評價標準之一，理所應當的應該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來，使檔案的管理更加的完善，為市場提供更為完整詳實的社會信息，從而更完善的評價一個人。

第二，我國早已經設立了一個完善的個人信用數據庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時候我國的個人信用數據庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經收集社會上各行各業工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會企業、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個良好的基礎。[1]

第三，人事檔案管理應當借鑒信用檔案的管理方式

信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個幾個值得深思的性質：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內容詳實；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時隨地都可以供相關的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對真實的；四信息的時效性：信用信息不能是一成不變的，保持內容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內容也是擁有時間性質的，一般來說，信息來源人的負面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內的信用信息不能用作商業行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時刻更正性：信息的來源人，可以質疑信息的真實性，或者發現信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實，可以獲得更改的權利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護的，管理過程中每一個程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質，這些性質都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]

2 人事檔案信息信用化管理的具體策略

2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當前的社會的發展

人事檔案收錄進信用檔案有利于全方位的評價一個人，個人品德方面也將會被納入人才的評價標準，信用檔案本身就擁有時效性，可以使人事檔案的資料即時的更新對于人的評價也能與時俱進，信用記錄中擁有個人記錄與職業記錄，信用記錄包含個人的貸款和還款記錄、社會保障信息、訴訟記錄等等，職業記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對于記錄人的評價，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對于人由不良信用產生的負面評價有了詳實的記錄，維護了人才市場的公正。[3]

2.2 改變人事檔案的工作職能，有控制轉變為服務與監管

政府建立人事檔案管理機制，是為了保障人合法的享受社會權利與工作權利，現如今的檔案管理機制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉變其工作職能，走向服務與監管的道路是很有必要的，下面列出幾項措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務與監管的功能，加大人事檔案信用功能的發揮。二：增強人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數人的權利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務。三：人事檔案的記錄人應當擁有知情權，使人人所有翻閱檔案的權利和質疑檔案真實性的權利。四：檔案里的負面記錄，應當在一定的時間里刪除，不能永遠跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業目的使用，任何侵犯記錄人隱私權的行為都應當受到法律的譴責。六：在法律上予以保護，檔案的形成、管理、使用都應當有監察制度的存在，保障其安全、完整、有效。

2.3 推行人事檔案管理社會化

檔案的管理應當有權限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權利，人事檔案終究是為社會服務的，人事檔案的社會化為市場尋找人才的提供了要求標準，下面提出推行人事檔案社會化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權對記錄人進行工作能力、職業道德方面的評價。當記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業的中立機構管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對客觀，將檔案集中管理，也是為了節約管理的成本，使檔案的管理高效。

2.4 網絡化檔案管理

檔案管理的網絡化是檔案管理的必然發展，當前社會逐漸走向了新媒體的時代，在這個時代，作為自媒體設備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數據庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識別碼保護檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監控分散在全國各個單位的檔案，也能為其提供安全的監管與服務。[4]

2.5 完善相關的法律，推行人事檔案管理制度化，社會化

當前中國的人事檔案管理制度，依舊需要更多的完善，應當通過法律來規范其管理制度和推行使人事檔案社會化的進程加快，在信息的尋覓、歸納、管理的過程中應當由法律進行監督，檔案管理集中化的法律法規目前國家還沒有頒布，對于檔案隱私權的維護的相關法律也沒有實行，這些都是檔案管理制度化過程中的法律漏洞，理當予以補全。

檔案歸納方法范文第4篇

關鍵詞：醫院；文書檔案；現代；信息；方法

一般醫院在處理行政管理事務的活動的時候，會將普通式的文書轉為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫院管理內容上關鍵的組成方面，起到極其有效的作用針對醫院后續的發展前景。醫院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務意識。所以我們要想通過檔案文書為醫院后續發展決策保證關鍵的信息來源，就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫院的健康有序進步。

1 醫院文書檔案工作的現狀

通過資料的查閱我們知道，醫院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規范性，醫院公書檔案的規范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規范。其次，是標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準的嚴格實施。整個環節都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫院在一些文獻中所要的數據，顯示在使用、編譯和統計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有：一，從上到下都不關注檔案的文書管理，首先即上層部門領導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力，對檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現狀十分混亂。二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規章條例。而且針對醫院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注，醫院的人事部門一般不會招聘專業的檔案管理人才，所以這些現在的醫院文書檔案管理人員都是其他工作部門調過來，很難勝任醫院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質驟降。四，硬件設施面臨淘汰。大部分的醫院在檔案館使用到的硬件設施不夠規范，多數的檔案工作依然是困在傳統的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國醫院檔案管理工作沒有一套完整的系統信息化，一個系統的規劃，造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫院文書檔案管理工作的要點及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生和過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領導抓緊閱辦，而且對于上層領導批示下來的文件及時分發，在上情下達的實現上做一個好典范，并且要督促文件的執行部辦公室及時達成文件內容要求。

2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案，那些沒有結束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業水準，促進檔案的開發使用

促進整個檔案系統的開發使用十分重要，醫院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門，主要針對醫院的服務事業的發展而使用。文書檔案的服務能力顯示于整個醫院的各種不同工作層面上的開發和利用。信息資源的主動開發始終是文獻管理的最終目標。比如醫院在快速進步和規范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含：等級醫院評審、資質認定、資質認定等級、專業建設和基礎建設的評價，這些文件不但有著鮮明的行業特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫療單位綜合素質標準的表達出來。

目前，隨著醫院醫療服務水平的持續發展，醫院中的基礎設施也在持續進步，使得檔案的使用率持續的被拉升，在目前的醫院檔案建設方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發利用是非常關鍵的一個內容。因此醫院檔案類文件的開發和利用進程里，相關檔案人員需要主動依據醫院工作的開展而不斷進步，為醫院保證相關的文件檔案可以達到醫院開展醫療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術等各種方式方法，使不同的載體，不同地區的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網絡上共享2醫療服務管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。

3 結論

醫院檔案工作是提供服務、技術和業務于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對文檔管理規則進行深入的改進，并對文件管理的標準規范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發和使用，讓它的潛力更加明顯的表達。中國的科學技術在持續進步，落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統管理是以手工工作作為主要的方式，標準規范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術的發展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業的素養，掌握主次更好的做好醫院文書工作。

參考文獻

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檔案歸納方法范文第5篇

[關鍵詞]會計；檔案管理；事業單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業務經濟相關的重要資料、各種收據和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。

（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產卡以及其他會計賬簿。

（3）財務報告類：年度、季度和月度的財務報告，包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調節表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。

2 當前會計檔案管理中存在的問題

2.1 電子數據檔案應用不廣

隨著會計電算化的推進，大部分事業單位都放棄了舊式手工紙質記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內容，規范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節，養成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數據備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數據備份，一旦電腦出現故障就可能造成備份數據丟失，或者財務軟件更新后未保存原有數據，致使電子數據無法查閱。

2.2 部門預算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術的迅猛發展，其中的部分規定已無法適應新形勢需求。2002年，我國已經開始全面實行部門預算，所有事業單位都實行了編制部門預算方法，這種部門預算方法在事業單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預算方法統一和規范了編制預算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經濟事業的和諧發展。在事業單位實行部門預算方法時，進行的“二上二下”編程會產生一系列對應的輸出表，是部門預算的相關細則業務材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。

2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業規則。在實際會計工作中，主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業務培訓，這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導意義。這導致企業會計檔案管理質量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態。

2.4 單位財務部門和檔案部門職責不明確

《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。”很多單位雖然設立了檔案機構單位，但是會計檔案仍然由會計機構進行保存，由于檔案機構處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會計檔案管理問題

3.1 加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質檔案有更多的優勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質檔案轉換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結束，還應嚴格按照《會計電算化工作規范》的要求，對電子檔案數據進行備份，根據檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質。載有會計檔案數據的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會計管理辦法的規范操作制度

應該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預算表也應該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業經濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓

人才是企業發展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓，規范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業日常工作檢查中。

主要參考文獻