高校檔案管理辦法及實施細則
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高校檔案管理辦法及實施細則范文第1篇
DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2012．06．040
〔中圖分類號〕G25073 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部為全面貫徹落實《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進程”的要求。對開展教育信息化的指導思想、工作、目標、實施原則及試點內容都做了詳細部署，其中全國試點高等學校為100所左右，其中本科院校試點內容包括：以信息化促進人才培養模式創新和提高教育質量重點，在數字化校園建設、校園網絡與信息安全、網絡課程建設及應用、教育教學模式改革、科研組織模式創新、管理與社會服務信息化、學生網絡文化生活等多方面開展研究與探討。
高校檔案信息化是高校管理與社會服務信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發展的大勢所趨。
1 高校檔案信息化管理的發展前提
檔案信息化建設就是指檔案管理模式從以往的檔案實體為重心逐步向檔案信息為重心轉移過程。這一發展過程需要檔案實體的規范化和標準化管理為基石，要采用現代化技術裝備，建立數字檔案館，向信息化管理方向發展，它主要包括如下內容：
1.1 檔案管理標準化、規范化
各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，把規范的管理制度形成文件下發，對檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個環節，做到有章可循，保證每個操作環節統一標準，即統一檔案的鑒定標準，統一檔案的分類標準，統一檔案的標引標準等等。
1.2 檔案信息的數字化
利用數據庫傳輸技術、高速掃描技術、數據壓縮等技術，將紙質文件、聲像文件和已經歸檔的電子門類檔案，組織成系統的信息庫。這項工作由檔案管理標準化、規范化做基礎，才能夠有條件實現。目前高校檔案網絡系統的逐步利用，教務管理、科研管理和學生系統網絡等平臺的運用，為高校檔案數字化建設創造了前提和條件。
1.3 數字檔案館建設
近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽室、文件利用中心等等，數字檔案館是檔案信息數字化的發展必然，他們都是實體檔案的不同體現形式。數字檔案館是無形的信息組織和利用環境，實體檔案館是數字檔案館的奠基石，對檔案信息數字化的統一管理，是數字檔案館管理內容，數字檔案館的出現，對現行實體檔案館提出了新的管理和服務機制建設需求，兩者不是替代關系，是相互依賴和相互促進的關系，數字檔案館的建設是實現檔案信息化的必經路徑。
2 高校檔案信息化管理面臨的問題
具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網與檔案管理網絡的有效連接也面臨很多問題：
2.1 檔案信息化相關的法規體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴重障礙 國家高校檔案法規已有一定基礎，檔案數字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲介質標準漢字沒有出臺，產生相關問題很多。如：光盤數據、聲像信息缺陷率較高，存儲文字信息質量，顯得過于寬松，會使認為合格的光盤中文字錯誤率超標等；檔案存儲格式的不統一；網絡黑客的不斷浮現，也成為阻礙高校檔案信息化發展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數字化、信息化要求的相關標準。
2.2 檔案信息化管理處于探索階段，需領導重視提高檔案意識 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機制、納入計劃、納入總結。某些學校領導受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結成不丟失不缺漏為管理目標，對檔案機構人力、物力、技術、待遇給予支持不多，使檔案部門的現代化管理很難走上正軌，無法實現檔案管理信息化。
2.3 缺乏與現代化發展相配套的復合型管理人才
檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務量又大、評聘職稱難，都導致優秀人才難以引進，即使進來也難渡默默無聞工作性質之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養尊處優缺乏生機，沒有活力。有的單位重建設輕利用，買來了硬件設備設施，檔案管理人員沒有真正利用其先進功能作用，沒有結合自身情況，做到檔案的數字化，更是無法實現檔案信息化。
3 面對問題，適應發展，加快檔案信息化管理
加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源的利用開發。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現代化發展的重要表現形式。
3.1 如何加快高校檔案信息化管理
3.1.1 標準化、規范化原則
制定和實施高校檔案工作的標準和規范，既是高校檔案管理現代化的需要，也是提高檔案工作質量和工作效率的前提。實現檔案信息化管理，一方面要通過掃描等相關技術手段把文本文件轉化成計算機能夠識別的數字信息；另一方面通過接受電子文件，不管是通過館藏的數字化還是數據庫連接、都應該堅持標準化和規范化的原則。如：字符編碼標準、數據處理格式、信息轉換標準、檔案信息的顯示和打印及傳遞等等，只有標準統一才能夠使傳統檔案文本數字化的保管、利用、傳遞等工作都實現標準化、規范化，避免出現互不兼容、重復建設、各自為政等現象的發生。
高校檔案管理辦法及實施細則范文第2篇
【關鍵詞】高校 學生檔案 管理
一、高校學生檔案管理中存在的問題及其原因
1.缺少合理完善的學生檔案管理機制。目前，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位制約了高校學生檔案管理水平的提高。除《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案管理辦法》外，教育部當前還沒有一部針對高校學生檔案管理的系統性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規范的管理標準。因此，造成大多數高校學生檔案管理部門職責不清，管理混亂的局面。
2.檔案來源缺少統一規范的標準，造成學生檔案內涵不能實現標準化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標準化內涵要求。不同省市考生檔案內容各異、五花八門，有的省市考生檔案內容豐富：有考生報名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業生登記表、高中生學籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學籍卡片或學生成長記錄冊、高中學生發展報告等名目。但對于考生檔案中到底應具備哪些材料，教育部沒有明確規定。學生畢業后，用人單位則以較全面、豐富的學生檔案來要求，致使部分畢業生返校要求學校補充檔案內容，而實事上對于高考檔案材料，學校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應從高中階段的檔案內容開始規范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學生檔案時無法標準化要求。
3.檔案管理人員的業務管理水平尚處于初級階段。高校學生檔案管理員素質直接關系到高校學生檔案管理工作的質量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊伍薄弱。高校領導及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業培訓，檔案知識欠缺，管理意識淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識和業務水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級階段，相距現代化的檔案信息化管理模式的實現較遠。
4.學生檔案收集、整理的動態化管理制度尚未建立。學生在校學習期間的獎懲材料、借貸和還貸情況、學籍異動材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學生檔案管理從入校時初步建立（即高考檔案內容）后，中間過程靜止，只至畢業前方從各部門收集整理。幾年的學習過程中，由于輔導員的變動或部門老師管理意識淡泊，致使學生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業生檔案中能夠反映學生學習過程、思想品德、創造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學生的在校學習過程。
二、加強高校學生檔案管理工作的對策
1.建立合理完善的學生檔案管理機制。高校應明確學生檔案管理主體部門，隸屬于學生學籍管理部門，實行檔案分級管理。按照“分級管理、分級負責，誰主管、誰負責”的原則，從“有利于學生檔案收集，有利于學校規范管理，有利于學生檔案信息化管理，有利于學校的科學發展”出發，建立“學校黨政統一領導，職能部門統籌協調，相關部門齊抓共管，二級學院和輔導員具體落實，全校師生參與監督的學生檔案管理工作運行機制。學校校長是學生檔案管理工作第一責任人，對學生檔案管理工作負全面領導的責任；分管學生檔案工作副校長是學生檔案管理工作直接主管責任人，承擔領導、協調和監管責任。學校學生檔案管理部門為學生處，負責人承擔組織實施責任；教務處、招生就業處、二級學院負責人是學生檔案管理工作直接責任人，二級學院的學生檔案管理人員負責本院學生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導員是學生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責任人。這樣才能有效地解決高校目前學生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學生檔案管理工作中的“形散神不散”。
2.規范高中檔案，建立高校檔案內涵規范化要求。高校學生檔案是國家人事檔案的部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。因此，高校學生檔案內涵一定要規范、標準。首先，要從檔案來源開始規范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學生檔案管理規定，高?？筛鶕斍案叩冉逃母锖痛髮W生就業工作的整體形勢，再結合學校的實際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學生檔案管理辦法、實施細則，明確任務目標和歸檔范圍，細化檔案的生成、組檔、轉遞等各個環節的規范化要求，提高學生檔案標準化和規范化水平。
3.加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質。眾所周知，管理水平決定管理質量，而管理質量的好壞又決定于管理人員的綜合素質。高校要真正實現檔案管理信息化的目標，首先要給檔案員制訂考核目標，促使檔案員做到業務精通、愛崗敬業。其次，高校要根據檔案信息化發展需要，對檔案員進行業務培訓，不僅對檔案專業知識理論進行培訓，還需要對計算機輔助管理水平進行培訓，同時對檔案員的實操水平進行考核。最后，提高檔案管理人員的服務水平，熱情服務，不計個人得失，甘于奉獻的精神；加強檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。
4.建立學生檔案動態化管理制度，多部門齊抓共管。高校學生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時間、內容，制定全年歸檔計劃，明確要求及目標。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價值的檔案整理移交檔案管理部門及時歸檔，推進學生檔案動態化管理，提高檔案標準化和規范化水平，使其能夠適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發揮學生檔案的作用和價值。
總之，加強高校學生檔案工作是當前高校和社會發展的需要，也是檔案信息化發展的需要。我們必須根據社會形勢的發展變化和檔案發展的需要不斷探索創新，積極尋求解決現存問題的辦法和策略，使高校學生檔案工作得到進一步發展和完善，以改變當前普通存在的高校學生檔案工作相對落后的現狀，加快檔案管理信息化步伐。
參考文獻：
［1］馬潔，佟丞，劉衛智：提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑探究.教育理論與實踐，2011/09
高校檔案管理辦法及實施細則范文第3篇
一學籍管理存在的問題
（一）管理人員思想上重視不夠
學籍管理貫穿一個學生從入學到畢業的整個過程，涉及學生的入學復查、注冊、成績登記、獎勵懲處、畢業等多個環節，學生在校期間產生大量的學籍檔案，需要每學期及時歸入學生檔案袋，我校目前沒有專門的學籍檔案室或者場地足夠大的地方來容納、整理學生個人檔案，直到學生畢業時才來整理學生個人檔案，學生的部分檔案可能由于時間太長造成遺失或者遺忘沒有歸檔，如學籍異動、獎懲等材料。
（二）學籍管理制度不健全
近年來，國家根據社會的發展，出臺了有關高等學校的學生管理規定等規章制度，我校根據有關法律法規相應的制訂了《臨滄師范高等?？茖W校學生學籍管理實施細則》等有關學生學籍管理一些規章制度，對學生的學籍管理起到很大的作用，但在學生學籍的實際管理中仍然有許多學籍管理工作需要規范，學生學籍檔案的材料涉及到組織部、學生處、招生就業處、各教學系，各部門產生的學生個人材料如何歸檔，畢業生如何將畢業生檔案移交學校檔案部門，都需要一個統一的、規范的、方便操作的制度來執行、協調。沒有相應的學籍檔案管理制度，導致學生個人檔案不完善，學校檔案中缺少部分學生的學籍、畢業生檔案。
（三）各系學生學籍管理人員不穩定，學習、培訓不足
各系、各部門做學生學籍材料大多是新來的老師，做秘書一至二年后就轉行搞教學，人員變化快，剛熟悉工作又要更換工作崗位，新來的人員熟悉工作需要一個過程，雖然每年新生入學時教務處都對各系的秘書如何做好新生注冊等有關學籍工作做了培訓，但在涉及到具體學籍工作時仍然有許多問題存在，給學籍管理工作帶來了隱患。學校非常重視教師的培訓，但管理人員幾乎很少得到學習、交流、培訓的機會。
（四）部分管理人員缺少業務知識和現代信息條件下的計算機操作知識
學籍電子注冊制度及教務管理系統要求學籍管理人員在整理學生數據時要快速、準確，數據格式要正確，掌握計算機網絡操作知識。但是，目前仍有不少學籍管理人員缺乏精通業務知識與現代信息技術，一些學籍管理人員缺乏自我學習、自我反思、自我提高和善于分析問題的能力，因而很難培養科學的管理能力，進行學籍管理工作比較吃力。有的學籍管理人員是兼職的，他們很少甚至沒有經過任何專業培訓，更沒有學過計算機網絡管理知識，這在一定程度上影響了學籍管理水平的提高。[2]學籍材料涉及全校學生，數據量多、更新速度快、工作量大，部分學籍管理人員由于工作責任心不強，工作的主動性、積極性不夠，沒有認真學習學籍管理的相關知識，只滿足于完成現有的工作任務，滿足于現有的工作模式、管理模式和使用現有的軟件，沒有認真去思考如何提高學籍管理工作效率和水平，學籍管理工作沒能更好地為全校師生服務。
二高校學籍管理的對策
（一）提高對學籍管理的認識，重視學籍管理工作
學籍管理的重要地位不是人為強加的，而是由人才成長的內在規律以及學籍管理在學校管理和校風建設中的功能作用決定的。[3]它影響著教學秩序的穩定，也關系到學生的切身利益?？茖W規范的管理能促進教學水平和人才培養質量的提高；反之，管理上不去，教學和人才培養必然出現混亂，甚至影響辦學效益和辦學信譽。因此，高校必須提高對學籍管理的認識，把學籍管理作為一門學問來看待，加強學籍管理的研究，注重學籍管理的創新。重視學籍管理工作，保持教學管理的整體性和連續性，不只是在教學檢查或評估時重視，在日常工作中也應給予足夠的重視，加強學籍管理隊伍建設，并保持相對穩定。配備足夠的人力、物力、空間夠用的檔案室，保證學籍管理工作的正常進行。
（二）制定適合本校的、切實可行的學籍管理制度
高校要根據《高等學校檔案管理辦法》及教育主管部門制定的學籍管理制度，結合本校實際，制訂出具體實施細則、工作程序和運行模塊，提高學籍管理工作的針對性、實效性。要注重從制度上規范學籍管理的行為，從程序上嚴把學籍管理的質量，從運行中提高學籍管理的水平。在新生入學、畢業等方面要體現制度的嚴肅性，在休學、復學、轉專業等方面要有一定的靈活性，制度要以人為本。要制定學籍檔案的整理、歸檔、移交的制度，便于各系部按照規范的要求來做好學生學籍檔案。要正確認識新時期學生間學習能力差異加大、學習目的多樣化的事實，實施更富有彈性和超前性的學籍管理制度。通過加強和實施科學的學籍管理，使學生個性與潛力得到充分發揮，激發學生學習的主動性、積極性，推動學生的全面發展，從而為社會輸送更多優秀人才。
（三）規范管理，提高管理人員自身素質
隨著高等教育改革的逐步深入以及學分制在高校教學工作中的全面推行，學籍管理工作也更為復雜，這對學籍管理隊伍提出了更高的要求。因此，高校必須加強對學籍管理隊伍的培訓和建設，要最大限度地挖掘學籍管理人員的潛能，調動起其積極性和創造性。一是建立有效地評價機制。學校在注重思想教育的同時，應對表現優秀的學籍管理人員給予一定的肯定和鼓勵，以體現學籍管理人員的自身價值，也可激發他們的創新熱情，提高管理水平。二是培養事業心和責任感，這是做好學籍管理工作的重要前提。學籍管理工作既是學校工作中最基礎的工作，又是一項服務性的工作，每天要面對繁雜的教務常規管理和日常行政工作。從事這項工作，要有敬業精神和吃苦精神，要有強烈的工作責任心，要愛崗敬業，只有具備這種素質的管理人員才能認真而踏實地做好本職工作。三是熟悉各項規章制度。要抓緊業務學習，熟記各項規章制度的要點。四是牢固樹立“服務育人”的意識，只有樹立起了高度的服務意識，才能真正把工作做好，讓師生滿意。為師生服務就是為教學服務，是教學管理手段之一。五是加強業務培訓。要不斷提高教學管理人員的文化水平、計算機水平和檔案管理水平，尤其增強計算機實際運用和操作能力，逐步提高隊伍的整體水平，使管理干部掌握工作規律，避免工作的盲目性，使紛繁龐雜的日常事務變得井井有條，提高管理效率。要有計劃地培養學籍管理人員，通過專門和系統地學習，提高知識層次，改善知識結構。若不重視學籍管理人員的素質提高，一味使其沉浸在事務性的工作中，不僅機構缺乏活力，而且也制約了學籍管理質量和效率的提高。六是開展學籍管理研究活動。要經常組織學籍管理工作者進行專題學習研討，充實與搞好本職工作密切相關的新知識，使他們逐步認識和理解自己的工作性質與工作特點，自覺地鉆研業務，提高工作能力。[4]
總之，學籍管理是學校教學管理的重要內容，是保證人才培養質量的前提。加強學籍管理工作，能夠在一定程度上實現高校學籍管理對教育教學活動的規范、控制、激勵和調節作用，達到穩定教學秩序、優化育人環境、實現教育目標、確保人才培養質量的目的。
（四）積極推進學籍管理的二級管理
鑒于目前高校辦學的規模日益擴大，辦學體制改革的不斷深入，一級管理模式已不適應當前的形勢，二級管理模式勢在必行。[5]學籍管理絕不是教務處一個部門可以獨立完成的，應在系（部）建立學籍管理的二級管理體制，充分發揮系（部）的直接管理作用，系（部）應指派秘書專門負責處理本系學生的學籍和成績，保證責任落實到人。教務處負責制訂學籍管理日程和管理規章，各系按既定日程和要求完成管理工作。教務處可以定期組織召開交流會，通報學籍處理的情況和問題，協調工作，統一學籍處理的尺度。
總之，學籍與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍管理體系，管理好學籍至關重要。作為高校教學管理的一項重要工作，學籍管理要與時俱進，在探索中求發展、求完善。相關的管理人員應在實踐的基礎上不斷探索，總結經驗，勤于學習與研究，以高度敬業的精神，始終把握育人服務的方向，努力使學籍管理工作水平再上新臺階，為高校培養人才發揮應有的作用。
參考文獻
[1]管偉巍.高校學籍管理存在的問題與對策[J].遼寧行政學院學報，2011，13（12）：123.
[2]譚明芳，黃靈芝.高校學籍電子注冊制度存在的問題及對策[J].廣西醫科大學學報，2008（25）：325.
[3]丁曉麗.新形勢下高校學籍管理存在的問題及對策[J].揚州大學學報（高教研究版），2008，12（6）：73.
高校檔案管理辦法及實施細則范文第4篇
關鍵詞 監督指導 發展 保障
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.07.009
Reconsideration of University Archives Supervision Work
LI Fuqin
（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）
Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.
Key words supervision; development; guarantee
1 正確認識監督與指導的關系
“監督”就是監察督促，要以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《普通高等學校檔案管理辦法》等有關法律法規為準繩，對本部門的檔案行為是否符合法律和有關規定。檢查內容包括檔案機構的設置、人員配備、儲存條件、保管措施、檔案歸檔、管理辦法、資源利用等檔案工作。對沒能按規定辦的要嚴格督促執行，對違反法律法規和有關規定的要求，領導要根據情節輕重給予處理，直至追究法律責任。所以，監督具有強制性?！爸笇А本褪歉鶕嘘P法律法規規范和上級有關部門制定的工作目標、任務等檔案業務工作進行指導。不具有強制性。其內容主要包括，檔案工作中所出現問題：如具體業務、技術問題、技能問題、傳播方式，文件歸檔程序、檔案管理規范化、檔案化、標準化、檔案管理科學化工作等，傳授大家怎樣做。監督和指導工作雖然是兩種不同的工作，但它們是互相作用互相聯系的，是圍繞一個目標和任務而開展工作的，是互不分割的基本職能和互聯關系。
2 加強檔案監督指導工作的重要性
（1）是新形勢下為中心工作服務的新要求。檔案監督指導工作作為新時期、新形勢下加強檔案建設的一項重大舉措。檔案監督指導工作要本著宣傳檔案法律法規，全面提高高校檔案工作的整體水平，為學校中心工作服務為大局。充分發揮檔案行政管理部門的監督指導職能作用，認真對各類檔案機構、部門的工作進行全面系統科學的檢查和評估，對檔案工作的現狀和未來的發展作指導，這對檔案建設和發展其意義深遠。在新時期新形勢下，如何搞好檔案指導工作，強化檔案的行政職責，提高檔案監督指導水平，是各級檔案機構、檔案部門，搞好檔案建設的重要任務。
（2）是貫徹《檔案法》的具體體現。監督指導工作要本著宣傳法律法規，提升全社會的檔案法律意識?！稒n案法》賦予縣級以上檔案行政管理部門“組織檔案行政執法檢查，查處檔案違法行為”的職責和使命。貫徹落實檔案法的監督指導以及依據給予的權限，采取多種形式，開展監督檢查工作。針對檔案館（室）的基礎設施建設，館藏檔案資源建設，檔案服務利用情況，檔案妥善保護及安全等方面進行督查，要以檔案管理部門行為為主體執法監督的這一主要形式對內部制度建設，法律法規的規范條例，形成有效的制約機制。要有計劃、有目的地開展互相督查，聯合調查，專題調研和重點抽查等方式實行執法監督檢查。以檔案管理部門行為為客體的執法監督檢查，則通過自覺接受政府、人大、司法及社會各界指導檢查來落實，認真貫徹履行監督職責，使檔案管理走上法治化、規范化、常規化的軌道。
（3）是促進檔案事業發展的根本保障。高校檔案館及管理部門都要認真行使監督職能，根據情況成立檔案行政監督指導工作小組，必須做到五個方面的步驟：一聽、二看、三評、四反饋、五整改。其內容包括：檔案事業的經費情況、館舍建設經費落實情況、專業隊伍建設情況、人才培養情況、檔案保管條件情況、設施設備現狀、重大建設項目和重大活動情況等。全面掌握情況，規范考核內容，及時發現問題，提出整改意見，跟蹤調研落實。只有這樣，才能有效地推動各級檔案機構和部門，按照《檔案法》去執行。使檔案工作規范化、常態化得到根本保障。
3 監督指導工作中存在的問題
目前由于多種原因，高校檔案監督指導工作仍然存在一定的問題，其主要表現如下：
（1）檔案實施細則不配套。從目前的執法情況來看，在檔案中監督指導工作中出現的許多法律法規問題卻缺乏相應配套的法規細則，在實際操作中無法執行，沒有法律依據。如：《檔案法》第十條：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理。任何人不得據為己有”?！皺n案法實施辦法第二十七條”從內容上看雖然也規定了罰則，但是在實際工作中，有些人為了個人利益和便利，就不按照規定的移交時間或內容來移交，更有甚者拒絕移交應歸檔的文件材料。這給檔案監督指導工作帶來一定的難度，導致檔案文件資料收集不能保證齊全完整。
（2）監督管理力量不夠強。一是宣傳力度不夠，各級檔案管理部門沒有充分利用和發揮好監督宣傳這個輿論陣地。在普及宣傳檔案法律法規的知識上沒有履行好自己的職責，無下工夫，力度不夠，檔案法律意識淡薄。二是執法手段比較弱。在執行檔案法律法規的貫徹落實中，許多實際工作中的情況需要由其他部門來行使執法權。所以這就制約了執法監督指導工作的有效開展。三是檔案監督指導思想認識不一致，對于自己的職責和義務認識不足，在執法過程中碰到問題就不能正確地面對，怕麻煩，怕困難。四是執法監督隊伍不完備。在檔案局、館一般是一套班子兩塊牌子，由于人員少，導致執法監督機構不健全，執法人員的整體素質不高，在執法主體顯得無能為力，這樣就會影響檔案執法監督不能順利開展。
（3）監督指導工作的不全面。在檔案監督指導的實際工作中，存在著意見不統一，認識上有差異，其主要是反映在檔案館藏建設上，重藏輕用，重量輕質的觀點，由于有這樣一種思想的存在，檔案監督指導工作顯得不那么重要了;另一方面是在檔案監督指導過程中存在著只求穩，不求新，不求齊，怕出問題怕出麻煩的想法。這樣使許多檔案人員在工作中不認真負責，盲目將各種不要求歸檔的文件和材料列入到歸檔范圍，這樣就增加了工作量，導致監督指導工作受到一定的影響。
（4）監督指導工作的不統一，高校檔案監督指導工作是整個檔案建設和發展的一個重要環節。高校檔案館每年都會有計劃地、有步驟地對各個院系部門負責檔案監督指導工作的兼職檔案人員進行學習和學和輔導;另外，在整體檔案指導工作中，也要要求檔案指導人員對每個兼職檔案員進行一對一指導，對每個系統部門又要開展學習和輔導，這就造成檔案監督指導工作的重復性。耗了大量的人力、物力、財力，還沒有明顯的效果，使監督指導工作的效率不高。
（5）監督指導隊伍的不專業。高校各學院在條件允許的情況下，都會要求配備非專業的學生幫助處理辦公事務，這些非專業的學生也要負責處理檔案工作。他們都不是檔案專業的學生，所以對檔案知識和檔案工作的程序和掌握程度不高。這樣，使他們只能完成一定的工作量和任務，碰到問題不能從專業的角度進行分析和解決，同時也缺乏一般的檔案知識，所以，導致在檔案監督指導人員要花更多的時間和精力來完成指導工作任務。
（6）檔案人員的不專職。在高校檔案整理工作中，大多數部門不能做到專人專職，這些兼職人員沒有認真長期做好檔案工作的思想，所以在檔案管理，檔案建設，檔案發展不能提出很好的、具有可行性的建設性的意見。有時在工作中，由于兼職專心不夠，特別是在檔案移交時間不是很充足，時間很緊，檔案的納入，檔案的分類，顯得很粗糙。
4 檔案監督指導工作新探索
（1）加強法治宣傳，做好監督指導。高校檔案管理部門要充分發揮人民群眾輿論監督作用，通過各種渠道和途徑、各種形式有效地開展檔案法制宣傳教育活動。充分利用好電臺、電視臺、廣播、報紙等輿論陣地，要有計劃、有組織、定期地開展檔案法制教育展覽和知識競賽活動，使廣大人民群眾了解《檔案法》，增強法制意識。特別是高校領導干部首先要帶頭學法、守法、用法，要有檔案法律法規意識，促進全社會重視和支持檔案工作。
（2）加強檔案執法主體建設。一是要強調執法主體，明確規定行使處罰權，才能為開展檔案執法監督檢查創造條件。加強執法主體建設是各級檔案行政管理部門的職責，努力爭取政府的支持和關心，解決執法人員的行政編制。二是建立檔案執法監督網絡系統。在檔案行政管理部門根據工作需要，應當設立負責執法監督機構。在重點部門和單位要聘用專職人員，組織一個強有力的執法監督網絡體系。三是優化執法隊伍，提高執法人員的整體素質。要按《檔案法》以及有關規定促進檔案事業的發展，要注重培養優秀的現代型的檔案執法人才，培養一支政治素質強、工作作風硬、業務能力精的執法隊伍，使執法監督檢查工作得到有效保障。
（3）做好檔案監督指導工作要有專業專職。專業是做好檔案監督指導工作的前提條件和基礎。第一，專業。檔案專業是一門學問，是一門學科。沒有專業知識就不懂得檔案工作的流程和方式，就不能很好地把握監督指導的標準和方法。第二，專職。有了專職人員，他能把所有的精力（學習精力、工作精力）投入到現實檔案工作中去。由于對檔案監督工作的規定，方式，程序和規范都比較熟悉，這有利于工作效率和質量的保障。第三，專業專職。在搞好檔案管理，檔案的建設和發展中，能提出積極的建設性的意見，在工作中，能分清層次，重點突出，科學合理地安排工作，提高工作效率。特別是對于復雜的類型各異的檔案，專職專員顯得特別重要。例如：在教學和實踐調研中，所形成的科研成果，而且是專業性比較強的科研成果，它與普通的文書檔案有很大的不同。這就需要專業專職人員準確地把握這些成果的類別，能合理地分類建檔，完成這一工作。
（4）建立多樣性人才培育機制，做好人才儲備。人才是關鍵，人才是事業發展的動力。高校檔案館是以服務高校建設和發展的中心工作為理念。高校事業的發展也離不開檔案館資源信息服務。特別在當今社會顯得尤其重要。高校檔案館要在人才隊伍建設培育機制上做好文章，要做出培育計劃。第一：校內培訓。對于那些專業知識扎實的，認真負責的，積極大膽工作的，有培育前途的年輕人，按照不同層次的要求，有計劃有組織地進行培訓。第二：校內校外培訓。根據高校檔案館的發展需要，要把那些積極肯干的，有能（下轉第27頁）（上接第19頁）力的好苗子作為重點培育對象，到國外或校外進行學習。在培訓和學習過程中，隨時掌握他們的學習情況和思想動態。為他們的學習盡可能地提供方便，使他們能安心學習。第三：建議在校檔案館專業大學和研究生當中，挑選一定比例的人才作為儲備。檔案專業的大學生和研究生在檔案館學習過程中，可以注重發現人才，跟蹤考察，重點培育，把那些有能力刻苦學習，積極肯干，綜合素質好的學生作為儲備人才。這有利于檔案專業健康有序的發展。
（5）加強交流，促進聯系。加強檔案人員之間的聯系。促進密切交流，是搞好檔案工作的一個重要環節。高校檔案工作人員不但要與本館人員相互交流，而且還要與本院系部分的兼職檔案人員進行交流和溝通。一般來說，檔案館的工作流程把那些整理好的、分類好的、鑒定好的檔案在高校檔案信息網站上公布。但是，各院系兼職的檔案人員在實際工作中，往往不會注意到或者去查看所公布網站上的信息，一旦出現，特別是一些比較重要的信息，例如一些標準規范要注意什么問題，怎樣處理和解決些問題或辦法等等，一旦沒有及時查看，就會耽誤時間。因此，要求檔案監督指導工作人員，要以飽滿的熱情，積極主動的態度與兼職人員進行聯系，做到交心談心，溝通思想，傳遞信息，交流經驗，及時處理好工作中所出現的問題，正確理解和認識檔案監督指導的重要性，樹立大檔案意識的觀念。
高校檔案監督指導工作是檔案事業健康和發展的一項重要環節，是搞好檔案管理提高檔案整體質量的重要抓手。因此，我們必須認真學習，宣傳貫徹《檔案法》，正確認識檔案監督指導工作在高校建設和服務中心工作的重要性，只有這樣，才能充分發揮檔案監督指導工作在高校檔案建設中的作用，為開創新局面創造有利條件。
參考文獻
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高校檔案管理辦法及實施細則范文第5篇
民生問題是構建社會主義和諧社會的首要問題，依托政務檔案做好民生檔案工作，對于維護廣大人民群眾的切身利益，緩和社會矛盾，促進社會穩定，構建社會主義和諧社會，具有十分重要的作用。目前，面向基層群眾需要，以服務民生為主題的民生檔案建設，已經成為各級政府、各級綜合檔案館的當前工作重點。
《國家基本專業檔案目錄》制定特點
國家檔案局依據黨群行政機關的職能，并充分考慮到民生服務的種類和特點，頒布了如此多數量的專業檔案。此次制定這些專業檔案具有3個特點：
1 明確分類。包含了^事、民生、政務、經濟、文化等5大門類，涉及面非常寬。
2 各類檔案主管部門明確。具有幾個主管單位的，列出了第一主管單位，這也等于明確了今后該類檔案管理辦法的牽頭單位。
3 明確規定各省市區專業檔案主管部門，可以會同省級檔案行政部門制定本地區的專業檔案管理辦法。
民生檔案主要是指與民生服務、百姓需求緊密聯系的各類檔案的總稱?？梢钥闯鲈诂F實生活中，與百姓有關的大多數民生類檔案都屬于國家各級機關的政務類專業檔案。因此，《國家基本專業檔案目錄》的頒布對于推動我國的民生檔案建設起到了積極的指導作用。
民生檔案建立前提條件
1 首先做好民生檔案主體(專業檔案)的規劃建設
民生檔案的構成主體是各級政府、黨群機關形成的各類專門業務檔案。在不涉及國家秘密的前提下，這些檔案需要針對方便群眾利用、便于保管和查閱的原則，努力做好規劃工作。各級檔案行政部門要根據《國家基本專業檔案目錄》確定的檔案業務主管部門，監督指導業務主管部門做好本級行政區的專業檔案的具體規劃，針對檔案歸檔范圍、歸檔要求、數字化標準、適用軟件程序等做出具體規劃方案和實施細則。
2 積極推進政務類專業檔案的信息化建設
當前，網絡已經普及到社會的每個角落，群眾渴望通過網絡反映民情，并通過網絡提高辦事效率和節約辦事成本。檔案查閱利用應當盡可能通過網絡為百姓服務，這就迫切要求檔案信息化建設能夠與百姓的網上間政、民生檔案在線查閱等需求相適應，這樣才能最大程度挖掘檔案資源的利用潛力，同時也節省群眾的利用成本。政府部門和大型企業事業單位應當建立檔案電子目錄、檔案電子全文數據庫來方便利用。目前高校的學籍檔案也屬于《國家基本專業檔案目錄》的范圍，今后高校也要做好包括學籍檔案在內的各種業務類檔案服務工作。
3 建立便捷、可靠的檔案信息服務平臺
由于黨政軍群各個機構的信息化水平差異大，必須依托政府平臺各類文件目錄，便于百姓查詢，同時在政務主網上設立專業檔案(政務信息)的查詢端口，才能方便百姓查閱利用。各級政府的主要網頁應成為本區域的民生檔案服務的大平臺。社會其他企業事業單位和高校，其保管的各類房產、人口、車輛、基建設備、財會檔案等，都是利用率較高的民生類檔案，也應當利用本單位的門戶網站，公開檔案目錄，便于職工方便利用。
民生檔案建設推進舉措
1 分級制定各類政務檔案的管理辦法
地方各個行政區域要制定專業檔案的管理辦法，以推進本區域專門檔案建設，例如2009年6月頒布的《安徽省建立健全農產品質量安全檔案試行辦法》。由于我國地域遼闊和各地經濟文化存在差異，制定專業檔案管理辦法的考慮因素也不相同，必須在省級及以下行政區制定專門檔案的管理辦法。最終在全國范圍內出臺更具權威性的專業檔案管理辦法。
《國家基本專業檔案目錄》的頒布，就說明今后在民生檔案的立法工作中，將會經歷一個從基層區域立法到省級區域的立法，再到全國范圍的立法過程。需要各級民生檔案的歸口管理機構、檔案部門、業務單位，做好調研、分析、草擬、修訂、下發等一系列工作。
2 積極推進民生檔案的體系建設
民生檔案是政府部門和企事業單位等涉民單位管理活動的產物，不從源頭上抓好涉民單位的專業檔案工作，民生檔案管理就沒有基礎，民生檔案工作就難以形成整體推進的格局。
民生檔案體系在不同的層級所包含的范圍并不完全一致。例如省級行政區域的民生檔案體系，不僅包括本省的各類政務檔案，還包括本省范圍的企業、事業及個別所能形成的各種檔案資源。而高校、科研院所等就不可能涵蓋所有檔案門類，只能涵蓋一部分。檔案部門的管理層級越高，所能形成的民生檔案體系的范圍就越寬；反之，檔案部門的管理層級越低，所能形成的民生檔案體系的范圍就越窄。民生檔案體系建設，就是要求各級政府、檔案部門、企事業單位按照各自職權范圍，切實做好本單位和本行政區的民生檔案體系建設。由小單位的體系，—直延伸到本行政區、乃至省級、全國范圍，大體系里面包括許多相互聯系而又有一定相對獨立l生的子體系，這是全國民生檔案體系建設的發展構想。
3 大力推進基層綜合檔案館的建設進程
我國基層檔案館組成為：縣(旗、縣級市、市轄區)級綜合檔案館，主要收集、保管本縣(旗、縣級市、市轄區)的歷史檔案，和保管建國后本級黨和政府機關及其下屬的各個單位應該長期或永久保存的各種檔案。目前，街道辦事處、鄉鎮、社區、村委會等，按規定沒有建立綜合檔案館的資格。
目前，一些地方已建立了副縣級的鎮(開發區)，這些副縣級的鎮或者一些經濟發達的鄉鎮也迫切要求建立相應的檔案館(分館)。關于鄉鎮檔案館的設立問題，已進行了有力探索。2007年1月，東莞市人民政府下發《關于同意建立大朗鎮檔案館的復函》，實行一套人員兩塊牌子，即在掛東莞市大朗鎮檔案館牌子的同時，掛東莞市檔案館大朗分館的牌子，業務上接受市檔案局指導。鎮檔案館負責保存鎮屬各單位及各社區、村的檔案資料，并對全鎮各單位、社區和村的檔案工作進行監督指導。2011年4月20日，江蘇省首家鄉鎮檔案館—蘇州常熟市古里鎮檔案館開館。2011年11月7日，江蘇省第二家鄉鎮檔案館——張家港市楊合鎮檔案館揭牌。
4 依托政務信息服務中心做好民生檔案服務
目前，地方政府一般都設定了信息服務中心，許多地方還在基層檔案館內成立檔案信息中心(文件中心)，為群眾提供各類民生服務信息。基層檔案部門，應當積極配合政府網站，做好政務檔案信息的收集、整理、工作，同時在政府信息門戶網站上建立歸檔端口、查檔入口、設定專門窗口，做好民生服務工作。
由于民生檔案在線查檔的涉及范圍廣，檔案部門必須做好三個方面工作：一是編制查檔指南、全宗簡介，便于查檔者了解本館的具體館藏。二是設定較為科學、便捷的查詢檢索項目，便于檢索。檢索項目設定要考慮到查詢者的習慣和方便利用。三是查詢結果顯示便于查檔者閱讀和二次檢索。筆者2012年2月26日查詢了上海浦東檔案館，發現其“在線查檔”欄目做得非常好，輸入簡單的查詢匹配詞，就可以查到檔號、文件名、形成單位、時間，查詢效率很高，查詢匹配項目設置非常合理，給筆者留下了非常好的印象。
5 大力推進民生檔案數據的整合和聯網工程
民生檔案形成的主體多而復雜，各個行政區域里的民生檔案資源保存于不同的政府部門，給民生檔案資源的共建共享帶來了一定的困難。要實現民生檔案信息資源共享，必須明確民生檔案的歸屬與流向。檔案實體在業務部門保管一定期限后，應依法向綜合檔案館移交，綜合檔案館在保存民生檔案方面應發揮主渠道作用。政府網站設計中，要考慮到民生檔案數據的歸檔和系統共享問題，基層檔案館要實現一站式查詢服務業務。
