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(一)會計電算化的概念。會計電算化是以電子計算機為主將當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。通過應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及完成部分會計信息的處理、分析和判斷的過程。有利于促進會計工作的規范化,提高會計工作質量,減輕會計人員的勞動強度,提高會計工作的效率,更好地發揮會計的職能作用,為實現會計工作現代化奠定良好的基礎。
(二)會計電算化的特征。由于會計電算化是一個企業信息的集中載體,并且具有很強的數據庫的作用,因此會計電算化的特征包括信息系統的特征以及數據庫的部分特征。
1、信息系統的特征。所謂信息系統,就是從數據的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會計系統是指對會計數據的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統。同時,會計管理信息系統又是企業管理信息系統的一個重要子系統。
2、數據集中存放和管理的特征。電算化會計改變傳統會計數據重復記錄分散存放而帶來的弊端,采用先進的數據庫及數據倉庫技術,實現了數據分類集中存放,既保證了數據的可靠性,又可以從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作,實現數據共享。
二、我國會計電算化發展現狀
計算機自誕生以來發展到今天,儼然成為了各行各業發展不可替代的一部分,對于企業經營而言實現會計電算化代替人工賬已成為現實,加強發展我國的會計電算化事業,實現會計工作手段的現代化,是推動會計改革,充分發揮會計治理職能的重要保證。然而,與此同時也暴露出了很多新技術引進后的弊端。縱觀我國現階段會計電算化在企業內部的應用我們不難發現,在我國的會計電算化工作缺乏統一的規劃和組織協調;內部控制制度仍不完善;多數單位電算化都是應用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負擔提高核算效率方面入手,根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性,導致現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務;而且由于企業的重視力度不足,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠等,使得我國會計電算化還存在著許多問題。這些問題的背后就是不法分子進行舞弊的平臺,隨著會計電算化的飛速發展,利用電算化系統的弱點進行舞弊違法犯罪活動也在不斷增加。
三、我國會計電算化運用存在的問題
(一)市面上現存的會計軟件存在諸多局限性。通過觀察我們不難發現,現在市面上流通的多數會計電算化軟件較多的重視了核算卻忽略了企業運用會計軟件真正的目的就是核算。會計電算化產生的目的是將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來,并且可以把主要的精力放在加強財務管理方面。但我國大部分單位只重視報賬,忽視管理,使用會計軟件的總賬、工資、固定資產、報表等核算內容較多,致使會計軟件開發商提供的具備管理型功能的成本核算、預算、分析等模塊內容設計過于簡單,功能還不夠全面,限制了會計電算化管理功能的應用。另外,我國市面上現行的軟件都頗具自身特色,卻忽略了使用者的需要,各個研發團體都標新立異開拓創新,卻忽視了軟件運用的普遍性需求,導致企業在運用初期很難準確的找到一個適合企業自身的軟件功能并加以運用。同時,我們不能忽略信息時代帶給我們所有人的一個問題,就是數據的安全性和保密性沒有保障。對于一個企業來說,財務數據是企業的秘密,關系著企業的生存與發展。而目前市面上基本找不到可以對使用者絕密財務數據真正做到安全保密的軟件,因此一旦出現系統問題,企業將面臨很大的安全危機甚至會影響到企業的正常運轉。
(二)企業經營者以及相關人員對會計電算化認識不到位。近年來,會計電算化的發展在我國的確取得了長足進步但始終沒有達到我國發展電算化的終極目標。有很多企業在引進電算化后就安于現狀,一直使用老舊的系統進行操作,沒有充分認識到電算化的本質。有很多企業出現剃頭挑子一頭熱的現象,管理層格外重視新技術的應用,可是實際操作者卻習慣于運用自己熟悉的方式進行生產工作,認為軟件安裝后熟練操做就可以了,忽略了軟件自身的升級和管理,以及通過實踐不斷調整使之與企業相匹配的的需要。使得會計電算化的作用沒有得到充分發揮,造成了資源的浪費,嚴重影響了會計電算化的普及和推廣。
(三)會計電算化人員技術水平不到位。對于我國的會計人員而言,會計電算化是一門新興的學問,而對于已經從事會計工作多年的會計工作做人員而言,就像是半路殺出的程咬金,讓按部就班工作多年的老會計一下很難適應對于計算機要求較高的會計電算化的需求,難以勝任用計算機處理會計業務工作。財務軟件的應用方法掌握得不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。但是,各地區卻沒有對會計電算化投以足夠的重視,只注重單純的培養形式,有的甚至過度重視計算機人才,忽略了很多財務信息是需要專業的會計人員進行輸入和分析的。并且培訓時也都是形式主義,不注重實質,甚至有的企業連教材都是陳舊缺乏實用性的,甚至只注重證書的取得。
(四)相關法律、法規不完善。要推動企業會計信息化的發展,既需要企業自身完善內部環境,還需要國家的法律、法規、政策作保障。會計電算化工作是法規的盲區。為了使會計電算化工作規范運作,財政部從1994年開始至目前為止,相繼頒布了多部規章制度與法律。但不少已經實行會計電算化的單位尚不知道上面這些專門針對會計電算化的規章。甚至有些地方的經濟管理部門也不知道這些規章的存在。因此,有時在實際操作中已經出現了違規現象,但操作者不知道,單位的領導也不清楚,同時也沒有相應的部門去糾正,更談不上有部門監督管理了。總體來看,我國會計電算化行業還缺乏統一的規劃和組織協調,尚未形成良好的監管一體化體系。一些地方的行業主管部門對待會計電算化工作,要么關心支持不夠,要么過問、約束太多。作為管理、監督機構的相關主管部門,并沒有真正本著公開、公平、開放、自由競爭的原則,以認真負責的指導思想和態度來創造有利于會計電算化實施和發展的良好外部環境,在一定程度上造成了我國會計電算化缺乏統一協調、各自為戰的局面。
四、應對措施和相關建議
(一)強化崗位培訓,提高會計人員計算機操作業務素質。要提高會計人員計算機業務素質,必須加強人才培訓的力度。企業應立足于國際水準,培養或聘用一批高級技術人才,他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計電算化,推動企業電算化事業由核算型向管理型、智能型轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件,同時要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃,要注重實效。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應盡量聘用社會上的計算機專業人員,畢竟計算機系統維護是一項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。
(二)用法律手段統一和規范會計軟件標準。我國的會計電算化軟件由于缺乏統一的國家標準,致使不同的軟件開發商生產的軟件品種多、軟件數據格式及模塊劃分不一致、數據接口不兼容、質量參差不齊,應通過規范軟件標準、加強軟件質量管理和強化商家售后服務,實現會計軟件的標準化,電算化軟件的各個模塊劃分統一,并生產成標準件,可以實現不同軟件的無縫對接,以提高會計軟件的質量。
(三)加強軟件購置及開發的管理,開發適應現代化的電算化軟件。我國從20世紀70年代末才開始發展市場經濟,事業單位內部管理工作基礎薄弱,使得我國在會計電算化得到飛速發展的同時也暴露出了許多問題。就短期而言,在事業單位內部的會計工作上,我國應加強會計的管理工作;而從會計軟件的開發上,應結合各個事業單位內部的自身特點開發以管理為主的會計軟件。就長期而言,在管理型會計軟件在我國成熟應用之后,我國也應像國外現今的發展一樣,開發并使用以決策為主的決策型會計軟件。
[關鍵詞]會計電算化;互聯網;操作管理;電子數字證書
[作者簡介]陳富強。供職于廣東省林業調查規劃院,廣東廣州510520
[中圖分類號]F230 [文獻標識碼]A [文章編號]1672―272S(2008)06―0041―04
一、互聯時代會計電算化發展和風險
隨著計算機技術和互聯網技術的高速發展,會計電算化結合先進技術的優勢,大大提高了會計工作效率,為單位的經營管理和決策提供更全面可靠的數據。手工工作環境下的會計內部控制原則是:權力分隔、合理分管、審批稽核、責任明確、憑證控制、例行核對、簽名控制。會計電算化條件下的控制原則是:授權控制,根據口令取得相應權力,在會計電算化系統里處理授權范圍內的業務。內部控制形式由制度控制轉變為制度控制和程序軟件控制。互聯時代會計電算化打破了地域和時空的界限,會計操作人員可以在任何時間、任何地點進行會計軟件操作和管理,甚至在無線條件下進行操作應用。會計電算化的這種發展極大地方便了會計人員的工作,大大提高了會計工作效率和管理水平,同時使會計操作管理造成極大困難。會計電算化的內部管理控制已經從有形的簽字控制轉變為無形的授權口令和電子簽名,輸出形式從原來的手工簿記到軟件備份與機器打印,管理程序和制度都必須進行徹底的改革。
互聯時代會計電算化風險既來自單位內部,如管理控制不規范,產生數據差錯,數據丟失的可能;又來自外部,網絡“黑客”無處不在,計算機病毒大量存在,只要與網絡相連,就很難避免受到侵害。會計系統數據存在被非法修改、越權操作的可能,會計資料可能泄漏。引起單位資源的嚴重損失。
二、會計電算化軟件
目前國內所使用的會計電算化軟件以國產商用軟件為主,國內的財務軟件主力供應商有用友、金蝶、金算盤等。國外財務軟件很少國內使用。只有外資企業使用,如SAP在較大型的合資企業才會使用。
大部分單位的財務會計軟件以核算型的會計軟件為主,主要由財務會計部門進行購買和使用。但現在許多大型企業和單位都采用電子商務和政務管理模式,如ERP(enterprise resorve plan)得到廣泛應用,會計核算是其中的很小部分。管理型財務軟件才能適應互聯網的發展,功能已大大擴展。會計電算化使會計從煩瑣、單調、機械、效率低下的核算工作變成計算機方式下的高效、簡單、全面的信息處理和決策輔助工作。因此,會計人員除了要掌握會計知識的基本能力外,更要掌握計算機硬件知識以及網絡技術知識。
(一)會計電算化軟件的來源及使用條件
目前,會計電算化軟件來源有兩種:單位自行開發的會計軟件和由專業軟件公司開發的商用會計軟件。單位自行開發的會計軟件必須進行系統性測試,其功能模塊要與會計法律法規的規范相適應,要運行穩定,并保證其會計核算數據處理正確,核算符合國家財務會計制度。商用會計軟件必須通過財政部門的評審,并取得合格證書。有些會計軟件只適合在單臺計算機上使用,但目前大部分的會計軟件都可以在多臺計算機上聯網使用,而且能在網絡條件下進行遠程操作和控制。因此,會計軟件的商業秘密就顯得格外重要,操作管理既要能使會計人員便于操作,又要防止無關人員進行竊取和篡改資料。這要求在會計軟件的開發設計中進行必要的密碼防護,更重要的是應用中進行適當和安全的操作管理控制,完善管理控制制度。單個操作人員不能使用太多的功能,并設置多重密碼保護。
(二)會計電算化軟件的功能及特征
會計電算化軟件從功能上分為核算型財務軟件和管理型財務軟件。隨著會計電算化發展和企業管理要求的逐步提高,只能進行記賬、結賬和報賬的核算型財務軟件已不能適應現代企業管理的要求。因此,結合財務會計核算和企業管理系統的管理型財務軟件(包括ERP軟件)已逐步取代核算型財務軟件,成為主流的會計電算化軟件。核算型財務軟件的特征主要是解決基本會計核算問題,只能進行事后記賬、結賬和報賬。管理型財務軟件的特征是在解決會計核算問題的同時進行全面的預測、計劃、控制、分析和決策,集合了物流、資金流、信息流與價值流的全面管理功能。
三、會計電算化人才
(一)會計電算化人員的知識面要求
在會計電算化時代,財務會計人員除了應具備基礎會計知識,掌握會計法律法規、國家的財務會計制度外,還要掌握計算機和網絡相關技術。互聯時代的會計電算化人才應該是復合型人才,明顯比手工會計時代要掌握的知識多,甚至要掌握企業管理方面知識,并要具有國際視野。從目前財務會計人員的人員結構和知識結構發現,財務會計人員以女性為主,學歷以本科以下為主,職稱以會計師及以下為主。因此,在互聯網時代,必須對現有會計人員進行知識更新和知識面拓寬,重點進行計算機知識培訓,包括計算機硬件知識和互聯網技術的掌握,以解決電腦及網絡出現故障時無法進行工作的問題。
(二)會計電算化人員專業結構要求
傳統的財務會計部門的人員,主要是財務會計專業畢業生或具有會計從業資格的會計人員。而會計電算化時代的財務會計部門人員的專業要求有會計、法律、電子、計算機、軟件開發、網絡應用等。但財務會計部門人員占單位總人數只能在一定比例范圍內,不可能每個專業的人員都安排。所以只能以現有財會人員進行知識補充,進行計算機和網絡知識的系統學習,結合崗位工作需要,再適當招聘個別綜合知識全面的畢業生或在職人員,以完善財務部門人員專業知識結構,適應互聯時代會計電算化的知識和技能要求。
四、互聯時代會計電算化硬件設備、軟件及操作環境
(一)硬件設備要求
要滿足互聯時代的會計電算化要求,首先在硬件配置上要能滿足會計電算化軟件所要求的計算機硬件最低配置,特別是服務器要求要運行穩定的產品,網絡工作站最理想的是用主流的計算機型號,在性價比方面達到最優,其次要滿足互聯網的上網要求,而且要配置上網的其他輔助設備,如網卡、集線器、UPS電源、打印機。如目前的計算機基本配置為CPU為2.4G雙核,2G的內存,硬盤240G。DVD―ROM等。
(二)軟件要求
除會計電算化軟件外,還要有服務器軟件,如SQL SERVER 2000,操作系統軟件,辦公軟件,IE軟件,殺毒軟件,防火墻軟件,文字輸入法軟件,打印軟件等。這些軟件要求用正版軟件,以避免系統運行出現故障。
(三)會計電算化操作環境
在會計電算化的運行中,操作環境要能保障系
統安全、正確地運行,其中包括機房環境和網絡環境。機房環境要保證與外部相對隔離,防止無關人員進入,保持機房的恒溫恒濕,保持機房整潔,適當通風、防火、防塵、防鼠、防蟲。隔絕各種干擾源,設置防雷、防強磁場設施,保證供電正常。網絡環境要求與內部局域網相聯,如要進行遠程控制,還必須通過集團網或通過互聯網相通,最好采用加密技術管理,防止數據泄漏或被非法操作,并使用防火墻和殺毒軟件,使用電子數字證書,設置多重有效密碼。
五、會計電算化操作管理
(一)會計電算化崗位設置
1 硬件維護員
會計電算化系統的硬件包括電腦主機、顯示器、打印機、網卡、集線器、電源等。硬件維護人員要保證會計電算化硬件設備的正常運作,要求具備豐富的計算機知識,能快速診斷硬件的普通故障并進行相應處理,保證硬件的正常工作環境條件。
2 網絡員
互聯網時代,網絡發揮著關鍵性作用,離開網絡可能在工作中是無法想象的,就好像是人失去了神經。網絡的正常連接保證了各個崗位的工作成果的共享,同時網絡員還要保證局域網的安全,預防非法用戶進人,對“黑客”攻擊進行防御,防止非法修改會計電算化數據。
3 軟件維護員
軟件維護員負責系統軟件和會計電算化軟件的安裝和調試,保證軟件正常運行,管理數據庫,排除會計軟件發生的功能性錯誤,并進行修復,防止其他人員對數據庫進行直接操作。
4 系統管理員 會計電算化系統管理員是最關鍵的崗位,要求具備計算機知識、熟悉財務會計工作和豐富的財務會計管理經驗。要負責會計電算化中長期發展規劃,制定會計電算化日常管理制度,建立本單位的會計電算化體系和核算方式,進行會計科目的設置,對上機人員進行權限設置,對系統密碼進行設置。
5 系統操作員
由系統管理員進行授權,有權對會計電算化的部分功能進行操作。輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,并進行會計數據備份。要求具備會計基本知識、計算機知識和具有會計電算化軟件操作能力。可以一崗一人,一崗多人,也可以多崗一人。根據單位的業務量而定,但輸入人員不能同時兼任審核人員。
6 數據審核員
負責對輸入會計電算化軟件的數據(包括記賬憑證和原始憑證)進行審核,操作會計核算軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認。包括合法性、合理性和規范性審核。審核員可以由專職人員擔任,也可由系統管理員兼任。
7 系統分析員
針對單位會計電算化系統的運行情況進行分析,提出對系統的改進意見和建議,促進會計電算化處于良性循環狀態,使會計電算化系統和單位其他管理系統相結合,發揮會計電算化系統的整體功能。
8 電算審查員
負責監督計算機及會計軟件的運行,防止利用計算機進行舞弊。可由會計審核人員兼任,也可單獨設立專職人員。
9 會計電算化檔案員 負責保管會計電算化財務成果信息,包括紙質憑證、賬本、報表,也包括以磁盤、磁帶、激光盤等形式存儲的程序文件和數據文件。對磁盤化會計檔案應復制三份,分不同地點妥善存放,防止被盜、被磁化,并注意防火、防輻射。
(二)會計電算化崗位授權和控制
互聯時代的會計電算化,系統處于完全開放狀態,遠程操作功能雖然為單位的管理提供了方面,但由此帶來的風險也非常高,使會計電算化系統受到嚴重威脅。因此,崗位授權和控制非常關鍵,制度要求會計電算化操作人員必須取得財政部門的上崗資格。會計電算化崗位授權既要有利于各崗位的工作相互協調,又要保證會計不相容業務的互相牽制原則,每一步驟都要有控制和監督,類似手工會計,下一步驟對上一步驟要有復核和檢查的功能,防止錯誤多重發生。
1 會計電算化操作管理制度
會計電算化單位要制訂完善的操作管理制度,把每個操作人員的操作內容進行具體化,對每個操作人員的權限進行設定,除此之外還要對操作密碼的管理、非法操作的防范措施、審核流程管理、登記賬簿管理、系統操作日志管理等進行明確。
2 會計電算化崗位授權
由會計電算化系統管理員對各操作員的權限進行指定,系統操作員包括數據錄入員、輸出操作員、專項模塊操作員、報表系統操作員等。審核人員應單獨設立,不能兼任上述操作人員。系統管理員由主管領導授權,主管領導由軟件管理員授予查詢功能和系統管理員授權功能。
3 會計電算化控制
對系統操作員設立操作監督員,使操作員的操作在有效的監督下,防止越權操作引起的數據差錯和數據丟失。引入電子商務的數字證書,在會計軟件中設定操作員數字證書,即使在網絡上應用也不容易被非法入侵。設立自動備份功能。服務器上數據與系統管理員的工作站進行實時數據備份。操作日志也備份到系統管理員和主管領導的電腦中,以方便了解系統的運作情況。會計電算化工作崗位禁止非授權人員操作,操作人員必須填寫紙質操作日志記錄,配合計算機機器操作日志。定期進行會計電算化系統內部審計,及時發現系統運行中出現的問題,進行及時糾正,及時解決。
4 網絡時代的會計電算化應用實例
某單位財務部門共有8位財務人員,在同一辦公樓的同一層有4間辦公室,共有8想電腦,配置一般,1想萬全服務器,使用用友8.60版財務軟件,共設8個許可。使用100M的局域網進行內部會計電算化網絡連接,工作站與外網相連。軟硬件設備清單見表1:
一、煤炭企業會計電算化的應用現狀
1、缺乏健全的會計電算化管理制度
煤炭企業的會計實務工作具備縝密和嚴肅的特征,因此,不同的工作崗位和工作內容需要安排不同的會計人員負責,從而實現監督和制約的作用。但在煤炭企業會計電算化的實施過程中,為了減輕會計人員工作量,實現效率提高,造成在會計工作中一人完成多崗任務的現象。這會造成會計電算化軟件的使用權限混亂,導致權責不明,會計信息失真的責任難以追究。
2、會計信息存在安全隱患
煤炭企業實施會計電算化,使企業的會計信息從傳統的紙質存儲方式向數據存儲方式轉變。這種變化很大程度上促進了會計信息在企業中資源共享,有效提高了企業各個部門對會計信息的使用效率。但由于技術、管理、人為操作以及系統安全問題的制約,會計信息被盜取、篡改、丟失等風險可能性很大,嚴重制約了會計信息安全性的保證。
3、會計軟件系統不夠完善
會計電算化軟件由于技術的缺乏,保密性和安全性無法保證,給煤炭企業的管理帶來風險。另外,由于電算化軟件在管理功能上的缺陷,影響電算化軟件為企業的戰略決策提供科學有效的數據支持,無法科學的對會計信息進行匯總和管理,無法滿足煤炭企業發展的需要。隨著經濟全球化的發展,煤炭企業為了適應國際化發展戰略的要求,必須加強對信息技術和計算機技術的應用,但是由于軟件的缺陷,影響企業對外投資,參與國際市場的競爭,限制了企業的發展步伐。
4、復合型財會人才的匱乏
煤炭企業不乏會計核算經驗豐富的會計人員,但這些會計人員的素質結構老化,對計算機技術和網絡技術知識嚴重缺乏,對會計電算化缺乏認識和重視。由于高素質復合型會計人才的嚴重缺乏,造成會計電算化在實際應用中無法有效地改進會計工作質量。
二、改善會計電算化應用現狀的措施
1、加強對會計管理制度的完善
首先,建立健全會計人員培訓制度,加強對煤炭企業會計人員電算化操作平臺的掌握,通過定期為會計人員進行計算機知識和電算化軟件應用的培訓,提高會計人員對電算化軟件工作流程以及操作方法的掌握,結合自身專業知識,利用會計電算化管理,為企業會計工作的質量和效率的提高發揮作用。然后,完善會計電算化平臺的操作程序,通過制定嚴格的規范的操作流程,加強對會計信息數據的輸入、輸出和數據管理人員的管理,防止其擅自改動會計信息而影響會計信息質量。
2、防范網絡安全
首先,必須加強會計人員對網絡安全的防范意識,通過開展對會計人員的安全教育,以提高其在日常會計工作中提高安全防范意識。其次,通過安裝殺毒軟件和防火墻,保證會計電算化系統在安全穩定的網絡運行環境中運行,防止會計數據遭受黑客和不法分子的竊取泄露。最后,加強對會計電算化軟件安全性能的開發,通過用戶口令設置、指紋辨認以及其他安全密碼措施提高對會計電算化系統的安全防范,防止會計信息被泄露而給企業經營帶來風險,加強會計電算化的硬件管理,對會計信息數據進行及時的備份、加密管理以及存儲。
3、加大對煤炭企業會計電算化軟件的開發
會計電算化軟件的研發需要得到企業領導的重視,投入充分的人力、財力和精力。煤炭企業會計電算化軟件的研發需要結合煤炭行業的實際和企業需求開發。會計電算化軟件必須是適合本行業和本單位實際的,加強對會計電算化軟件管理模塊應用的研發提高會計電算化軟件運行的穩定性和準確性。促進煤炭企業電算化軟件由核算型向管理型過渡,充分發揮會計電算化軟件的管理功能,為企業的管理服務,促進企業管理信息系統的完善。
4、加強復合型會計人才的引進和培養
煤炭企業需要制定系統的、科學的人才引進和培養計劃,加強對高素質、復合型的會計人才隊伍建設。通過引進具備專業財會知識和精通計算機技術的復合型人才,讓他們在重要的會計崗位上發揮作用,通過有效的激勵機制留住人才,提高會計工作效率。。
三、煤炭企業會計電算化的發展趨勢
1、推動煤炭企業會計電算化與企業管理信息系統的有效結合
從當前我國煤炭企業會計電算化的發展現狀看,會計電算化的運行還停留在財務會計電算化的應用層面,而針對管理會計系統領域涉及較淺,會計電算化未來應當向更高層次的管理會計系統結合發展,將涉及企業的會計預測、分析、規劃、決策、企業內部責任審計、績效評價等內容。進一步推動企業的會計電算化由傳統的核算型向管理型轉變,推動企業管理信息系統的進一步完善,增強企業信息化管理水平。
2、會計電算化的功能更加多元化
未來煤炭企業會計電算化的運用要朝著功能的多元化方向發展,促進企業的會計電算化與物資管理、生產管理、銷售管理以及人力資源管理的有效結合,發揮會計電算化的資產核算以及成本核算的功能,促進煤炭企業戰略決策能夠獲得來自財務方面的更加科學、完善和系統的數據支持,促進會計電算化對企業戰略發展推動作用的實現。
3、煤炭企業會計電算化應面向國際化
煤炭企業在實施戰略管理的過程中,應加強會計電算化軟件的系統升級和研發,促進系統軟件能夠適用于國際會計準則,支持多種貨幣的核算,促進企業會計信息在不同國家會計準則和會計制度之間的轉換,實現會計信息適用于國際環境。不斷推動煤炭企業會計電算化朝著國際化的方向發展,通過不斷地改進企業會計實務和會計流程,使企業會計電算化符合國際會計準備。
四、結束語
總之,煤炭企業會計電算化的應用,能有效改善企業會計工作效率,提高會計信息質量。煤炭企業必須著眼于戰略發展和網絡信息時展的大環境,認清煤炭企業會計電算化未來發展的趨勢,結合自身的經營現狀和企業發展需求,積極推動會計電算化不斷完善、創新和發展,實現煤炭企業的戰略發展目標。
參考文獻
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關鍵詞:會計電算化 影響 現狀 建議
一、會計電算化對財務工作的影響
(一)會計電算化對傳統會計主體假設的影響
會計主體,是財務工作的空間范圍,是指具有獨立性的個體單位。財務工作流程需要以獨立性的個體單位作為空間界限,也即“會計主體假設”。傳統會計主體依靠兩個基礎進行具體選定,詳見表1-1。
上述的選定依據擁有一個重要的前提,其要求企業的業務結構和功能要具有一定的穩定性。隨著計算機的普及和電子技術的發展,上世紀末起,“互聯網絡公司”開始產生和運營。其沒有明確的空間范圍和固定形態。可以依據業務發展情況和市場變化,劃分具體業務。同時也能不斷調整其關聯企業或成員公司。互聯網絡公司由于其自身的特殊性,容易產生許多不確定性因素。傳統會計主體假設中,強調的是具有獨立性的個體單位。其要求無法適應互聯網絡公司這種可以臨時聯盟而沒有明確的空間范圍和固定形態的公司形式。原有的圍墻形式的傳統會計主體理論要求已無法適應越來越無邊界的現代企業。
(二)會計電算化對賬務處理流程的影響
傳統會計主要是指手工記賬。該形式下的會計賬務處理流程,簡單而言,就是制作憑證登記賬簿編制報表。而在會計電算化的形式下,從制作憑證到登記賬簿和編制報表全部“一條龍服務”,全部環節都通過計算機軟件一氣呵成。不僅如此,當需要查找中間資料時,通過軟件系統的查詢功能,簡單操作下就能實現。在會計電算化下,整個賬務處理流程具有一體化特點,以及高度的嚴密性和連續性,直接使得財務報告的時效性得到了切實保證。在會計電算化形勢下,原有的對賬務處理流程的劃分已無必要,“一條龍”式的賬務流程符合時展和當前需要。
(三)會計電算化對內部控制的影響
隨著網絡的普及和電子信息技術的發展,會計電算化信息系統的發展逐步深入和完善,在不斷提高會計核算效率的同時,會計信息的傳遞速度逐漸加快,電算化會計信息系統還獲得了深入和長足的發展。企業因此而獲得了巨大收益,但與此同時,其內控機制也面臨著挑戰和新的問題。在當前,無論何種性質的企業,內控機制都普遍薄弱,這就使得諸如財務人員的權限等問題便在薄弱的內控機制中顯得較為突出。這從側面督促我們必須在充分考慮會計電算化特點的基礎上完善內控機制。會計電算化對內控機制的另一個影響是,在會計電算下模式下,財務軟件不僅具有超強的計算功能,而且其結果具有仿真特點。在此影響下,原有的內控的措施和方式已無法滿足使用需求。比如,傳統會計模式下的編制憑證匯總表、科目匯總表、試算平衡表,以及人工進行的賬賬核對、帳表核對等工作,已無存在的必要性。再如,針對憑證金額合格賬戶發生額、余額的平衡檢查,在電算化模式下,都統一在計算機內部自動完成,也沒有存在的必要性。
二、我國電算化會計發展的當前現狀
(一)我國電算化會計起步晚,普及面窄
我國電算化會計真正起步還要源于上世紀70年代末,相對于其他國家尤其是發達國家起步較晚。共經歷了三個階段:試探性階段;初步發展階段;穩步發展階段。自上世紀90年代我國產生和發展了大量計算機網絡公司以來,我國電算化會計的軟件化發展得到了迅猛提升,但是當時的電算化會計的普及面并不廣泛,大多數企業依舊選擇手工記賬模式。
(二)財務軟件智能擴展不充分,與企業的融合性有待提高
隨著社會的發展,市場需求的標準和要求越來越高,財務軟件的主要功能不僅局限于核算,而是開始增加預測和決策的職能。并且在核算和預測的基礎上,進行綜合決策,在決策的制定過程中再加強內部控制,以及在這之后還要進行匯總核算和分析。這一目標倘若真正實現,無疑會給廣大企事業單位帶來巨大益處。然而,當前的財務軟件都普遍存在一定問題,比如,不具有關鍵性的管理職能,很多其提供的已知功能則的實用性欠缺,使得財務軟件很難與企業要求完全融合。
(三)缺乏能夠掌握電算化會計軟件的專業性人才
當前,電算化會計已經發展的相對完善,但與此同時,卻也對具體操作的財務人員提出了新的要求和挑戰,其要求財務人員不僅能熟練操作和掌握計算機常用的軟硬件,還要對會計電算化軟件非常熟悉。這樣的要求,對新時代的年輕財務人員并不困難,但是對于一直從事在財務崗位的老會計人員,卻具有很大的難度和挑戰性,其一直使用手工記賬和傳統賬務處理程序,不但不會運用財務軟件,而且甚至有些認為多此一舉,無法理解會計電算化實行的意義所在。而對于新時代的年輕財務人員,雖然在學校里學習過理論的財務軟件知識,但是實際經驗卻并不充足,可能在具體操作時無法靈活運用財務軟件應對復雜的賬務處理。在遇到問題時,即使找到軟件的維護人員,但是對問題的實際解決并無很大作用,因為維護人員多為計算機專業出身,對財務知識了解較少甚至并不知曉。這在一定程度上制約了會計電算化的發展。
(四)財務軟件的數據安全保密性相對薄弱
一旦一個企業或事業單位選擇了某一種財務軟件,那么該財務軟件會包含諸多企(事)業的信息,甚至很多機密信息。因此,財務軟件的安全性和保密性十分關鍵。然而,在我國當前,有關財務軟件的這兩點要求都難以得到切實保證,我國目前財務軟件的數據安全保密性還比較薄弱,還存在著很多安全漏洞和隱患。在很多情況下,不但數據容易丟失損壞,還容易被惡意竊取。這也是很多企(事)業單位專門安裝財務軟件的電腦不聯網的原因,但是單純的依靠不聯網,并不能從根本上解決安全性的實際問題。
(五)人們對會計電算化缺乏正確認識
通過上文可知,在我國,會計電算化產生于上世紀70年代。相對其他國家而言,我國的會計電算化起步較晚。會計電算化若想在相對短的時間內獲得充分發展,離不開企(事)業單位管理者的重視。然而,現實情況是很多單位管理者對會計電算化缺乏足夠的正確認識。其普遍認為會計電算化只不過是會計核算工具的一種改變而已,并沒有認識到會計電算化對財務職能、企業管理模式、內部控制的影響和意義,無法做到站在企業整體的角度理解會計電算化的重要性。
三、會計電算化的改進措施
(一)培養具有現代化特征的會計人才
由手工記賬向以財務軟件為特征的會計電算化的轉變,從某種意義上也代表著由傳統教育模式向現代教育模式的轉變。在當前形勢下,培養具有現代化特征的會計人才是時代之需。隨著會計電算化的發展和普及,現代化的財務人員不僅能夠熟練操作電腦,還要具備較強的分析、判斷,以及邏輯推理能力。因此,培養具有廣泛的知識結構、熟練的操作能力等的現代化復合型會計人才勢在必行。
(二)手工操作依然是會計電算化的基礎
會計電算化是通過借助電子計算機為媒介,整個處理過程展現出計算機與人工的有效結合。雖然財務人員利用會計電算化可以實現制作憑證、登記賬簿、編制報表一條龍服務,但是具體操作時仍然離不開人工,手工操作依舊是會計電算化實現的基礎。而且手工操作除了指有關財務處理流程的具體操作,還包括對會計檔案等信息的保存和保管,以及對計算機軟件和硬件的維護。因此,加強手工操作具有一定的必要性。
(三)在手工操作的基礎上,實現會計電算化的全面化
隨著市場經濟的發展和企業的壯大,企業的經營活動和內部財務事項日趨復雜,為了在此情況之下幫助管理者和債權人以及投資者能夠有效而及時的做出決策,需要掌握更具實效性的財務信息。而高時效性的財務信息的獲得離不開高效準確的會計手段,會計電算化恰好滿足這一要求。而且,隨著決策這一要求的加強,會計電算化需要在手工操作的基礎上,在原有的軟件模式下,加入預測、決策模型以及數學分析測算方法,利用這些模型和方法加之原有基礎,實現會計電算化的全面化。
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[4]崔愛平.淺談會計電算化對會計核算的影響[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2010;12
一、確定會計電算化實踐教學體系管理的組織機構制定
會計電算化工作計劃后,對技術和經濟等方面規劃進行可行性研究,分析單位擁有的設備條件、技術力量能否保證會計電算化的正常開展,能否承擔投入的人力、物力、財力的壓力,還應對預期取得的經濟效益和社會效益進行分析。可行性分析通過后,必須將會計電算化工作進一步細化,層層分解,制定出具體可行的分階段實施工作計劃,指導會計電算化的具體實施工作,并對計劃的執行情況進行考核。會計電算化實踐教學體系的管理應該建立會計電算化工作的組織機構,應處理好領導、總會計師、財務部門的關系。會計電算化工作需要不同類型和不同層次的專業人員,因此,制定專業人員培訓計劃,明確培訓人員數量、培訓要求、方式、時間等。開展會計電算化工作需要一定的資金投入,包括硬件購置費、軟件開發和購置費、耗材料費、運行維護費和培訓費用等,沒有資金保障,會計電算化工作將無法開展。因此,在計劃中做出預算的同時還應安排資金來源。
二、建立會計電算化實踐教學體系管理的教師隊伍
二十一世紀是經濟全球化的時代,會計行業處于這一潮流的最前沿。認真研究應對的戰略與策略,特別是從理論與實踐相結合上,提出與論證會計電算化實踐教學體系教育問題,已經成為廣大會計教育學者的緊迫任務和前沿問題。如會計電算化實踐教學模式、會計電算化實踐教學改革、會計電算化實踐教學評價體系等。會計電算化專業的教師應當對這些問題開展理論研究和學術交流,以保持專業教學的前沿性。為了保證會計電算化實踐教學體系的管理工作順利開展,必須建立隊伍負責組織管理工作,建立會計電算化實踐教學體系管理教師隊伍,組織會計電算化實踐教學體系的管理工作。加強師資隊伍建設,提高教育教學質量。建設與時俱進、搶占前沿的會計教育師資隊伍,建設具有開拓進取意識和創新能力的師資隊伍。會計電算化專業是一門新興的專業,需要分析和解決的問題是現代經濟和管理問題。我們必須破除長期以來在人們頭腦中根深蒂固的研究方法和模式,發揚創新精神和創造能力,盡量用比較新穎和科學的方法進行專業研究和教學實踐,與市場的動態仿真一致,健全會計學課的研究體系,使會計電算化專業的教學內容富有科學性與時代特征。建設理論與實踐相結合的高素質的師資隊伍。具有豐富工作經歷和實踐經驗的教師的課堂,不僅內容豐富多彩,而且由于真實、生動而吸引學生并使學生信服,教學效果有充分保障。
作者:王富強單位:內蒙古師范大學青年政治學院