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雖然橫向科研項目在實施前,要進行細致的進度計劃方案,但是科研工作是一項科學技術創新活動,由于科研活動是一項新領域的科學探究工作,有不可估量的未知因素。以及在研究活動的過程中外部環境的變化和內在因數的不確定性,導致了現有的研發進度與原來制定的計劃出現了偏差,通常通過橫向科研項目進度控制的檢測系統進行檢測,如果出現的偏差需要對它采用一定的方法進行識別,通常偏差的識別方法常用的有進度報表比較法、進度圖形比較法和計算機識別法等。
橫向科研項目的進度與原計劃進度出現偏差,就要進入偏差控制流程分析出現進度偏差的原因,通過具體細致的分析,估計當前的偏差對整個進度的影響程度,應用恰當的識別方法,識別調整措施,然后制定出調整計劃方案;分析該調整是否優化,否則就要重新分析偏差的影響、如果是優化方案,就要觀察是否達到了里程碑的要求。
通常都是采取繪制初始網絡計劃,在PERT/CPM網絡計劃中引入期望進度矩陣、實際進度矩陣、進度偏差矩陣,對橫向科研項目計劃執行情況是非常有用的。
我們以C公司紡織新材料創新研究項目的期望矩陣為例,來說明這個方法在橫向科研項目進度中的風險控制的應用。
期望進度矩陣[Mh]的每一列[mt]被定義在某時刻為特殊的理想進度狀態,活動[ai]在時刻的進行狀態是由[mt]的值來表示的。
從這個矩陣中可以看出,第三個單位活動的[a1]和[a2]提前完成了一個進度狀態,就是表示[a1]時機已經完成了,但是它按期望進度應該正在進行中,[a3]實際上已經開始進行,但按期望進度還沒有開始。
關鍵詞:項目管理;創新管理;質量;進度;風險
中圖分類號:F253.3 文獻標識碼:A
概述
鋼鐵產業是我國最為重要的基礎產業之一,同時也是國民經濟的支柱產業,由于世界經濟的不確定性加上我國從上世紀七十年代后期大力發展鋼鐵行業,導致目前國內鋼鐵產能過剩,供需矛盾突出,從2010年起,國家眾多大型鋼鐵企業逐步步入了微利時代,那么如何在鋼鐵業快速增長期的過程中,保持高產值、高利潤的回報,是每家鋼鐵企業擺在面前的一個課題。在融入WTO大家庭后,鋼鐵企業的科技創新管理也顯得日益重要,在國家“十二五”規劃綱要中,明確提出了改變經濟增長方式,運用科技管理創新使我國經濟增長模式得以改變,從粗放式轉變為科技創新帶動企業高速增長的盈利模式,通過不斷探索和創新,建立起有效的科技管理體系,使得大型鋼鐵企業具備較強的競爭實力,逐步走上國際化的道路,依靠科技管理的力量使得市場份額逐年提高,利潤率逐步提升。
科研項目在創新項目管理中的運用
項目管理作為現代管理學發展的重要成果,在鋼鐵行業經過十幾年的應用和發展,已經滲入到了各層各業中,通過改進運作方式和思維模式,極大的優化了管理人員的工作流程,提高了工作效率。它的知識體系包含了九大管理領域,其主要是質量管理、進度管理、經費管理、人力資源管理、風險管理、采購管理、溝通管理、整體管理等。對于科研項目而言,除一般的項目管理的基本理念外,還具有自身的一些特點,如:探索性、創造性、不確定性、成果隱形等。
鋼鐵企業科研項目管理模式
目前,我單位的科研項目從項目論證、制定項目計劃、組建項目團隊、實施節點控制、項目經費管理、項目質量管理、項目風險管理、項目結題等部分組成。以某大型鋼鐵廠為例,其大多數科研項目具有項目的特征,可以利用項目管理的思路來指導科研活動。事實上,在許多科研項目在實施過程中,項目負責人都自覺或不自覺地利用了項目管理的一些思路和方法,以筆者從事科技管理多年總結出來的經驗來看,目前存在的主要問題大多數是沒有上升到理論的高度,也缺少適合具體項目的、操作性比較強的方法。項目管理作為以項目為對象的系統集成管理方法,是一種已獲得公認的管理項目的科學管理模式。而與項目管理的特點相對照,科研活動與之具有許多相似之處,使科研項目采用項目管理方法成為可能。
科研項目的創新管理
科研項目是一種創新的活動,科研項目的創新管理一方面是采取各種有效的措施,創造良好的環境,靈活的反應機制,使創新在復雜的智力系統中達到最佳的效果,另一方面的創新管理是探索一種有利于目標達成的有效管理組織形式。
科研項目的成本管理
隨著鋼鐵企業微利時代的來臨,要從各個方面節約成本,包括科研項目成本也要控制。科研項目成本控制并非指壓縮科研項目規模或者減少科研項目投資,而是指減少科研項目中不必要的開支,用較少的投入獲取較大的科研項目成果。科研項目成本管理要和科研項目成果收益結合起來。某大型鋼鐵企業使用成本倒逼手段來管理科研項目的成本,使產品在其生命周期的不同階段,所獲取的利益比例,來進行不同的投入,比如在新產品開發的時候科研項目投入較大,但是科研項目收益幾乎沒有,一旦新產品開發出來,受到市場的歡迎,則要加大科研項目投入,改進產品性能。到產品的成熟期,市場競爭激烈,產品改進科研項目投入要收縮,直至完全取消。
科研項目的風險管理
風險一般分為靜態風險和動態風險。“所謂靜態風險是社會經濟正常情況下的風險,”即由于人們的行為失誤造成的主觀風險;“動態風險是以社會經濟的變動為直接原因的風險,”即環境、技術、管理的因素造成的客觀因素的風險。
科研項目中的風險大多是動態風險,從宏觀的角度來講,主要的風險因素可以歸納為兩大類:管理風險和技術風險。對于一個新的科研項目還沒有現成的技術風險模式可以參考,也不能完全掌控項目實施過程所潛在的對項目不利技術事件和因素。一個科研項目的成功與否直接與風險管理的能力及信息搜集的程度相對應,這里所指的信息包括內部信息和外部信息兩大解,項目進度把握不夠,不能預測成本等。外部信息包括:該科研領域的前沿水平,市場預測不足,外部環境的變化等。當信息不對稱時,不確定性增加,將導致風險因素的增加;當信息能夠充分獲取時,不確定性減少,將導致風險因素的減少。顯然,風險管理的重要策略是加大信息量的搜集,以進行有效的決策。
科研項目的質量控制管理
目前某大型鋼鐵企業的質量控制分為:質量策劃、質量實施、質量檢查、質量改進的PDCA模式進行。我單位的科研項目質量是通過質量計劃的實施所開展的質最保障活動達到的,而不是通過質量檢查得到的。大致步驟分為:編制一個保證科研項目質量的規劃性的質量計劃,隨著相應的進展,再編制各階段較詳細的質量計劃;然后從計劃中明確該達到的質量標準和如何達到這些質量標準要求的工作安排;通過這一過程,努力控制有礙科研項目總目標實現的各種不利因素,最終達到質量要求。
同樣,科研項目按不同階段的質量實施情況進行監督和管理,并將項目質量的實際情況與項目質量標準相比較,確認項目質量誤差,采取糾編措施,以消除項目質量問題,確保科研項目質量達到要求。這是貫穿全過程的一項項目質量管理工作,是直接對科研項目質量進行把關的工作。
科研項目的進度管理
某大型鋼鐵企業按科研項目形成過程將進度的管理劃分為項目策劃、啟動和項目執行、服務兩個階段。 項目策劃、啟動階段控制管理的主要任務是:保持和上級業務主管部門經常性的溝通,掌握行業發展趨勢與要求,有關項目信息,對需求進行分析,確定項目目標和進度要求。策劃、啟動階段控制重在立項安排。項目執行、服務階段控制管理的任務是:編制質量策劃書、擬定進度計劃并嚴格貫徹執行,控制相關節點質量、提供優質服務等。計劃還明確提出了人員需求、資源配置與資金預算,畢竟人、財、物的合理安排,保證進度計劃順利執行。項目執行、服務階段控制是項目進度進行內部控制管理的重點。
科研項目的經費管理
科研經費的科學管理,直接關系到科研項目的完成質量和科研水平的提高,關系到員工積極性的提高和學科建設工作。加強科研經費管理,提高資金使用效益,是科研項目正常開展的基本保證。因此對科研項目的經費管理,是極為重要的一環。目前,某大型鋼鐵企業在項目申報的階段,就對項目實行全額預算管理,細化預算編制,實行項目預算評估評審制度,財務部門對項目經費預算、經費的來源和支出預算進行審核,經費預算一經批準,必須嚴格執行,一般不做調整。負責人按照項目進度、項目需求、項目調整實行專項管理,切實有效的保證項目經費的正常支出。
現行科技管理中存在的主要問題和原因分析
科學管理意識單薄,缺少現代化的項目管理手段
目前,在我單位還存在著許多的技術人員甚至有些項目負責人認為,科技管理工作是科研管理職能部門和領導的事,他們所從事的是具體的科研開發活動,是被管理的一方,他們的主要職責是按考核目標完成科研任務,因而他們所關注的只是所承擔項目的技術發展進程。其實,科技管理是對整個科技開發活動的組織、協調和管理的總稱,在不同的部門或組織機構,科技管理的范圍、內容、任務、方法和作用是不一樣的,作為科技開發活動基本組織單元的項目組,無論是項目負責人還是一般的技術人員,都有必要掌握科學的現代項目管理理論,利用項目管理方法和技術對項目的研究進程進行計劃、組織、領導與控制,這樣有利于加快科研開發項目的進度。
缺少懂技術、善管理的復合型人才隊伍建設機制
項目負責人(課題負責人)是科技團隊中有決策力和影響力的人物,對科技開發項目的成功實施起著關鍵性作用。既負責科研團隊研究學術方向的確定,也負責項目的組織協調等。依照項目管理知識體系,一個有成效的項目管理者應具備以下幾方面的技能:優秀的領導能力、快速應變能力、良好的人際交往能力、高效的時間管理能力、非凡的溝通能力、高效的激勵能力及其運用項目管理知識和技術的能力。因此,重視對復合型人才梯隊的建設及項目負責人員(技術人員)的培訓,是提高科研開發項目管理水平的當務之急。要重點培訓現代項目管理知識,學習項目管理的規律、計劃、控制、團隊建設等理論知識,其次也要學習項目管理技術,如網絡技術、進度管理、項目預算及成本控制、合同管理、風險管理、項目管理信息系統等知識,來提高復合型項目人才的科學管理能力和決策水平。
缺少多項目協同管理的機制
鋼鐵企業所涉及的較多的各類科技項目,有些項目需要同時使用企業的各種資源,例如:人員、資金、設備、儀器等。各業務、職能部門協同管理機制下建立一個特殊的群體:科研團隊,根據項目需要,將來自不同專業領域的技術人員組成。優秀的項目團隊具有技能互補、個人目標與組織目標一致性高、在解決問題的方案上容易達成共識、高度的合作互助、高度信任等特點,在運作上具有高效率。但是,高效率的科研團隊不是一開始就能形成的,任何團隊從建立到有效運作都有一個過程。優秀科研團隊的建設是一個持續的過程,它是管理層和技術人員的共同職責。其中,團隊成員間的良好溝通與信息交流是建設優秀團隊的重要途徑,它有助于解決分歧、促進合作,提高團隊效能。因此,搭建協同管理平臺是不可或缺的。
結束語
實踐證明,對鋼鐵企業來說只有創新才能得到發展,面對經濟全球化急速發展與鋼鐵企業間競爭日益激烈的今天,鋼鐵行業對科技投入的力度正在逐年加大,支持了很多科技項目,取得了很多高水平的科研成果。鋼鐵企業之間的競爭也越來越依賴于科技的力量,越來越依賴于研究與發展工作。由此可見,要提高鋼鐵企業科技競爭力與綜合實力及創新效益,就必須大力加強科技科研項目的管理工作。
現今,科研項目日趨復雜,實踐范圍日益廣泛,鋼鐵企業中科研項目管理實踐的深入發展又急需一套管理方法保駕護航,而且應該是綜合了多個領域的管理方法。而項目管理必將對鋼鐵企業的科研項目管理提供一種有力的組織管理方法,以改善人們對各種資源的利用效率,提高企業的科研項目的成功率。綜上所述,筆者認為應用項目管理的理論和方法,可以為解決上述問題提供一條新思路。
參考文獻:
[1]趙清.科研單位項目管理模式淺析[J].科技資訊,2006(5):218.219
關鍵詞:科研項目任務書;項目檔案;完整;準確;系統
《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定:科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。一般情況下,科研項目檔案是在項目結束并完成成果鑒定后歸檔,也有研究周期長的,可階段歸檔或按年度歸檔。基層檔案人員如果在項目進行過程中,沒有參與項目工作的開展,在對項目檔案整理時,面對成堆的文件,會有無從下手的感覺,且檔案材料是否準確、是否完整是心里沒底,一片茫然的,怎樣準確有序地完成項目檔案的整理歸檔,是檔案人員必須要解決的一個問題。
解決這個問題,一個簡單有效的方法就是認真解讀項目任務書,充分了解項目開展的工作內容,把握任務書為我們提供的檔案信息,掌握所要產生的檔案材料,從而高質量地完成檔案的收集、整理、歸檔。科研項目任務書一般包含幾個方面的內容:項目目標及工作內容、計劃進度要求、任務完成形式、主要完成單位及人員、經費概算等,我們檔案人員只要對這幾個方面的內容進行仔細分析,充分了解本項目要開展的工作,完成的內容,達到的指標,并據此對收集來的檔案文件進行整理核對,保證項目檔案的完整性、系統性、準確性是沒有問題的。
一、目標及內容
1、在此項內容中,對項目開展的目標、工作內容、實施方案進行了詳盡的規定:通過開展某某方面的工藝研究,進行某些功能的設備研發或設備改造,解決實際工作中存在的某些問題,滿足特定領域的需求。其中要開展的工作可能有研究方面的、工藝實驗方面的、試驗測試方面的、設備采購方面的,……,那么針對每個方面的工作內容,應該產生的檔案材料,我們就有了宏觀的概念,能夠從管理角度把握項目檔案的完整性。
研究方面的工作,應該產生研究方案、開題報告、調研報告、科技報告、年度報告、階段報告、總結報告等;
工藝實驗方面的工作,應該產生工藝方案,工藝設計、工藝規范、工藝報告,以及相應的檢驗規范、實驗記錄、檢測報告等;
試驗測試方面:應該產生試驗大綱、試驗方案、試驗記錄,試驗報告等;
設備采購方面的工作,應該包括相應的采購文件:計劃審批、采購技術條件,調試記錄、調試驗收報告,設備、配件的材質證明、交貨清單等。
任務書中涉及到的工作內容提示了我們應該產生的檔案材料,我們在對項目檔案的收集過程中就能夠做到有的放矢,目標明確,如有欠缺,就能夠及時質詢相關部門,確認材料的齊全。
2、工作內容及要求中,有些任務書還詳細規定了各項工作應達到的技術指標,那么我們在收集到的文件材料中,還應開展對相應工作的核對,是否開展了相關工作,產生了相應的支持文件,完成了任務書的內容。
二、項目進度計劃
在本項內容中,規定了項目每項工作開展的節點,那么我們在對項目檔案進行收集時,就有了相應的時間節點,哪個時間段該完成哪些工作、提交哪些報告、產生哪些記錄,便于我們向相關部門進行索取,這是檔案工作的一個重要環節,也是對項目工作開展的督促。同時,在過程中對檔案進行控制,還有利于把握檔案材料的質量,對于有缺頁、錯頁、簽署不全等問題的材料責成相關責任單位及時進行整改,對測試數據與任務書目標值有差異的與責任單位進行確認,從而避免檔案材料的質量問題,影響日后的驗收,甚至利用。幫助項目管理部門推進項目進度,實現了檔案管理部門的主觀能動性,保證了檔案的準確性。
三、項目達到的技術指標及成果
在本項內容中,確定了項目內容中必須達到的技術的量化指標,對項目應該產生的成果形式也作了具體的規定,比方有些項目就具體到研究報告多少篇,GF報告多少篇,實物樣件多少件、樣品幾批,甚至還有專利申請、成果申報方面的規定,那么我們在整理項目檔案時,就能夠據此對檔案材料的完整性進行核對,在工作總結、技術總結中是否對成果完成有所描述,專利、成果的申報、獲批、授權資料是否齊全,樣品、樣件的照片、圖片檔案是否豐富完整,多角度收集檔案材料,從而有效的控制項目檔案的系統性、完整性。
四、主要完成單位及人員
這里的單位和人員,是項目檔案的產生主體,他們才是實現整個項目檔案的完整、準確的責任者,在我們收集、整理檔案過程中,遇到問題、疑問需要求助,在對檔案材料的內容、數據需要確認,在根據工作內容,有所欠缺,需要補充時,他們就是檔案人員索取的對象。也就是說,與項目完成人員保持緊密的聯系,是我們高質量的完成項目檔案的歸檔工作的保證。
五、經費概算
關鍵詞:網絡計劃技術 關鍵路線法 建筑工程 應用
項目的存在已有久遠的歷史。隨著人類社會的發展,社會的各方面如政治、經濟、文化、宗教、生活、軍事對某些工程產生需要,同時當社會生產力的發展水平又能實現這需要時,就出現了工程項目。因此,項目管理是古老的人類生產實踐活動。然而,項目管理形成一門學科卻是70世紀60年代以后的事情。當時,大型建設項目,復雜的科研項目、軍事項目和航天項目大量出現,國際承包事業大發展,競爭非常激烈,使人們認識到,由于項目的一次性和約束條件的確定性,要取得成功,必須加強管理,引進科學的管理方法,于是項目管理學科作為一種客觀需要被提出來了。
隨著科技的進步和社會的發展,我國經濟發展需求的日益增長,建設事業得到了迅猛的發展,因此進行了數量更多、規模更大、成就更輝煌的工程項目管理實踐活動。如第一個五年計劃的56項重點工程項目管理的實踐;第二個五年計劃十大國慶工程項目管理的實踐;大慶建設的實踐;長江葛洲壩水電站工程項目管理的實踐等。隨著經濟的發展,人類從事的建筑工程活動越來越復雜。工程建設中的許多弊端逐漸顯露出來,并影響著投資效益的發揮和建設業的發展。如何在即定的時間期限內,按預定的目標,保質保量地完成某項任務,以獲取投資最大的經濟效益,就成為人們日益關注和重視的問題,這就促進了項目管理這一學科的建立和發展。一個建筑工程項目的進度如不進行科學管理,任其自由發展,勢必處長工期,造成人力、物力的浪費;如若盲目追求進度,不顧一切地趕工期,搶進度,又勢必加大成本,影響質量,給項目留下無窮隱患。為此,必須以科學的態度來對待進度問題。用科學的方法對項目進行分解、合理組織、有序實施,從而獲取最好的效益。如何合理而有效地把人力、物力和財力組織起來,使之相互協調,在有限資源下,以最短的時間和最低費用,最好地完成整個建筑項目,就成為一個突出的問題。即用網絡圖來表達項目中各項時間參數,確定關鍵活動與關鍵路線,利用時差不斷地調整與優化網絡,以求得最短工期。
網絡計劃方法因控制項目的進度而產生,是進度控制的主要方法,已成功地進行了無數重大而復雜項目的進度控制,并取得了良好的效益。現在,在建筑行業里主方的項目招標,監理方的進度控制,承包方的投標及進度控制,都離不開網絡計劃,網絡計劃已被公認為進度控制的最有效方法。隨著網絡計劃應用全過程計算機化的普及,網絡計劃技術在項目管理的進度控制中將發揮越來越大的作用。
網絡計劃技術于1958年產生于美國,雖然是適應生產的需要而研制成功的,但有美國網絡計劃技術的起源其中有一個是“關鍵線路法”,是由美國的杜邦化學工業公司發明的。早在1952年,杜邦公司即注意到數學家在網絡分析計算上的成就,認為可以在工程規劃方面加以應用。1955年,杜邦公司設想將每一工作規起迄時間并按工作順序繪制成網狀圖形以指導生產。1956年他們設計了電子計算機程序,用計算機編制出計劃。1957年,他們將此法應用于新工廠建設的研究工作,形成了“關鍵線路法”。1958年初,他們把關鍵線路法應用于價值1000萬美元的建廠工作計劃安排。接著又用此法編制了一個200萬美元的施工計劃。由于認識到了關鍵線路法的潛力,便把此法應用于設備檢修工程,使設備因維修而停產的時間從過去125小時縮短到74小時。僅一年時間就用此法節約了近100萬美元。
關鍵路徑就是項目網絡中由一系列工作活動構成的工期最長的那條路徑,該路徑上的工作為關鍵工作。任何一項關鍵工作活動不能按時完成,所有處于其后的工作活動都要往后拖延。當關鍵線路上某些工作的作業時間縮短了,則有可能出現關鍵線路轉移;關鍵路線的性質為:關鍵路徑的線路時間代表整個網絡圖的計算總工期;關鍵路線上的工作均為關鍵工作;關鍵工作均沒有時間儲備;同一網絡計劃圖中,關鍵路線至少有一條;如果縮短某些關鍵工作的持續時間,關鍵路線可能化為非關鍵路線。因此,必須集中精力抓關鍵線路和關鍵工作,經常分析和研究這些線路和工作是否有可能提前或拖期,并找出原因,采取對策。
關鍵路線計劃具有深入徹底的研究,這可以讓建筑團隊對工程要求有一個深入的理解和評估。在建筑工程領域里利用關鍵線路法可以做以下內容:
1.活動的歷時估算可以準確估算整個建筑工程項目的歷時。實際上,項目的歷時可能還會更長,不會比關鍵路徑法估算出的時間短。如果項目有嚴格的最終期限,你就必須把這個時間期限加入到關鍵路么進度計劃中,并滿足這個期限要求。
2.為優化工程項目進度提供數據。不要指望通過猜測和某種意愿,而要通過活動的先后關系和真實的數據使項目的進度達到最優。
3.為工程項目的每個活動確定進度計劃。這一點非常重要。如果我們知道每個活動在什么時候開始,我們就可以為該活動合理分配資源,可以在活動需要資源的時候分配它們所需的資源。當然,我們最好提前雇用工人并對他們進行培訓,否則就不可能在項目需要資源的時候提供有用的資源,甚至還會導致該活動進度延誤。這種延誤最終也將導致項目的失敗或者項目失去價值。在某些情況下,如果我們確定該項目不會有結果,就應取消該項目,以避免浪費資源和成本。
4.能為負責工程的項目經理、每個活動經理和每個人提供一個“美妙的樂譜”,顯示什么時候人們如何快速地實施活動。除了能在資源的進度計劃方面提供幫助外,還能節省人們工作交接的時間。在復雜的項目中,每個活動之間的工作交接都會浪費大量的時間,延誤后續活動的開始。在很多組織中,項目的資源總是同時工作在不同的項目中,這些資源都處于多任務的壓力之下。由于項目之間的工作交接效率低、浪費時間,很容易導致項目的歷時雙倍增加。我們強烈推薦應該將項目進度計劃、項目的網絡圖貼在公司墻上,包括每個活動的負責人和時間進度,以便人們時刻查看項目信息,并指明誰對下述工作負責。
活動開始時,在活動節點上標記每個活動的開始時間。
通知所有后續活動的活動經理,前導活動要結束(或滿足SS活動關系的時間點)。
在結束時,在活動節點上標記每個活動的結束時間。
5.通過削減非關鍵路徑上活動的資源,也有可能降低項目的成本,節省資源。在分配資源時,要優先滿足關鍵路徑上的活動,對于非關鍵路徑上的活動,只要在該活動允許的時間內滿足該活動的資源分配即可。
6.一旦項目開始實施后能為項目提供早期的預警。如在一個為期6個月的項目中,如果第一個活動的實際完成時間是4周,而不是計劃的3周,那么活動時間的先后關系將立刻提示項目負責人,在目前這種情況下,關鍵路徑上每個后續活動都將會延后一周開始,并且項目至少會推遲一周才結束。如果沒有關鍵路徑,人們很難會察覺到一個活動的延誤會對項目剩余活動的影響。
7.當項目負現人察覺到項目進度有延誤的時候,關鍵路徑可作為一個工具,告訴負責人該如何壓縮關鍵路徑上活動的歷時或者應該為哪些活動增加額外的資源。此時,負責人必須調整項目的進度,讓它回到計劃的進度上來。
8.借用計算機的幫助,關鍵路徑法允許通過“如果—那么”的情況來分析項目的計劃。如果項目負責人知道活動之間的先后關系,則可以嘗試將一些假設加入以項目計劃中,并評估因此而產生的影響。當進度延誤或影響項目進度的不可預見的危險因素出現時,可以通過關鍵路徑模型法來測試負責人提出的應急措施是否可行。如果沒有關鍵路徑,這種假設的影響也就不存在,因為人們不知道活動之間的先后關系。
9.關鍵路徑進度計劃可以幫助項目負責人區別,項目的延誤是由于工作本身的特點還是由于活動之間的邏輯先后關系引起的,或者是由于資源的利用率低而造成的。
關鍵路徑進度計劃還有很多優點,但是很多公司都無法體會到。對于一些很小,很簡單的項目來說,人們常常不采用關鍵路徑法,也可以制定項目的進度計劃。但毫無疑問的是,一旦公司中某個項目需要500人/小時 ,或者該項目歷時為兩個月時,都應該采用關鍵路徑法。關鍵路徑法有三個步驟:計劃、時間安排和時間監控。建筑作業的計劃包括確定必須做什么、如何做和做的先后順序。時間安排是確定項目各部分開工和完工的日程。時間監控是實際作業進程與設計好的時間進度進行比較的過程。
針對不同情況可選用下列不同的方法來調整關鍵線路的長度:
(1)關鍵線路提前。當關鍵線路的實際進度比計劃進度提前時,首先要確定是否對原計劃工期予以縮短,可分兩種情況進行:
A.如果不想縮短原計劃工期,則可利用這個機會降低資源強度和費用,方法是選擇后續關鍵工作中資源占用量大的或直接費用高的關鍵工作予以適當延長,延長時間不應超過已完成的關鍵工作提前的時間量。
B.如果要使提前完成的關鍵線路的效果變成整個計劃工期的提前完成,則應將進度計劃的未完成部分做一個新的進度計劃,重新計算與調整。按新的進度計劃執行,并保證新的關鍵工作按新計算的時間完成。
(2)關鍵線路滯后。當關鍵線路的實際進度比計劃進度落后時,進度計劃調整落后時,進度計劃調整的任務是采取措施把落后的時間搶回來。于是應在未完成的關鍵線路中選擇資源強度小的關鍵工作予以縮短,重新計算未完成部分的時間參數,按新參數執行,這樣做有利于減少趕工費用。
利用關鍵路徑法優化項目的進度計劃:
當我們借用計算機來制定項目的關鍵路徑時,正推法和倒推法是兩種非常精確的方法。項目經理一般第一步要做的是制定進度計劃,接下來要做的是為項目活動分配資源。一旦項目的進度計劃確定后,項目經理就可以利用關鍵路徑法來縮短活動的歷時和削減活動的成本。
如果你想要縮短項目歷時,就必須從關鍵路徑入手:
兩種縮短項目歷時的方法:
1.將某些活動從關鍵路徑上移走。例如,在一個建筑施工項目中,我們發現活動E可以沒有后續活動B,我們就可以將活動B從關鍵路徑上移走,從而縮短項目歷時。
2.縮短關鍵路徑上每個活動的歷時,有三種不同的方法:
增加資源(工作時間)
使用不同類型的資源(例如用大型攪拌機代替小型攪拌機)
削減項目范圍(這是最常見的方式)
網絡計劃也存在一些缺點:如果不利用電子計算機進行計劃的時間參數計算,優化和調整,基實際計算量大,調整復雜;對于無時間坐標網絡圖,繪制勞動力、資源需要量曲線較困難;此外,也不像橫道圖易學易懂,它對計劃人員的素質要求高。關鍵路線法的關鍵是確定項目網絡圖的關鍵路線,這一工作需要依賴于活動清單、項目網絡圖及活動持續時間估計等,如果這些文檔已具備,借助于項目管理軟件,關鍵路線的計算可以自動完成,如果采用手工計算,可以遵循以下步驟:
(1)把所有的項目活動及活動的持續時間估計反映到一張工作表中。
(2)計算每項活動的最早開始時間和最早結束時間,計算公式為EF=ES+活動持續時間估計。
(3)計算每項活動的最遲結束時間和最遲開始時間,計算公式為LS=LF-活動持續時間估計。
(4)計算每項活動的總時差,計算公式為TS=LS-ES=LF-EF.
(5)找出總時差最小的活動,這些活動就構成關鍵路線。
四、關于網絡計劃技術應用中的一些建議
(1)編寫材,制定有關規程,加強標準化工作。
編寫建筑業網絡計劃技術應用教材,編制國內通用網絡和標準網絡圖,以及網絡計劃技術編制和管理規程,統一畫法、術語和 各種素型的網絡模式。在網絡計劃技術方法上結合我省情況和行業特點,研究應用日歷網絡、分級網絡、標準網絡、流水網絡等新的 方法,并逐步將網絡計劃技術應用于編制企業年、季、月計劃。
(2)組織經驗交流,努力開發管理軟件系統。
定期組織各種形式的研究班和經驗交流活動,必要時組織現場交流會,推動現代化管理技術的發展,組織科研單位、高等院校 與生產單位共同研究、開發網絡計劃技術的通用電算程序,培養專業軟件人員。
(3)大規模培養人才,適應科學管理的需要。
對現有的工程技術和管理人員進行在職短期培訓,通過學會、研究會和地區有關管理部門,組織網絡計劃與電子計算機培訓班。 對施工企業在職技術人員和管理人員組織培訓學習和掌握網絡計劃技術,以期能初步掌握現代管理技術。
(4)建立健全組織機構和約束機制,加強對工程建設項目全過程網絡計劃技術的控制。
要提高網絡計劃技術的應用水平,必須在建筑工程招投標及合同管理中設立準入制度。并且在工程的策劃、設計及施工 全過程管理中加以實施和應用,同時,還可以設立建筑管理技術咨詢服務機構,由該機構組織編制網絡計劃,由施工企業定期報告執 行情況,須調整的,由咨詢機構及時加以調整,并提出有效控制工期、資源、成本等措施。
網絡計劃技術是一種科學的計劃管理方法,它在工程項目計劃管理中的使用價值已得到了各國的認可。網絡計劃技術以縮短工期、提高生產力、降低消耗為目標。它可以為項目管理提供許多信息,有利于加強項目管理。它既是一種編制計劃的方法,又是一種科學的管理方法。它有助于管理人員全面了解、重點掌握、靈活安排、合理組織,經濟有效完成項目目標。因此,實踐證明網絡計劃技術是很值得在工程實踐中得到大力推廣的實用型技術。
參考文選:
1.《項目進度管理》朱寵亮編著,清化大學出版社出版,2002.2
2.《項目管理精要》畢星編著,化學工業出版社出版,2002.7
3.《全面項目控制》斯蒂芬-A-德沃克斯編著,張莉譯,人民郵電出版社出版,2004.5
4.《建設工程項目管理》鄭梅編著,中國計劃出版社出版,2004.6
關鍵詞:項目管理;信息系統;實現
1、項目管理系統簡介
項目管理信息系統,即project management information system, 簡稱PMIS,它主要是以工程或科研項目為目標,利用計算機輔助項目管理的信息系統。它是基于項目運行信息的管理分析,為項目管理提供信息服務與決策支持的工具。PMIS 不但包含了辦公自動化等常規的靜態管理信息,同時也包含了生產建設過程中的實時動態的控制信息,主要通過大量的圖表、項目執行過程記錄、計劃調整等信息,對企業啟動和執行項目管理起到綜合集成、信息實時共享等重要作用。它涉及項目總體的計劃、組織、領導、控制和評價等各個方面,具體包括質量控制、進度控制、費用估算與費用控制、材料控制和文件控制等多方面的控制和管理,并對項目的全過程實施動態管理和控制。
2、項目管理系統的特點及其分類
近幾年來,隨著我國企業對工程建設成本控制、工程質量以及項目后期運作和管理等方面要求日益嚴格,為了增強企業競爭力,真正實現羨慕工程的現代化、科學化管理,達到項目“高質量、高水平、高效益、高速度”的目標。項目管理信息系統受到了越來越多企業的關注,并在實踐應用中也獲得了非常好的效果。結合項目工程施工難、戰線長、程序復雜等特點,PMIS系統與傳統的辦公自動化系統等靜態的辦公輔助系統相比具有以下特點:
首先、項目管理系統具備標準性和規范性
PIMS涵蓋了大量有關項目申報、審批、執行、驗收、評定等不同階段的相關國家部門的政策、規定和辦法,從項目申報階段開始就要求所要執行的項目按照相關規定和標準執行,可以幫助用戶認識和執行項目的規范和標準,同時,系統的設置通過歸納整理項目管理的工作流程,提供用戶清晰的管理方法,使管理業務流程更加科學化和規范化。從這兩點可以看出項目管理系統具備標準型和規范性。
其次、項目管理系統具有易操作性
項目管理系統為項目進展的不同階段提供不同的操作細則和模板,特別是涉及審批、報備等環節時,通過提供文書模板、傳遞平臺幫助操作者省去大量的時間和精力,提高了項目的進展效率。同時,該系統采用B/S 多層結構與互聯網相連,過去在進行項目相關業務操作時,往往會受到業務受理部門的工作時間和地點的限制,現在使用者可以通過IE瀏覽器就能完成系統登錄并開始業務操作,不再受到時間和空間的限制。這大大提高了項目管理系統的可操作性。
再次、項目管理系統具備復雜性
項目管理系統的復雜性主要是由其內容決定的,它涵蓋了項目申報、項目執行、項目驗收以及項目評定的全過程,每個階段又涉及到圖文、表單、說明、相關法律法規、操作要求等具體內容,因此,PIMS具有其復雜性,但是系統本身的復雜性并不會造成使用者操作上的不便,相反系統在設計上的復雜將會簡化操作者在相應區域的制作和思考,給使用者帶來操作上的便利。
最后、項目管理系統具備擴展性
項目管理系統在規劃設計時,充分考慮到項目執行機構在工作中可能遇到多種突況或原計劃變動的情況等,針對這些緊急或臨時變更的操作,PMIS采用采用模塊化和組建化的設計模式,這樣,使用者可以根據實際操作需要自主地對系統進行模塊的創建和刪除,輕松達到對系統進行升級擴展。
3、項目管理系統的各功能模塊
項目管理系統由全程動態管理和后臺管理兩個子系統組成,具體包含項目基礎信息、項目執行操作和項目相關信息數據庫,項目管理系統支持項目信息門戶網的在線應用等部分,不同的操作部分具有不同的操作界面,系統總體的框架設計可參考下圖。
3.1項目申報和審批模塊
該系統模塊主要是為了實現項目申報單位進行項目申報錄入并幫助受理單位完成對該申報項目進行受理和審核。由此可見,該模塊實際上是獨立的兩個部分,不同的部分具有不同的操作界面和操作權限。
在項目申報部分中,對項目申報信息的錄入首先選擇單位,單位的選擇是在系統中設有一個專門的單位信息表,包括單位的名稱和法人等信息,不在單位數據表里的不能進行申報,這樣就可以達到驗證申報單位的合法性,然后申報人通過本系統輸入各個申報信息,同時可以將已經制作好的項目申報表上傳到服務器中。在項目審批模塊中,該系統在被審核資料的由具體的主管科室來完成的,各主管科室分別具有對不同領域項目的管理權限,各主管科室用自己的用戶名和密碼登陸系統然后對申報的項目進行審閱,審閱完成合格后,系統會自動生成項目任務書,項目任務書在生成時有些項目根據數據的邏輯關系自動生成而不用手工操作這樣既提高了效率又減少了錯誤出現,例如:各種經費來源的計算等。
3.2項目進度分析模塊
這一模塊主要是使用者根據實際的項目進度情況,及時將相關的進度計劃、實際進度情況。工程量等填入系統,系統會根據所填的項目名稱或子項目名稱將所錄入的信息自動進行歸類,這樣可以將項目進度情況通過系統平臺傳遞至相關部門和個人,另外,系統還可以根據使用者設定的時間區域來對該時間區域內錄入的相關數據,根據項目名稱來自動進行數據處理,生成該時間區域內的項目進度曲線表,為企業管理層做出決策或判斷提供幫助。
3.3質量管理模塊
質量管理模塊主要包括項目進度質量報驗情況和無損檢測情況兩大部分。它是項目管理系統的核心模塊。
質量報檢部分:根據企業項目質量管理流程,質量管理部門會在項目施工過程中進行質量檢測并報送相關部門核實。以建筑工程項目應用質量管理模塊為例:承包商質量檢查人員焊縫表面質量檢查合格, 并由總承包商現場代表和現場經監理人員確認后,上網提出無損檢測申請,監理部無損檢測工程師網上復核焊縫表面質量檢驗記錄和現場監理人員確認記錄后,予以審批,無損檢測承包商網上下載,并按要求進行檢測。
無損檢測部分:在質量管理人員進行檢測工作時,一般流程應要記錄檢測現場全景和重點作業情況,通過口頭講述、攝像或是拍照等形式記錄相關過程和數據,然后通過INTER NET 將這些圖文資料上傳至系統服務器,這樣企業總部或相關部門可以在第一時間獲取無損檢測的相關信息,并及時最無損檢測 做出評定,并可以通過上網及時相關結果,做到消息傳遞的及時性和透明性,對保證項目質量具有重要作用。
3.4不合格項管理模塊
不合格管理模塊是項目管理系統中非常重要的一塊,對促進企業長遠發展和進步具有非常重要的作用。它主要是針對項目進程中出現的管理不符合要求或實體不合格的情況。這一模塊與系統的網絡平系緊密,若在工程進度中出現了不合格項,再經過審批部門的確認后,系統就會將不合格項的相關信息和數據上傳至網絡平臺,這樣就增加了企業管理中漏洞管理或錯誤管理的曝光率,有助于企業高層清晰認識項目進程中的問題和風險,及時糾正和改革,確保項目的按時按質完成。并且系統會將已上傳不合格項的信息資料自動保存至這一模塊的數據庫中,以便今后的查找和校對,對企業今后的項目管理具有一定的借鑒作用。不合格項模塊的運作流程可見下圖
3.5成果管理模塊
成果管理模塊是針對項目進程中所涉及的研究報告、專利設計、產品知識產權、論文著作等項目,這一模塊通過網絡可以及時更新這些涉及知識產權等信息,在應用者輸入相關信息時,可以提醒應用者進行申報和注冊,及時建立相關檔案并進行保存。
4、項目管理系統的應用案例及其效果解析
根據適用對象的規模和信息化程度的不同,項目管理系統可以分為三類:一是針對中小型企業的“監管版”項目管理系統;二是針對大型企業的“執行版”項目管理系統;三是針對超級大企業或國家級別的高科技研發機構或相關單位的“控制版”項目管理系統。本文主要例舉“執行版”項目管理系統的應用案例來進行簡要解析說明。
應用單位:本市級某天然氣液化制造有限公司
應用系統:LNG項目管理信息系統
應用時間:2009年10月15日至今
已適用項目:**市1號井區及13號井區天然氣液化廠及地面集輸工程
應用過程:LNG系統和我省天然氣工程項目管理系統相連,從項目的可行性分析階段開始,該系統幫助項目申報人員完成相關可行性分析,主要是數據類的校對,生成本項目的可行性數據;在項目申報階段,執行人員通過該系統進行了完善的申報工作,使得申報資料和相關手續的準備完備,幫助工作人員規范操作,節省了大量的時間和人員;項目經過審批后,在對工程承包上的資質審核方面,項目進行到管道鋪設過程時,通過系統的質量管理模塊及時進行了質量監控,并及時發現了小唐西區部分管道接縫不密的問題,通過網絡及時將所發現問題的圖文信息上傳至服務器,要求公司總部集合項目工程師以及監理的工程師進行集中探討,最終得出治理和改進的結論。在這件事情上,LNG系統幫助企業節省了大量信息傳遞、匯總、說明的時間,讓企業內部的質量管理人員以及監理部門的質量控制人員在第一時間得到了第一手資料,并且讓項目進行小組在工程師們集體探討并得出結論后,非常快速地獲取相關信息,較少了人力和時間的耗費。對保證工程質量起到非常重要的作用。最后,系統將工程項目中出現的所有問題按照子項目工程名稱進行歸類,并存儲于數據庫內,為后期工程的審核工作提供了可靠的數據,也為公司今后的項目工程提供了可靠的參數,以防類似問題再次出現。
應用效果:LNG項目管理系統應用于本項目工程,增強了企業內部各部門的溝通和聯系,為項目管理提供了及時、有效、透明、公平的交流平臺,解決了實際問題。不但促使本工程如期成功完成,并且在很大程度上提高了企業內部的項目管理水平。
5、結語
項目管理信息系統應用于企業,幫助企業解決了項目管理業務量大、信息密集、知識密集、工作政策性強、程序化要求高、應急事務多和強調效率優先等“難題”。實現了項目建設的全程動態管理,幫助企業提高了自身項目管理水平,并讓項目管理真正實現了數字化、信息化、動態化和精細化。
參考文獻:
[1]李慧玲.施工企業項目管理信息系統的開發及應用案例[J].建筑科學.2009(03)