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為規范期貨經紀公司的管理,根據《國務院關于進一步整頓和規范期貨市場的通知》(國發〔1998〕27號),現就期貨經紀公司變更登記及提高注冊資本金的有關問題通知如下:
一、期貨經紀公司變更股東、住所、法定代表人及注冊資本金,須先向中國證監會地方派出機構提出申請,經初審同意后報中國證監會。中國證監會對審核合格的期貨經紀公司換發《期貨經紀業務許可證》,企業持《期貨經紀業務許可證》和有關文件向國家工商行政管理局申請變更登記。
期貨經紀公司變更名稱,須先向國家工商行政管理局申請核準,再向中國證監會申請換發《期貨經紀業務許可證》。
二、期貨經紀公司注冊資本金的最低限額由1000萬元提高到3000萬元,其中貨幣資金應占一定比例。
期貨經紀公司股東人數應符合《公司法》的規定,股東投資比例原則上不受限制,但不得規避法律變相成為獨資公司。新股東應符合中國證監會《關于規范期貨經紀公司接受出資若干問題的通知》(證監期字〔1996〕16號)的有關規定。
包括工程概況簡述,建設單位、發包單位、設計監理單位名稱及責任人姓名聯系方式,施工項目及工程主要技術指標,合同額,工程量清單,施工總工期及節點工期,質量環保要求等。
合同風險分析及策略。
二、項目部管理目標
質量目標:單元工程合格率 %,優良率 %,分部工程優良率 %;
安全目標:重傷率 %,生產性死亡為率 %;
進度目標:合同工期完工時間: 年 月 日;
成本目標:實現公司或分公司計劃成本目標 萬元。
三、應建立、健全如下規章制度(注明編寫情況或計劃編寫時間,并嚴格執行。不限于以下規章制度)
1) 項目管理人員崗位責任制度;
2) 項目技術管理制度;
3) 項目質量管理制度;
4) 項目安全管理制度;
5) 項目計劃,統計與進度管理制度;
6) 項目成本核算制度;
7) 項目材料,機械設備管理制度;
8) 項目現場管理制度;
9) 項目分配與獎勵制度;
10) 項目例會及施工日志制度;
11) 項目分包及勞務管理制度;
12) 項目組織協調制度;
13) 項目信息管理制度。
四、本工程資源投入情況
優化配置,動態控制和降低成本。包括人力資源(管理人員、機上人員),以精干、一人多專(崗)為原則,應有組織機構框圖,可用于計算管理人員人工費。施工機械型號、數量(包括自有、租賃),租賃設備應詳細說明租賃時間租賃地點租賃價格等信息,按照程序辦理。
五、項目分包策劃
分包項目及分包原因,對分包商考察及其信譽情況,包括分包風險分析、分包價格分析,降低成本的主要辦法;如采用招投標方式分包,則招投標文件等應上報獲得批準。
甲供材料價格(包括電、柴油等動力燃料)、大眾物資材料價格,包括運輸費用、裝卸車費用、采保費等。
六、項目成本控制
1、項目經理部運行費用測算
應在WORD表格中插入EXCL表格計算(包括計算公式),包括業務費,表格形式反映。
2、項目工程成本測算
應在WORD表格中插入EXCL表格計算(包括計算公式),每項單價均應有成本單價計算過程,表格形式反映。
七、項目變更及索賠點的策劃
變更項目分析,索賠階段性工作計劃等。
八、進度控制
項目總工期及節點工期,業主要求和經理部計劃。
資源配置、工效和工程量等分析資料。
九、安全控制
按照公司安全管理體系控制并應與公司安全生產管理部要求相符。
十、項目質量控制
按照公司質量管理體系控制并應與公司安全生產管理部要求相符。
十一、項目貨幣資金需求及資金策劃、完工資金回收
表格形式反映。
十二、項目竣工驗收階段管理
(一)存在的問題
1、合同立項階段的問題
(1)未與科研項目預算有機結合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算,存在超預算或無預算的情況。(2)存在分解采購、規避招標等行為。為加快執行進度,或簡化采購流程,同一個外協項目被拆解成若干金額較小的項目。(3)采購論證調研工作不充分。部分醫院科研外協合同缺少詢價比較過程,同時由于缺少專業人員的監督,采購價格無法控制。
2、合同簽訂階段的問題
(1)合同無專業人員審核,內容不嚴謹。科研外協合同無統一模板,多數醫院使用對方公司提供的合同,部分合同漏洞百出,內容不完整。(2)授權審批程序不完善,職責分工不明確。(3)倒簽合同現象普遍存在。在合同簽訂過程中,經常出現先履行合同,在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。(4)合同會簽流程繁瑣,周期過長。(5)合同簽訂范圍不明確,合同用章不規范。
3、合同執行階段的問題
(1)未嚴格按照合同規定付款。部分項目由于臨近結題,課題負責人為避免資金結余,不按實際執行情況申請付款,資金安全存在隱患。(2)成果驗收缺乏有效監控。大多科研外協合同的成果驗收僅由課題負責人把關,醫院科研處無相關專業人員。(3)合同變更和解除程序不規范。(4)未對合同執行進程進行監控和管理。
4、合同評價階段的問題
(1)缺乏對合同管理情況的分析總結。大部分醫院未定期總結經驗,查找合同管理過程中的缺陷和不足。(2)未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執行情況等未納入醫院績效考核,不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
(1)醫院領導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數醫院領導更加重視醫療工作,沒有意識到經濟合同管理的重要性。(2)合同管理制度不健全。大部分醫院比較重視合同簽訂和執行環節的制度,而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監督和控制的相關制度;部分醫院合同管理制度過于籠統,無具體細則,缺乏可操作性。(3)合同管理信息化水平不高。目前大多醫院的合同管理系統比較簡單,合同管理還是采取紙質和人工方式。
二、對醫院科研外協合同管理的建議
(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執行
醫院要對現行的合同管理制度進行完善和修訂,合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程,包括合同的簽訂、執行、變更、解除和結束,以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程,以及各審核部門的職責權限。同時合同管理制度要盡可能細化,充分征求各相關部門的意見,使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應嚴格按照制度執行。
(二)完善合同管理組織機構,提高人員素質
合同管理人員的素質直接影響到合同管理的水平,醫院可以吸收既懂科研業務又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度,不定期地組織合同管理人員和相關審批部門參加培訓,包括相關法律法規、專業知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫院進行交流學習,取長補短。
(三)加大對合同管理信息系統的投入
建立完善的預算合同管理信息系統,合同信息化管理,實現合同網上審批流程,提高合同會簽效率,實現合同信息共享。此外,合同管理信息系統要與設備處物質系統、財務核算系統、成本核算系統和人事系統等集成起來,建立人、財、物統一的HRP系統。
關鍵詞:建筑施工 企業 合同管理
合同管理是指企業對合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。市場經濟是法治經濟,更是契約經濟,企業對外開展各類業務活動的基本載體就是合同,換句話說,企業的經濟往來主要是通過合同形式進行的,合同管理是企業經營管理的重中之重。合同管理,對于規范企業合同行為、減少合同失誤、提高經濟效益具有重要意義,決定著企業經營管理的勝負成敗。筆者結合自身在建筑施工企業多年從事合同管理工作的經驗,從從思想觀念、管理制度、組織機構、管理手段、人員素質等方面就建筑施工企業做好合同管理進行分析研究。
一、轉變思想觀念,重視合同管理
當今的建筑施工企業,受到激烈的市場競爭環境的影響,企業領導和管理人員往往把注意力集中在如何開拓市場、承攬更多的工程項目上,甚至為了拿到工程項目不惜遷就發包人苛刻的合同條件,草率簽訂施工合同,為日后生產施工、經營管理埋下隱患。施工項目到手后,又將合同束之高閣,對合同的履行過程漠不關心,最后帶給企業的可能是嚴重的經濟損失。因此,轉變建筑施工企業領導和管理人員的思想觀念,加強對合同管理工作作用及重要性的認識,是開展一切合同管理工作的首要條件。
二、制定管理制度,保證落實到位
要使合同管理規范化、科學化、法律化,就要從完善合同管理制度入手,依據《合同法》和相關法律法規的規定,結合建筑施工企業的實際情況,制定切實可行的合同管理制度,使合同管理工作有章可循。
(一)合同管理制度的層次
建筑施工企業各管理層次都應有各自的合同管理制度。總部要從
整體管控的角度建立健全合同管理制度,項目經理部則應根據自身具體工作的需要補充更為詳細的合同管理制度。
(二)合同管理制度的內容
在實際工作中,合同管理制度的主要內容應包括:合同的歸口管理制度;合同資信調查制度;合同評審、審批、會簽制度;法人授權委托制度;合同資料管理制度;合同印章管理制度;合同履行情況登記、上報制度;履約風險排查制度;合同糾紛處理制度;合同定期考核檢查制度;合同管理人員培訓制度;合同管理獎懲制度等。
通過明確合同管理制度的層次,完善合同管理制度的內容,能夠建立一整套規范、科學的合同管理制度,同時,還應抓好落實,保證各項制度落實到位,做到合同管理層次清楚、內容完善、職責明確、程序規范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。
三、健全組織機構,明確管理任務
建筑施工企業要自上而下地健全合同管理的組織機構,明確各機構的合同管理任務,使合同管理覆蓋企業的每個層次,延伸到各個角落。在合同管理中,應建立分級管理與歸口管理縱橫交錯的立體組織機構,將合同管理部門的統一管理與各業務部門、各項目經理部分口管理有機的結合起來。
分級管理,是指建筑施工企業總部應設合同管理部門或法律事務部門,負責簽約主體資信調查、合同評審、出具法律意見書、履約監督檢查、法律咨詢、糾紛處理等整體合同管理工作;項目經理部應設合同管理負責人,由項目經營經理或商務經理擔任,負責履約過程管理、履約情況的登記上報、履約風險排查等具體合同管理工作。
歸口管理,是指各業務部門(主要有材料管理、人力資源、設備管理、技術質量等部門)作為建筑施工企業一級合同(建設工程施工合同)評審部門及二級合同(主要包括施工材料采購合同、勞務分包及專業分包合同、設備采購及租賃合同、技術質量檢測合同等)的主控部門,與合同管理部門共同審查、監督合同簽訂和履行。
成功的企業合同管理,是把合同的權利義務按職能分工分解到各部門,由各業務部門和基層部門去履行屬于自己職能范圍的權利義務。只有這樣,合同管理才能真正到位,履行責任才能真正落實。可以說,企業合同管理是一個系統工程,需要各子系統、分系統共同配合。
四、強化過程管控,完善管理手段
建筑施工企業的合同管理是對合同自始至終的全過程的、全方位的管理。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序,合同管理可以分為事前防范、事中控制、事后應對三個階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應對為輔的合同管理方式,真正做到關口前移、重心下移。
(一)事前防范
1、大力推行合同規范文本,主要包括建設工程施工合同示范文本和二級合同規范文本。
建設部和國家工商行政局制定的《建設工程施工合同示范文本》,具有全面、準確、嚴謹的特點,有很強的操作性,是一份很好的合同文本,因此,建筑施工企業簽訂建設工程施工合同時應盡可能采用示范文本。
二級合同主要包括材料采購合同、勞務分包及專業分包合同、設備采購及租賃合同、技術質量檢測合同等,建筑施工企業可根據《合同法》及相關法律法規的規定,結合自身行業特點,分類制定本企業的合同規范文本,合同規范文本對于規范合同條款,降低履約風險大有裨益。
2、詳細調查簽約主體的資信情況
簽約前,對簽約主體的資信調查非常重要,了解簽約主體的從業資格、商業信用、經營情況、資本結構和償債能力等,是事前防范的一項重要工作。資信調查應對簽約主體提供的各類執照、資格證、許可證、債權債務狀況、涉訴狀況及財務報表等進行仔細的審查,有條件還可以到工商行政管理局調查核實該企業的年檢注冊和歷年的獎罰情況,到土地管理部門和房屋管理部門調查核實該企業是否存在不動產的抵押擔保,到稅務局調查核實該企業是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況等。資信調查盡可能采取實地考察,或者委托專業調查機構對其資信情況進行調查。
3、認真做好合同評審及會簽
建筑施工企業可建立對建筑工程施工合同以及重大二級合同進行合同評審的相應制度。合同評審應由企業主管工程項目的領導主持,項目經理部、合同管理部門或法律事務部、相關業務部門共同參加,以會議形式進行,要形成書面的評審材料,經過參會的各部門會簽,相應領導簽批認可。
在投標階段,由合同管理部門或法律事務部會同市場投標、工程管理、物資設備、安全監管、技術質量、人力資源、財務等各業務部門,對招標文件進行全面評審,以決定是否投標,分析中標后的合同風險和難點,防止為中標而掩蓋真實情況,留下隱患。
在合同簽署階段,由合同管理部門或法律事務部會同上述各部門,再次對合同文本進行評審。重點是圍繞合同文本反復推敲,對發現的問題進行論證,找出解決問題的辦法。要全面衡量發包人與承包人的權利義務是否均衡;合同是否顯失公平;發包人是否隱瞞了與合同有關的重要事項;企業是否有能力履行合同,能否達到合同目的。
在合同履行階段,由合同管理部門或法律事務部會同工程管理、安全監管、技術質量、物資設備、財務等部門,根據施工進展或單位、單元工程、節點工期,定期或不定期地對項目進行評審,及時發現和糾正存在的問題,保證全面履行合同。
4、加強企業公章及合同專用章的管理
根據我國當前對企業公章和合同專用章的使用規定,企業的公章和合同專章具有法定的效力。在合同中,即便沒有法定代表人或者授權人的簽字,只要加蓋了公章或者合同專用章,該合同對企業也具有法律約束力。因此,對于企業公章及合同專用章的管理要特別重視,一方面應安排專人專柜管理;另一方面加蓋印章應履行嚴格的用印審批制度。
(二)事中控制
1、建立合同臺賬,跟蹤履約情況
建立合同管理臺賬,可以根據合同標的不同,建立總臺賬和分類臺賬。對合同號、對方名稱、標的物、數量、計價方式、價款或酬金、已支付情況、未支付情況等與合同有關的信息進行登記匯總,做到準確、及時、完整,以便隨時對合同的履行情況進行掌控。
2、落實評審意見
在投標、合同簽署、合同履行三個階段提出的合同評審意見,應分別視情況予以落實,需要在投標、合同簽署前澄清的問題,應與招標人、合同對方及時溝通澄清,避免因理解的偏差造成不利后果;需要在投標、合同簽署前修改的合同條款,應積極與招標人、合同對方進行磋商,最大限度爭取對企業有利的合同條件;需要在合同履行中予以注意的問題,應對項目經理部及項目合同管理人員做好交底工作,履約過程中隨時予以關注。
3、合同變更及時調整
發生合同條款變更,如價格條款、計價條款、支付條款、質量條款、工期條款、違約責任等條款變更,應采取書面形式,如補充協議、備忘錄、會議紀要等,按照合同條款約定的時間及程序,及時履行洽商、變更、索賠手續,避免因為手續不齊全、辦理不及時給企業造成不必要的經濟損失。
4、定期履約風險排查
定期的履約風險排查工作,是合同履約階段防范法律風險的重要手段,也是合同管理事中控制的關鍵,具體可分為債權、債務、洽商變更情況的風險排查。企業可根據自身情況,制定風險排查報表,由項目合同管理人員定期上報總部合同管理部門,上報內容應是在合同臺賬的基礎上重點反映債權、債務、洽商變更存在的風險及防范措施,總部合同管理部門可對風險的防范提出指導意見,協助項目及時化解風險,避免糾紛的發生。
5、履約資料的整理、保管
妥善保管合同的原件以及雙方履約中往來的全部書面記錄是至關重要的,這不但是合同的履行的必要條件,更是索賠的最直接最有力的原始證據。企業應設立專人整理、保管履約資料,一份合同一個編號,不要重復或遺露。合同正本、副本、附件,以及雙方變更、修改合同的協議或往來傳真函件,都要妥善保管,一旦發生糾紛,這些都是最有力的原始證據。合同訂立再好,如果這些原始證據保管不善,也會陷企業于被動。
6、定期考核檢查,獎懲與考核掛鉤
建筑施工企業合同管理部門應對履約情況定期組織考核檢查,及時發現問題,督促項目整改。項目經理部是合同管理的基層單位,定期考核檢查,可以幫助項目嚴把履約的第一道關,真正做到合同管理重心下移。此外,企業可以建立獎懲制度,將獎懲與考核檢查的結果掛鉤,最大限度地激發合同管理人員的積極性和工作熱情,更好地完成合同管理工作。
(三)事后應對
合同管理的事后應對主要是合同履行出現問題、發生糾紛的應對處理,可視情況采用協商、仲裁或訴訟等方式。事后應對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下,為減少企業的經濟損失,維護企業的合法權益不得已的措施之一,也是合同管理的最后保障。因此,合同管理的重點不應放在事后應對,而應放在事前防范和事中控制,做到關口前移,合同過程管控才能達到最佳效果。
五、加強業務培訓,提高人員素質
提高合同管理人員素質是提高企業合同管理水平的重要因素之一,可采用自己培養、外部聘用或與專業合同管理機構建立長期合作關系等方式,如組織企業中高層領導和合同管理人員進行合同管理輪訓、定期組織合同管理經驗交流會、邀請合同管理專家講學、定向培養合同管理專業人員、從高校畢業生和社會人才市場引入合同管理人才、與咨詢單位合作進行合同管理的研究和并指導實踐。同時,選拔具有一定合同管理素質的管理人員進入領導層,在企業范圍內營造重視合同管理、尊重合同管理人才的氛圍,為合同管理人才的培育提供良好的環境。
總之,合同管理是建筑施工企業管理的核心,管理的各方面工作都要圍繞著這個核心來開展, 合同管理不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容,而是一種全過程、全方位、綜合性的科學管理,因此,建筑施工企業要在高度重視合同管理、深刻了解其重要地位的基礎上,在實踐中不斷探索、歸納合同管理的技巧,尋找新方法,解決新問題,促使簽約主體自覺履行合同約定的條款,從而降低建筑市場風險,切實維護建筑市場的秩序,確保建筑工程項目的順利進行。
參考文獻:
[1]張文顯. 法理學[M]. 北京:高等教育出版社,1999.
[2]王利明. 合同法(第四版) [M]. 北京:中國人民大學出版社,2013.
一、安全控制
安全控制的目標是保證項目施工過程中沒有危險、不出事故、不造成人身傷亡和財產損失。安全控制須貫穿于施工控制的全過程,牢固樹立“安全第一、預防為主”思想,制定安全管理及安全生產制度, 提高認識、健全機制、落實措施和嚴格管理。建立完善的建筑施工安全保證體系,做到編制、實施、監督和處置四落實, 嚴格管理,做到“二嚴、三及時、四不放過”。建立安全生產管理制度,建立安全生產教育和培訓制度,制定并落實安全技術管理制度; 建立健全安全生產檢查和隱患整改制度;建立健全安全防護管理制度, 建立健全特種作業管理制度, 建立健全班組安全活動制度, 建立健全施工機具安全管理制度, 建立健全傷亡事故報告、調查、處理統計制度, 建立健全安全生產資料管理制度, 建立健全勞動保護管理制度, 建立健全消防管理制度。 與施工單位簽訂文明施工的協議,要求施工單位設定專、兼職安全員,定期針對工程特點制定有針對性的安全技術措施和專項安全生產施工方案,并落實安全責任制。抓好階段性的安全工作重點,針對不同階段的工程特點作重點防范,基礎施工階段重點抓好支護及圍擋;主體施工階段重點抓好、腳手架的穩定、防高空墜落;裝修階段突出抓好防火工作,而施工全過程必須抓好安全用電控制。
二、質量控制
質量控制是施工項目現場控制中最為重要的環節。在質量控制方面,首先應建立完善的質量控制保證體系和領導體系,強化質量意識,落實質量責任,并強化質量技術管理工作。
(一)嚴格控制建材、配件和設備質量,打好工程建設物質基礎。
1、優選檢驗人員,提高他們的政治素質和質量鑒定水平。挑選有一定專業知識,忠于事業、守信于企業的人任檢驗人員。對工程質量進行巡回檢查,走動控制,對發現的問題必須查明原因,追查責任,并跟蹤檢查整改措施的落實情況。同時在全面抓好施工質量的同時,應針對不同階段的工程特點有針對性地加大控制措施,嚴把材料進場質量驗收關,杜絕不合格品材料混入現場。
2、掌握信息,熟知國家認證許可標準和企業的具體要求,對建材、構配件和設備實行施工全過程的質量監控。施工項目所有主材嚴格按設計要求,應有符合規范要求的質保書,對進場材料,除按規定進行必要的檢測外,質保書項目不全的產品,應進行分析、檢測、鑒定,不合要求的不得使用。
(二)、推行科技進步,全面質量控制,提高質量控制水平。
施工質量控制,與技術因素息息相關。技術因素除了人員的技術素質外,還包括裝備、信息、檢驗和檢測技術等。為了工程質量,應重視新技術、新工藝的先進性、適用性。在施工的全過程,要建立符合技術要求的工藝流程、質量標準、操作規程、建立嚴格的考核制度,確保工程質量。工程項目應建立嚴密的質量保證體系和質量責任制,明確各自責任。制定具體的質量保證計劃,明確實施內容、方法和效果。各專業、各工序都應以質量控制為中心進行全方位控制,從各個側面發揮對工程質量的保證作用。從而使工程質量控制目標得以實現。
三、進度控制
進度控制是施工項目現場控制中最主要的環節,是施工項目按照合同工期順利完成的有力保證,施工進度管理是項目管理中的重要內容之一。在項目施工準備階段,進行施工組織設計時,根據施工方提供的的施工部署和施工方案,了解確定各施工工序之間的工藝邏輯關系及工藝網絡。對施工的各個環節進行分解,按施工的邏輯進行合理安排,以反映施工順序和各階段工程面貌及完成情況,然后確定各個工序所需的時間,明確邏輯關系,目的是使項目施工有章可循,這種順序不能隨便改變。確定用來控制項目施工進度的計劃是優化的計劃。以總進度為大綱安排好月、旬、周施工作業計劃和主要工期控制點,并以此為依據,科學的組織好各施工方的配合,實現分段并進、立體交叉做業,以創造更多的作業面,投入更多勞力加快施工進度,做到宏觀控制好、微觀調整靈活,各關鍵工期控制點均在控制期內完成;同時加大協調力度,確保各施工方按計劃有序的進行施工,確保各分項工程按施工進度計劃組織施工。合同簽訂后,要求施工方項目部人員和工人立即進場,以最快的速度組織材料設備進場,搭設施工用臨建、布置臨時用水用電線路等,將開工前的準備時間壓縮到最短;二是竣工收尾階段加大控制協調力度,采取強有力措施,防止因各分項工程同時施工可能發生的混亂,使各項工序積極有序地進行。
四、成本控制
(一)控制材料用量,合理確定材料價格
在工程造價控制中材料價格的控制是主要的,材料費在工程中往往占有很大的比重,一般占預算費用的70%,占直接費的80%左右。因此必須在施工階段嚴格按照合同中的材料用量嚴格控制,合理確定材料價格,從而有效地控制工程造價。
(二)嚴把變更關,將工程預算控制在概算內
在施工中引起變更的原因很多,如工程設計粗糙、工程實際與二次設計提供的圖紙不符、當前市場供應的材料規格標準不符合設計要求等,這些問題的產生給工程造價留下活口因素。所以在施工過程中,必須嚴把變更關。嚴禁通過設計變更擴大建設規模、提高設計標準、增加建設內容等,最好實行“分級控制、限額簽證”的制度。
(三)嚴格現場簽證管理,全面掌握工程造價變化