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正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，并用第一人稱寫成。一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節或受權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別還在于它們使用范圍不同。

正式照會用于：1．重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委托代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。

普通照會用于進行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務、交際往來。由于外交文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關于重要國際問題的來往，現在也多使用普通照會。

普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會可復印，受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。