城建檔案電子化管理分析
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大部分城建檔案以電子文檔的形式生成
在城建檔案的形成過程中，有很大一部分直接以電子文件的形式產生，就已經是數字化了的城建檔案。如由勘察設計企業形成的地質勘探報告、工程設計圖、施工圖和竣工圖，勘察設計、監理和施工等合同，甚至施工日志、驗收記錄等建設工程檔案的重要組成部分，最初也是以電子文檔形成，只是為便于歸檔、直觀利用、親筆簽字的傳統習慣等原因，又將其打印為紙質。這部分檔案在一個工程項目的全部城建檔案里，約占90%以上。有城建檔案的學者提出，引入電子簽章等技術，城建檔案實際上便可直接以電子檔案的形式歸檔。
城建檔案信息與載體的可分離性
歷史檔案，其載體本身具有很高的價值，并且不可復制。珍貴的歷史檔案，載體的價值甚至超過了信息的價值，例如該份檔案使用的能反映當時工藝水平的紙張或絹帛、竹簡，書寫使用的墨、筆，書寫人的筆鋒、力道等，這些因素無不構成該檔案所包含的全部價值。對于這樣的檔案，載體和信息密不可分，妥善保管、盡可能延長其載體壽命是首要的。對于城建檔案來說，情況有所不同。城建檔案是在城市規劃、建設和管理活動中形成的、對國家和社會具有保存價值的一類科技檔案。有利用價值的信息可以全部轉化為電子數據，或者說城建檔案的價值在于其信息的重要性和真實性，而與載體形式無關。另一方面，隨著計算機、數字信息技術的發展，記錄信息的載體和方式都顯示出與當今電子信息技術相一致的特點，即信息與載體的可分離性。如前所述，一部分城建檔案形成之初就是電子文檔的形式，而隨著城建檔案數字化管理的全面開展，城建檔案信息與載體的可分離特點，使其實現全電子化接收、管理成為可能。
檔案載體的歷史發展
我國最早的檔案是商代的甲骨檔案，之后西周出現金石檔案，即鑄刻在青銅器上的文字檔案。在隨后漫長的歷史過程中，又先后出現了簡牘、縑帛，一直到今天仍廣為使用的紙張。紙張作為檔案的載體材料，距今已有1600多年的歷史了。工業革命后，檔案載體呈現多樣性特點，出現了照片、錄音、錄象等檔案。20世紀中后期以來，檔案的載體材料又接連發生了革命性的變化，出現了以代碼和激光等為介質的磁性載體檔案、光盤以及電子檔案等。縱觀檔案載體材料的發展演變過程，每一次改變都是人類生產力水平隨技術進步而發生的一次大跨越、大革命，都對檔案從制作、形成，到保管、提供利用等一系列工作產生完全不同于以往的、深遠的影響。基于計算機和數字信息基礎上的電子檔案，作為異軍突起的新型檔案，已經而且必將給檔案工作帶來一場新的革命。
技術進步
1、“原始記錄性”是檔案界元老吳寶康教授提出并已被社會普遍接受與認同的檔案的本質屬性，正是因為這一本質屬性，才使得檔案具有憑證價值，這是檔案與同為信息范疇內的其它事物，如圖書、情報、資料等最根本的價值區分。失去原始記錄性，就失去檔案存在的價值。關于電子檔案的原始性、真實性和完整性引起了檔案界的廣泛關注和激烈討論。由于電子數據的易改性，使得電子檔案的原始性、真實性和完整性難以得到保證，這是電子檔案最薄弱、最致命的軟肋。隨著電子信息技術的不斷發展，電子檔案這一軟肋問題已經有了解決方案。2002年12月，國家檔案局了國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），適用于黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。元數據這一概念首次出現在有關電子文件歸檔的國家標準規范里。元數據描述和記錄了電子文件在形成和發送階段的背景、內容、結構及其整個管理過程的諸多信息，并在描述與記錄的同時，將元數據與電子文件通過數字簽名固化為一體，建立起與電子文件真實性相關的元數據結構，這些元數據一旦形成就不能更改，由此元數據能說明和保證電子文件的真實性。2、在防止電子檔案載體的物理性能變化和設備故障而信息丟失方面，備份是目前已有的、比較成熟的對策。城建電子檔案的備份要從硬件級備份、軟件級備份和異地級備份三個方面考慮、多層次綜合應用才能做到萬無一失。城建檔案的異地備份惟有采用電子檔案才可行，此舉為城建檔案的安全保管又增加了有一道防線。3、在防止非法訪問和病毒入侵方面，運用“防火墻”技術。運用“防火墻”這種訪問控制技術，在專用網絡和公用網絡之間構筑起一到保護墻，對符合預先設置的安全規定的信息允許通過，否則拒絕。由此杜絕外來非法訪問和內部信息被非法輸出。4、在防止無權限者操作系統方面，采取身份驗證技術。在確保文檔信息的傳輸過程中的安全方面，使用文檔加密技術，將公共密匙和私人密匙結合使用。5、消息認證技術。用分組解碼的方法進行消息認證，可以判定電子檔案在存儲或傳輸過程中是否被篡改或替換過。
