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城建檔案是城市規劃和建設的真實記錄，無論是在社會管理，公共服務上，還是在保障城市生活、生產的秩序上等等，都發揮著舉足輕重的作用。但是隨著社會經濟的飛速發展，當前社會建設發展迅速，城市社會和空間的結構也發生了相應的變化，傳統的城建檔案管理模式受到了前所未有的嚴峻考驗。建設數字化的城建檔案，成為了當務之急。所謂城建檔案數字化，即是指在計算機技術的支撐之下，在網絡技術的依托之下，在多媒體技術的輔助之下，在大型數據庫系統的存儲基礎之上，將城建的檔案以多媒體的形式錄入到計算機之中的整個過程。

一、推動城建檔案數字化建設的意義

一方面，建設數字化的城建檔案是實現傳統管理到現代管理轉變的有效辦法。傳統的城市建設檔案館中，收藏檔案資料的方式大都是以圖紙，照片，文字，錄像等這些載體存在的，紙質的檔案居多。這樣采用柜架式的紙張信息保存和目錄管理的方式，占用了大量的儲藏空間，不僅管理成本高，保管易損壞，而且紙質資料難以長久保存，會出現泛黃，蟲蛀等。另外，隨著城市建設的發展，各地方案的逐年搜集，整理，導致檔案庫容量大，分類復雜，單純依靠人工查找，耗時費力，效率較低。利用數字化的城市檔案管理辦法代替手工管理模式，實現城建檔案的現代化管理，不僅可以避免人力和資源的消耗，而且還能有效且高效的滿足社會各個方面的需求。另一方面，將設數字化的城建檔案是最大限度實現檔案價值的有效手段。城建檔案館是依附于檔案信息而存在的，城建檔案最大限度的被社會利用，為社會服務，才是其價值的最終體現，同樣也是城建檔案館存在和持續發展的決定性因素。數字化的城建檔案，不僅更便捷，更直觀，而且還能提高其對社會服務的效率，有效實現其真正的自身價值。

二、推動城建檔案數字化建設的途徑

對于如何推動城建檔案數字化建設的途徑，筆者想了很多，將具體的想法和做法，總結如下：首先，應加強檔案管理工作人員能力的培養和檔案數字化基礎設施的建設。長期以來，檔案館的人員基本上都是從事紙質檔案的整理和管理，其中即便有利用現代化信息技術，也是只用來做簡單的檔案接收和管理的工作，并沒有直接，深入的去研究和學習現代化的信息技術，利用計算機技術來規整檔案信息和資源。這多半都是因為工作人員對于計算機的應用技術，檔案信息，檔案資料的淶源，檔案文件的電子格式，知之甚少，導致了檔案管理主體與檔案載體這個客體之間的聯系脫節②。除了以上提到的專兼職檔案干部隊伍的建設之外，建立數字化的城建檔案館，還需要檔案館庫房，檔案館館藏，檢索工具，規章制度等方方面面的建設，因此，想要推動城建檔案的數字化建設，除了要加強人員的培訓，讓每一個檔案工作人員都能成為檔案工作和現代化技術的專家之外，還應加快數字化基礎設施的建設，提供啊計算機網絡的應用程度，為建立現代化數字檔案資源管理體制提供可實現和實施的條件和基礎。其次，應更加科學化，規范化的進行城建檔案數字化的各項工作，促進檔案信息資源建設。城建檔案的數字化建設，就好似是一盤棋，需要科學的分析和統籌的規劃，只有有計劃，有步驟的進行，才能將各項工作做到最好。經濟條件較好的地區，可以先一步進行檔案數字化的嘗試和探索，將以往利用傳統方式記錄的檔案進行數字化的處理和存儲，并以其顯著的管理及查詢優勢，來帶動其他地區的發展。還要搞好工作規范，確保每一項的檔案數字化工作都是嚴格按照國家級的相關規定，規范且有秩序的進行的，確保數字檔案在資源格式上的高度統一，確保數據規范，可長期閱讀，方便各個地區之間進行資源的共享。再次，應有效利用城建檔案數字化的整合來帶動各項檔案基礎業務的工作。城建檔案的數字化建設是一項科學系統的工程，可涉及到檔案工作的方方面面。想要順利的開展數字化的城建檔案，就必須要有扎實業務工作，為城建檔案數字化的進行奠定基礎。充分利用計算機技術，加快檔案目錄數據庫的建設，提高檔案檢索、利用和服務的質量；積極推進檔案的全文數據庫和多媒體數據庫的建設，盡快實現檔案全文信息檢索查詢，提高服務的效率和質量；此外，還需要其他各部門的通力合作，為城建檔案數字化的順利進行提供相關的設備和人才。只有各項工作共同發展，才能使得城建檔案事業邁上一個新的高度。最后，應確保城建檔案數字化建設的整體效益和質量。城建檔案數字化的建設并非一朝一夕就能完成的，而是一項長期且艱巨的任務，在應付繁重的大工作量的同時，還要求要嚴把質量，保證檔案信息能查的全，查的準，保證檔案信息關系系統運行的安全和可靠。加強電子檔案歸檔的管理工作，加強對于本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督和指導，保證各單位所產生的電子文件都是真實、完成且有效的。并制定相關的電子檔案管理辦法，實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務網絡化。此外，還應加強檔案管理的安全意識，對于數字化條件下涉密檔案的開發利用，一定要將安全防范措施放在首位，對于更高機密的檔案，可不采用數字化的手段，利用其它的保護和復制的措施，避免泄露。

三、結語

總之，城建檔案數字化建設的工作是一個循序漸進的過程，需要不斷的研究和探索。城建檔案館的在職人員要不斷的提高素質，探索新的管理道路和辦法，為檔案事業的不斷發展貢獻微薄之力。

作者：侯娟 單位：湖南省長沙市城市建設檔案館