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對工作人員進行身份驗證

根據管理層級和權限，對工作人員進入相應的計算機或者電子檔案文件管理系統時設立相關的口令作為身份驗證。需要注意的是，口令在通常情況下應該使用數字、字母或者特殊的數學符號的組合，口令確定之后，相應的工作人員應妥善保管。經過一段時間的使用之后，需要對該口令進行修改或者完善，以維護其保密性能。

設置防火墻

防火墻是計算機領域的專業術語，它是一個具有比較良好的保護作用的程序，如果入侵者想進行入侵工作，就需要穿過防火墻的安全防線程序，只有順利穿越之后才可能接觸到相應的計算機設置。防火墻能夠對網絡內部的電子檔案的相關信息資料結構的完整性以及安全性起到一定的保護作用。

安裝反病毒軟件

侵入計算機內部的病毒對電子檔案是一個非常重要的威脅，它會在很大程度上破壞電子數據或者導致部分電子數據的丟失。而防火墻不能夠防止不經過該程序的攻擊，所以，工作人員還應該安裝相應的反病毒軟件。同時，工作人員應該盡量做到預防與查殺工作并重。預防是指要對反病毒軟件或相應的病毒庫進行定期的升級，定期對相應的計算機進行全盤掃描，不使用非法的軟件或者程序，不任意下載各種軟件。查殺病毒是指經過相關的專業人員確定存有電子檔案的計算機確實中毒之后，對其進行全盤殺毒工作，從而徹底清理病毒。

定期備份或者轉移

設置防火墻和安裝反病毒軟件能夠在很大程度上對電子檔案的保管以及保護起到幫助作用，然而他們不能夠百分百的保障電子檔案不受到破壞或者數據丟失。因此，為了能夠盡量避免記錄載體由于理化性能的轉變而導致信息丟失，工作人員需要對電子檔案中的信息定期進行備份。但這種方法僅適用于脫機的電子檔案的相關文件，對于那些依靠電子檔案文件管理系統的電子檔案，假如在相關的工作系統中并沒有相應的數據備份功能，那么工作人員就需要利用備份數據庫以及程序安裝目錄下面的數據文件進行備份工作。對電子檔案進行備份工作雖然能夠解決一部分問題，但它不能解決同一種存儲介質因為相關的技術過時而出現的問題，要解決這個問題，就需要使用遷移的方法。遷移就是把數據從一種存儲載體上轉移到另外一種存儲載體內部。例如，軟盤因為存儲容量、存儲和讀取的速度以及工作效率都不是非常好，所以它在實際工作中已經開始被淘汰，這樣就需要進行相關的遷移工作，具體來說就是將原先存儲在軟盤內部的電子檔案的信息轉移到現在使用數量比較多的光盤內部，從而能夠更好地進行電子檔案的保管保護工作。

本文作者：李宇紅作者單位：齊齊哈爾市機關事務管理局