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電子檔案的先進程度是不可否認的，但傳統檔案也存在著自身的優勢。二者各具優勢，且它們的優勢都是社會所不可缺少的，因此，從實際需求考慮，傳統檔案與電子檔案是不能互相替代的。

電子檔案的優越性

（1）信息的高密度性。隨著社會經濟的不斷發展，當前社會工作、生活節奏不斷加快，信息量不斷增大，這就需要一種高密度的文件信息存儲方式，而電子文件正好能夠體現這方面的優勢。很顯然，電子文件的存儲介質，如光盤、磁帶、磁盤等的存儲密度，都要遠遠高于傳統檔案中的紙張介質的存儲密度，它的信息存儲具有容量大、密度大、體積小的優點，而傳統檔案則需要占用龐大的存儲空間。可以說，電子檔案的存儲密度是紙張存儲無法比擬的。（2）信息傳遞的高速率。文件信息的傳遞速度對異地人們利用文件信息的效率有著直接而重要的影響。電子檔案中的文件信息可以利用互聯網實現全球范圍內的傳播，并且，這種方式下的傳遞時間只以秒為計算單位，由此可以想象其速度之快。而傳統檔案的傳遞速度是不能跟電子檔案的傳遞速度相比的，對于紙質文件的傳遞，只能通過郵寄方式進行，傳遞耗時費力。（3）信息的便捷性。影響檔案信息處理工作質量和效率的重要因素之一就是信息文件生成環節的速度。利用電子文件，可以實現集文字、聲音、圖像等內容一次錄入，并且還能夠以多種形式進行多次輸出，而這些都是傳統檔案無法實現的。基于此，電子檔案為文件的查閱提供了很大的便利，也為檔案管理的現代化提供了強有力的保障。（4）信息的共享性。隨著社會的快速發展，社會的資源利用呈現出了地域擴大的現象。電子文件可以在相同的地點、時間等條件下，被各個不同的人員共同使用和閱讀，不受時間和空間的限制，具有明顯的信息共享性。

傳統檔案的不可替代性

在實際的使用中，電子檔案的缺點和不足便能體現出傳統檔案的不可替代性。（1）電子文件還不能實現它的法律保證作用。印章和簽署是文件生效的重要標志，是文件真實性與合法性的必備條件。而當前，電子文件的簽署技術還沒有得到普及和進一步的完善，無法在電子文件上親自簽名或加蓋印章，這樣就使電子檔案缺少了法律上的憑證作用。與電子檔案的真實性相比，人們更愿意相信傳統檔案原件的證據價值。（2）電子文件對設備的依賴性強。電子檔案中，文件的生成、識別、傳輸、存儲等過程都是通過計算機等數字設備及相應的技術條件得以實現的，若沒有這些設備及技術條件，或者這些設備出現了故障，那么就會影響到文件的處理、歸檔。例如，由于當前計算機更新換代的速度非常快，相應的技術更新異常迅速，當由原來技術條件下或在原來技術設備中生成的電子文件需要永久性、長期性保存時，或許可以保存較長一段時間，但一旦技術過時，或者廠家不再提供過去的技術支持，電子文件就無法進行識別、傳遞，自然這樣的電子文件就毫無利用價值可言，電子檔案的管理和開發利用就更談不上了，這會給檔案工作管理帶來很大阻礙。（3）電子檔案的易改動性。電子文件在起草、處理等各個階段，可以人為地對其改動，并且改動不留痕跡，這是電子檔案的突出優點之一，但是，換個角度講，這也是電子檔案的缺點。當電子文件在被傳遞或更換載體時，由于電子檔案與載體具有可分離性，這樣就很難察覺到文件被改動的問題，在很大程度上影響到電子文件的信息安全與可靠。此外，電子文件很容易遭受計算機網絡病毒的侵襲，如果遭遇病毒侵襲，那么電子文件中的信息則會受到破壞，如果磁盤、光盤等電子文件的儲存介質受到擠壓、振動、彎折、磨損等，或者長時間受到陽光直射以及長時間處于潮濕環境下等，都會使文件中的數據信息丟失，或者文件無法讀取。電子文件的這種信息不穩定性對文件的安全管理非常不利。（4）電子文件載體的非直讀性。電子文件是通過數字編碼的形式記錄在載體上的，人無法直接分辨文件，或者有些文件經過了加密、壓縮等特殊處理，若要讀取文件信息，就必須通過相應的技術方法，利用相關的計算機軟件、硬件設備的平臺。反之，文件信息將不能被直接讀取，就失去了檔案信息的可讀性。此外，傳統檔案的不可替代性也體現在與電子檔案相比的優勢上。首先，傳統檔案具有唯一性，它能夠有效確保文件資料的原始性。檔案工作的最基本要求就是文件資料的可靠性和真實性。傳統檔案已經在長期發展的過程中形成了科學有效的機制，作為事件、資料記錄的原始載體，傳統檔案是不可涂改和復制的，這樣就能確保所存文件資料的安全。其次，傳統檔案的儲存介質具有耐久性。傳統檔案是以紙張為介質的，而纖維素是紙張的主要制作材料，具有比較強的耐久性，只要采取有效措施，防止它在特定條件下出現電解或氧化等問題，就可大大延長使用和保存壽命。可以說，傳統檔案不存在使用期限、使用次數的限制，在各種客觀條件下，都可以查閱和查找，而不像電子檔案那樣，必須有數字化的設備才能顯示出來。

傳統檔案與電子檔案長期并存

1.傳統檔案目前還是人們的傳承習慣。傳統檔案已有近兩千年的使用歷史，影響深遠。當前，人們在思想上還是偏重于使用傳統檔案，同時，在實際的工作中，一些特殊行業、部門、工作環節等都以使用傳統檔案為主。由于人們對真跡的尊重與信任，因此可以認為，電子檔案在某種程度上只具有相對意義，在相當長的時期內并不能完全取代傳統檔案，二者的并存將會經歷一個較長的歷史過程。

2.電子檔案趨于主流地位。隨著科學技術的日新月異，越來越先進的信息載體將會不斷涌現出來，信息交流的主流載體也將會不斷地更新交替，因而具有一定優勢的全新的信息載體就會逐漸取代傳統的主流載體。現代生活、工作節奏越來越快，在信息交流實踐過程中，人們會發現傳統載體暴露出來的問題越來越多，如信息容量比較低，給當前信息傳遞的時效性造成了一定的障礙，已不能完全勝任當前社會、科學大發展背景下的高效信息交流的重任，而具有一定優勢的新的載體將會在一定程度上彌補傳統主流載體的不足，從而逐漸成為新的主流載體，但同時，傳統載體并不會被完全代替，而是新的主流載體與傳統載體相互并存。

3.傳統檔案與電子檔案長期并存帶來的新課題。（1）傳統檔案與電子檔案的管理內容互相關聯。在長期的檔案管理工作之中可以發現，傳統檔案與電子檔案的長期并存還會產生一定的問題，例如，在對傳統檔案進行掃描，將其轉換為電子檔案的過程中，傳統檔案的質量直接影響著轉換效果。因此，在傳統檔案存檔入庫的過程中，要對其質量進行嚴格審查和把關，這樣才能為電子檔案的前期工作的順利進行提供保障，從而有效節省傳統檔案掃描轉換為電子檔案的時間，避免不必要的二次返工，確保電子檔案的存檔質量。（2）為檔案保護技術提出了更高的要求。傳統檔案的發展歷經千年，人們對傳統檔案保護的研究越來越深入，已形成了一套比較完整的傳統檔案保護措施，如在傳統檔案的防霉、去酸、防蟲、防有害氣體、修復等許多方面都有了很大的成效。而對于電子檔案保護措施、保管條件、保存壽命等問題的研究還需要進一步完善，需要解決的問題還有很多。例如，對于電子檔案載體的壽命存在許多不同的說法，這些還需要進一步地研究和考證。這樣，傳統檔案與電子檔案的長期并存是非常必要且重要的。綜上所述，傳統檔案與電子檔案各有優勢，同樣也存在各自的劣勢，因此，二者的長期并存是必然的。在傳統檔案與電子檔案并存的狀態下，要采取不同的措施分別管理，使二者能夠在互相借鑒中取長補短，從而促使其能夠有效承擔共同的和各自分擔的責任，切實提高檔案管理工作的效率和質量。

作者：葉曉琳單位：鄭州大學