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高校電子檔案管理論文

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高校電子檔案管理論文

一、當前高校電子檔案管理工作中面臨的問題

(一)各大高校各自為政。我國高校電子檔案目前沒有統籌管理,電子檔案由各個學校自發、分散管理,正所謂,誰有錢誰建,誰有技術誰能建。對于那些直屬于教育部的高校,其電子檔案起步較早,數字化、信息化程度也相對較高。如南京大學檔案館研發的南大之星軟件就有口皆碑,其開發軟件的能力也堪稱全國高校之最。而對于那些非直屬院校,其電子檔案的管理和利用能力就相對薄弱些。

(二)管理標準和規范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同,而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同,這樣,勢必會導致將來網絡化對接時存在困難。

(三)安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網絡環境下,電子檔案的安全受到威脅,其內容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等,而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

(四)缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體,所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息,這樣既可以確保信息的原始性、真實性,也能在出現問題的時候,第一時間內找出責任人。

(五)缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系,也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準,是否存在漏洞,可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強高校電子檔案管理工作的策略

(一)建立全國高校電子檔案管理中心,打破各大高校各自為政的現狀。以國家教育部為龍頭,打破地域界限,將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來,形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系,實現資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案;服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內容進行生動、快捷地咨詢。

(二)出臺標準化軟件模塊,統一高校電子檔案管理的標準和規范。出臺標準化軟件模塊,建議從以下兩個方面著手:一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組,使我國的檔案著錄規則系統化;二是加強對檔案信息化發展的理論研究,只有更深入的理論研究,才能有更完整的電子檔案著錄標準。

(三)加大資金投入,加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上,各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲,并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上,各大高校要增加經費投入,將電子檔案建設的經費列入年度財務預算中;配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼相機等現代化的檔案管理設施,以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。

(四)強化電子檔案的安全管理和保護,確保電子檔案的安全。一是建立檔案數據備份和恢復機制;二是采用檔案內部局域網與外網連接,以保證電子檔案的安全;三是對單位檔案資源的訪問,采用身份驗證技術。身份驗證技術又稱身份識別技術,是指用戶通過使用通行證、指紋、影像、聲音等生理特征來驗證自己身份的過程;四是采用雙密鑰傳輸重要文件。這主要是指在與單位以外的網絡進行數據傳送時,發方和收方使用成對的密鑰,這樣就能有效地保護好重要文件和數據,避免被黑客等截獲;五是采用訪問控制層技術。這主要是指在單位的內網和外網之間,設置訪問控制層,這樣既可以防止外部對單位局域網的非法訪問,也可以防止單位局域網對外網的不安全操作。訪問控制層技術包括防火墻、網絡地址轉換、服務器、入侵檢測等,其中,防火墻是通過數據流的監控、過濾等功能來來實現控制作用的,網絡地址轉換是通過隱藏、偽裝內網的IP地址而實現控制功能的,服務器是通過自身起中介作用而保護內網安全的,入侵檢測技術有進攻識別等功能。

(五)采用數字簽名技術,并配以責任制。數字簽名技術包括證書式和手寫式:證書式,需要簽名者向相關的技術管理機構注冊、登記;手寫式,簽名者只需安裝專門的簽名軟件,即可借助于壓敏筆或者光筆在手寫板或者電腦屏幕上進行簽名。同時,對相關工作人員實行責任制,可以更好地確保信息的原始性,責任制包括如下幾種:第一種,簽發人、撰稿人、打印人三人會簽制,即將每個人的名字都附到文件上;第二種,專人負責制,即由專門指定人員負責的電子檔案的存盤、拷貝和保存;第三種,移交責任制,各單位移交電子文件時,要嚴格手續,以確保電子檔案的真實性。

作者:楊大偉單位:黑龍江生態工程職業學院

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