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加強醫(yī)院電子檔案管理論文

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加強醫(yī)院電子檔案管理論文

一、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

(一)管理意識薄弱目前,醫(yī)院在電子檔案管理上普遍存在著管理不到位,管理意識薄弱等問題,醫(yī)院各管理部門之間沒能形成一個整體的電子檔案管理體系,管理比較混亂。一般來說,醫(yī)院只把各種紅頭文件和具體的實體載體文件作為檔案加以保存,而對于那些在工作中產(chǎn)生的具有較高保存價值的文件,保管就相對較差。隨著醫(yī)院加強了對各種管理軟件的使用,醫(yī)院內(nèi)會形成大量的病例、財務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料,如果不能對這些資料加以妥善保存,醫(yī)院將面臨醫(yī)療檔案不全的局面。

(二)檔案損壞嚴(yán)重在大部分醫(yī)院的電子檔案管理中,各個科室內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料一般都是由自己負責(zé)保管,沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案管理,尤其是因為電子檔案必須在電腦中加以保存,而各個科室在電腦的網(wǎng)絡(luò)安全管理、資料管理、病毒預(yù)防等方面難免不出現(xiàn)疏漏,在加上管理人員對電子檔案的收集、整理工作做得不到位,所以往往造成了檔案的缺失和損壞,問題十分嚴(yán)重。

(三)資金投入較少醫(yī)院的電子檔案管理工作需要有長期投入。但是通常情況下,醫(yī)院為了加強醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量而大量購入醫(yī)療儀器和醫(yī)療設(shè)備,卻忽視了對電子檔案管理方面的投入,很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環(huán)境,比如在更換電腦、刻錄機、大容量存儲硬盤、專業(yè)檔案軟件配置、防磁柜等方面,投入就明顯不足。(四)管理制度不全雖然一部分醫(yī)院建立了統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系,但是在實際運用中,效果就很不理想。一是因為不少管理人員的檔案管理意識薄弱,隨意將檔案材料存在電腦中,不去及時歸檔,導(dǎo)致了大量檔案材料的缺失;二是因為醫(yī)院經(jīng)常組織醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識,但對于組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)就很少,宣傳力度也不夠;三是醫(yī)院對于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能明確,因此在醫(yī)院內(nèi)出現(xiàn)了電子檔案管理制度不健全,跟不上電子檔案管理的需求。

二、醫(yī)院可采取的對策

(一)建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)醫(yī)院要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),同時明確電子檔案管理的權(quán)限以及責(zé)任,確保形成統(tǒng)一的管理機構(gòu)和檔案保管實施細則,這樣就能使各部門的職責(zé)更加明確,從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統(tǒng)規(guī)范。同時,還可以利用健全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),讓電子檔案管理的過程中,最大限度實現(xiàn)電子資源共享,對醫(yī)院內(nèi)的大量病例、財務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料實現(xiàn)統(tǒng)一的管理,并且通過對醫(yī)院電子檔案管理工作的全面監(jiān)督檢查,保證醫(yī)院電子檔案的管理更加到位。

(二)制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)醫(yī)院要結(jié)合自身實際情況,制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規(guī)范,讓電子檔案得到科學(xué)有序的管理;二要制定并完善檔案資料的價值評估標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料的保密措施以及相關(guān)的責(zé)任制度等;三是要完善檔案資料的收集管理工作,檔案管理人員要行使好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé),要從電子文件的源頭上進行管理,把電子文件進行鑒定,然后將有保存價值的文件進行歸檔保存;四要在檔案資料的保存中,使用信息集成系統(tǒng),并要熟悉該系統(tǒng)的運行方法,要學(xué)會使用專門的檔案管理系統(tǒng)來接受文件信息,這樣才能有效保證和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和時效性。

(三)加大資金投入醫(yī)院要加大對電子檔案管理的資金投入,不斷引進先進的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。醫(yī)院資金的投入,首先要對陳舊的電腦進行更新?lián)Q代,并購置性能優(yōu)越的刻錄機、防磁柜和大容量存儲硬盤等;其次,醫(yī)院要配置性能較強的網(wǎng)絡(luò)安全軟件,比如防火墻和先進的數(shù)據(jù)加密技術(shù)等;最后,要保證檔案室內(nèi)的安全,配置滅火器、空調(diào)等設(shè)施,確保整個電子檔案的安全有效運行。另外,醫(yī)院也要引進高效的電腦管理系統(tǒng),使醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

(四)提高檔案管理人員素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)高低,決定了醫(yī)院檔案管理水平的高低。一般情況下,醫(yī)院電子檔案管理中存在的許多問題,基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成,而這些紕漏又是因為管理人員的專業(yè)管理技能和職業(yè)素質(zhì)不高所造成,所以,提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能大有必要。因此,醫(yī)院要定期組織對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作,通過有針對性的培訓(xùn)課程,不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在培訓(xùn)過程中,檔案管理人員還可以就工作中存在的問題進行討論,找出解決辦法,讓醫(yī)院的電子檔案管理工作再上新臺階。

三、結(jié)論

隨著計算機信息化的不斷發(fā)展,電子計算已經(jīng)深入到社會的各行各業(yè),醫(yī)院亦是如此。目前醫(yī)院電子檔案管理面臨著新問題、新挑戰(zhàn),醫(yī)院檔案管理者必須不斷提高自身綜合素質(zhì)、創(chuàng)新管理手段、提高管理水平,滿足醫(yī)院對檔案管理的需求,才能讓醫(yī)院檔案管理事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

作者:王瑾單位:臺州市婦幼保健院

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