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一、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

（一）管理意識薄弱目前，醫(yī)院在電子檔案管理上普遍存在著管理不到位，管理意識薄弱等問題，醫(yī)院各管理部門之間沒能形成一個整體的電子檔案管理體系，管理比較混亂。一般來說，醫(yī)院只把各種紅頭文件和具體的實體載體文件作為檔案加以保存，而對于那些在工作中產(chǎn)生的具有較高保存價值的文件，保管就相對較差。隨著醫(yī)院加強了對各種管理軟件的使用，醫(yī)院內(nèi)會形成大量的病例、財務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料，如果不能對這些資料加以妥善保存，醫(yī)院將面臨醫(yī)療檔案不全的局面。

（二）檔案損壞嚴(yán)重在大部分醫(yī)院的電子檔案管理中，各個科室內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料一般都是由自己負責(zé)保管，沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案管理，尤其是因為電子檔案必須在電腦中加以保存，而各個科室在電腦的網(wǎng)絡(luò)安全管理、資料管理、病毒預(yù)防等方面難免不出現(xiàn)疏漏，在加上管理人員對電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問題十分嚴(yán)重。

（三）資金投入較少醫(yī)院的電子檔案管理工作需要有長期投入。但是通常情況下，醫(yī)院為了加強醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量而大量購入醫(yī)療儀器和醫(yī)療設(shè)備，卻忽視了對電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環(huán)境，比如在更換電腦、刻錄機、大容量存儲硬盤、專業(yè)檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。（四）管理制度不全雖然一部分醫(yī)院建立了統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，但是在實際運用中，效果就很不理想。一是因為不少管理人員的檔案管理意識薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時歸檔，導(dǎo)致了大量檔案材料的缺失；二是因為醫(yī)院經(jīng)常組織醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識，但對于組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)就很少，宣傳力度也不夠；三是醫(yī)院對于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能明確，因此在醫(yī)院內(nèi)出現(xiàn)了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、醫(yī)院可采取的對策

（一）建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)醫(yī)院要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時明確電子檔案管理的權(quán)限以及責(zé)任，確保形成統(tǒng)一的管理機構(gòu)和檔案保管實施細則，這樣就能使各部門的職責(zé)更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統(tǒng)規(guī)范。同時，還可以利用健全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓電子檔案管理的過程中，最大限度實現(xiàn)電子資源共享，對醫(yī)院內(nèi)的大量病例、財務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，并且通過對醫(yī)院電子檔案管理工作的全面監(jiān)督檢查，保證醫(yī)院電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)醫(yī)院要結(jié)合自身實際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規(guī)范，讓電子檔案得到科學(xué)有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價值評估標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料的保密措施以及相關(guān)的責(zé)任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，要從電子文件的源頭上進行管理，把電子文件進行鑒定，然后將有保存價值的文件進行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統(tǒng)，并要熟悉該系統(tǒng)的運行方法，要學(xué)會使用專門的檔案管理系統(tǒng)來接受文件信息，這樣才能有效保證和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和時效性。

（三）加大資金投入醫(yī)院要加大對電子檔案管理的資金投入，不斷引進先進的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。醫(yī)院資金的投入，首先要對陳舊的電腦進行更新?lián)Q代，并購置性能優(yōu)越的刻錄機、防磁柜和大容量存儲硬盤等；其次，醫(yī)院要配置性能較強的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，比如防火墻和先進的數(shù)據(jù)加密技術(shù)等；最后，要保證檔案室內(nèi)的安全，配置滅火器、空調(diào)等設(shè)施，確保整個電子檔案的安全有效運行。另外，醫(yī)院也要引進高效的電腦管理系統(tǒng)，使醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了醫(yī)院檔案管理水平的高低。一般情況下，醫(yī)院電子檔案管理中存在的許多問題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因為管理人員的專業(yè)管理技能和職業(yè)素質(zhì)不高所造成，所以，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能大有必要。因此，醫(yī)院要定期組織對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過有針對性的培訓(xùn)課程，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在培訓(xùn)過程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問題進行討論，找出解決辦法，讓醫(yī)院的電子檔案管理工作再上新臺階。

三、結(jié)論

隨著計算機信息化的不斷發(fā)展，電子計算已經(jīng)深入到社會的各行各業(yè)，醫(yī)院亦是如此。目前醫(yī)院電子檔案管理面臨著新問題、新挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理者必須不斷提高自身綜合素質(zhì)、創(chuàng)新管理手段、提高管理水平，滿足醫(yī)院對檔案管理的需求，才能讓醫(yī)院檔案管理事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

作者：王瑾單位：臺州市婦幼保健院