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一、目前我國在電子檔案管理中暴露的不足

1.缺乏對于電子檔案的正確認識

在使用電子檔案之前，我國存儲檔案主要是用紙質的材料，檔案收集完以后將其密封保存放入檔案室。這樣的存儲方式可以保證檔案不被外界盜取，但是同時也導致檔案的使用受到限制。這一習慣已經使用多年，這主要也是因為有部分人覺得檔案是較為私隱的文件，應該僅供內部使用，如果改用電子檔案放在互聯網上，則不能保證其的密封性。因此，目前還有部分單位還保留著使用紙質材料保存資料的習慣。

2.電子檔案的內容安全有待加強

就目前情況來說，內容安全一直是電子檔案的隱患。電子檔案涉及的內容眾多，其中很多涉及到機密文件。在多方進行電子檔案傳輸的過程中，由于網絡存在不少漏洞，導致一些不法分子得以獲取到電子檔案中的內容，從而對這些內容進行不法使用，不少單位都曾遭受到不同程度的損失。盡管現在已經出來了不少保障電子檔案的相關手段，但是不法分子的犯罪手法也層出不窮，電子檔案的安全問題需要時刻保持重視，尋找到從根本上解決這一問題的有效手段。

3.難以保障電子檔案的準確性

目前我國正在逐漸由紙質檔案向電子檔案轉型的過程，因此電子檔案相對于傳統的紙質檔案來說，需要多加一步，將紙質檔案的內容輸入至計算機中，保存為電子檔案。但是由于操作人員的素質良莠不齊，且資料眾多，將資料輸錯、漏輸的情況屢見不鮮，這導致電子檔案內容的準確性存在著質疑。

4.電子檔案的內容發生丟失

電子檔案便于在各方流通，鼠標點擊幾下就可完成異地之間的數據傳送。也正是由于電子檔案如此的方便快捷，所以電子檔案經常被來回輸送。在這樣一種動態環境下，一旦一方遺忘接收或者接收出現問題，那么很可能會導致電子檔案的丟失和缺漏。與此同時，電子檔案能夠儲存大量的內容，且保存的手段多種多樣，也進一步加劇了電子檔案發生丟失的風險。

二、解決電子檔案存儲問題的有效對策

電子檔案中存在著不少的機密和重大文件，做好電子檔案的管理工作，對于任何一個單位來說都是勢在必行的。以上幾點，都是目前電子檔案管理工作中所必須解決的問題，要想真正做好這項工作，必須做到幾下幾個方面：

1.端正對于電子檔案的認知觀念

信息的存儲量在不斷加大，通過紙質檔案保存工作量會非常繁重，會在一定程度上拖慢工作的進度，因此電子檔案的使用是新時期工作的必然產物。部分單位應該更新就觀念，跟上時展的腳步，由以往的紙質檔案逐漸轉化為電子檔案進行保存，以此來提高辦公效率。作為相關的檔案單位，應該主動承擔起宣傳的責任，通過傳單、組織講座等多種多樣的方式，來表述使用電子檔案對于工作效率提升的幫助，讓電子檔案大范圍的走進辦公場所。除此之外，在信息越來越透明的今日，部分單位還保留著將檔案私有化的觀念，導致內外的信息不透明，這一觀念也需要適時糾正，將大眾有必要知曉的文件放在互聯網，便于民眾獲取相關的信息。

2.增強對于電子檔案的安全保護

互聯網是一把雙刃劍，它為電子檔案的工作帶來方便之余，同時也潛藏著不少的安全隱患，增強對于電子檔案的安全保護刻不容緩。在日常工作中，工作人員將電子文檔放在互聯網上以后，一定要做好相關的安全保護措施。例如為了避免不相關的人員隨意登錄系統，工作人員可以設置身份驗證程序，用戶想要登錄系統，就必須輸入對應的賬號、密碼，每個賬號代表著一個有權限進入系統的用戶，賬號和密碼除了電腦以外僅用戶一人清楚。除此以外，還經常使用的防護手段包括使用具有殺毒功能的軟件、開啟防火墻等等，這些手段在一定程度上避免了電子檔案的內容被不法分子盜取、篡改。作為電子檔案的管理工作者，應該不斷研發出不易被攻破的防護措施，保證電子檔案的絕對安全。

3.提高電子檔案工作人員的綜合素養

電子檔案工作人員的綜合素養直接影響該項工作的進行，一個優秀的員工應該同時具備良好的工作心態和專業的職業技能。倘若員工的技能未達到要求，那么電子檔案的管理工作必然會效率較低，且容易出錯。同時，電子檔案管理的工作所涉及的數據量大，工作較為枯燥、單調，若工作人員不具備良好的心態，也容易出現怠慢、厭倦工作的情況，對于工作的開展非常不利。因此提高目前電子檔案工作人員的能力是十分有必要的，但是這一塊的只能培訓卻往往不被重視。要做好能力素養方面的培訓，那么就必須要檔案部門和其上級部門都糾正以往觀念，將員工培訓納入常規的工作范疇。對外可以組織員工參加專業的電子檔案管理的講座，學習他人較為專業的管理技能，對內則可以每月舉行一至兩次的培訓，增強員工對于這份工作的使命感，培養其養成良好的心態，具備專業的管理工作技能。

4.完善電子檔案管理的軟硬設備

正所謂“兵欲善其事必先利其器”，電子檔案管理所需的軟件和硬件也是需要著重優化的，完善軟硬設備對于工作效率的提升有很大的幫助。在軟件方面，對于保存電子檔案的方法，工作人員應該嘗試不同的方法來研發，有時候也可以借助光盤來進行刻錄。而在硬件方面，主要是需要保證硬件設備是處在一個適宜的環境下，由于計算機設備容易受到帶有磁性的物體影響，一旦有磁性物體靠近，計算機設備有可能出現花屏、數據丟失等情況，因此此類辦公室中必須裝有防磁設備，保證電子檔案不受影響。另一方面要注意保證設備處在干燥的環境下，防止計算機設備受潮而出現故障。除此以外，計算機設備也需要定期檢修和升級，保證設備的系統能夠更新至更加的智能化和便捷化。

5.規范電子檔案的保存格式

計算機的系統多種多樣，也一直在不斷的升級和完善，電子檔案一定要保證其格式和計算的系統是不會沖突的，一旦發生沖突電子檔案將無法打開甚至損壞，這樣對于工作開展非常不利。相關部門應該制定出一套規范的電子檔案存儲格式，保證這個格式不會與計算機系統沖突，同時也是適用于各個不同職能的單位。需要存儲電子檔案的單位下載這一格式便可以使用，這樣日后計算機系統繼續升級，也可以保證電子檔案能夠打開并使用。并且即使是不同的單位、甚至異地的單位，接收對方的電子檔案后，也不會出現打不開文檔的現象，對于電子檔案的管理非常有幫助。

三、結語

隨著電子檔案的普及和應用，今后電子檔案的數量將會越來越多。因此，電子檔案的管理工作任重而道遠，未來還會遇到不少的難題和挑戰。作為電子檔案管理的工作，應該清楚自己身上所肩負的重擔，主動積極的提升自身的工作素養，不斷優化電子檔案的管理方式。

作者：孫毅明 單位：惠州市植物檢疫站