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電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面:一是兩者的基本原理共通,以傳統檔案管理原理為基礎,電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化,即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理,但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性,總的來說,電子檔案是傳統檔案管理發展的成果;二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離,傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據,這些數據具有極大的真實性,對電子檔案管理來說,同樣需要保障信息的可靠與真實,此時,傳統檔案資料就是其真實性的重要保證;三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大,建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢,不僅可以存儲各種各樣的檔案信息,還可以實現資源共享,在進行資料調用時具有更好的便利性,同時,如果想要查看實體的傳統檔案,還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出,進而實現直接獲取。
(二)電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性,它能夠實現檔案一級管理,也就是說檔案管理人員在接收到文件后,可以及時的給檔案提供一個檔案號,這個檔案號具有唯一性,并且對檔案類型采用相應的主題進行標注;傳統檔案管理的工作量相對較大,在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型,之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化,在現代技術與計算機的更新過程中,其載體的老化容易造成檔案信息的失真,進而影響檔案的可靠性;傳統的檔案管理具有信息紙質備份,通常不會出現檔案信息丟失情況,也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性,管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡,這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂,還能將錯誤信息進行及時的更正,但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性;傳統檔案管理在進行歸檔時,通常是依照科學的順序進行分類擺放,同類檔案之間存在相關的聯系,管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行,留有操作痕跡,能有效彌補電子檔案管理上的不足,更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
(一)電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現,有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式,對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入,還使樹木砍伐狀況得以改善,有利于森林資源的保護。同時,紙質文件使用數量的降低,還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短,使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞,不再具有文件打印、文件張貼需要,檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
(二)電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用,可能出現資料無法讀取現象,因此,電子檔案管理模式下,應該做好相關的安全備份工作,保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜,對檔案管理人員的專業要求較高,因此,必須要配備以高技術人才,同時,還應該加強管理人員技術培訓,充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時,面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等,管理人員需要加強數據信息安全管理,可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規,但是對于一些具體的細則仍不夠完善,電子檔案管理面臨一系列的法律制約,相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法,為檔案管理的發展保駕護航。
三、結束語
電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說,在很多方面都有了提升,最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高,電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢,電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性,在現階段和將來的一段時間內,電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理,相關人員應該在進行傳統檔案管理時,良好的融入電子檔案管理的優勢,提高檔案管理質量。
作者:石婷婷 單位:新疆油田社保中心