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1.崗位設置有違內部互相約束原則
很多情況下班級的班費由生活委員管理,在班費的使用過程中,生活委員負責每筆開支的記錄和報銷,顯而易見,這項制度與正式單位里財務部的相互約束的原則相違背。在單位的財務部門,出納人員只負責出納工作,并不兼管稽核和賬目登記等相關工作。這與班級里生活委員的職務范圍有很大差異,生活委員不僅負責班費的管理,更要對班級里班費的使用情況等進行詳細的記錄。大多數生活委員都可以恪盡職守,對自己的工作認真負責,不過在班級里,由于個人品質不同,很多同學可能對生活委員頗有微詞,缺乏信任甚至在背后誹謗造謠。有很多生活委員在自己資金不足的時候經常挪用班費以做己用,即使過后補回來,也是不可為的。
2.班費支出缺乏
購物發票班費的支出都是一些小事,如在小超市買點生活學習用品,在水果攤買點水果,這些都不好開發票,這導致在班費的使用中,大多數情況并沒有發票憑證。而在企業的財務管理過程中,每次開支都是有正規發票的,這使企業的各項收入開支都有跡可循,有賬可查,這樣在對賬目進行整理時,才會有條不紊。在正規單位中,財務支出如果沒有發票是不被認可的,甚至員工報銷出差費用也必須出示原始憑證。與企業參與管理的嚴格相比,在班級的班費支出中,原始憑證卻不能引起重視,這個問題應該給予關注。
3.缺乏班費使用的審批環節
在班級的集體活動中,并沒有進行相關的審查環節,只要這筆款項得到班委會成員的認可,班費就可以輕而易舉的支出,無論支出的款項多大,比如聚餐,郊游等活動。班費是全班同學共同籌集的,就應該為全班同學所用,讓它真正的用于集體。那么在班費支出時,是否應該進行相關環節廣泛爭取大多數同學的想法,甚至制定一些規定,像較大的款項應該得到班級大多數同學的認可。在這方面,企業財務的支出環節是十分細致嚴格的,在企業中,無論支出大小,都必須進行相關程序,進行審核、審批,確定準確無誤后才能投入使用。
4.缺乏班費使用的監督機制
印刷資料、舉辦班會和晚會等活動,在比賽中作為后勤支出等不同支出款項,都屬于班費的支出賬目。而班費的來源主要是由所有同學的共同籌集,還有在學校各種評優活動中所得的獎金,像在評優中如果所在班級獲得“優良學風班”的稱號,就會獎勵班級2000元獎金。不過很少有同學真正在意班費的使用,甚至對班費支出毫不在意,這雖然可能是對班級生活委員的信任,但其實是沒有真正把自己當成其中一份子。班級成員并沒有參與到班費使用的過程中,這個過程只有班委會參與其中,但班費是否真的被用在實處呢?同樣是財務管理,在企業中財務支出的整個過程都有專業人員參與,從董事會到審計委員會,再到獨立的審計部門,都投入到財務支出的過程中,保證萬無一失。
5.缺少班費收支的明細
大多數情況下,應是生活委員將班費的收入支出進行詳細記錄,不過這個記錄更像流水賬。例如,購買班級日常用品支出80元、結余620元。教師節為各位老師購買花籃水果支出240元、結余480元。顯而易見,這種支出的記錄毫無意義,根本不嚴格,很容易出現生活委員徇私舞弊的情況。正是因為在班費支出中,大多數情況是沒有發票的,像這么簡單潦草的記錄,真實與否根本無從考證,支出款項根本無處核實,可相比之下,企業的財務制度卻極為嚴謹,不過班費的使用確實無法與之相比較,在班費使用中,可以把很多環節具體化,這樣,班費的使用才更加真實可信,才可以將班費真正的用在實處,避免以公謀私,徇私舞弊情況的出現,使所有同學得到更多的實惠。
二企業財務管理與高校班費管理比較
1.組織機構對比
班級就像是一個企業一樣,每一個交班費的同學就像是班級的股東,企業的股東擁有企業的所有權,班級的“股東”當然也是班級費用的最終擁有者,企業中的CEO、總經理、總裁,對應著班級里的班長、支書以及其他的班級管理者,當然,由于企業的資金流動比較大,所以需要設置專門的資金管理部門,即會計或者是財務部,班級的班費數額相對來說較小,班級內的生活委員以及其他同學就能夠應付自如。
2.資金走向對比
股東為企業注入了原始的資金,讓企業的管理人員拿著這些錢來創造價值,取得企業的利潤,在班級內部,最初的班費也是由班級中的同學提供的,只不過這筆費用并不是用來創造價值,而是為了更好的管理班級,也就是說這筆費用創造了無形的價值。當企業不滿足現在的發展,想要得到更多的利潤時,就要籌集資金,進行自身的擴張,這就要求老股東以及一些新的股東注入新的資金,這也就像是在班級的費用不足時,要定期的收班費一樣,如果企業申請破產,那么其所有的資金在償還了債務之后會退還股東,班級解散之后,班費也會退還給每一個同學。
3.財務制度的對比
企業專門負責資金的會計會將發生的每筆交易和資金的流動情況詳細記錄,班級的生活委員也是這樣,他掌管著班級內部的資金流動情況,也記錄著每筆班費的走向。企業會定期的對外提供財務報表等來供資金的提供者檢查資金的使用是否合理,在班級中,班級的管理者也會定期將記錄的賬本公布,來告知同學們班費的使用情況,都達到了監督資金使用的目的,當企業資金或者是班費不足時,管理人員就會像各自的資金提供者索要資金,也就是融資和收集班費,企業融資為了賺錢,使利潤最大化,籌集班費則是為了能夠使班級更有利于同學們的學習和生活。
三將企業財務管理融入高校班費管理的思路
1.提升班級同學對班費收支管理的重視程度
如果企業的領導者能夠對企業負起足夠的責任,及時的監督資金的使用情況,那么該企業的財務管理人員也就會盡職盡責,盡量避免資金出現問題,同樣的道理,假如班級中同學們也能夠主動的監督班費的使用情況,定期查看,那么管理班費的同學也就會小心謹慎的使用班費,不敢作弊。
2.制定嚴格的報銷制度
要想管理好班級費用,就要設置兩個管理者,設立兩個管理者并不是要設置兩個人分別管理自己的賬本、自己的資金,而是設置專門的管理金錢和負責記錄金錢走向的人員,比如企業在資金管理方面設置了會計和出納人員,這樣兩者就會互相監督,互相牽制,所以在班級中,我們要選舉出一個人管理班費,另一個人負責監督班費的使用情況。在班級中班費要實報實銷,當有人需要使用班費時,可以自己墊付或者是向生活委員預支,在活動結束后,應該持有關的票據經過班長以及其他班級管理者簽字后方能找生活委員支付。生活委員也應該及時的整理相關票據,來定期的向同學們匯報。
3.設置班費管理的專門監督人員
“分權制衡”原則被應用在企業中,企業設置審計部門來對經營和財務活動進行監督,達到權力分散的目的,但是在班級中,這樣的制度很難實行,因為班級中只有班委負責班級內部大大小小的決策,這就要求有專門的人員來對班費使用進行監督,來要求生活委員不得不謹慎小心的對待每一筆班級中的費用。
4.實行嚴格的審批制度
在企業中,不同級別的管理者有不同的權限,部門經理、副總經理、總經理能夠決定的報銷數額分別為500元、2000元、5000元,在班費的管理中也可以這樣做,較小數額的班費直接由生活委員簽字報銷,當數額較大時就需要到班長、支書處簽字報銷,對那些數額對班級影響較大時,就需要全體同學一起表決。
作者:劉昕 單位:遼寧醫學院