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業務流程分析與功能需求調研

（一）業務流程分析

1、信息的數字化：信息的數字化主要包括兩個方面，一是現有館藏檔案信息的數字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現有業務執行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數字文檔，以及按照格式規范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規范整合：信息的規范整合首先需要有規范的格式規定；根據規范格式，各部門業務人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進行歸類存檔，形成方便查詢、統計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進行查詢、瀏覽，對部分不符合規范的信息進行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進行信息的初審和整理后，進一步進行信息的審核和修改，在確認無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉檔、銷毀等內容，這些管理業務是交叉進行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統一存儲格式的檔案數據，但對于不同門類的檔案數據而言，其檔案數據的元數據格式和屬性有所區別，平臺需考慮各檔案門類數據庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業務部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關信息，共享部分檔案信息內容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調研

對平臺功能需求進行調研，調研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數字化階段：主要是各業務部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規范，詳細的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統操作記錄功能。2、在信息的規范整理階段：主要面向專兼職檔案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統計功能，用戶的系統操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統計功能，部分類別檔案信息的開放共享設置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業務部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續借功能等。從以上五個環節的功能需求調研不難看出，檔案的數字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統計，檔案的開放設置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統設計與實現

（一）系統設計理念

其一，是要實現信息的數字化。通過原有信息的數字化轉換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現。其二，是要實現信息的規范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現信息的規范化。其三，是要實現信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據行政類進行集成，供查詢和統計；二是根據各個干部進行信息的集成。其四，是要實現信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統，實現公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現最大范圍的數字化共享，提高檔案信息的利用率。

（二）系統功能架構設想

干部人事檔案信息化管理系統可分為三個部分：前臺門戶、后臺管理系統和數據庫。1、前臺門戶。前臺門戶針對各個業務部門和干部，其功能模塊有信息錄入模塊和信息利用模塊。信息錄入模塊針對業務流程中的信息數字化，業務部門管理員可以通過前臺門戶上傳和錄入干部人事檔案信息；同時，業務部門管理員和干部可通過門戶查看人事檔案管理公告、查詢可借閱檔案信息、在線借閱和續借等等。2、后臺管理。后臺管理系統包括3個主要模塊：信息的規范整合模塊、信息存儲模塊和信息管理模塊，分別對應于業務流程中的信息規范整合、存儲和管理。在信息規范整合模塊中，平臺可根據預設的文件格式規范，對前臺門戶中業務部門管理員上傳的檔案信息進行格式檢查，若不符合則無法成功上傳或錄入；其次，檔案管理員可對部分信息做靈活處理，審核、修改；信息審核通過后，平臺將對檔案信息進行自動歸類。在信息存儲模塊中，檔案管理員進一步對檔案信息進行入庫審核和入庫信息的錄入。在信息管理模塊中，檔案管理員將根據應用進一步對檔案信息進行管理，可對檔案信息進行修改、鑒定和統計，設置開放的檔案資源、可借閱的檔案資源，管理檔案借閱記錄。3、數據庫。數據庫信息包括兩部分，一部分是檔案信息，根據上文八類進行分類存儲；其二是用戶平臺的訪問日志信息，通過訪問跟蹤記錄，方便用戶查看個人操作記錄，尤其是檔案管理員對信息進行修改、編輯的跟蹤記錄，方便日后追索。干部人事檔案信息化管理系統為干部人事檔案管理提供了一個數字化、規范化、集成化和跨部門共享的信息平臺，有利于保證信息的真實性、完整性、安全性和信息更新的及時性。平臺只是工具，信息化的應用與實施、管理體制的建立、制定規范化的流程、專業化的干部人事檔案管理隊伍等同樣重要。

本文作者：李妍作者單位：茂名職業技術學院