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第一篇：干部人事檔案信息化管理研究

1干部人事檔案信息化管理的制約因素分析

1.1管理人才資源不足

人才是各個行業缺乏的重要資源，很多單位都認為沒有必要聘請專門的檔案管理人才，由辦公室或其他相關部門的人兼職管理檔案工作就可以，這樣的思想是錯誤的，由此而產生的人事安排也是不科學的。檔案管理工作是一項復雜的工作，需要工作人員付出更多精力，檔案的分類管理、日常維護以及驅蟲防潮等工作，都不是非專業人員能夠完成的。干部人事檔案是了解干部本身的重要資料，這些資料一旦出現問題就會影響到干部的發展甚至還會讓一些“有心人”借此重新偽造檔案。如果不安排專門人才進行管理，就等于給檔案管理工作的建設附加一個漏洞，使部分別有用心的人從這些“非專業”人員的工作中鉆空子，從而造成不良影響。

1.2信息化系統建設不完善

信息化系統建設不完善也是這一工作中出現的問題。干部人事檔案信息化管理并不是簡單地將檔案內容輸入電腦，通過現代化的設備記錄就可完成的，而是需要一系列的信息化程序和工作環節，將檔案管理工作形成一個信息化的整體，這才是信息化系統建設的全部內容。然而目前我國檔案管理工作還遠遠沒有達到這樣的發展水平。比如，在分析干部檔案的時候，只能從系統中輸入查找個人的檔案內容，卻不能從宏觀角度通過建模等全面了解干部信息，一旦需要相關數據還要進行人工操作，不能充分體現信息化的優勢。這是由于人們對信息化管理認識不到位導致的。

1.3硬件配備存在問題

硬件配備的問題在不同單位程度不同。比如，一些資金較為充足的單位在硬件配備上可能表現為干部人事檔案管理軟件的應用不全面，或缺少數碼相機等較少使用的檔案管理信息化發工具。而在一些資金較為缺乏的單位，一方面有些單位可能還沒有開始人事檔案信息化管理工作，另一方面有些單位配備的基礎信息工具，如電腦等硬件設備配置非常低，僅能進行數據錄入等簡單工作。

2干部人事檔案信息化管理發展的建議措施

2.1培養引進專門的管理人才

培養引進專門的人才是發展干部人事檔案信息化管理的重要一環，只有擁有高質量的人才做保障，檔案信息化管理工作才能實現，檔案管理工作的系統升級也才能有條不紊的推進。例如，人事檔案管理工作中利用信息技術制作數據模型這一工作，并不是任何人都能完成的，需要專業的人才從事該項工作。因此，給每一崗位配備專業的技術人才，不僅是檔案管理工作當前發展的要求，更是其未來發展的需求。

2.2完善信息化系統的建設和發展

要進一步建設和完善人事檔案管理信息化系統。如果某單位暫時不能全面推進檔案信息化管理工作，可先選擇干部人事檔案管理工作為對象，著重提高這一部分人的檔案信息化管理水平，加強對干部檔案的管理監控。定期檢查和維護信息系統，及時解決出現的問題與漏洞，保證人事檔案的安全性。目前網絡攻擊性逐漸增強，人事檔案信息化管理的發展在給檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來很多挑戰，除系統本身的升級和完善外，工作人員還應注意掌控系統的安全性，保證軟件24小時有監控系統運作，消除檔案管理工作的后顧之憂。

2.3投入資金，完善硬件配備

檔案信息化管理的發展是一種趨勢，各地都應積極響應，推進其全面發展。對一些資金充足的單位來說，應嚴格按照檔案管理尤其是干部檔案管理條例的相關要求，配備完善的硬件管理設備，促進信息化水平的提高，而對一些資金不充足的單位來說，上級管理部門應適當干預，給予一定的資金補貼，為單位人事檔案信息化管理的發展提供更多支持。

作者：敖雪婷 單位：呼倫貝爾市人才流動人事考試中心

第二篇：干部人事檔案信息化困境思考

一、信息化是干部人事檔案工作發展的大趨勢

干部人事檔案信息化通俗地講就是運用計算機、掃描儀、網絡等現代信息技術實現檔案信息接收審核、錄入存儲、轉遞和查借閱服務的過程。干部人事檔案信息化的意義不僅僅在于將計算機、掃描儀、網絡等現代信息技術運用于干部人事檔案工作全過程，完成傳統的紙質實體檔案手工整理，人工管理向運用現代信息技術進行數字化管理的根本轉變，創新工作手段，改進工作方式，而且更主要的還在于運用現代信息技術，規范干部信息，嚴格干部管理，遏制檔案造假；減少檔案損毀，保護檔案實體，維護檔案安全；增強檔案功能，降低管理成本，提高利用效率，實現檔案價值；提升管理質量和水平，為新時期干部人事工作和社會主義現代化建設提供優質高效的信息和技術服務。干部人事檔案信息化是干部人事檔案工作發展的大趨勢。中共中央組織部作為全國干部人事檔案工作的最高專業主管部門，自20世紀90年代初以來，就一直在大力提倡并積極推進干部人事檔案信息化工作，全國干部人事檔案信息化建設也取得了一些成果。中組部早在1995年1月，就頒布了《全國組織、干部、人事管理信息系統信息結構體系》，為全國組織、干部、人事管理信息系統軟件的設計提供了一套基本依據和統一標準；1997年，中組部在全國推廣由其監制的深圳版《全國組織干部人事信息系統》軟件，并于2000年開始了基于圖像的數字化干部人事檔案系統開發的調研準備工作，并進行了相關系統的研發工作；中組部在2006年、2011年分別制定了《2006—2010年全國組織系統信息化工作規劃》和《2011—2015年全國組織系統信息化工作規劃》，提出了制定干部數字檔案標準，建立中管干部、省（部）管干部數字檔案信息庫，在組織部門內部局域網上提供領導干部檔案的查閱服務等干部檔案信息化工作目標；2010年，中組部在下發的《關于報送新任中管干部數字檔案的通知》中，制定了《新任中管干部數字檔案報送標準（試行）》，并與北京航星永志科技有限公司聯合研制了《干部數字檔案采集軟件》，率先完成了現職中管干部檔案數字化采集工作，為全國干部人事檔案信息化起到了很好的示范和引領作用；全國部分省市委組織部（如山東、廣東、陜西、江蘇、云南、湖南等省）研發有各具特色的《干部人事檔案管理系統》軟件，少數單位已經實現了干部人事檔案的數字化管理，基本實現或部分實現了干部人事檔案信息化，為在全國范圍內全面推進干部人事檔案信息化建設奠定了一定的標準、依據和技術基礎，積累了一定的經驗。全國干部人事檔案信息化建設大環境、大趨勢氛圍正在形成。但全國范圍的干部人事檔案信息化仍處在一個缺乏統一規劃，發展不平衡，水平較低，進展緩慢的困境狀態。中組部雖然也為干部人事檔案信息化做了大量工作，但由于諸多原因，至今還沒有頒發全國性的干部人事檔案信息化建設的總體規劃、建設方案、發展目標和可以操作的指導性意見，基層單位的干部人事檔案信息化建設基本上是處于一個“八仙過海，各顯神通”，盲目發展的無序狀態；部分省市、地區及單位已經初步或基本實現了干部人事檔案信息化，但多數省市、地區和單位尚處在探索實踐的起步階段，干部人事檔案管理總體上仍然停留在傳統的手工管理為主的階段；初步或基本實現了干部人事檔案的數字化管理的省市、地區或單位，其信息化程度都不是太高，多數僅限于干部人事檔案管理人員單機使用或局域網內少數人員使用，還沒有形成干部人事檔案管理系統專網以及在專網上可供全市、全省甚至全國共享的干部人事檔案信息數據庫。干部人事檔案信息化建設目前的這種狀況，顯然與國家信息化戰略要求不相適應，也落后于國家檔案信息化建設的發展步伐，滯后于干部人事制度深化改革的實踐需要。

二、阻礙干部人事檔案信息化順利發展的制度性因素

干部人事檔案信息化建設是一項系統工程，它涉及資金技術、觀念意識、組織領導、管理體制等各個方面，因此，造成干部人事檔案信息化建設缺乏統一規劃，發展不平衡，水平較低，進展緩慢的原因也是多方面的，既有干部人事檔案工作的主管部門、干部人事檔案管理機構的領導以及檔案工作人員的信息化意愿不強，主觀意識不到位，檔案工作人員素質與信息化要求不相適應等方面的原因，也有資金投入不足，理論研究、技術開發不夠，干部人事檔案涉密性強，分級管理體制運行封閉等方面的原因。但筆者認為，上述原因還不是造成干部人事檔案信息化建設盲目無序、進展緩慢的發展困境的根本原因。造成干部人事檔案信息化建設盲目無序、進展緩慢的發展困境的根本原因是干部人事檔案工作的有關部門對干部人事檔案信息化建設的組織領導不力。組織領導是否得力在很大程度上要取決于組織領導力量強弱，組織領導力量強弱在很大程度上又根源于工作體制特別是領導體制。工作體制屬于制度性范疇。干部人事檔案工作體制上存在的諸多弊端直接影響干部人事檔案工作的組織領導力量強弱，是影響和阻礙干部人事檔案信息化健康快速發展的體制性障礙和制度性因素。體制性障礙和制度性因素在干部人事檔案信息化建設中起著決定性作用。沒有強有力的制度機制做保證，沒有強有力的組織領導和強大的組織力推動，干部人事檔案信息化不可能健康快速發展，干部人事檔案信息化目標任務不可能順利實現。干部人事檔案工作體制主要解決的是干部檔案工作歸誰領導，由誰主管，誰來牽頭，怎么去做這件事情的問題。因此，干部人事檔案信息化盲目無序、緩慢發展困境歸根結底還是由干部人事檔案工作體制上存在的諸多弊端造成。

現行干部人事檔案工作領導體制至少存在以下弊端：一是主管部門不太明確，責任主體不十分清晰。《干部檔案工作條例》明確規定：干部檔案工作由各級組織、人事部門領導，各級組織部門對同級和下級的干部檔案工作，在業務上負有監督、檢查和指導的責任。按照《干部檔案工作條例》的這一規定，干部人事檔案工作出現了組織、人事兩個領導部門和主管部門。但條例對這兩個部門的職責如何劃分，怎樣實現對干部人事檔案工作的領導，沒有做進一步的規定。實際上，干部人事檔案工作自上而下都是由各級組織部門在領導和主管；干部檔案工作相關文件均是由各級組織部門頒發，其他類人事檔案如企業職工檔案、流動人員人事檔案管理方面的規定大都是參照干部人事檔案工作相關文件精神制定出來的；2011年10月國家檔案局在其頒布的《國家基本專業檔案目錄》，就明確將中組部列為干部檔案專業主管部門。二是檔案行政管理部門的監督管理責任沒有完全落實。《干部檔案工作條例》規定，各級檔案行政管理部門要按《中華人民共和國檔案法》等有關規定，對各級組織人事部門的干部檔案工作進行宏觀管理、組織協調和監督指導。但在中組部、國家檔案局在《關于印發〈干部檔案工作條例〉的通知》又明確指出，干部檔案工作納入全國檔案工作管理體系后，干部檔案的具體管理和干部檔案工作的領導與指導，仍以各級黨委組織部門為主。但《中華人民共和國檔案法》實施細則以及《干部檔案工作條例》并沒有對檔案行政管理部門怎樣對干部人事檔案事業的發展進行宏觀管理、組織協調、監督指導，做出進一步的明確規定。實際工作中，檔案行政管理部門沒有或沒有完全將干部人事檔案事業納入宏觀管理、組織協調范圍，工作業務上沒有或不便于進行更多的監督與指導。2002年，國家檔案局、中央檔案館頒發的《全國檔案信息化建設實施綱要》，就沒有涉及干部檔案信息化建設方面的內容；唯有2011年國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》，將《干部檔案工作條例》列進需要做好修訂準備工作的檔案工作系列文件里面。三是機構設置不盡合理，干部力量配備沒有完全到位。《條例》規定，縣以上（含縣）的組織、人事部門，應建立相應的干部檔案管理工作機構，并負責對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理1000人的檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。但從實行的情況來看，機構設置和干部配備在某些地方、省市和單位并沒得到很好地落實，除中央組織部干部信息管理中心下面有一個中管干部信息檔案處，極少數省市縣委組織部門設有干部檔案處、干部檔案科外，絕大多數省市縣委組織部門都只是將干部人事檔案工作作為組織人事部門的一項工作職能，在干部一處、干部科等機構下面設了一個干部檔案室。干部檔案室的工作人員不僅要按干部管理權限，分級管理干部檔案，而且要履行對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作的領導與指導工作職責。干部檔案室不屬于編制內的機構，干部檔案室的工作人員處于無職無權的尷尬地位。干部檔案管理機構的這種配置，不僅直接關系到檔案工作人員的職級待遇提升，影響干部檔案隊伍“安、專、迷”，而且直接影響干部人事檔案事業的正常發展。干部檔案室的工作人員在完成數量龐大的干部檔案管理任務后，既沒有多少時間去研究干部人事檔案工作中出現的新情況和新問題，也沒有多少精力去對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作的進行領導與指導。干部人事檔案工作這樣一套管理工作機構顯然與國家檔案系統那一套管理工作機構相差甚遠。要靠這樣一套管理工作機構及其弱小的檔案工作人員隊伍去完成干部人事檔案信息化建設任務，顯然不太現實。四是雙管或多管單位歸誰領導沒有得到很好解決。按照《干部檔案工作條例》：“干部檔案工作，……由干部主管部門領導與指導”的規定，雙管或多管單位的干部人事檔案工作應該是由其干部人事的上級主管部門領導與指導，但《干部檔案工作條例》并沒有對雙管或多管單位的干部人事檔案工作歸誰領導作明確規定，導致在實際工作中往往會出現雙管或多管單位的干部人事檔案工作，其上級單位都不管的現象，雙管或多管單位的干部人事檔案工作處于沒有上級主管部門領導與指導的狀態。

三、改革是破解干部人事檔案信息化困境的根本途徑

干部人事檔案信息化建設要走出目前所面臨的困境，既要加大信息化建設宣傳教育力度，提高干部人事檔案工作領導干部、檔案工作人員的信息化意識和信息化專業技能；也要落實檔案工作專項經費，加大信息化建設資金投入以及干部人事檔案信息化技術研發力度；更要加大干部人事檔案工作體制改革力度，克服干部人事檔案工作領導體制弊端，破解阻礙干部人事檔案信息化建設順利發展的體制障礙，消除影響干部人事檔案信息化建設順利發展的制度性因素。

一是明確主管部門，強化領導責任。在新修訂的《干部檔案工作條例》中，應明確規定各級組織部門就是干部人事檔案工作的主管部門，干部人事檔案工作由各級組織部門領導與指導；中組部負責全國干部人事檔案工作的宏觀領導與指導，各級地方組織部門負責本行政區域內的干部人事檔案工作的領導與指導，以避免出現同一系統、部門或單位出現組織、人事兩個領導部門和主管部門問題以及雙管或多管單位的干部人事檔案工作主管部門缺位問題。

二是落實監督指導職責，加強宏觀管理。干部人事檔案作為國家檔案的組成部分，理應納入國家檔案工作管理體系。在新修訂的《干部檔案工作條例》中，應各級檔案行政管理部門通過什么方式實現對各級組織人事部門的干部檔案工作進行宏觀管理、組織協調和監督指導做出明確規定。檔案行政管理部門除了按《中華人民共和國檔案法》執法要求，加強對各級組織人事部門的干部檔案工作進行檢查監督指導外，還應將干部人事檔案事業的發展、干部人事檔案信息化建設、理論研究、管理機制、隊伍建設納入國家檔案事業發展規劃，落實檔案行政管理部門對干部人事檔案工作進行宏觀管理、組織協調和監督指導。

三是健全工作機構，配足配強干部力量。在新修訂的《干部檔案工作條例》中，不僅要明確規定縣以上（含縣）的組織、人事部門，必須建立相應的干部檔案管理工作機構，而且要明確規定各級干部人事檔案管理工作機構的職級，統一機構名稱，并按管檔數量和是否有業務指導任務配備專職管理干部和業務指導人員。如中組部設干部人事檔案管理局，省市組織人事部門設干部人事檔案管理處，縣處級單位設干部人事檔案管理科，管檔數量少或不需要建立機構的單位可以設置干部人事檔案室等；在既有組織部門又有人事部門的單位或部門建立一個干部檔案管理工作機構，集中統一管理本部門、本單位的干部人事檔案；縣以上（含縣）的組織、人事部門干部檔案管理工作機構必須配備專職管理干部和業務指導人員，管檔數量少或沒有管檔任務的單位可以配備兼職檔案工作人員。通過機構設置和干部職級待遇提升從制度機制上解決干部人事檔案管理工作機構設置不合理、干部人事檔案管理干部職級、待遇偏低以及檔案工作人員“安、專、迷”等問題。

四是完善管理體制，優化管理模式。各級干部人事檔案管理工作機構按照干部管理權限集中統一管理干部人事檔案，并負責對本地區、本部門、本系統的干部人事檔案工作進行指導、監督和檢查。干部人事檔案管理既可實行由組織人事部門的干部人事檔案管理工作機構集中或相對集中管理干部人事檔案的非納入管理模式，也可實行由本單位的綜合檔案管理部門（檔案室或檔案館）集中管理干部人事檔案的納入管理模式。各單位可以結合本單位實際，選擇適合本單位情況的管理模式。實行納入管理模式的單位，其干部人事檔案要固定專人管理，業務工作要接受本單位組織人事部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。

作者：方德生 單位：四川警察學院

第三篇：人事檔案信息化建設

1人事檔案信息化建設的重要意義

1.1人事檔案信息化工作是順應時展的迫切需要。

當今這個時代已近全面步入信息化時代，各行業各部門都在加快信息化的進程。檔案部門也面臨著信息轟炸和計算機網絡技術帶來的強大壓力。很多地方已經在改變傳統手工方式的操作，讓信息技術全面介入檔案管理和人事檔案管理。在當前這樣一種情況下，人事檔案管理部門不應該還在觀望、還要等待。而是要順勢而為、積極謀劃，變被動為主動，最大限度的開發網絡資源、開發軟件系統、培養計算機人才，積極推進人事檔案信息化建設，不斷提高人事檔案信息化建設的程度，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，更好的服務于人力資源建設。

1.2人事檔案信息化工作是人事檔案進一步發展的必然要求

人事檔案工作既是檔案工作，更是人事工作的重要組成部分，屬于人力資源管理的范疇。人事檔案包含人員的各類重要信息、例如學歷、職稱、獲獎，可以給人才選拔提供最直接的參考。人事管理部門為了更加高效、便捷的給決策部門提供人事信息，就必須要按照科學、系統的方法開發人事檔案信息資源。由于傳統以及歷史的原因，當前人事檔案還主要是以紙質材料為主，材料形成跨度時間長，種類繁多，人事檔案門類有十大類，中間還有很多小類，多的材料能達到4、500頁，要在這么多的材料、這么多的門類中實現材料的快速調閱，實在是很困難，也不符合現代信息資源建設的要求。信息化已經全面介入檔案管理，很多地方的綜合檔案已經實現了信息化管理。信息化在人事檔案的全面鋪開是早晚的事情。為了走在人事檔案信息化的前面，能更好的引領、帶動人事檔案的信息化工作，積極開展信息化建設是進一步做好人事檔案工作的必然選擇。

2人事檔案信息化工作建設中面臨的主要困難

2.1領導重視不夠。

平心而論，檔案工作在領導眼中并不屬于重要工作。人事檔案雖然關系著全部人員的重要資料。但在領導眼中只要把紙質檔案管好了，做不做檔案的信息化、開不開展的人事檔案的網絡化就顯得不是那么重要。遇到有上面檢查的時候能應付就應付，檢查過后依然是老樣子。因此當前人事檔案信息化建設的的主要問題是領導的關注度還不夠，領導還沒有意識到信息化時代對人事檔案管理帶來的沖擊。在很多領導的意識里，人事檔案就是一大堆材料的堆積，信息化在他們看來完全沒有必要。

2.2經費不足。

如前所講，人海檔案的信息化建設并沒有得到領導的高度重視，因此在經費投入上就顯得不是那么充足，能保障日常工作的正常運轉就已經不錯了。而且人事檔案的信息化建設是一個系統的工程，例如有庫房建設的需求、人事檔案管理設備的要求，復印機、打印機、掃描儀、照相機等等這都需要經費的充足保證。除此之外，人事檔案信息化建設最重要是的是軟件的支持。管理檔案的工作人員一般都不具備開發軟件的能力，必須尋求市場解決。一般的軟件也要十來萬，好的甚至要幾十萬，這還只是初期購買軟件的費用，后期的維護、保養、升級都需要資金的進一步支持。因此人事檔案的信息化建設確實需要大量資金的支持，而我們在這方面還遠遠投入不足。

2.3人員素質有待提高。

盡管從事檔案管理的工作人員近些年有一定變化，引進了年輕人、優秀的大學生，但從總體上來講從事檔案工作人的特點是年齡偏大、性別多是女同志，看著辦公室人員多，真正能操作、上手的人員少。人事檔案的信息化建設本來就是一項要求技術、要求信息化知識的工作。顯然一大批年紀大的女同志并不能很好地勝任這項工作。

3人事檔案信息化建設的對策

3.1千方百計爭取領導支持。

通過各種形式、各種渠道向領導宣傳人事檔案信息化建設的意義和重要性。向領導展示人事檔案信息化后的場景，讓領導相信人事檔案信息化工作是單位和部門人事工作的重要環節，人事檔案信息化既是適應當前不斷發展形勢的需要，更是人事檔案工作自身發展的迫切需求。只要爭取到了領導的支持，不管是庫房環境、資金保證、設備支持以及人員調動都會得到極大改觀，將會有力的促進人事檔案信息化工作的開展、加開改革的步伐。

3.2加大資金投入。

爭取到領導的支持，想法設法加大資金的投入。趁著當前整個社會都在搞信息化建設工作，檔案工作人員也要趕上這趟信息化建設的春風，把人事檔案信息化建設的資金納入單位的預算之中，這樣就有了堅實的資金保障。在工作中嚴格按照預算來執行，根據人事的檔案信息化的工作要求，把信息化建設需要的相關設備逐步配備齊全。在裝備齊全的情況下為人事檔案信息化工作奠定堅實的物質基礎，合理配置檔案庫房,并根據檔案庫房管理的“八防”要求,配備防火、防盜、空調、滅火裝置、溫濕度測試儀等設施。保證人事檔案信息化建設的順利開展。

3.3培養適應現代信息技術的人才。

人事檔案信息化工作就是將人事檔案信息化、網絡化的過程。這是一個現代化的過程，對已經習慣漿糊、縫紉機、裝訂機等傳統檔案整理方法的人員來講是一個全新的課題，極具挑戰。所以檔案工作人員的轉型特別重要，檔案工作人員自身要有轉型的意識，清楚了解當前整個檔案發展的形勢，明白轉型非轉不可，勢在必行。與其讓明天來淘汰自己，不如讓自己轉型來適應明天。積極主動加強檔案信息化建設方面的學習，練就過硬的檔案信息化本領。除此之外，檔案管理部門要給工作人員提供轉型發展的學習環境，通過參觀學習、外出培訓、請人來指導等多種形式為檔案工作人員提供最好的學習環境、學習氛圍、學習支持。這樣通過內部以及外部的合力作用，推動檔案工作人員的順利轉型，為人事檔案信息化工作提供最好的人力保障。

3.4做好人事檔案信息化建設的保密工作。

人事檔案在現階段畢竟還屬于機密的內容，未經組織、人事部門授權，任何單位和個人不能隨意調閱自己和他人的人事檔案。在人事檔案信息化工作完成后，人事檔案的相關內容全部呈現在網上，這就給別有用心的人以及黑客提供了機會。因此做好人事檔案信息化工作的保密措施特別重要。如果是通過購買他人軟件的要定期備份、清理授權，設好防火墻，積極做好防御工作。有條件的話最好自己開發軟件，掌握核心信息、掌握修改權限，這樣會更加安全。無論如何都應該定期檢查、做好清理，經常更換密碼，想盡一切辦法，保證人事檔案信息化工作的安全。

作者：唐書怡 單位：樂山師范學院

第四篇：信息化人事檔案管理探索

一、信息化背景下人事檔案管理的意義

信息化背景下，人事檔案管理主要是從傳統的實體文件管理轉化為數字化、網絡化，進而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在進行信息化人事檔案管理時，檔案管理工作需要對那些易于損壞、使用頻率較高的重要檔案進行數字化、網絡化保存，以方便使用和查詢。在信息化時代背景下，加大現有人事檔案數據庫的規模和容量，加強信息共享與安全儲存也是時展的需要。人事檔案信息化管理的意義與作用可歸納為以下幾個方面：

1、降低管理成本

傳統的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，這樣不僅節約了保管費用，節省了占地空間和紙質費用，而且查閱起來極為方便迅速，節省了查閱檔案者的時間，也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員浪費。

2、為社會選人用人提供方便

人事檔案進行信息化管理后，檔案不再以傳統的紙質版形式存在，用人單位可以直接根據網絡共享平臺對人員進行直接快速了解，不必再像對傳統形式檔案一樣慢慢的進行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作速率，同時也可減少了相關管理部門對人事檔案管理的工作量，還確保了檔案信息的準確性，提高人事管理部門的工作效率。

3、促進檔案信息的準確、完整

在傳統的檔案管理工作中，經常會出現由于部門之間沒有及時溝通，交接工作不及時而導致檔案信息不完整、更新速度慢的狀況。而建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時在網絡平臺上進行共享，避免了這種由于交接工作導致的錯誤，使得檔案更新更加及時，也更加確保了檔案的準確性、完整性程度。

4、改變現有管理人員的工作模式

在傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，而進行檔案信息化管理后，檔案管理人員只需把檔案以數字化形式共享到網絡平臺，這樣便可以方便、快速的實現各種人事檔案信息的統計和分析，從而提高各項工作的效率。同時還可以提高工作人員對業務的學習，進而提高他們對檔案的管理水平。

5、增強檔案原件保護

傳統的紙質檔案，雖說在檔案室里能夠保護完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統的紙質版檔案信息化、數字化，會使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時間長久的檔案物品，信息化實施后明顯是對他們最好的保護方式。同時，檔案信息化也避免了一些動機不正的人員對檔案進行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護。

二、信息化背景下人事檔案信息管理的現狀

1、缺乏強有力的監督

有些企業在人事檔案管理上缺乏強有力的監督，導致檔案信息管理工作效率低下，現代信息技術的作用沒有發揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關系沒有劃清，在日常工作中往往會出現不必要的麻煩，一些企業管理僅僅是依靠行政管理來監督檔案管理工作，沒能很好的發揮法律監督作用，造成政府對檔案的監督工作也不是很理想。

2、工作人員專業素質不夠過硬

檔案的管理需有專業的監管人士進行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒有相關的資格證，有的甚至是臨時調用，自身專業素質不過硬、對檔案管理工作沒有熱情，使得工作效率大打折扣。

3、自身機制薄弱，領導不重視

自身機制薄弱，領導對檔案管理工作不重視在很大程度上使得檔案信息化管理不能正常進行。領導的不重視導致相關專業人員不能到位、相關規章制度落實不下去，各部門對此工作相互推諉，不能很好的進行溝通。這就導致了大家都不把檔案管理當作一件重要的事，在進行檔案處理時往往也就會臨時抽派一些人進行整理，以致檔案信息管理不能很好的進行。

4、只重視使用，不重視管理

一些管理部門只單單的重視檔案的查詢功能，卻忽略了管理工作。有的仍舊在延續老式檔案的管理方法，不僅費時、費力，更不能很好的對人事檔案進行管理，導致工作量大效率卻低下。有的部門雖然配備的有電腦、掃描儀、打印機等先進設備，但對檔案管理只是局限于輸入和打印等一些常規的簡單操作，對人事信息的整理、分類、匯總等工作則無法進行。

三、加強和完善人事檔案信息管理的對策

在信息化時代背景下，為了使人事檔案管理工作更好地開展，不僅需要各機關部門加強對檔案信息化的重視，更需要強有力的監督監管部門和權威的法律法規來保障，同時也需要大力培養專業素質人才來支撐人事檔案信息化的進程。

1、建立完善的數據管理系統，重視人事檔案管理的信息化建設

利用現代信息技術的優勢建立一整套完善的數據管理系統，利用網絡技術對人事檔案數據進行即時更新，讓每一個人第一時間了解到自己的最新檔案，解決信息報送不及時問題。同時對人事檔案信息進行數據分類，按照不同的種類進行不同的分組，方便企業在進行招聘時查詢應聘者資料，同時這些信息可以重復利用，為企業的發展提供多方面的幫助。但數據的統計分類并不是一件簡單的工作，需要相關部門發揮最大的作用，真正實現檔案管理信息化、便捷化。

2、加強人事檔案管理工作人員的專業素質培養

工作人員的專業素質是保障人事檔案信息管理工作順利進行的保障。只有工作人員的專業素質得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。所以，無論是企業還是政府相關機構都應該加強對檔案管理工作人員的專業素質進行培養，使他們的能力得到提升。具體可聘請一些專業的檔案管理工作人員對員工進行專業培訓，同時還應聘請一些計算機方面的人才對員工進行深度的計算機培訓，使他們掌握計算機的使用和修理。同時，員工也應注重自身專業素質的培養，在平時的工作中發揮主觀積極性、能動性，主動去發揮自己的潛能，創造更大的價值。

3、建立健全內部管理模式，提高工作水平

科學、完善的自身管理機制，是檔案工作能夠安全、高效進行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應對檔案的檢閱與存儲，實行互相牽制、分級授權簽署的模式進行管理，對部分珍貴檔案的存放或過期檔案的銷毀，要盡可能的實施集體決策。同時要對重要部門的人員定期調整以保證個人檔案的私密性。

4、實施嚴格的考評制度并進行獎懲

按照工作的需要和工作性質制定嚴格的規章制度，按照公平、公正的原則對檔案管理工作人員進行獎懲。對那些在工作中表現突出，認真負責的工作人員進行適當的物質獎勵和精神獎勵，而對那些工作成績不高，或者在工作中犯了錯誤，比如將個人隱私透漏、使信息失真的工作人員進行懲罰、批評，對于情節比較嚴重的工作人員則追究其法律責任。

5、建立專人負責制度

為適應新形勢的需要，促進檔案管理信息化的發展，人事檔案信息管理工作不僅需要專業的技術型人才掌握必要的信息化業務知識，并且還要有人參與檔案管理、保護等具體業務。因此檔案管理部門應對檔案的存放、調閱、流通等各個流程進行嚴格的控制，不可疏忽任何一個環節，將責任聯系到具體的工作人員，將各項措施切實執行，達到專人負責，以便檔案能夠更好的得到管理與保護。

6、加強相關系統、軟件的安全保障

在信息化高速發展的今天，網絡能夠給我們帶來便利，也能夠給我們帶來侵害。過去使用的檔案系統大多是單機系統，病毒不能直接入侵，不會造成大的危害。但若實現檔案信息化管理，就要進行全國聯網或是局域網連接，這個時候就可能會出現網絡中斷退出、病毒入侵、黑客來訪等現象。因此，在進行相關軟件購買的時候，一定要檢驗軟件開發廠商有沒有完全依照法律法規來設計制作。在運行檔案信息化系統軟件的時候，要詳細排查系統軟件是否存在著漏洞，如果檢查結果不符合安全需要，應立即停止使用，以保障檔案信息系統的正常適用。

四、結語

總之，計算機信息技術的普及和應用為人事檔案管理提供了新的方向和途徑，也帶來了新的機遇與挑戰。人事檔案信息化應吸取其它檔案信息化建設的經驗與教訓，在科學發展的前提下，努力探索出一條向著數字化、網絡化發展的可持續道路。

作者：蔣長高 單位：福建建工集團總公司