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在各大高職院校中，干部人事檔案能直接影響校內(nèi)人事的任免工作安排。其涵蓋的內(nèi)容豐富多樣，除了干部最基本的個人信息外，還包括對干部的思想品質(zhì)的評價、日常工作中的表現(xiàn)情況、具體的獎懲情況等等，具有一定的客觀性和真實性。與此同時，它也是學校對干部進行考察、評價和選用的信息基礎。隨著教育制度的不斷改革，各高職院校也對干部人事檔案的管理工作越來越重視，有效提高其管理水平，不僅是加強校內(nèi)管理的有力法寶，更是提升學校內(nèi)在競爭力的有效手段。然而，在各高職院校中，人事檔案管理工作并不盡如人意，仍然存在很多的不足之處，除了在管理思想上存在偏差外，管理手段及其他服務功能也存在很多的缺陷。所以，從其面臨的基本問題出發(fā)，加強對檔案的管理和利用已經(jīng)顯得刻不容緩，這是新時期的要求，也是教育制度不斷改革下的必然趨勢。以下是對其加強措施的詳細介紹。

一、遵循管理原則，強化管理意識

對于干部人事檔案，必須要遵循最基本的管理原則。首先，有關其信息記錄必須是真實準確的。應該杜絕“偽造型”檔案、“無據(jù)型”檔案、“隱瞞型”檔案等的產(chǎn)生，即對于一些無中生有、胡亂捏造和故意隱瞞不利信息的行為做到及時發(fā)現(xiàn)并強烈制止。在管理過程中，我們總是會發(fā)現(xiàn)一些年齡、學歷與實際不符的情況，一些干部人員為了自身利益，想要加薪或升職等，便故意對檔案進行涂改，弄虛作假，嚴重違背了檔案真實性這一原則，大大影響了對其綜合能力的正確判斷，使得學校在選撥干部時進度遲緩，造成一定的阻礙。同時，檔案應遵循準確性這一原則，確保其可靠性，增強其權威力，使得管理人員、干部人員都能更好地規(guī)范自身行為，有效減少弄虛作假的情況發(fā)生。所以，在檔案進行歸檔的全過程中，都必須做好監(jiān)督檢查工作。在收集檔案材料時，要依照基本原則，進行認真核實，做好事先調(diào)查，確保信息無誤。在材料整合管理時，應該選派專業(yè)化的管理人員，盡量避免干部人員與檔案進行直接接觸。只有立足于基本原則，才能為后續(xù)工作奠定良好的基礎。此外，管理思想必須做到及時更新，這就要求管理人員的思想素質(zhì)必須得以提高，只有從思想上得以改變，才能使管理工作更加科學高效。高職院校應該適時地開展一些管理知識講座，強化管理人員的管理意識，提高他們的專業(yè)水平。同時，要開展思想道德教育工作，讓管理人員明確人事檔案管理的重要性，提高他們對這一工作的自豪感，使工作人員提高工作熱情，還可以適當開展一些校內(nèi)團體活動，培養(yǎng)他們的團結協(xié)作能力，使其在工作中能夠更加高效地配合，從而加快工作進度，加強管理人員的綜合素質(zhì)，從而提高管理和利用人事檔案的效率。

二、做好保密工作，確定開放界限

在一定范圍內(nèi)，人事檔案要做到及時開放，以便更好地發(fā)揮作用，同時要做好保密工作，它們二者之間相互矛盾，卻又互相統(tǒng)一。就管理人員來說，對于人事檔案的開放界限，要異常明確，對其開放范圍要做到全面掌握。通常情況下，其開放界限主要由利用對象和利用目的決定。比如，對黨政領導而言，開放界限可以適度放寬，而對非黨政領導，就要嚴格控制其界限；對于業(yè)務管理部門可以適度放寬，對其他人員要從嚴；對于已經(jīng)形成文件材料的單位或者是個體，可以依據(jù)實際情況考慮加寬開放范圍，反之要嚴格對待。就開放方面來說，要從實際情況出發(fā)，做到明確劃分，從而使檔案管理工作更加有計劃性和組織性。在保密方面，可以制定相關的管理制度，從而加強其管理。應制定一套完整的查閱制度，將查閱過程中應該遵循的各項細則及時歸入到制度當中去，從而使查閱流程更加規(guī)范。比如，檔案利用者要對某一檔案進行查閱時，必須要出示相關的證件證明，與此同時還要將查閱內(nèi)容加以告知，對于未經(jīng)同意的材料，不可以隨意摘抄和復制。此外，對于工作人員，應該制定崗位責任制，把檔案管理職責落實到每一個人的身上。嚴格規(guī)范工作人員的行為，強化他們的責任意識，對于檔案材料中可以公布的和不能公布的，要做到嚴格區(qū)分，對于能看的和不能看的要做到正確衡量，努力保證檔案的機密性，將獎懲制度歸到崗位責任制中去，對于玩忽職守的工作人員要做到及時懲處，對于使機密受損的工作人員，也要有相應的處理，從而提高制度的嚴肅性，使全體工作人員在制度的約束下能夠更加盡心盡責，提高法律意識和責任感。

三、提升服務質(zhì)量，擴大利用空間

管理檔案歸根結底是對其包含的信息加以利用，從而更好地為學校、為社會服務，所以應該對其原有的服務范圍進行擴充，從而提高服務質(zhì)量，使人事檔案的利用率得以提高。首先，在服務目標的確定上，應該以為高職院校改革服務為終極目標。其次，在建立檔案的信息庫時，要把“干檔”軟件規(guī)定的檔案內(nèi)容詳細錄入相應數(shù)據(jù)庫外，還應該依據(jù)不同的檔案內(nèi)容對紙質(zhì)檔案進行整理分類，使利用者無論是在提取電子信息或查閱紙質(zhì)檔案時更加方便。最后，應根據(jù)實際情況擴大服務的范圍，具體包括服務領域、服務對象等等，使人事檔案能夠被更多的人利用，提高檔案的利用率，同時對于不同階段的服務情況，都要做好相應的記錄，從而使檔案評估工作更加客觀，在之后的干部人事任免中，能夠做到更加公平公正。另外，管理人員在提供檔案服務的同時，要學會將“死”的檔案信息轉(zhuǎn)化為“活”的內(nèi)容，即充分發(fā)揮服務的靈活性，可以通過引伸的方法對檔案信息進行深度挖掘，從而使利用者在提取檔案時可以了解檔案中隱藏的其他有價值信息。服務應謙和、友善、有耐心，嚴格規(guī)范每一個步驟和每一個環(huán)節(jié)，最大程度地提高檔案的服務質(zhì)量，使檔案資源能夠被充分利用。

四、利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)信息化管理

當今時代是一個信息爆炸時代，各國之間的交流日益頻繁，整個世界逐漸形成一個“地球村”，各類信息實現(xiàn)了全球共享，這與先進的科學技術密切相關。在近幾年的發(fā)展過程中，我國的科技水平也得到了一定的提高，各種網(wǎng)絡科技相繼走進人們的生活，豐富了人們的生活方式，使人們的生活和工作更加方便快捷。其中，計算機設備的應用領域最為廣泛。各高職院校在對人事檔案進行管理時，也應該學會充分利用現(xiàn)代科技資源，從而提高管理效率。首先，學校應該加大資金投入，提高對計算機設備的購買力度，使校內(nèi)的計算機設備更加齊全，從而方便學校對干部檔案人事進行管理。對于一些經(jīng)濟條件相對困難的高職院校，可以向國家政府或相關部門申請資金支持，從而有效解決這一物質(zhì)問題。通過借助計算機的輔助功能，檔案管理可以實現(xiàn)人工管理到信息管理的轉(zhuǎn)化，不僅能夠大大節(jié)省人力和物力，還能提高檔案管理的科學性和準確性。利用者在進行檔案查詢時，可以進行自主查詢，不需要時刻由管理工作者進行操作，不僅大大節(jié)省了查詢時間，還有效減輕了管理工作者的工作量。此外，學校在實現(xiàn)信息化管理的同時，還應該制定相應的信息管理制度來對管理工作進行約束，除了確保信息環(huán)境的文明與安全之外，還需培養(yǎng)一批專業(yè)的計算機技術人才，在日常工作時，要對技術人才進行定期的培訓，除了提高他們的專業(yè)技術能力之外，還要注重培養(yǎng)他們的綜合素質(zhì)，使其綜合能力得到提高，從而充分發(fā)揮計算機設備的利用效果，為實現(xiàn)信息化管理做好充足的準備。高職院校干部人事檔案的管理與利用處于剛剛興起的階段，面臨很大的挑戰(zhàn)。通過深度探討，我們不難發(fā)現(xiàn)，只要不斷創(chuàng)新思想，加強制度管理，充分融入現(xiàn)代科技，一定能夠使檔案管理工作迎難而上，取得期待中的成績。我們有理由相信，在各校領導和工作人員的共同努力下，檔案管理與利用定能取得共同進步，在其基礎上，我國的高職院校教育事業(yè)也定能創(chuàng)造出新的輝煌！

作者：殷纓 單位：江蘇省南京高等職業(yè)技術學校