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摘要：人事檔案關乎我們每個人的切身利益。因此，對檔案管理工作的要求也更為嚴格。人事檔案的有效管理能夠充分發揮我國人才資源的優勢，它能高效快速地選拔一批優秀的人才為社會作出貢獻。新時期我們要更加注重人事檔案的收集歸檔工作。

關鍵詞：人事檔案；收集歸檔；檔案管理

人事檔案作為信息資源的重要組成部分，在當前社會中發揮著重要的作用，其主要表現在行政、教育、法律、經濟、政治等方面，它集中管理我國的各項優秀人才，成為一個龐大的人才資料庫。社會的運作離不開人才，對人才資源庫有效的利用，能夠充分發揮我國人才資源的優勢，推進社會進步。

一、人事檔案管理概述

人事檔案是主要記錄一個人主要的人生經歷、政治面貌和品行作風等個人情況的文件材料。它隨著個人的工作學習而發生遷移，主要發揮著證明、依據和參考的作用。每個人都有各自的人事檔案，它將伴隨著我們的一生，而我國重要的檔案管理機構是人才市場以及街道辦事處等。按照我國檔案法規定，畢業生的人事檔案不得由個人截留或者銷毀。因此，人事檔案的管理收集歸檔工作尤為重要。人事檔案的收集范圍主要涉及七大類：第一，履歷材料，主要涉及個人的基本信息情況，例如：出生地、家庭狀況、社會關系等。不同類別的人員在提交履歷表時要按照表中規定的說明進行嚴格的填寫。第二，自傳材料。主要包括個人思想、歷史、反省等反應自身情況的自傳性材料。它包括：自傳內容的入團或者入黨申請書、自傳的簡歷表和一些自傳的經歷等。第三，鑒定、考核、考察材料。這一部分材料主要是由專門機構審查的材料，主要有考核登記表、民主評議和組織考核綜合素質表、干部等級表等各種鑒定和登記表。起到證明和鑒定專業技能的作用。第四，學歷和評聘專業技術職務材料。這一部分的材料專業性強，主要涉及個人的學歷、專業技術、科研成果等內容。第五，政治歷史情況的審查材料。反應個人政治面貌和家庭背景的材料，它涉及個人工作的升遷、入黨和出國等。第六，參加黨團材料。包括入黨、入團志愿書，黨員登記表等材料。第七，工資、任免、出國、代表大會等材料。

二、新時期人事檔案收集歸檔工作中出現的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識程度不夠

大多數人并不重視人事檔案的管理，大學生畢業后，人事檔案隨之寄回本人所在地方的人才交流市場，很多大學生在調檔案的時候才會關注自己的檔案歸屬，而當地的人才交流市場分為地方、區和縣。因此，會出現找不到自己檔案的現象出現。而人才交流中心只免費為應屆畢業生提供兩年的存放期限，需要畢業生及時去報到，因為這關系到個人工作的調動等問題。而在企業中，很多人對于人事檔案管理工作也存在誤解，認為人事檔案的工作十分簡單，只需要記錄和保存，因而得不到有效的重視。他們忽略人事檔案管理的重要作用，不安排或者少安排人去管理檔案工作，導致很多員工的人事檔案得不到及時更新，影響了他們工作關系的調動、升職等問題。

（二）人事檔案管理方法落后

由于人事檔案管理工作得不到有效的重視，因而對于管理的支持力度下降。而作為信息化普及的今天，計算機技術的廣泛應用為檔案管理提供了一個強大的技術支撐。但是手工操作人事檔案的現象仍然存在，這就導致一些地方的人事檔案管理方法落后，人事檔案得不到及時更新，影響大批優秀的人才投入市場。

（三）人事檔案管理員素質普遍不高

人事檔案管理人員的素質普遍不高，它們只負責簡單的操作和做好預防工作，它們對于自己的工作也不夠重視，所以很多情況下，他們始終處于單調的工作中，搜集的資料有時會出現不全的現象，資料更新慢，而在辦事的時候繁瑣的程序也影響了辦事效率。

三、新時期人事檔案收集歸檔工作的具體要求

（一）重視人事檔案的管理工作

第一，加強畢業生對人事檔案的重視，大學生畢業后面臨找工作的問題，而人事檔案在找工作中發揮著至關重要的作用。大學生應該在平時的學習中關注人事檔案的問題，對其進行了解，便于在以后的工作中充分發揮人事檔案的作用。第二，企業和管理機構應該重視對人事檔案的了解，集中學習人事檔案管理的方針和政策，給與人事管理部門以足夠的重視，提拔優秀的檔案管理人才，投入資金，完善管理設備和資源，加大力度對人事檔案的管理進行有效的規劃，使之正常發揮作用。

（二）健全人事檔案收集歸檔的管理制度

很多情況下，有效的管理制度是一個部門工作的基礎，只有設置一個良好的管理制度才能從根本上解決管理中存在的諸多問題，將檔案的管理有效地進行下去。繁瑣的管理規定影響了人事檔案有效的收集和歸檔，應該簡化管理規定，提高辦事效率。

（三）充分利用計算機對人事檔案進行管理

計算機技術能夠有效地提高人事檔案的收集和整理工作，簡化工作流程和提高辦事效率。當前是信息化時代，要充分發揮計算機網絡的優勢，將人事檔案通過網絡方式，及時更新數據、提高檔案傳輸的速度，從而有效地完成人事檔案的管理工作。

（四）提高管理人員素質

引進人事管理人才，這樣可以有效地提高管理人員的綜合素質，培養他們辦事的效率，配合管理制度，從而提高整體的辦事效率。企業或單位應該制定相關的人才管理制度，制定獎懲機制，鼓勵員工積極投入到工作中去，提高他們的辦事效率和工作熱情，另外，派一些人去專門的機構進行學習，學習新的檔案操作系統，引進新的管理軟件，及時更新管理工具，提高他們的管理素質。

（五）加強檔案安全的管理

人事檔案記錄了個人的出生地、家庭地址、上學經歷、工作經歷等重要的信息，因此必須加強對檔案的安全管理。一方面，要加強對工作人員素質的培養，提高他們對人事檔案的安全意識，讓他們充分關注人事檔案安全的問題。另一方面，企業或單位提供一個安全的檔案管理環境，不隨意將個人信息進行泄露，對必要的人事檔案進行加密處理，對存放人事檔案的辦公室加強監管，實行負責制，避免因檔案遺失給個人造成的影響。人事檔案發展的今天，我們更多的關注它存在的價值，我國人口基數大，隨著大學生的擴招，畢業生逐年增長，人事檔案的數量也在不斷的擴大。因此，對人事檔案的管理勢必會造成影響，任務量的增大會給管理人員帶來了許多挑戰，而單位需要做的就是制定合理的管理制度，利用網絡方便快捷的特點，積極更新人事檔案管理的系統軟件，簡化辦事程序，提高工作人員的整體素質，為高校快速的管理實施提供技術、人員、制度的支撐。另外，最重要的是對人事檔案信息的安全進行管理，一方面要加強工作人員對安全的重視程度，另一方面要加強對人事檔案的安全管理，這樣做有利于充分發揮我國人才資源的優勢，對我國人才市場的發展起到了促進作用。

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作者：李淑詩 單位：廣東省樂昌峽水利樞紐管理處