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【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的重要依據(jù)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制不斷變革的今天，人們對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職能改變的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，而人力資源又是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心，人力資源管理的好壞將直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的發(fā)揮效果，所以人事檔案在人力資源管理中起著不可忽視的作用，但在實(shí)際工作中,人事檔案卻在逐漸被淡化。本文就人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中如何發(fā)揮更好地作用進(jìn)行淺要分析。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人力資源管理；作用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的重要依據(jù)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制不斷變革的今天，人們對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職能改變的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，而人力資源又是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心，人力資源管理的好壞將直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的發(fā)揮效果,人力資源管理是把人視為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵性的特殊資源,采用“以人為本”的思想對(duì)人力資源進(jìn)行管理的方法。它的核心是以人為中心,強(qiáng)調(diào)對(duì)人的管理。而反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn),真實(shí)記錄一個(gè)人客觀(guān)面貌的人事檔案在人力資源管理中起著不可忽視的作用，但在實(shí)際工作中,人事檔案卻在逐漸被淡化。本文就人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中如何發(fā)揮更好地作用進(jìn)行淺要分析。

一、人事檔案在人力資源管理中利用情況

雖然人事檔案在人力資源管理中有著不可忽視的作用，但在現(xiàn)實(shí)的工作中，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位輕視對(duì)人事檔案的管理。表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（一）人事檔案反映的的內(nèi)容不全面。

我們目前的人事檔案管理基本上是套用以往的干部檔案管理模式，人事檔案包括當(dāng)事人履歷材料、自傳材料、組織鑒定、考察材料、考核情況；學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)情況的材料；同時(shí)也包括政審、職務(wù)任免、加入黨團(tuán)組織的材料；獎(jiǎng)勵(lì)及違紀(jì)材料；工資級(jí)別調(diào)整等等。而反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料卻是十分缺乏。當(dāng)用人單位希望通過(guò)人事檔案了解和掌握一個(gè)人全部信息時(shí)，無(wú)法得到滿(mǎn)足。人事檔案沒(méi)有給用人單位帶來(lái)具體的識(shí)人標(biāo)準(zhǔn)。長(zhǎng)此以往，使得人事檔案遭受冷落。人事檔案內(nèi)容失真多有發(fā)生。由于個(gè)人及社會(huì)的原因，人們?yōu)檎业揭环莺霉ぷ鳎瑫?huì)將自己的檔案材料擅自改動(dòng)，如將工作時(shí)間提前，學(xué)歷提高，通過(guò)篡改、造假產(chǎn)生的人事檔案如果檔案管理者不進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，只能將錯(cuò)就錯(cuò)地接受檔案。而虛假的信息導(dǎo)致人力資源部門(mén)無(wú)法對(duì)職工做出正確評(píng)價(jià)，使得人力資源管理在用人單位的作用發(fā)揮受阻。

（二）人事檔案反映的材料過(guò)時(shí)。

人事檔案材料的收集往往需要一個(gè)很長(zhǎng)的過(guò)程，很多單位檔案部門(mén)不是隨時(shí)隨地收集材料，有的即使隨時(shí)收集材料，但歸檔的時(shí)間也相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)，一般年底進(jìn)行一次歸檔，使得一些最新的檔案材料如石沉大海，而人力資源部門(mén)要了解某個(gè)人的材料時(shí)只能看到一些歷史材料，對(duì)該人最新材料的缺乏了解，從而貽誤人力資源對(duì)人才的分配。而有的人事檔案部門(mén)只有對(duì)人員進(jìn)行變動(dòng)、調(diào)整時(shí)，才會(huì)對(duì)其檔案進(jìn)行整理，補(bǔ)充其缺少的材料，而這些材料的取得的真實(shí)性與時(shí)效性受限，使得人力資源管理部門(mén)無(wú)法從人事檔案獲取到真正有價(jià)值的信息。

（三）人事檔案管理者素質(zhì)有待提高。

人事檔案管理者往往由單位年紀(jì)偏大者或單位不受重視的人員擔(dān)任，而這部分人員對(duì)工作往往處于應(yīng)對(duì)付對(duì)的心理，對(duì)該工作的重視程度不夠，加之單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，使得檔案管理形同虛設(shè)，直接影響了人事檔案作用的的發(fā)揮。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息。

人事檔案管理得好，在檔案中即可了解到一個(gè)人的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等信息，這些信息的提供可使用人單位做到知人善任、人盡其才,能挖掘每個(gè)職工的潛力,發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的最大效力,能最大程度上發(fā)揮人力資源的作用。

（二）人事檔案能為人力資源管理提供依據(jù)

人事檔案管理得好，可為用人單位在用人等決策中提供重要依據(jù)。人力資源管理部門(mén)通過(guò)對(duì)單位職工作的考核，如人事考核、績(jī)效評(píng)估、職工考核等等來(lái)決定職工的晉升和獎(jiǎng)懲以及對(duì)職工的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。而這些記錄都要通過(guò)人事檔案來(lái)進(jìn)行反映。人力資源管理者通過(guò)人事檔案即可對(duì)職工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析,作出相應(yīng)的決策,從而保證用人單位決策的科學(xué)化、合理化。

三、如何發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中重要作用

（一）豐富人事檔案的內(nèi)容。

人事檔案應(yīng)為人事資源管理部門(mén)提供有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，所以人事檔案內(nèi)容要更加豐富，不僅僅只有履歷、自傳、學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)以及工資級(jí)別調(diào)整材料。還應(yīng)能反映個(gè)人的興趣愛(ài)好，專(zhuān)業(yè)能力，個(gè)性特征等等，通過(guò)這些材料的豐富，人力資源部門(mén)可以從人事檔案中提煉適合該人的工作崗位，職業(yè)素養(yǎng)，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。

（二）增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性。

人事檔案的真實(shí)性可為人力資源部門(mén)提供有價(jià)值的信息，因此人事檔案管理者要充分發(fā)揮其作用，對(duì)投遞的檔案材料要認(rèn)真的進(jìn)行甄別，對(duì)發(fā)現(xiàn)失真的材料要進(jìn)行實(shí)地核實(shí)，以確保材料的真實(shí)性，對(duì)弄虛作假的遞交材料者要給予相應(yīng)的處罰，以懲戒后人。同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，把好人事檔案收集、傳遞、存檔關(guān)，對(duì)不真實(shí)的材料堅(jiān)決不予存檔，從而為人力資源管理的決策提供可靠依據(jù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案最新材料的充實(shí)。

人事檔案材料的收集往往需要一個(gè)很長(zhǎng)的過(guò)程，很多單位不是隨時(shí)隨地收集材料，有的即使隨時(shí)收集材料，但歸檔的時(shí)間也相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)，而人力資源部門(mén)要了解某個(gè)人的材料時(shí)只能看到一些歷史材料，對(duì)該人最新材料的缺乏了解，以貽誤對(duì)人力資源的分配。因此人事檔案要形成動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新檔案材料，方便人力資源管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況。

（四）提高人事檔案管理者素質(zhì)。

建立人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的待遇，積極組織檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高他們的從業(yè)道德素質(zhì)，工資福利待遇，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而發(fā)揮其在人事檔案管理中的重要作用。

（五）加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理。

當(dāng)今時(shí)代是信息和網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿(mǎn)足檔案利用者的需求，加快開(kāi)發(fā)人事檔案的現(xiàn)代化管理,加快人事檔案信息聯(lián)網(wǎng)的速度，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息的聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)，使得人力資源管理者足不出戶(hù)，即可掌握該人的全方位信息，更加方便人力資源管理者發(fā)現(xiàn)人才，使用人才。而求職者也無(wú)需奔走各個(gè)城市投檔尋找工作，只需在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)聘即可，為求職者節(jié)省了時(shí)間和費(fèi)用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，要樹(shù)立創(chuàng)新觀(guān)念，人才信息觀(guān)念和效益觀(guān)念，推動(dòng)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。使之成為人力資源部門(mén)重要工具，以為儲(chǔ)備人才，發(fā)現(xiàn)人才做好充分的準(zhǔn)備工作。

作者：張金良 單位：黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)人力資源和社會(huì)保障局