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摘要：本文在全球信息化、經(jīng)濟一體化的格局下，通過對數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和特點的闡述，進一步明確和強調(diào)了數(shù)字化檔案管理在21世紀(jì)中國檔案現(xiàn)代化進程中的重要作用。同時，針對我國目前數(shù)字化檔案管理中存在的問題，筆者提出了幾條切實可行的建議，對這種知識網(wǎng)絡(luò)中利用信息的檔案模式的開發(fā)和利用具有一定意義。

關(guān)鍵詞：信息經(jīng)濟網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化檔案管理

現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，信息經(jīng)濟已逐漸成為經(jīng)濟發(fā)展的新動力和新增長點。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的巨大沖擊，面對這種機遇和挑戰(zhàn)，如何正確認(rèn)識數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，如何使檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展，構(gòu)建高速、及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，促進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，成為當(dāng)前檔案管理部門的熱點問題。

一、我國檔案管理的現(xiàn)狀和信息化時代對我國檔案管理的影響

檔案管理，是指以建立一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、能為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的檔案資源體系為目的，依據(jù)國家有關(guān)部門檔案法規(guī)開展的檔案積累、移交、整理、開發(fā)等一系列的管理工作。按照我國《檔案法》》的有關(guān)規(guī)定，檔案館是我國檔案事業(yè)的主體，是執(zhí)行檔案管理的中心機構(gòu)，是集中保存、保管檔案的永久性基地，它所執(zhí)行的檔案管理的功能主要有：檔案收藏功能、檔案信息存儲功能、檔案宣傳教育功能、文化傳播功能等等。截至2000年低，我國有各級圖書館3037個，保存檔案1.9億卷（件）；各級各類檔案室20192個,保存檔案1.7億卷(件)?？梢哉f，在我國這個有著悠久歷史的傳統(tǒng)國家，檔案管理取得了很大的成績。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，包括計算機技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相互結(jié)合的廣泛應(yīng)用，帶來了檔案功能的巨大變化，檔案管理原有功能將借助信息技術(shù)而不斷增強，這些功能的擴展對檔案管理將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，使檔案管理不再是純粹的檔案物質(zhì)載體的保管工作，更加突出信息傳輸?shù)闹行臉屑~作用。近年來，信息技術(shù)在檔案管理中逐漸使用，并呈現(xiàn)快速發(fā)展趨勢，新技術(shù)的革命，對檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于電子文件的大量產(chǎn)生以及檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快，導(dǎo)致了檔案實體與所包含的信息內(nèi)容高速度的加快，檔案工作本身也隨之發(fā)生變化，檔案實體管理與檔案信息管理徹底分離。眾所周知，檔案是一種能夠被傳輸、傳播、傳達、感受的，是以文件、圖像、聲音所表征的信息。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，充當(dāng)“信息法官”的角色。這樣一來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作，檔案管理的功能將得到不斷的擴展，獲得更大的發(fā)展空間。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和優(yōu)點

1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實態(tài)檔案庫（Physicalrepositoriesofarchives）相對應(yīng)的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，發(fā)達國家首先開始了“數(shù)字化圖書館工程”的建設(shè)，也就相應(yīng)地出現(xiàn)了“數(shù)字化管理”的概念。所謂“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

數(shù)字化檔案管理主要包括以下幾個方面的工作：一是現(xiàn)代通信、計算機網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)設(shè)施，在內(nèi)部建立具備連同各個部門的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，外部建立調(diào)整信息的寬帶公共通信網(wǎng)絡(luò)。二是以各個時期、各種類別的檔案信息庫及其他信息庫為基礎(chǔ)資源，包含有傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后獲得的數(shù)據(jù)庫、辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案數(shù)據(jù)庫以及來自政府機構(gòu)和職能部門的各類信息庫。三是以智能信息處理技術(shù)為主，將原有的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R庫，應(yīng)用自然語言進行所謂的概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索。四是建立全方位、立體化的應(yīng)用體系，及時吸納和提供各種各樣的信息資源，并為信息資源的使用提供良好的維護和安全保密工作。

數(shù)字化檔案管理優(yōu)點主要有：一是信息管理數(shù)字化。采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術(shù)進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實施在線：授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。

三、字?jǐn)?shù)化檔案管理的重要性

1、信息時展的需要。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展和我國加入WTO，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。

2、參與國際競爭與交流的需要。數(shù)字化檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創(chuàng)新，更是參與國家信息高速公路的具體體現(xiàn)，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢，以多種語言、文字積極傳播中國悠久、燦爛的歷史文化，而且有利于營造良好的社會發(fā)展國際環(huán)境，促進國家經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展。

3、加強科學(xué)研究、普及教育知識、服務(wù)社會大眾的需要。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且具有較高權(quán)威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究大型而復(fù)雜的課題需要，而且可以滿足家庭教育等需求，在落實科教興國戰(zhàn)略的方面可以充分發(fā)揮檔案工作的作用。4、改善檔案管理工作，提高檔案工作社會地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

四、數(shù)字化檔案管理發(fā)展存在的問題和發(fā)展建議

存在的問題：（1）缺乏新型的檔案專業(yè)人才。為了適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求，我們需要努力提高檔案信息開發(fā)人員的素質(zhì)。而目前我國現(xiàn)有的檔案管理人員無論在意識上或者是技術(shù)上都和國際的標(biāo)準(zhǔn)相差很遠(yuǎn)。這也是嚴(yán)重阻礙著我國數(shù)字化檔案管理發(fā)展的一大“瓶頸”。要真正在檔案工作上做到和世界接軌，我們必須大力培養(yǎng)自己的現(xiàn)代化檔案人才。現(xiàn)代檔案管理工作涉及到信息、科技、語言等多元化的知識結(jié)構(gòu)，需要復(fù)合型人才，他們不僅能善于管理檔案，而且還要了解產(chǎn)品技術(shù)特性。（2）對數(shù)字化管理的游戲規(guī)則，還缺乏了解和適應(yīng)。在我國檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況不熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)紙規(guī)格是16K、18K等，加入WTO后紙的規(guī)格發(fā)生了變化，國際標(biāo)準(zhǔn)紙的規(guī)格是A3、A4等。針對這一實際情況，檔案人員應(yīng)立即行動，定制檔案卷盒、檔案卷皮，從而把案卷裝訂的既規(guī)范又美觀。對電子文件的磁性材料應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,同時最好采用防磁性裝具存放軟盤,否則就會引發(fā)許多不必要的麻煩。同時,由于電子文件、電子檔案有時可能會受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計算機系統(tǒng)的絕對安全，這就要求我們的檔案管理員不但了解檔案信息管理的有關(guān)知識，還要對計算機系統(tǒng)的維護、保密和反黑客任務(wù)有充分的認(rèn)識。例如，對于數(shù)字化檔案的保密問題，我們就必須嚴(yán)格遵守安全保密機制。在檔案管理軟件的研制、安裝和使用上，必須符合《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》（國保發(fā)［1998］1號）文件的各項要求，加強系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護和系統(tǒng)安全監(jiān)控管理等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（3）硬件設(shè)施缺乏建設(shè)。數(shù)字化檔案管理是一項耗資巨大的工程,需要投入許多人力物力。而目前我國的硬件設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達到發(fā)達國家對數(shù)字化檔案館形成輻射全國的信息管理網(wǎng)絡(luò)的能力。

對上述出現(xiàn)的問題，我們應(yīng)當(dāng)做好以下幾件事情。首先要為數(shù)字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強數(shù)字化硬件建設(shè)和軟件開發(fā)。加強環(huán)境改造提供相應(yīng)的技術(shù)支持，如購置、開發(fā)一定數(shù)量的應(yīng)用軟件，對現(xiàn)有人員進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，加快檔案館原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數(shù)字檔案館正常運轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力。其次要培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經(jīng)濟信息、科技信息、信息技術(shù)開發(fā)與服務(wù)等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求我們調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu),培養(yǎng)一批具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員進行日常維護、維修,從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運行。同時加快各級檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，加強現(xiàn)代知識的學(xué)習(xí)，掌握基本的計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。第三要正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系，正確解決數(shù)字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

目前我國正處于信息時代,如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平,提高辦公效率,更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)字平臺的應(yīng)用,數(shù)字化管理已經(jīng)成為可能。由于地域、科技水平、教育水平及種族的差異，造成了國與國之間的“數(shù)字鴻溝”，但另一方面，信息時代也為每一個國家，尤其是發(fā)展中國家提供了一個全新的而又難得的發(fā)展機會。在《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十五個五年計劃的建議》中專門提出要“加快國民經(jīng)濟和社會信息化”。其中對現(xiàn)代信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出要抓緊發(fā)展和完善國家高速寬帶運輸網(wǎng)絡(luò)，加快用戶網(wǎng)建設(shè)，建成一整套寬帶綜合業(yè)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)。隨著社會發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進步，使檔案越來越引起人們的重視。2000年4月，我國正式啟動了中國數(shù)字化檔案館工程，現(xiàn)在已經(jīng)在珠海、深圳等地取得了巨大的進展。一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)正在悄悄形成。我們完全有理由相信，在同志“三個代表”的精神指引下，我國的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功，加快我國邁向現(xiàn)代化的步伐。

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