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為適應我國加入WTO后經濟發展的需要,企業應深入地推行會計電算化。隨著電子信息技術的普及,實行會計電算化管理的企業越來越多。企業在建立了電算化會計系統后,會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會計數據處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發展潮流,建立和完善企業的內部控制制度,才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性,確保企業財產的安全,為企業經營決策提供完整的信息,創造更高的效益,為了企業內部控制制度在新的環境下不落后于形勢,建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

一、合計電算化給內部控制提出了新的要求

1.確保原始數據操作的準確度,是會計電算化對內部控制提出的新要求之一。

2.控制操作人員的職能,是會計電算化對內部控制提出的新要求之二。

3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險,是會計電算化對內部控制提出的新要求之三。

如果缺乏適當的內控,那么未經批準擅自改動數據的可能性就明顯增大,而且數據改動后能不留下任何痕跡。電磁介質也易受損壞,且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質會計核算資料,而且要保存、保管好以磁性介質方式存儲的各種會計數據和計算機程序,以及系統開發運行中編制的各種文檔和其他會計資料。

二、會計電算化內部管理制度的基本內容

實現會計電算化后,針對會計電算化工作的特點,內部會計管理制度的內容也必須進行相應的調整,才能適應實行會計電算化后的新情況。計算機替代手工記賬后的管理主要包括以下內容:

1.建立會計電算化崗位責任制建立健全崗位責任制,一方面是為了加強內部牽制,保護資金財產的安全;另一方面能夠提高工作效率,充分發揮系統的運行效益。

2.日常操作管理

日常操作管理是指通過對系統日常運行的管理,保證系統正常運行,完成會計核算工作,保證會計信息的安全與完整。日常操作管理主要包括計算機系統使用管理和上機操作管理。

3.計算機軟件和硬件系統維護管理

軟件維護是指當單位的會計工作發生變化而進行的軟件修改和軟件操作出現故障進行的排除修復工作。硬件維護是指在系統運行過程中,出現硬件故障時的檢查修復,以及在設備更新、擴充、修復后的調試等工作。

系統維護人員負責系統的硬件設備和軟件的維護工作,但不得操作會計軟件進行會計核算工作。

4.會計檔案管理

實現會計電算化后,會計檔案的磁性化和不可見性,要求對電算化會計檔案管理做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份。

三、完善會計電算化內部控制

1.加強程序操作控制。這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,應制定上機守則與操作規程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現。其內容主要包括:

(1)無關人員不能隨便進入機房操作;

(2)各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;

(3)數據錄入員對輸入數據有疑問,應及時核對,不能擅自修改;

(4)機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據;

(5)不準把外來的軟盤帶進機房;

(6)發生輸入內容有誤的,需按系統提供的功能加以改正,如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正;

(7)開機后,操作人員不能擅自離開工作現場;

(8)要做好日備份數據,同時還要有周備份、月備份。當然,這些制度不是一成不變的,還必須隨著公司經營的變化而不斷修改完善。

2.加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中,我們必須制定相應的組織和管理控制,明確職責分工,加強組織控制。所謂組織控制,就是將系統中不相容的職責進行分離,即在系統中的各類人員之間進行分工,并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠,減少發生錯誤和舞弊的可能性。

3.加強系統安全控制。主要包括:接觸控制和環境保護、安全控制。接觸控制是防止未經授權的人擅自動用系統的各種資源,以保證各項資源的正確性。主要的控制措施包括:

(1)訂立內部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦;

(2)設置操作權限限制;

(3)操作人員身份的密碼控制;

(4)數據存貯和處理相隔離;

(5)設置接觸與操作的日志控制。

環境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障,以保障機器正常運行。主要包括:機房環境保護,保護性設備配備,以及安全供電系統的安裝等。

隨著網絡技術的快速發展,公司應加強網絡安全的控制,設置網絡安全性指標,并針對公司的特定狀況開發相應的技術來保護系統。

4.加強內部審計。筆者認為,內部審計必須包括以下幾個方面:

(1)對會計資料定期進行審計;

(2)審查機內數據與書面資料的一致性;

(3)監督數據保存方式的安全、合法性,防止發生非法修改歷史數據的現象;

(4)對系統運行各環節進行審查,防止存在漏洞。

隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及運用,內部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現。對其深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展,也使得電算化會計環境下的內部控制制度不斷地調整、改善,真正做到保證會計數據的可靠性和真實性,提高企業的經濟效益。