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摘要：隨著信息時代的到來，目前許多學校都已經建設了局域網，IT技術等到了一定程度的運用，電子教學文件的形成數量也日漸增長。如果不重視電子文件的管理，就會使有關學校的教學檔案的完成性收到損害，為此加強電子教學文件歸檔尤為重要。

關鍵詞：教學檔案；電子文件；歸檔工作

一、教學檔案是檔案的一種，是學校檔案的一個組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實記錄，具有查閱利用價值和憑證作用，對于一個學校的教學質量、評估、經驗、理念都起到了支撐作用，完善教學檔案工作才能保證教學管理工作的正常進行。由于教學檔案有著時間劃分特殊、文件來源分散、形成材料多樣化、形成復雜內容豐富等特點，紙質教學文檔向電子文檔轉換有利于延長檔案壽命實現價值最大化。

二、信息化下高校教學活動模式也發生著很大的變化，選課、排課、成績、學籍、教材管理等教務管理系統軟件已經普及，電子文檔、光盤、多媒體等形式成為儲存教務信息的重要渠道。高校在教學管理、教學實踐、和教學研究中所取得的成果都能夠客觀的體現在檔案中，其中凝結著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網絡普及的時代背景下，教學檔案管理需要順應時展。如果不重視電子文件的管理就會使有關教學檔案的完整性收到損害[1]。為此應當適時的開展電子教學檔案的歸檔工作，并通過制定相應的歸檔管理細則，明確提出電子教學文件的歸檔范圍、方式、時間、手續等方面的要求，以保證教學檔案的完整性和教學“記憶”的清晰性。首先要對教學檔案要進行數字化加工與處理，教學檔案數字化、電子化處理要有規劃、有目的的進行。轉換前要對全部教學檔案認真分析，根據教學檔案的具體價值，制定出計劃確定那些檔案應該優先那些逐步進行[2]。一般而言，教學檔案中招生管理、學籍管理學位工作和畢業生工作等永久和長期保存的檔案應該優先電子化，比如，學生錄取名冊、成績表、畢業資格審核表、學位檔案等，是教學檔案電子化加工的重點；利用率高的教學檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復的同時進行電子化加工，以保護檔案信息資源的留存。其次要制定教學檔案電子化的標準和制度，統一標準和規范，特別是要規范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數據錄入、圖文編輯和存儲格式等工作流程上嚴格按照標準進行。例如，電子教學文件的各種支持文檔，以及表達其格式和相關元數據的文檔。在信息化建設中，不同于介質數字檔案的存儲、參數指標和載體形式必須遵照國家規定的統一標準格式，形成的電子化教學檔案要注意保持其元數據和背景信息的完整性[2]。紙質檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內容包括案卷封面、卷內目錄、卷內文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉化的方法針對不用檔案內容分別采用計算機鍵盤手工錄入、機器掃描輸入、計算機多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎目錄數據庫、學籍數據、成績數據等索引部分的文件采用手工方式輸入。對于原文件和全文，如教學綜合文件、學籍檔案中錄取表、成績單畢業生照片等采用掃描或者數碼相機以圖形方式存入相應數據庫中；多媒體教學錄像等采用計算機多媒體處理方式轉換，在選擇電子化數據庫格式標準方面，盡量采用統一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計算機終端直接訪問和利用歸檔的電子教學文檔，當載體處于聯機狀態時也許不會出問題，這種方式可以分為網絡傳輸方式歸檔和以介質傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學文檔，經由網絡傳輸到檔案管理機構指定的節點，并存儲在學校檔案機構的載體上的過程。介質歸檔就是把電子教學文檔先按檔案管理機構的要求，存儲在一定的物理介質上，再向檔案管理機構移交的過程。由于目前電子文件的安全問題尚未得到較好解決，所以各學校可以考慮采用物理歸檔方式，并注意備份。

三、電子教學文檔的歸檔，應當首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學文檔的齊全完整、格式規范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經過著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學文檔的歷史真實性及其質量的必要手段。第二，歸檔的電子教學文檔必須填寫《歸檔電子教學文檔移交檢驗表》和《歸檔教學文檔教學接收檢驗登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學文檔應搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學文檔都要及時地向學校的檔案管理機構移交。由于電子教學文檔的存取具有較強的系統依賴性，所以在歸檔過程中，必須十分注意將有關的支持軟件和數據文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學文檔必須真實有效。目前除了實行“雙套歸檔制”即同時歸檔紙質文件外，有條件的教學單位還可以采用電子數字簽名技術、水印技術、加密技術等，確認電子教學文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學文檔應有學校的檔案管理機構統一的協調，規范電子教學文檔的格式，以保證其可讀性的實現。第六，為了保證歸檔電子教學文檔的安全性和可據性，凡是采用物理歸檔方式的學校，均應對電子教學文檔實行多套制保存。一般情況下，可以將教學檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學文檔，應由形成單位賦予文件以歸檔標記，然后計算機網絡系統將自動把歸檔信息提示給學校的檔案管理機構，學校檔案管理機構應當給歸檔的電子教學文檔配以分類號、檔案號，之后歸檔的電子教學文檔及相關的管理信息可以進入數據庫，電子教學文檔便進入了檔案管理狀態。采用網絡歸檔方式的電子教學歸檔，其具體的歸檔手續與邏輯歸檔相似。在完成上述手續后，計算機系統應自動按程序設計要求生成并打印出《歸檔電子教學文檔登記表》，該表格經過交接雙方核準認定后，作為電子教學文檔歸檔憑證。

參考文獻：

[1]馮博.淺談電子文件檔案管理[J].黑龍江史志，2013(9).

[2]王茹熠.加強高校教學檔案數字化建設的思考[J].云南檔案，2009(8).

[3]吳向東.論紀念館紙質檔案數字化工作流程的規范性[J].黑龍江史志，2008(9).

[4]溫艷成.實現高校教學檔案數字化目標的具體途徑[J].黑龍江史志，2010(9).

[5]史紅梅.淺述電子文件的歸檔[J].蘭臺世界，2010(2).

[6]任紅彬.推動電子檔案的管理[J].城建檔案，2007(1).

作者:劉芳 單位:山東工商學院