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[摘要]

文化館藝術檔案管理體系建設是一項具有科學性、開拓性、前瞻性的系統工程。該文針對目前文化館藝術檔案借閱管理中存在的問題，從工業工程視角對存在的問題進行優化改善，提出工作改進建議與意見，促進藝術檔案管理水平的提高。

[關鍵詞]

藝術檔案管理；工業工程；文化館

1藝術檔案管理現狀

1.1選題背景

文化藝術檔案是民族文化、先進文化的重要載體，其中各類非物質文化遺產更是中華民族幾千年傳承下來的瑰寶。文化館的文化藝術檔案涉及面廣、收藏量大，強化文化藝術檔案管理，提升資料利用水平，對檔案管理工作進行科學的優化分析是促進文化事業發展的必然趨勢。

1.2文化館藝術檔案管理中存在的問題

(1)利用率低。2006年，中國出版科學研究所為了解國人的閱讀狀況，進行了“全國國民閱讀調查”。調查結果顯示，我國國民圖書閱讀率連續6年持續走低，網絡閱讀率大幅增長[1]。(2)文化館圖書館在借閱流程管理上存在操作僵化等問題。(3)一部分地方的文化館、圖書館，整理各類藝術檔案工作效率低下、方法極不科學。

1.3目的與意義

規范文化館藝術檔案制度有利于形成文化館檔案管理科學體系。藝術檔案編研工作是指對檔案內容的研究、編輯、出版，并以檔案加工品的形式走進社會，進行文化傳播。編研成果的傳播在弘揚民族傳統優秀文化，建設社會主義先進文化中有著極其重要的價值[2]。

1.4相關研究

學者林秀榮提到，藝術文化對于文明的傳承和發展具有重大的現實意義，提升文化館檔案管理工作質量很有必要[3]。相關研究資料表明，人們不斷尋找和優化保護非物質文化遺產的方法。如何采取有效措施對珍貴的藝術檔案資料進行管理是當前面臨的一個重要問題。

2工業工程視角下藝術檔案管理方案

2.1工業工程的內涵

工業工程是完整而系統的應用體系。人是工業工程應用的重要組成部分，工業工程使人的主觀能動性作用發揮到最大[4]。5S管理等一系列質量改進工具是提高企業現場管理水平和產品質量的工具，其科學和定量的特點十分有利于文化館服務質量的改進。

2.2研究方法

工業工程的基本技術和方法多種多樣，工作研究作為工業工程方法中最基礎的一項，包含了方法研究和作業測定兩方面，用到的主要方法是“5W”提問技術和“ECRS”原則。本文主要利用程序分析方法，通過工藝分析圖以及程序圖對藝術檔案管理流程進行完善。

2.3文化館藝術檔案借閱工藝流程分析

由于館藏藝術文獻資料較多，檔案室分類多，在借閱過程中，讓讀者高效、快速地找到所需檔案成為一個關鍵問題。現有流程（見圖1）讓借閱者先通過電子查詢是否有符合需求的資料后，再發送信息給管理人員，由管理人員代為尋找，這一過程復雜繁瑣，浪費許多時間。改善后的借閱流程圖（見圖2）將工作人員分在各個檔案室，借閱人查找完畢后再找負責人取資料，雖然需要增添人力，但節省了時間，提高了工作效率。

2.4文化館藝術檔案整理歸類程序流程分析

改善前，藝術檔案整理歸類流程如表1所示。由于搬運次數較多，應減少搬運次數和縮短搬運距離。（1）應用“5W1H”提問技術進行提問問：對什么進行改善？答：對檔案歸還后整理流程進行改善。問：為什么要做這樣的改善？答：因為操作的不規范、復雜且浪費時間。問：什么時候進行改善？答：在整理過程中改善。問：在哪個地方進行改善？答：在歸還檔案時，工作人員應先對其進行分類并掃描條形碼，隨后進行歸檔。問：由誰來進行改善？答：管理人員。問：如何做到改善后的效果？答：讓操作者多次標準作業后熟悉并形成規范。（2）應用5Why法進行提問問：為什么要多次檢查和尋找檔案室？答：因為檔案雜亂堆疊在一起，只能一份一份歸檔。問：為什么不方便？答：因為事先沒有分類整理。改善后的檔案整理歸類程序流程見表2。整理歸類流程改善后，達到了如下效果：（1）簡化了作業工序，大大提升工作效率。（2）按照動作經濟原則安排作業工具和順序，大大縮短了搬運過程中所需要的時間，一方面提高了效率，另一方面減少了工作人員的疲勞程度。（3）對操作中出現的重復浪費動作和時間的操作，用ECRS分析原則進行分析和改善，節省了時間，提高了效率。

2.5基于5S管理的圖書館服務質量管理

5S現場管理法是一種現代企業管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE），又被稱為“五常法則”。“5S”整理法起源于日本，是指在生產現場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理[6]。

3藝術檔案管理優化分析

3.1工業工程視角下藝術檔案管理要求

（1）簡化流程，以人為中心。人是生產活動中最能動的要素，其他要素必須通過人的參與才能發揮自身的效益。自工業工程產生以來，工作簡單化、專門化和標準化（即所謂“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。（2）注重全局和整體。不能局限于系統局部的優化，而是要從系統整體需求出發，明確研究對象具體的內外條件，據此選擇合適分析方法。（3）規范整理工作。各門類紙質歸檔文件分類科學，保管期限劃分準確，排列、編號有序，目錄和備考表填寫完整，裝訂、裝盒規范，整齊美觀。聲像、電子及實物檔案整理規范。

3.2存在的不足和下一步研究方向

本文僅針對文化館藝術檔案管理的借閱及整理兩個方面進行了分析與改善，但檔案管理工作遠遠不只局限于這些。檔案管理作為文化館管理工作的重要內容，需要做到與時俱進，這樣才能更好地為文化館各項工作的開展奠定良好基礎。但少部分檔案管理工作人員依然存在錯誤觀念，認為檔案管理工作可有可無，這種錯誤的觀念明顯制約了檔案管理工作的開展。對此，我們要以前瞻性思維，繼續開發先進的管理模式，為我國文化事業發展起到積極作用。

參考文獻:

[1]李雅文.文化館圖書管理中促進圖書借閱的策略探究[J].中國管理信息化,2013,16(9):90.

[2]王蓓.淺談文化館群文藝術檔案管理之編研工作分析[J].才智,2014(9):187.

[3]林秀榮.關于提升文化館檔案管理工作質量的思考[J].才智,2016(3):271.

[4]卓德保,劉曉芬.工業工程（IE）及其廣泛適用性[J].鄭州航空工業管理學院學報(管理科學版),1997(2):10-13.

[5]百度文庫.5S現場管理法[EB/OL].(2012-12-03).

[6]王知津,周鵬,韓正彪.工業工程視角下的圖書館管理創新[J].圖書館雜志,2013,32(2):4-13.

作者:曾欣 單位:南京農業大學工學院