閩臺農業檔案的管理與開發
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1.加強閩臺農業合作科技檔案管理、開發是適應“海西”建設的形勢需求
建設海峽西岸經濟區和海峽兩岸(福建)農業合作試驗區是中央賦予福建經濟發展的重大戰略機遇,是發揮福建與臺灣的“五緣六求”優勢,加強對臺農業合作的重要方向,也是福建新農村建設的重要科技支撐方向。1979年以來,福建省農科院設立專門機構開展對臺農業研究,已主持承擔了近20項國家、部、省級臺灣農業相關問題研究,獲得多項省、部級科技進步獎,多項研究成果被省委、省政府領導采納作為決策參考依據。在閩臺農業科技合作及臺灣農業研究方面積累了大量的科技檔案資料和人員交流檔案,其臺灣農業和閩臺農業合作研究已形成大陸知名特色學科,成為福建農業科技發展的“名牌產品”。加強閩臺農業合作科技檔案的管理、開發適合當前形勢的需求。
2.加強閩臺農業合作科技檔案管理、開發是閩臺農業科技合作的自身要求
臺灣農業和閩臺農業合作研究過程中除自身產生科研檔案,還積累了大量的臺灣農業原始資料及已加工處理的農業科技資訊,包括科技人才資源、科研成果、還有承擔國家及省、部等各級各類科研和示范推廣項目形成的大量科研論文、科學數據等。閩臺農業科技檔案是農業科技成果信息及其他科技資源信息的載體形式,許多科技資源相關信息是以檔案的形式保存在科技檔案室里。加強閩臺農業合作科技檔案的管理、開發,可在我省及祖國大陸開展對臺農業技術引進、科技交流與合作等方面發揮重要的指導作用。
3.加強閩臺農業合作科技檔案管理、開發是構建閩臺特色的區域性農業科研檔案體系的客觀要求
閩臺農業科技檔案的信息化管理開發,不僅有助于我院臺灣農業研究特色學科的發展,為我院構建福建農業科技創新體系提供信息支持,更重要的是閩臺農業科技檔案作為福建農業科研檔案中的特色檔案開發,有助于形成閩臺特色的區域性農業科研檔案體系,進而為閩臺農業合作提供決策咨詢和檔案信息服務。
二、閩臺農業合作科技檔案管理現狀及存在問題
受科技手段的限制,我院閩臺農業科技檔案信息管理長期以來一直是以紙質檔案信息為主要載體,檔案信息利用以為內部研究服務為主,許多寶貴的科技檔案資源長期塵封在庫房里,檔案信息資源未能得到有效開發利用,影響了臺灣農業科技檔案的效益發揮,在一定程度上限制了臺灣農業特色科技檔案的有效服務。目前主要問題有:
1.檔案管理方式落后
目前閩臺農業合作科技檔案管理以紙質檔案信息管理為主。隨著時間的推移和科技的進步,檔案數量越來越多,數量龐大,管理方法和手段的落后,檢索工具單一,給檔案的保管、利用帶來困難。
2.專題特色收集的內容比較豐富,但種類不多
現有閩臺農業合作研究過程中形成的科研檔案、已加工處理的農業科技資源,還有數萬冊臺灣農業原版圖書、期刊資料,但照片、音像資料及電子檔案的收集不夠完整,閩臺農業合作科技檔案的完整性、系統性和準確性有待加強。
3.專題特色檔案編研工作開展不夠
編研工作是檔案工作的高級形式,編研工作的好壞,直接影響專題特色檔案的開發利用。目前,我院自主開發建立了“臺灣農業數據庫”,已錄入臺灣農業科技題錄數據,制作發行了1979~2005年度的《臺灣農業文獻數據庫》光盤,但主要是科技文獻的題錄,閩臺農業科技合作檔案還未進行深層次的加工、編研。
4.閩臺農業科技檔案信息數字化的知識產權有待協商解決
閩臺農業科技檔案信息資源數字化是信息調整、傳輸和存儲的基礎,是檔案室實現網絡化的必然選擇。但信息資源的采集與加工,作品數字化以及信息資源傳播,都涉及到知識科技檔案管理研究
三、加強閩臺農業合作科技檔案管理、開發的對策與措施
1.注重區域特色檔案信息資源收集
在閩臺農業合作科技檔案的管理與開發中,注重收集區域特色檔案信息資源是關鍵。內容包括閩臺農業科技交流與合作、主持的各級政府部門委托的閩臺現代農業合作園區規劃、閩臺農業合作示范基地、各類海峽兩岸農業及經貿合作論壇材料、1950年以來的臺灣農業原版圖書、期刊資料等檔案信息資源。收集工作必須做到數量豐富、質量優化、成分充實、結構合理,以全面、系統地反映出我院對臺農業研究的歷史全貌,并通過此特色檔案信息資源的質量優化,體現其現實利用價值和歷史研究價值。為此,在檔案的種類和載體上,除注重接收紙質檔案資料,還要加大收集聲像資料、電子檔案及多媒體材料收集,力求各檔案、同一事由文件材料的齊全完整,以保證其法律效力;文件材料歸檔、進館宜早不宜遲,驗收合格即可接收;在收集方式上,除按常規接收外,對個人所有的具有長期保存價值的檔案材料,可結合代管、代存、征購等手段進行收集。同時,要加強與臺灣有關科研教學機構及相關專家的合作,建立穩定的臺灣農業科技信息獲得渠道,定期更新臺灣農業科技信息。包括傳統信息資源(圖書、期刊、報紙、學術論文、資料、政府出版物等)、電子信息資源(數據庫、光盤、多媒體、音頻、視頻、電子文檔)、網上信息資源、臺灣農業相關部門的原始信息,以及兩岸農業合作的科研信息、技術信息、市場信息、資源信息、產品信息、社會經濟信息、成果信息、管理信息等。
2.加快閩臺農業特色檔案信息數字化進程
利用計算機、掃描儀等現有技術和設備,加快館藏檔案信息數字化建設,建成閩臺農業特色檔案信息庫,既方便檔案信息的檢索和利用,又可保護檔案信息資源。(1)要加快科技檔案、專題檔案目錄數據庫建設。以已建立的《臺灣農業文獻數據庫》為基礎,擴大相關軟件的應用范疇,促進科技檔案、專題檔案開發應用;(2)要做好重要檔案的數字化處理。對已接收的紙質檔案資料、已收集的電子檔案,進行數字化處理;(3)要做好照片和聲像檔案的數字化處理。利用掃描儀將照片按照有關標準掃描保存到微機里。同時要做好錄音、錄像等多媒體檔案數字化加工;(4)要做好館藏珍貴檔案及特色檔案的數字化處理。對一些館藏珍貴的紙質統計資料檔案進行掃描保存或應用數碼相機直接拍攝成像后輸入計算機,再進行數字化處理。既搶救了這些檔案,又使其可以作為電子檔案進行保管,方便利用;(5)加快接收我院閩臺農業合作的相關研究單位、課題組的科技合作文書、檔案及有關資料和檔案編研成果,并進行數字化轉換。
3.積極開展特色科技檔案編研工作
在網絡環境開發閩臺農業合作科技檔案信息資源的意義更為突出,作用更為明顯。可以充分利用網絡帶來的便利,突出對閩臺農業特色檔案信息資源的開發及宣傳。(1)根據我院閩臺農業科技合作本身形成的具有明顯專業特點的科技檔案,如利用1979年至今我院收藏的臺灣農業原版圖書、期刊題錄,收錄的臺灣主要農業科研院(所)校及管理機構名錄、臺灣有關農業科技成果及臺灣主要農業科技專業期刊的文獻題錄、臺灣農業科技動態信息等方面的檔案信息,積極開發具有專業特色的檔案信息加工產品,并通過網絡途徑向社會開放,在提高科技檔案部門自身綜合水平的同時,有效服務社會需求。(2)通過全面查閱收集歷年有關同一問題的閩臺農業合作科技檔案,分析歸納、整理成綜合報告或評述,避免利用者耗費大量精力去收集、整理散見于各卷檔案材料中的信息。
4.構建有序、高效的信息共享機制
依靠福建省農業科技信息網的技術支持,對整合與收集的我院閩臺農業合作科技檔案進行重組和系統優化,實現特色檔案資源的合理配置,通過共享技術、共享協議和共享組織管理,構建一種有序、高效的運行環境和相應的運行機制,并貫穿在共享管理活動的全過程,實現對相關資源的保存、檢索查詢和管理,增強與院外農業科研單位科技資源的協調與共享能力,使閩臺農業特色檔案開發能滿足社會需求,更好地為社會發展服務,為開展對臺農業合作提供科學參考,實現檔案資源的社會共享。如利用福建省農業科技信息網提供共享服務,通過瀏覽器軟件、注冊用戶、用戶檢驗,實現對檔案數據的查詢與利用。
5.制定檔案管理系統安全防范措施
閩臺農業科技合作客觀上也涉及一定的保密要求,檔案利用不當,有可能影響閩臺科技項目的深化、影響有關人員的利益。為防止網上檔案信息失泄密、數據丟失、黑客侵入,必須使用強有力的技術手段,如防火墻、網絡防毒、數據加密技術,建立數據備份,制作只讀光盤等。同時,要加強對上網檔案信息的保密審查,控制使用權限,系統自動與存儲在系統的有關用戶資料進行驗證。在檔案管理系統中必須建立安全責任制,對檔案信息網絡系統實行分層管理,責任到人,確保設備層、網絡層和應用層的整體安全。
6.構筑知識產權檔案工作理念
受政治等因素的影響,閩臺農業科技知識產權問題還存在一定的不確定性。對于具有知識產權的閩臺農業科技合作檔案,與一般檔案歸檔范圍要求不同,保管和保護條件也要區分開來。在提供利用時,注意保護其知識產權,并按照規定要求對核心技術加以保護,以防外泄。目前已經比較成熟的防火墻技術,加密解密技術,限定使用次數技術,防復制技術等都可以用來發揮作用。在閩臺農業科技合作過程中,還要注意正確處理知識產權的所有者和利用者之間的關系,特別是檔案知識產權統一管理制度與保護知識產權的關系,自覺遵守相關的法律法規,不得超越權限。
7.加強圖書、情報、檔案一體化資源共享
從信息層面著手,檔案、圖書、情報都從屬于信息大家族,在信息資源共享大背景中,所謂“圖書、情報、檔案一體化”,其本質涵義是指三者作為信息大家族中的成員,本質屬性上一致,但均有各自特點,檔案以原始性見長,圖書以系統化見長,而情報以及時性見長,三者可以在同一層面上發揮各自優勢,在信息領域實現“1+1+1>3”的效果,同時實現三者在信息層次上的資源共享,共同為用戶服務。閩臺農業科技合作檔案就具備圖書、情報、檔案多層次的特點,在管理開發上就要抓住此契機,做好“圖書、情報、檔案一體化工作”,互通有無,互相探討各自所需以及共同研究社會所需,進而彼此合作,合理分工,提供具有檔案特色的信息去充實和優化信息資源,強化閩臺農業科技的信息資源共享。
