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[摘要]結合《浙江建筑》工作實際，闡述了編務工作在科技期刊中的重要性。以編務工作的作用為切入點，就編務工作的基本職責進行論述，從而使大家認識到編務工作的重要性。

[關鍵詞]科技期刊；編務工作；重要性；基本職責

編務，顧名思義，就是為編撰成書服務的一切事務性工作[1]。筆者就是從編務工作開始做起，通過編務工作實踐，一步一步熟悉編輯部工作流程，因此對編務工作的重要性深有體會。以下結合筆者的工作實際談談編務工作在科技期刊中的重要性。

一、編務工作的作用

編務工作在大家看來是一項瑣碎而專業技術性不強的工作，好像人人都會，編務工作人員往往得不到領導的重視。但是，編務對于一個雜志社來說，又是一個不可或缺的崗位，將直接影響到整個編輯部的工作。如果編務人員責任心不強，將會造成一個編輯部內務的混亂，使來稿無人登記，資料不能按時歸檔，作者的查稿電話無人應答，讀者的信息不能及時反饋等不良影響[2]，不僅影響到編輯出版工作的順利進行，更會使整個雜志社在外界的評價下降，進而影響雜志社廣告發行等對外的工作；反之，若編務認真負責，將部門日常的事務性工作做得井井有條，不但可以使編輯專注于手頭的編輯校對工作，還能使整個部門的工作更有效率，提升雜志社的知名度。對于作者和讀者來說，咨詢的問題能夠得到及時的答復；對于雜志社來說，外界滿意度也會上升。因此，編務不僅僅是雜志社內部的一員，也是雜志社對外聯系的渠道，為雜志社的長遠發展奠定了基礎。

二、編務工作的基本職責

筆者僅以《浙江建筑》雜志為例對編務工作的內容進行說明：1）來稿登記，并及時交給責任編輯初審；2）負責將初審后的稿件送審稿專家審閱并于規定時間內取回；3）負責版面費的支付通知及收繳工作，并及時將款項上交財務部門；4）負責審稿費和稿酬的發放；5）負責雜志社的資料檔案管理；6）負責稿件的查詢；7）完成編輯部交辦的其他工作。以下就編務工作的基本職責進行分析：

（一）編務最基本的工作———來稿登記

來稿登記是編輯部的一項基礎工作，是整個編輯出版工作的第一步，在一定程度上反映了雜志社編輯們的版權意識，對版權法的認識程度，對版權法的貫徹、實施情況，對在有限時間內保證期刊能優質、按時順利地出版發行影響較大，對提高編輯部工作效率影響較大，不能輕視，應認真做好[3]。來稿登記的關鍵就在于時效性，編務要每天按時將收到的稿件登記整理好，盡快將稿件交到初審編輯手上，為雜志的順利出版打好堅實的基礎。來稿登記的方式有很多種，在網絡發達的今天，已經有許多軟件可以用作稿件登記，編務應細心及時地將收到的稿件按照編號、日期、作者、題名、作者單位、聯系方式、初審編輯等內容登記好，以備查詢。來稿登記越全面詳細，越能提高雜志社的工作效率。《浙江建筑》的來稿登記見表1。

（二）將初審后的稿件送審稿專家審閱

文章作者總希望在第一時間內得知自己的文章是否被錄用，因此，稿件送審速度也需要引起重視。很多優秀的稿件就是由于送審時間過長，作者轉而另投他刊，造成稿件資源的流失。《浙江建筑》的稿件送審從最早的由編務親自送到審稿專家手里，發展到今天，已經采用了多樣化的方式，可以由編務送稿到專家單位或家里，也可以通過電子郵件的方式直接發送給審稿專家，還可以通過快遞寄送的方式送稿，目的都是為了盡快地將稿件送到審稿專家手里，以便專家審稿，從而能盡快地將審稿意見反饋給作者。稿件是否已送達專家手中，稿件審理進程是否正常，編務應當跟蹤了解，以便及時采取有效措施，保證稿件能順利審閱。網上送審雖然速度快、效率高，但有時因網絡出現問題，會出現收發E-mail不暢通的情況，甚至造成電子函件丟失，因此，網上送審時應要求專家收到稿件后予以確認。對于反復發送不出去的送審稿件，應與專家電話聯系，詢問可以接收的E-mail地址，重新發送。接近規定審稿時限時，編務應提前通過電話或E-mail詢問或催促，如果審稿專家因故無法按時審閱，應及時予以更換，另請其他專家審稿[4]。

（三）負責版面費的通知及收費工作

版面費作為雜志社收入的一部分來源，其重要性不言而喻。通過收取版面費，可以改善辦刊條件，從而提高辦刊質量。收取版面費后，作者和雜志社的關系成了消費者和商家的關系，雜志社必然會對作者的論文實行質量管理，防止編輯、排版過程中錯誤的發生[5]。編務要將通過主編審批的文章及時通知作者繳納版面費，在通知過程中，要注意說話語氣，態度要溫和大方，對待作者要熱情而有禮貌，并記錄好繳納情況，過一周左右就查閱一下收繳情況。如有未繳費的稿件，需定期聯系作者，且不要將稿件滯留太長時間，需盡快將版面費收繳后將款項上交財務部門，責任編輯也可以將稿件盡快編輯發稿，以便加快稿件的刊登時間。

（四）負責專家審稿費和稿酬的發放工作

雜志社請專家審稿，專家給出中肯的意見，對雜志社來說，對來稿的專業質量是一種保障；對作者來說，專家提出的意見，對他們也是一個重要的學習過程。因此，支付一定的專家審稿費，也是大多雜志社例行的工作。編務可以每個季度一次，將審稿費和稿酬進行統計，經編輯部主任簽字后上報財務部門，收到審稿費和稿酬后要盡快將費用發放給專家和作者，當面支付的需要簽字確認，通過匯款支付的要將匯款憑證保留，以供查驗。

（五）負責雜志社的資料檔案管理

檔案的建設與保管在一個雜志社里屬于必要的工作之一，而編務的盡職盡責是整理、保管并利用好檔案的基礎。結合《浙江建筑》的工作實踐，筆者認為，應納入建檔存檔的資料主要有以下幾點[6]：1）期刊的出版許可證、選題策劃、出版情況以及版權有關內容變更情況的記錄；2）有關期刊出版過程中的請示、報告，上級管理部門的文件、指示、批復；3）已編輯出版稿件的審稿單和編輯加工過的原始稿件；4）錄用通知單的存根和稿費的存根；5）每期的樣刊按照出版日期整理，力求一目了然；6）刊慶活動中重要人物的題詞和手跡等材料；7）有代表性及典型意義的讀者來信，等等。歸納起來，雜志社的資料檔案可以劃分為期刊的稿件檔案和其他文字檔案。期刊的稿件檔案應以期立卷，每期附以樣刊歸檔；其他文字檔案應分類整理編目，按年度歸檔。

（六）負責稿件的查詢

稿件的查詢工作主要是編務和作者之間的互動關系，雜志社收到作者的稿件后一般會在15個工作日內答復是否錄用，遇上有些心急的作者會不時地來電咨詢，有時也有讀者會來電反映他們的讀書心得，加上日常的查詢電話，編務一天下來總要接許多電話。這時編務代表雜志社與作者進行信息溝通交流，需要編務具備耐心，熱情有禮貌地回答對方的詢問。就算稿件未被采用，耐心地解釋和及時地回復，也使作者能夠理解。假如表現出不耐煩和不友善的態度，勢必將會影響雜志社的形象，造成作者資源的流失，甚至會影響到既有的讀者資源。許多門類的期刊，它的作者也恰恰是它的讀者。期刊市場的競爭，首先是作者資源的競爭，有了高水平的作者隊伍才能保證期刊質量[6]。

三、結語

綜上所述，筆者以為，從編務的角度來說，編務要熱愛自已的本職工作，不僅要有責任心，還要有一定的研究能力、創新能力、判斷能力和組織能力[7]。雜志社也要重視編務的重要性，可以有組織、有計劃地對編務進行業務培訓，增強編務的業務能力，協調好編輯和編務的工作，使整個雜志社在良好的氛圍里健康成長。

作者:樓艷艷 單位:《浙江建筑》雜志社