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1電子檔案生成對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響

電子檔案是日常檔案管理的重要組成部分之一，檔案管理者要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立功能相對(duì)完善的檔案信息系統(tǒng)。在收集和加工大量分散的信息的同時(shí)，將日常工作中遇到的問題以查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表、系統(tǒng)等進(jìn)行科學(xué)管理，建立搜索引擎和檢索體系，使各職能部門能運(yùn)用規(guī)定權(quán)限隨時(shí)查閱和傳送有效信息。在現(xiàn)階段工作中，電子文件與紙質(zhì)文件管理模式大致可分為：先有紙質(zhì)文件，然后根據(jù)個(gè)人需求以及儲(chǔ)存條件將文件轉(zhuǎn)化為電子版本的數(shù)字化過程；另外一種就是，因?yàn)殚L(zhǎng)久以來的閱讀習(xí)慣以及文件存檔便捷性，將電子文件利用計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。形成一種紙質(zhì)文件和電子版本文件共存的模式。它們各自發(fā)展又相互依存，改善自身功能的同時(shí)進(jìn)一步提高工作效率。信息形態(tài)的多樣性、極強(qiáng)的可操作性和傳遞的高速便捷，部分電子文件由于格式等方面的原因無法轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)文件，或因?yàn)榛鶖?shù)和字?jǐn)?shù)限制，使得紙張難以如實(shí)記錄各種數(shù)據(jù)。且因?yàn)樾畔⒌亩鄻有裕娮右纛l、視頻等大量聲相形式的運(yùn)用也給紙質(zhì)記錄帶來難度。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)信息化進(jìn)程，這種只能以數(shù)字形態(tài)生存的文件的種類和數(shù)量會(huì)越來越多，其復(fù)雜程度也會(huì)日益加深。要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，建立與紙質(zhì)檔案同步的檔案信息管理系統(tǒng)；增加檢索目錄的數(shù)據(jù)模塊分析統(tǒng)計(jì)；根據(jù)檔案屬性及需求來決定是否形成電子檔案，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，協(xié)調(diào)管理。

2新型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全

由于網(wǎng)絡(luò)的便捷性，越來越多的文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)的普及，對(duì)電子檔案需求量增大。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，大部分文件已開始使用認(rèn)證信息、電子簽名等專業(yè)技術(shù)來防范網(wǎng)絡(luò)攻擊，但是在安全問題上還是對(duì)檔案管理者提出了一定挑戰(zhàn)。因此電子檔案的安全問題可從以下幾個(gè)方面著手解決，一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全保障，二是檔案?jìng)鬏敽托薷谋４娴陌踩菣n案雙備份的普及。保密性即在公開開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案在傳輸和訪問的過程中信息不會(huì)泄漏。電子信息在有條件的前提下都可互相轉(zhuǎn)換和拷貝。這就要求我們避免使用社交軟件及公開信箱傳送檔案。完整性即電子檔案在傳輸過程中不會(huì)出現(xiàn)損壞，內(nèi)容不會(huì)篡改。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性及各種文件格式的轉(zhuǎn)換條件缺損，保存形式越來越多樣化，影響電子檔案的完整性。部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，文件出現(xiàn)雙份保存，帶來便利的同時(shí)也增加了檔案歸檔和整理的工作量，工作繁重，管理者容易出現(xiàn)紕漏。

3新型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理途徑思考

3.1構(gòu)建安全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理技術(shù)及檔案歸類保密等級(jí)，建立好安全完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于涉密文件及較高的電子檔案，需定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，明確工作職責(zé)和操作規(guī)范。進(jìn)行合理的操作權(quán)限分配，劃分訪問和控制權(quán)限，保證每個(gè)文件的收集、整理、生成及上傳下達(dá)規(guī)范化。其次，需在提高軟硬件設(shè)施的配備。運(yùn)用先進(jìn)的監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)非法入侵行為；積極更新網(wǎng)絡(luò)病毒庫(kù)，避免病毒感染；積極對(duì)本單位的電子檔案專用設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與遠(yuǎn)程監(jiān)控，合理運(yùn)用信息安全技術(shù)，加強(qiáng)保障。

3.2完善管理制度與增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

在管理方式上，要實(shí)現(xiàn)管理程序文件化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，加強(qiáng)電子檔案的統(tǒng)一管理，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動(dòng)性。檔案管理人員要最大限度的發(fā)揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進(jìn)行資源整合。配合上級(jí)主管部門，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息監(jiān)控，設(shè)置權(quán)限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時(shí)，做到上下共享資源。3.3改進(jìn)人才培養(yǎng)模式向創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變?cè)谠械娜瞬排囵B(yǎng)模式基礎(chǔ)上拓展新方法，提高工作人員綜合素質(zhì)的同時(shí)，加強(qiáng)管理人員的規(guī)范化教育和創(chuàng)新思維模式培訓(xùn)。在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，針對(duì)問題不斷提高自身的操作能力，更好地適應(yīng)電子信息管理模式。發(fā)揮檔案電子管理的優(yōu)勢(shì)，建立信息一體化的管理模式，提高專業(yè)業(yè)務(wù)技能。

3.4提高檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及紙質(zhì)檔案的保存技術(shù)

根據(jù)《檔案法》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館安全管理標(biāo)準(zhǔn)》等一系列法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)建設(shè)需要，使得建筑設(shè)計(jì)符合功能、安全、衛(wèi)生等方面的基本要求，根據(jù)不同等級(jí)、不同規(guī)模和職能配置，使各類檔案及資料保管安全、調(diào)閱方便。紙質(zhì)檔案有易損壞，無法再生，需要保密等特點(diǎn)。提高紙質(zhì)檔案保存環(huán)境，研究紙質(zhì)檔案保存技術(shù)，做到制作影印副本、對(duì)已損壞的檔案及時(shí)修復(fù)，如加膜、修裱、去污、增塑，電子和紙質(zhì)同步存檔等，降低非檔案化風(fēng)險(xiǎn)。

4結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案的電子化管理及更多新型模式的出現(xiàn)是檔案工作中面臨的新挑戰(zhàn)和新課題，也是檔案工作實(shí)踐和發(fā)展中衍生出的新事物。檔案工作者應(yīng)不斷完善工作流程，不斷開發(fā)新技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)實(shí)用的技術(shù)，不斷提高創(chuàng)新思維，努力使檔案管理工作在電子化大環(huán)境下發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

作者：王蕾 李沐子 單位：十堰市太和醫(yī)院（湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院）院務(wù)辦公室