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1鐵路建設項目檔案管理存在的問題

1.1參建單位檔案管理意識不強有一部分建設單位往往認為建設項目只需要關注建設工程的實體就行,項目檔案管理無所謂有或者沒有;一部分的監理單位覺得,監理單位最為主要的工作就是對整個工程的質量進行監督,至于項目檔案的收集和整理應該由檔案部門進行;還有一部分的施工人員則是認為施工單位就是關注施工,至于項目檔案完全可以等到整個工程竣工以后再整理。諸多錯誤的思想導致項目檔案工作無人負責,具體的制度沒有真正落實,項目檔案最終沒有人收集,也沒有人整理。

1.2檔案管理責任主體不明確現有體制是投資主體多元化,共同合資建造鐵路容易導致整個檔案產權關系模糊,無法理清楚具體的管理職責。很多的合資公司往往存在錯誤思想,認為項目檔案管理僅僅是上級檔案部門的工作,與他們無關,也有的建設項目指揮部覺得建設項目一旦建設,不管是建設、施工還是監理人員都應該撤離轉移到其他項目當中,那么竣工部分的文件應該移交給接管維護單位。錯誤的思想導致合資公司當中沒有專門進行檔案管理的人員,相關的辦公設備和設施并不具備,如果將竣工文件隨意處理,那么可能存在一定的隱患。

1.3投資方檔案部門對項目檔案工作的監督、檢查、指導不夠鐵路部門與其他地方的檔案管理工作有所差別,那么往往造成后續鐵路建設當中項目檔案驗收的標準有所差別,沒有統一的判斷標準。鐵路集團不能夠積極主動的對新建部分的合資公司進行檔案的全面檢查和監督,整體上比較被動。作為地方檔案管理人員而言,很少過問新建鐵路建設項目,因此合資鐵路建設項目檔案管理可能會出現管理空白。

1.4建設、監理和施工單位檔案人員素質不高目前很多的建設項目單位沒有專人負責檔案管理,其檔案管理往往由不專業的人員來臨時幫忙完成。由于這些人員并沒有接受過系統的檔案管理訓練,相對而言經驗有限,會盲目照搬其他單位在檔案管理當中的做法,不專業的行為導致整個檔案資料的質量不高,檔案的準確性和完整性難以得到保證。

2解決問題的措施和對策

2.1提高認識,加強檔案管理組織基礎建設各個參建單位需要對檔案管理工作引起一定的重視,明確國家在檔案工作當中具體的法律法規,然后根據單位情況建立系統化的規章制度和管理體系。首先,需要明確檔案管理工作的領導責任制,合資公司作為整個檔案管理的主體,起著組織和協調作用。具體分管檔案的領導要明確,然后由項目的辦公室人員進行檔案工作,需要將檔案管理工作納入到日常的考核當中,定期進行全面的檢查;其次,檔案管理人員要合理配備,專職或者兼職的檔案人員要配備,完善整個檔案工作的體系。

2.2建立項目檔案管理約束機制,加強責任考核首先,建設項目合同當中需要設定一定的檔案工作具體工作開展的條款。條款當中需要對設計、施工以及監理等各個單位關于檔案管理工作的具體責任予以明確。在整個建設項目的每一個階段,都需要明確設計、竣工圖的編制任務,包括項目文件的收集、整理和移交的具體責任。監理單位對于項目的竣工文件是否完整和準確有一定的審核義務,然后提交有關報告;其次,檔案工作的開展和工程的全面建設要做到同步。工程計劃任務的下達和項目文件歸檔相互同步;工程項目進度的檢查與項目材料的形成同步;工程結果的驗收與驗收文件形成相互同步;獎勵項目的登記上報和檔案部門出具的資料歸檔相互同步;第三,項目檔案的驗收,需要與工程相關評選相互結合。為了保證整個工程檔案的質量如何,可以讓相關單位領導對檔案工作進行督促,具體的督促可以通過以下幾個方面來實現:如果檔案質量未能達到,那么判定為施工任務沒有完成,后續的驗收也無法進行;如果沒有在規定的時間內完成檔案歸檔,那么無法進行優質項目的評定;如果竣工文件不夠完整,那么整個建設項目無法進行后續的驗收;如果工程竣工檔案未達驗收標準,那么工程結算不能進行,相關的工程尾款也要扣留。

2.3實行檔案工作統一管理所有的合資公司或者建設單位當中,應該根據公司具體的情況制定合適的管理方法,將檔案工作小組和部門的職責予以明確,相關的部門應該建立健全項目檔案管理辦法、竣工文件編制規定、項目檔案分類方案、項目文件歸檔范圍及保管期限表、竣工檔案驗收辦法、項目檔案整理操作規程、檔案保管和文件歸檔制度、檔案庫房管理制度、檔案調閱和利用制度和檔案保密制度等,后續需要真正落實職責,做好定期考核。

2.4增加檔案工作資金投入,努力提升檔案管理現代化水平首先需要做好長遠的規劃,針對檔案工作應該設立專項的資金。為了保證整個檔案管理工作能夠正常、有序地開展,將檔案管理工作水平不斷提升,那么所有的合資公司或者建設單位在最初開始進行項目建設時,配置好各項需要的辦公設備,具體包括檔案庫房、檔案柜架、裝具和檔案“八防”安全等所需設施設備以及購置計算機、復印機、傳真機、掃描儀、聲像器材等。檔案管理有專項資金,并且需要在建設工程預算當中得以體現,資金的每一筆投入都要有所記錄;其次需要定期進行業務培訓,讓檔案管理人員的素質不斷提升。“請進來,走出去”就是不錯的方法,讓上級部門的檔案人員定期到該企業進行培訓和指導,開展多種形式的交流。當然也可以讓該企業的檔案人員到其他的鐵路局進行業務培訓,也可以到其他的單元進行學習,從諸多方面綜合提升檔案管理人員的能力。

作者：丁爽潘曉梅喬樹偉王永偉單位：中鐵十九局集團第一工程有限公司綜合辦檔案室