計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用
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自從計算機信息處理技術的不斷發展,在城市居民及企業經營活動中扮演著愈發重要的角色,其中計算機信息處理技術在辦公自動化中發揮著以下方面的重要作用:
1.1有助于提高辦公效率
辦公效率,是企業提升自身競爭力的關鍵所在,在企業經營活動中必須想方設法提升辦公效率,而計算機信息處理技術是極其有效的提升渠道之一。借助于計算機信息處理技術,能夠極大地方便了企業辦公管理中基礎文檔的歸檔管理,提升了管理信息的搜索查詢效率,使得企業管理人員能夠從繁瑣的日常業務中解脫出來,而將精力集中于業務拓展及辦公服務上。
1.2有助于規范辦公流程
對于所有企業而言,規范自身業務的作業流程是構建現代化企業的必經之路,也是提升企業市場競爭力的重要力量。借助于計算機信息處理技術,有助于企業明顯提升辦公流程的規范性。比如,在中小企業中應用OA系統,能夠幫助企業更為有效地進行業務流程執行的管控,提升其規范性,確保其在符合企業內控的基礎上開展相關業務,規避經營風險。
1.3有助于加強辦公職責管理
在企業辦公管理中,明確辦公人員的工作職責是極其重要的管理內容之一。在傳統的管理模式下,難以在相對公平公正的環境下開展各項企業管理活動,致使部分辦公人員推卸責任。而進入信息時代,借助于計算機信息處理技術能夠相對更為公平公正地分配企業經營任務,并且更為高效地跟蹤各個辦公人員的任務完成進度。此外,借助于計算機信息處理技術還有助于約束辦公人員的辦公權責,避免管理辦公人員越權辦公,更好地規避各種經營風險。
2計算機信息處理技術在辦公自動化中應用策略
國家“互聯網+”發展戰略的提出,突出了計算機信息處理技術在社會進步及企業發展中的重要性,當然這是在正確應用當前計算機信息處理技術的基礎上。在企業發展中,計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用策略如下:
2.1構建完善的計算機信息應用基礎網絡環境
網絡環境,是計算機信息處理技術在辦公自動化領域得以高效應用的重要基礎,因而在企業發展中應該重視安全、穩定網絡環境的構建工作。主要包括以下內容:
(1)構建穩定的網絡環境。
在IT發展過程中,應該選擇相對比較平穩的網絡應用產品,另外還需要結合企業的發展現狀選擇在預算范圍內的網絡產品,這樣才能夠獲取更高的性價比。比如,對于中小企業,為了能夠節省成本,可以選擇國產網關產品,不僅僅能夠滿足企業網絡構建的需求,還能夠大大地降低成本。
(2)構建安全的網絡應用環境。
安全的網絡應用環境,是提升辦公效率的關鍵,應該積極發揮網絡安全在企業IT發展中的重要作用。比如,企業應該加強外部訪客對企業內網及員工對外網的訪問介入,以確保企業內網應用的安全性。
2.2選擇適合企業自身發展的計算機信息平臺
不同的企業有著不同的發展特性,并非所有的信息平臺均適合所有的企業應用需求。因而,在企業辦公自動化應用計算機處理技術時應該結合行業特性及企業發展現狀選擇更為適宜的信息平臺。
(1)深入調研,真正掌握企業辦公自動化信息需求。
部分企業在開展企業辦公自動化信息平臺應用時過于盲目,認為其他企業成功落地的信息平臺必然在本企業也能夠樹立應用,最終容易收獲相反的效果。在開展辦公自動化信息平臺應用時,應該深入調研,真正掌握企業辦公自動化的信息需求,以真正滿足企業內部不同層次用戶的辦公自動化需求,提升辦公效率。
(2)重視信息化需求可行性分析。
在獲取企業辦公自動化信息應用需求后,應該進行信息化需求的可行性分析,并且確定哪些需求是辦公自動化信息平臺落地過程中優先實現的需求,以更為合理地選擇信息應用平臺,以在滿足企業預算的范圍內選擇更為強大的信息應用平臺。
2.3采取積極有效的措施,確保企業信息應用數據安全
在企業經營管理中,必然存在對企業發展至關重要的商業機密或技術機密,需要管理人員采取各項措施確保數據安全性。在辦公自動化信息平臺應用過程中,同樣也需要關注數據安全保護措施,以保護企業各種機密數據。
(1)加強信息平臺權限管控。
在辦公自動化信息平臺應用過程中,比如重視系統權限管理工作,以確保機密或敏感數據不為不必要的工作人員所瀏覽或獲取,保護企業經營機密數據。在企業經營過程中,應該定期檢查信息平臺的用戶權限審核工作,避免用戶權限過大或者過小,確保系統權限符合企業內控需求。
(2)做好企業數據備份工作
。積極有效的數據備份,是確保企業數據安全的重要渠道之一,做好企業數據備份工作極其重要。目前大多數企業在經營管理中,會選擇異地數據備份的方式保護企業經營數據安全。另外,應該安排專門的工作人員定期檢查數據備份執行情況,如發現異常情況應及時向上反饋并及時解決處理。此外,還應該加強備份數據的監控,避免數據泄露事件產生。
3結語
深刻地意識到計算機信息處理技術在企業辦公自動化中的重要作用,并且運用正確的計算機信息處理技術應用策略,有助于企業更為順利地實現辦公自動化信息化運營目標,提升企業辦公管理效率。
作者：張永春 單位：南京林業大學人文社會科學學院
