網絡環境對機關檔案管理的影響及措施
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在信息技術和互聯網的雙重作用下，電子政務建設進程不斷加快，這使得機關檔案管理工作面臨著巨大的挑戰。在網絡環境下應用先進的信息技術，應進一步提高機關檔案管理工作效率，促進機關工作更加系統化、科學化、規范化。
1.傳統檔案管理不足之處。首先，傳統機關檔案管理主要采用人工方式。收集查閱既費時又費力，出錯率極高，影響了檔案管理效率。其次，檔案管理條件較差。不利于檔案存儲，時間一長，受潮、蟲害等極易造成巨大損失，甚至出現了檔案丟失的情況。另外，紙質檔案經過多次重復使用，損毀嚴重，降低了檔案的利用價值。2.網絡環境機關檔案出現的新變化。首先，拓展了機關部門收集檔案的途徑。可以收集計算機生成、數碼設備生成的檔案材料。其次，信息技術的應用，使檔案信息的存儲量更大，內容更豐富，查閱更方便，處理起工作來更加迅速，效率明顯有了大幅度提升。另外，檔案載體也越來越多元化，計算機、電子設備的多種多樣，使機關檔案載體向多元化方向發展。如視頻材料、音頻材料等，更加利于檔案儲存和使用。
二、網絡環境下機關檔案管理存在的問題
1.對檔案管理工作認識不足。由于機關工作千頭萬緒，所以，一部分人對檔案管理存在主觀上的輕視。認為這是一項簡單的工作，不需要較高的技術，甚至認為檔案工作沒有太大的利用價值，有幾臺電腦就可以了，沒有必要加強檔案建設。正是這種誤區使得機關檔案管理工作跟不上時展的腳步，導致機關檔案現代化管理手段應用較差。2.檔案管理工作難度加大。目前，缺少統一標準，辦公軟件多種多樣，各個機關的辦公軟件各不相同，給文檔收集帶來一定的困難。受網絡環境影響，檔案的形成、載體和內容，都趨向于多元化，這使得傳真件與修改稿數量不斷增加。檔案難保存的問題依然突出，由于科技發展迅速，各類軟件與硬件更新換代相當快，給檔案工作造成不小困擾。3.檔案管理人員素質不高。人才的素質影響到檔案管理的水平，影響著檔案管理工作的發展。首先，在檔案管理中，具有專業學科水平的工作人員較少。在檔案事業發展的新形勢下，現有人才隊伍結構已經不能滿足發展的需求。其次，對檔案管理人員的培訓數量，屈指可數，寥寥無幾，導致檔案管理人員管理水平跟不上社會發展的步伐。思想觀念落后，在開展工作時默守陳規，生搬硬套老辦法，缺乏創新意識。
三、網絡環境下加強機關檔案管理的措施
1.健全制度，規范行為。科學技術不斷發展，能夠推動檔案管理水平不斷提高。檔案管理既要促進檔案管理體系更具科學性，還要建立健全各項規章制度。二者有機結合，可以為檔案管理工作持續地發展提供很好的保證，能夠有效降低檔案管理的隨意性。首先，機關單位要建立由專職檔案人員專門從事檔案管理的機制，創造性地結合實際工作，逐步實現檔案的統一管理。其次，要進一步加大檔案的歸檔范圍，完善各項規章制度，做到工作中的每個環節都有明確的要求，減少相互推諉、不作為等不良現象的發生。另外，還要完善檔案收集制度，充分調動工作人員的積極性，提高資料收集的效率，更好地開展檔案管理工作。2.拓寬服務領域。為大眾服務是機關檔案管理的主要職能。這就需要機關單位創新服務手段和拓寬服務領域，最大限度地發揮檔案的使用價值。隨著社會的發展，檔案服務開始面向社會，檔案信息也越來越能滿足綜合性需求和滿足社會各方面的發展需要。拓寬服務領域，對于提高檔案管理服務質量而言，有著極為重要的意義。3.提升檔案管理人員能力。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。在網絡環境下，機關檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，對檔案管理工作人員提出了更高的要求。這需要加強對機關檔案管理人員的培訓，進一步提高工作人員的素質，尤其是加強檔案人員計算機技術、網絡技術的學習培訓，為檔案管理實現現代化科學管理打下基礎。要不斷總結探索檔案管理工作中的規律，全面提高檔案管理人員素質，進一步推動檔案管理水平的提高。檔案信息化管理已經成為了一種必然的發展趨勢。信息技術的應用，使檔案管理工作效率大大提高，提升了檔案信息資源的利用率，給人們以極大的便利，能夠有效實現其為人民、為社會服務的功能。
作者:胡永喜 單位:山東省棗莊市衛生和計劃生育委員會計劃生育宣教中心
