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1檔案安全管理的主要影響因素

檔案安全管理是一項系統的、復雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業務水平和職業道德水平，積極應對新時期檔案管理工作存在的各項挑戰。反觀當前檔案管理工作實際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問題，直接影響了其檔案管理工作正常進行，甚至還會給單位造成巨大損失。從總體來看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識、職業素養、保密意識等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環節沒有按規范嚴格操作。三是網絡安全、自然災害、軟硬件設施安全等因素。

2預防為主，切實做好檔案安全管理工作

2.1提高認識，強化檔案安全管理責任意識和安全意識為進一步提升檔案安全管理質量和效率，檔案管理部門應加強職業培訓，逐步強化檔案工作人員的安全意識與責任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強領導、明確責任，切實履行監管職責。在思想認識上，檔案管理部門應該明確其工作性質、地位、特點，堅持“預防為主，防范結合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權利部門還應積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責”的觀念，培養和強化全員檔案安全管理責任意識。

2.2建立健全檔案安全管理機制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應該逐步強化內部管理，建立健全其檔案安全管理機制，明確檔案安全管理要求與規則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環節當中，建立健全并嚴格執行檔案流動、保管和利用制度，構建檔案安全標準體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應急預案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應該從本單位實際出發，嚴把檔案案卷質量關，各項檔案資料進出館均要做好登記，以防出現丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應加強檔案信息網絡建設，運用一系列現代化信息技術手段進行檔案管理，不斷提升檔案管理質量。

2.3要按規定配置檔案用房和檔案設施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護和利用服務提供最基本的物質條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發生自然災害，后果嚴重。檔案館應按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑建設規范》設計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規定購置檔案裝具、檔案保管設備和檔案包裝材料。檔案管理部門應定期進行安全排查工作，并對館內設備擺放，特別是電器擺放進行合理的規劃布局，并規范布置設備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統、電子防盜報警系統等，防止因線路老化或短路引發火災。需要配備專門人員對館內設備進行維護和檢修，確保設備能夠正常運轉。庫房內檔案裝具要合理布局、避光通風、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發生突發情況時能及時有效地進行搶救，降低檔案損失程度。

.4實施檔案登記備份，保障信息數據安全檔案登記備份是以強化檔案行政監管為導向，著力于提升檔案部門服務大局、服務發展、服務現實的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據、保存真實記憶。在開展檔案登記備份工作中，應遵循統一規劃、分級管理，突出重點、統籌推進，安全保密、有效服務等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數據安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負擔大大減輕。但與此同時，檔案信息數據安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應該采用檔案登記備份的方式進行檔案管理，深化檔案安全體系建設，以有效保障檔案信息數據安全。同時，檔案館還應加強館外檔案監管力度，盡可能地減少檔案丟失現象。

2.5提高網絡安全意識，防止因為技術原因或突發情況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰。一方面，檔案管理部門必須通過各種數字化和信息化手段進行網絡建設，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設立相應的信息防火墻，設置訪問權限，并建立起一套完備的信息備份與恢復系統，防止黑客入侵檔案信息管理系統。此外，檔案館還應采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應該嚴格控制和規范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應養成良好的計算機操作習慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統的使用過程中，要使用安全系數較高的用戶口令和密碼，謹防他人非法進入檔案管理系統。檔案管理員換崗或離職后，系統管理員必須及時更換口令與密碼。第三，檔案館的計算機應做到專人專用，使用者必須維護好自己的計算機，防止出現信息丟失和損毀。未經允許，使用者不得擅自在計算機上下載軟件和游戲。第四，計算機的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統設置參數，不瀏覽非法網頁和點擊陌生鏈接，同時每天還要做好數據備份。

2.6做好檔案安全管理的其他預防措施做實檔案基礎業務工作，提高案卷質量。封存原件，大力開發電子數據，或是利用檔案復制件代替原件進行利用，減少原件損害。加強日常管理和檢查，及時發現受損和病變檔案。積極開展電子檔案異質備份，實行紙質檔案與電子檔案相對應的管理方式。

檔案是記錄歷史的珍貴文獻資料，具有極高的歷史價值和科研價值。因此，在實際管理工作中，管理人員必須積極強化其檔案管理安全意識，做好檔案管理安全工作，防止檔案信息丟失或泄露。對于檔案安全管理，檔案管理部門應該在思想上予以高度重視，樹立全民檔案安全意識，同時還要在制度上、資金上、設備設施上予以充分保障，切實把各項安全管理措施落到實處，確保檔案真實、完整和可用，為后續開發利用工作打下良好基礎，造福于當代，造福于后世。

作者：趙麗彬單位：湖州師范學院檔案館