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【摘要】隨著住房公積金的不斷發(fā)展，其產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量逐漸增加，內(nèi)容也更加豐富，住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理越來越受到重視。為保障住房公積金會(huì)計(jì)工作的合規(guī)、有序開展，更好地維護(hù)繳存職工的合法權(quán)益，需要進(jìn)一步完善住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理工作。

1會(huì)計(jì)檔案的定義

會(huì)計(jì)檔案是單位檔案的重要組成部分，是記錄和反映單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，主要包括各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算與管理資料。

2住房公積金會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容及特殊性

住房公積金會(huì)計(jì)檔案是指中心在住房公積金匯繳、提取、轉(zhuǎn)移、貸款、核算等業(yè)務(wù)過程中形成或者接收的，記錄與反映住房公積金財(cái)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)資料，以文字、圖表等各種形式存在，具有一定的保存價(jià)值。住房公積金會(huì)計(jì)檔案主要包括公積金匯繳、提取、轉(zhuǎn)移、貸款等業(yè)務(wù)過程中形成的會(huì)計(jì)憑證及所附原始單據(jù)，總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿，月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料。公積金會(huì)計(jì)檔案管理存在自己的特殊性。首先，住房公積金會(huì)計(jì)檔案實(shí)體收集量較大。隨著住房公積金的不斷發(fā)展，公積金資金歸集與使用的數(shù)量也日益增加，公積金會(huì)計(jì)檔案數(shù)量遠(yuǎn)多于其他一般會(huì)計(jì)檔案。其次，住房公積金業(yè)務(wù)繁多，包括開戶、銷戶、賬戶轉(zhuǎn)移、繳存、提取、個(gè)人貸款等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)種類的繁多也提高了公積金會(huì)計(jì)檔案收集、整理、歸檔和管理的復(fù)雜性。最后，住房公積金中心管理的資金量相對(duì)較大，這也為會(huì)計(jì)檔案管理增加了一定的難度和風(fēng)險(xiǎn)。

3住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理的意義

住房公積金制度作為一項(xiàng)國(guó)家福利性制度，其財(cái)務(wù)管理情況關(guān)系到眾多繳存職工的切身利益。通過公積金會(huì)計(jì)檔案，可以使外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)清楚了解公積金各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，維護(hù)公積金管理秩序與繳存職工權(quán)益，保障國(guó)家政策的有效實(shí)施和社會(huì)的和諧穩(wěn)定。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案也可以為公積金政策制定機(jī)構(gòu)完善公積金政策提供一些依據(jù)。隨著住房公積金歸集量的不斷增多，公積金管理面臨著更多的資金風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)檔案是揭露經(jīng)濟(jì)責(zé)任、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、分析事故原因等的重要證據(jù)。完善的會(huì)計(jì)檔案管理還可以在一定程度上遏制非法挪用、非法投資、違規(guī)提取和貸款等公積金經(jīng)濟(jì)違法違規(guī)行為，幫助防范管理人員廉政風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公積金資金完整安全。

4做好住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

4.1規(guī)范歸檔程序，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。公積金管理中心需結(jié)合《住房公積金管理?xiàng)l例》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定適應(yīng)本單位情況的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則，用制度來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理。完善會(huì)計(jì)檔案管理的保密制度、管理員崗位責(zé)任制、出入庫(kù)登記制等制度，做到有規(guī)可依，保證會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、安全。嚴(yán)格履行歸檔程序。歸檔前，會(huì)計(jì)部門需要對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行再次審核，確認(rèn)公積金會(huì)計(jì)檔案資料的完整性。會(huì)計(jì)部門檔案員根據(jù)業(yè)務(wù)類型和發(fā)生的時(shí)間對(duì)會(huì)計(jì)資料按順序編號(hào)，即時(shí)立卷及裝訂成冊(cè)后，編制《會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)》。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在裝訂成冊(cè)或立卷完畢后，可以由會(huì)計(jì)部門檔案員暫時(shí)保管，期滿之后移交本單位檔案部門管理。移交到檔案部門管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持卷冊(cè)原本封裝，特殊情況必須拆封進(jìn)行重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同拆封整理，以明晰責(zé)任。各部門都應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理崗，在會(huì)計(jì)檔案的流轉(zhuǎn)過程中分段管理、各負(fù)其責(zé)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性。各部門檔案管理人員應(yīng)密切配合，使會(huì)計(jì)檔案得到科學(xué)的管理、有效的利用和完整的保存。同時(shí)，建立考核機(jī)制與獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)展。

4.2培養(yǎng)高水平的會(huì)計(jì)檔案管理人員。作為管理公積金會(huì)計(jì)檔案的主體，住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低會(huì)直接影響會(huì)計(jì)檔案管理的水平，因此，需要培養(yǎng)高水平的會(huì)計(jì)檔案管理人員，提高他們的整體素質(zhì)。一是重視會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。招錄檔案員時(shí)盡量選擇檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，提高會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平。同時(shí)，加強(qiáng)住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理人員的日常培訓(xùn)工作，努力提高他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)水平和技能，使其加強(qiáng)對(duì)檔案管理法律法規(guī)及檔案管理新理論、新方法的學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)做好公積金會(huì)計(jì)檔案的管理工作。二是重視對(duì)高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。會(huì)計(jì)檔案管理人員不只需要懂得檔案管理知識(shí)，還應(yīng)積極學(xué)習(xí)住房公積金各項(xiàng)政策規(guī)定、業(yè)務(wù)辦理流程，了解公積金會(huì)計(jì)檔案的特殊性。同時(shí)，隨著會(huì)計(jì)檔案電子信息化建設(shè)的推進(jìn)，會(huì)計(jì)檔案管理人員還應(yīng)該具備一些計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，從而提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率。三是重視培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的保密意識(shí)與安全意識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理工作具有保密性與嚴(yán)謹(jǐn)性的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案管理人員在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中都要遵循嚴(yán)格的制度和規(guī)定，對(duì)經(jīng)手的各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料一律不得外傳、泄密，保證會(huì)計(jì)檔案資料的安全性。

4.3發(fā)展會(huì)計(jì)電子檔案，促進(jìn)檔案管理信息化。電子化會(huì)計(jì)檔案不需要占用過多的檔案存儲(chǔ)空間，且能夠便捷地查找檔案，提升檔案管理水平，同時(shí)，還可以避免檔案的毀損與丟失，方便檔案的復(fù)制與傳遞。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定了電子化會(huì)計(jì)檔案屬于會(huì)計(jì)檔案的一部分，為電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展提供了法律支持與規(guī)范。加快住房公積金會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)住房公積金會(huì)計(jì)檔案的紙制與電子雙重管理模式，利用兩種形式對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔，有助于提高檔案信息的安全性，使公積金會(huì)計(jì)檔案工作能夠更好地服務(wù)于住房公積金管理。首先，需要增加資金投入，配備必要的硬件設(shè)施，同時(shí)，加快與住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理相配套軟件的開發(fā)，利用各種先進(jìn)的掃描系統(tǒng)、登記系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)及監(jiān)測(cè)系統(tǒng)提高住房公積金會(huì)計(jì)檔案的管理水平；其次，要規(guī)范電子化會(huì)計(jì)檔案的備份制度，及時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，并做好存儲(chǔ)磁盤的防火、防水、防盜、防塵工作。

4.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案歸檔后的管理。強(qiáng)化公積金會(huì)計(jì)檔案使用規(guī)范，在保管期間沒有經(jīng)過批準(zhǔn)，任何人不得隨意查閱。特殊情況下必須經(jīng)由單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員同時(shí)在場(chǎng)的前提下進(jìn)行查閱，但不得拆散原卷冊(cè)。同時(shí)，要做到借出、移交、送還等過程都有詳細(xì)的記錄，以明確各方責(zé)任，保障會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。司法機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)因工作需要查閱公積金會(huì)計(jì)檔案的，查閱人必須出示本人工作證及執(zhí)行公務(wù)證，或單位介紹信及本人身份證明，并經(jīng)管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱，而且需要在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上進(jìn)行登記。明晰并落實(shí)會(huì)計(jì)檔案使用過程中的責(zé)任認(rèn)定。檔案資料由于檔案管理員人為原因造成遺失、毀損的，由檔案管理員負(fù)責(zé)；在檔案資料借閱過程中，由于借閱人人為原因造成遺失、毀損的，由借閱人負(fù)責(zé)。公積金會(huì)計(jì)檔案管理人員需要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)到期檔案，對(duì)其進(jìn)行銷毀，保證會(huì)計(jì)檔案的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀要嚴(yán)格按照程序，依法依規(guī)進(jìn)行。會(huì)計(jì)檔案銷毀應(yīng)在檔案管理負(fù)責(zé)人與會(huì)計(jì)科負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，必要時(shí)可以派稽核審計(jì)部門人員一同監(jiān)銷。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得在保管期限屆滿前銷毀任何形式的公積金會(huì)計(jì)檔案資料。

5結(jié)語(yǔ)

住房公積金直接關(guān)系到廣大繳存職工的切身利益，完善住房公積金會(huì)計(jì)檔案管理有利于更好得發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值，有效防范公積金經(jīng)濟(jì)違法違規(guī)行為，保障資金安全，維護(hù)繳存職工的合法權(quán)益，促進(jìn)住房公積金事業(yè)的不斷發(fā)展。

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作者:劉倩 單位:河北省省直住房資金管理中心