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編者按：本論文主要從標準文獻管理等進行講述，包括了標準來源的控制；標準的標識和建檔；標準的檢索和統計；標準的發放與借閱控制；對于標準資料室內作為書籍管理的匯編標準、標準文獻的管理是標準化工作的重要組成部分、每一冊標準都有唯一的標識、要求標準管理人員不僅要熟悉標準文獻管理業務等，具體資料請見：

【摘要】本文闡述了標準文獻對檢測實驗室的重要性，通過建立數據庫對標準的采購、建檔、標識、檢索、借閱、時效性等進行科學管理，確保標準的有效性。

【關鍵詞】標準文獻管理有效性檢測實驗室

目前，一些檢驗機構往往偏重于檢測數據的準確可靠，忽略采用標準的有效性、合法性，因而采用過期失效、作廢標準的現象時有發生。標準是檢測實驗室所檢測產品的技術依據和準則，若依據不清，則檢測過程控制得再好也是徒勞，檢測結論也沒有意義，且會引發檢測爭議）。所以，保證所采用的標準現行有效，是檢測實驗室標準化工作的首要內容。檢測實驗室要按照GB/T27025-2008《檢測和校準實驗室能力的通用要求》，及時更換作廢、無效的標準，做到“所有與實驗室工作有關的指導書、標準、手冊和參考資料應保持現行有效并易于取閱”。只有這樣，才能保證質量檢測工作合法、科學、權威。

一、標準文獻管理

標準文獻的管理是標準化工作的重要組成部分。標準文獻管理工作的獨特之處在于其提供信息的作用，及時地將所、出版的標準以及對其所進行的修改、補充、代替、作廢標準的信息準確無誤地提供給使用者，這是我們每個標準信息工作者應負的職責。然而，在日常工作中時常會出現誤用作廢標準。這種情況，可能與標準文獻管理部門不能為使用者提供準確的標準信息有關，也可能是標準使用者對標準信息不夠重視所導致的。標準管理工作者如何做好本職工作，以及如何及時、有效、準確地提供標準信息，在日常檢測試驗標準化管理工作中顯得十分重要。

《標準化法》將我國標準分為四級，即國家標準、行業標準、地方標準和企業標準。下面我就這些標準的收集、發放、控制、保管等談一些自己的看法。

1.標準來源的控制

福建省電子產品監督檢驗所是中國合格評定國家認可委員會（CNAS）授權的認可實驗室，下有四個檢測中心，即電子產品檢測中心；軟件評測中心；理化檢測中心；信息系統檢測中心和兩個項目服務中心，是一個綜合性檢驗單位。所需的標準數量多、范圍廣，涉及許多行業，各中心所需購買的標準，要填寫標準申購單，經中心主任及分管所領導批準后交給標準管理員進行統一采購。購買回來的標準入庫后應首先蓋上受控章及發放編號，然后才可以發放給各中心。這樣有利于控制成本和對標準進行統一管理。同時在標準數據庫中記錄發放人及借閱人，一旦標準變更，標準管理人員可以及時告知借閱者，并做好回收和更換工作。但是，對于非統一采購的標準，如通過開會、出差、培訓得到的或由外協單位提供的外來標準很難進行受控管理。一方面，人們不愿意將自己手中掌握的標準交給資料室，認為交給資料室后，私人的標準受到單位的控制管理，似乎限制了自己使用資料的自由，即使標準過了使用有效期，也不愿意將作廢的舊標準移交給資料室。另一方面，標準管理員很難了解、掌握到單位中哪些人擁有非統一采購的外來標準。因此，在本所管理體系文件中規定，沒蓋標準受控章的標準在檢測中一律不得作為檢測依據來使用，出具的檢驗報告中所引用的標準必須從標準數據庫中調用，以保證檢驗依據的有效性和準確性。否則將很難避免現行標準與作廢標準的誤用、混用。此外標準管理人員可以建立《外來標準登記本》，責成有關人員進行注冊登記。對非統一采購的外來標準進行受控管理，確保在各中心標準文獻管理范疇內，不能有未被管理到的“自留地”，全方位地保證作廢標準不失控。

2.標準的標識和建檔

我所擁有各類標準一萬多冊，覆蓋全所各檢測中心及項目服務中心全部業務范圍，為了便于管理，更好地控制標準資料的有效性，建立了專用標準數據庫，并由標準化人員具體負責。數據庫的信息包括：標準組織代碼（如GB、SJ、JB、GJB、GY等）、標準代號、標準名稱、發放號、日期、存放位置（上架編號、借閱人等）、有效性（作廢、更新、替換（等）信息）、與其他標準的關系（等效、等同哪些標準）、采購時間等。在將其信息錄入數據庫之后，標準文獻排序上架，就是把已經整理好的標準文獻按一定次序排列在書架上，使每一冊標準文獻都有一個確定的位置，使標準管理人員能迅速、準確的取書、歸架和清點，便于保管。應對標準進行準確標識，提高對標準信息的識別、處理和加工的能力，達到標準標識唯一性的要求。通過標準數據庫中提供的各種信息進行檢索，可迅速有效地查全查準所需的標準。在標準文獻的動態管理中，標準管理者還可以通過使用電腦的數據庫，方便地對標準信息進行修改和編排，縮短更新周期，準確及時地指導檢測工作。

3.標準的檢索和統計

由于電腦具有運算速度快、精確度高，信息存儲量大等優點，且它的運算是根據程序自動運行的，可以減少人為誤差，非常適合于存儲大量零散的數據，并可以很方便地對其進行檢索和統計。

根據所建立的標準數據庫，每一冊標準都有唯一的標識，在標準數據庫中每一冊標準的信息都一目了然，只要輸入關鍵信息，就會得到要檢索的標準的相關信息，如標準是否現行有效、與哪些國際標準等同等效、是否有庫中存檔（被誰借閱）、如果作廢被什么標準替代等。再如，要檢索一份國際標準ISO/IEC17025：2005,只要在標準庫中的“與其他標準關系”一欄中鍵入關鍵信息，就可檢索到GB/T27025：2008。它是等同采用于國際標準ISO/IEC17025：2005。可以根據設定的參數，按需要以各種方式對標準信息進行多途徑全方位的檢索和查詢，并確保查準率和查全率。

對于某一標準的作廢、替代，可通過標準數據庫進行檢索，查看這份標準是否發放在外以及被誰借閱，以便及時回收、更換。另外，所建立的標準數據庫還可準確無誤地統計出當年訂購與發放標準文獻的類別和數量，全面掌握全所的標準狀況和庫存。

4.標準的發放與借閱控制

標準文獻作為受控文件，其發放與借閱應嚴格控制。為了有效地管理標準發放，應建立標準發放單、借閱登記本，作好記錄，嚴格履行收件人簽字手續。并在標準數據庫中標識該標準的發放、借閱人。一旦該標準作廢，可及時收回、更換。通過用數據庫掌握標準發放的對象、數量、時間，有效地進行標準文獻的發放控制。標準數據庫實現所內電腦聯網，全所工作人員都可以通過所內電腦方便地訪問標準數據庫，從而有利于廣大的檢測工作人員查找信息。標準數據庫的維護工作也由標準化工作人員負責，為保證標準數據庫的正確運行，內部局域網系統設置了標準更新權限，規定只有標準管理員才有權對標準信息進行輸入、修改，其他部門只能讀取系統中的標準信息，而不能隨意更改。

5.標準時效性的控制

標準作為特種科技文獻之一，具有嚴格的時效性，有現行與作廢被代替之分，具有明確的實施日期和廢止日期。它不同于一般的檔案資料、圖書文獻，是時效性極強的特殊文獻，一般更新周期為3年到5年。標準文獻管理人員應通過各種渠道與國家、省、市級標準管理機構、中國標準化協會、標準股份信息公司、質量權威刊物等標準制定、管理機構經常保持聯系，溝通信息，保證信息渠道暢通。并利用網絡，掌握國內外標準動向。及時了解有關標準降級、升級、更改、代替、以及作廢的最新動態。以便對所建立的標準數據庫進行動態維護，不斷地對館藏標準信息和數據庫進行核對、查新，以保證標準文獻的時效性。

由于現行標準有相當長的生命期（有效期），有的幾年，有的甚至幾十年。對過了有效期的作廢標準，標準管理人員要及時通報、標識、回收、隔離。按照《標準發放、借閱登記本》上發放的份數、科室及簽收人，及時通知有關人員進行回收、更換。回收所有場所的失效標準，并在作廢標準的載體上和標準數據庫中標識作廢標記，對有保留價值的作廢標準應進行準確、醒目的標識（如蓋上“作廢保留”章）之后才可以存檔，其余作廢標準應予以銷毀。其目的在于將現行有效的標準和作廢或被替代的標準清晰地區別開來，確保全所范圍內所有標準的現行有效。防止作廢標準非預期使用。

對于標準資料室內作為書籍管理的匯編標準，應由標準管理員在匯編目錄上作好作廢標準的“作廢”標識，借閱者不得隨意復印匯編中的標準。有條件的單位可以把匯編標準中的各條標準信息分別錄入到標準數據庫中，以便于管理。

由于標準文獻具有法律約束力和權威性，因此，在內容上必須完整著錄標準的日期和實施日期，在叢編項內著錄標準的類型，在附頁項內著錄新舊標準的代替關系，這些都是確認標準有效性的必不可少的條件。只有細致地做到以上的各個環節，才能保證標準的時效性和有效性。

二、結束語

標準文獻管理是單位貫徹ISO9000質量體系中的基礎工作，責任十分重大。由于標準涉及學科比較廣泛，具體管理

工作又很細致、繁雜、耗費精力，要求標準管理人員不僅要熟悉標準文獻管理業務，還要具備一定的科技知識和計算機技術，具有高度的責任心和默默無聞的奉獻精神，才能不斷提高標準管理水平，適應標準文獻現代化管理的發展，為檢測試驗提供可靠的技術保障。